新制度下會計檔案管理研究

宋玉芹

為規范會計檔案管理工作，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》進行了修訂，并于2016年1月1日起施行。近年來，隨著信息技術的廣泛應用，會計檔案的內容范圍、承載形式、管理手段、利用方式等都發生了巨大變化，原《管理辦法》已經無法較好地適應經濟社會發展需要，原《管理辦法》的有關表述已不再適用，會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀等方面的規定需要相應予以調整或完善。會計檔案的管理的新特點新技術，要求我們必須加以研究，以提高我們會計檔案現代化管理水平，更好的促進單位的會計工作。

會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。根據會計檔案新的特點，我們從實用的角度，從以下八個方面進行了探討。

一、對于會計檔案的理解應該把握以下幾點：

第一，會計檔案是由會計資料演化而來，是已經辦理完結的會計資料，是經過加工處理具有保存價值的會計信息，不是對所有會計資料的簡單羅列。第二，會計檔案應該包括外來的和自制的會計資料。特別需要指出的是，當前國家正在推行電子發票，我們應該注意甄別哪些是符合要求的電子發票，另外，像資產管理部門固定資產管理系統形成的和國家以及地方稅務部門稅務系統計算的各種稅費資料，也應當納入到會計檔案管理中來。第三，電子會計檔案已確定屬于會計檔案的范疇。它不僅包括存儲在本單位計算機上的電子信息還應該包括存儲在第三方提供的云存儲空間的會計信息。

二、對于會計檔案工作的管理制度、管理目標和組織方式的研究。

各單位應當根據國家有關檔案工作的統一規定和行業標準，結合本單位的工作實際，制定和完善本單位會計檔案管理制度，還應當根據紙質和電子會計檔案的特點分別制定管理制度，防止數據被篡改，做好數據備份和系統分級授權，確保信息系統安全運營，保證會計資料的真實、完整、可用、安全。各單位應當根據規模大小和業務量的多少設置相應的檔案管理部門和檔案工作人員，具體負責會計檔案的歸檔，檔案歸檔后的管理，保證會計檔案的安全，配合檔案的鑒定銷毀，電子檔案的數據備份和借閱管理。

三、對電子會計檔案管理的研究

在網絡技術不斷發展的今天，會計檔案管理不再是傳統意義下的實體檔案管理，而是前移到文件形成的階段，逐步實現會計檔案全生命周的管理。利用計算機和網絡技術管理檔案至少應該做到以下幾點：

第一，充分利用計算機和信息技術，實現會計檔案管理自動化。因為計算機具有高較的數據和信息處理能力，它能夠快速的實現數據的輸人、存儲和輸出。并且能夠對信息進行分類提取和分析加工。第二，建立會計檔案數據實現會計檔案管理數字化。單位可以利用計算機自動分詞、文件檢索、二維碼檢索和云檢索技術實現對會計檔案由靜態向動態管理轉變。第三，實現會計檔案全生命周期管理。利用計算機加密技術和網絡監控技術，合理設置權限。確保會計檔案全過程在安全可靠的前提下得到充分的利用，第四，促進會計檔案儲存方式多樣化?？梢岳糜嬎銠C和網絡儲存的不同方式和儲存介質，保障電子會計檔案的真實、完整和安全。第五、對于單位內部形成的電子會計檔案，同時滿足《管理辦法》第八條六項規定的電子會計資料可以僅以電子形式保存，但必須保證會計資料產生與傳遞過程符合要求，會計資料的來源要真實有效，傳遞過程不能脫離計算機等電子設備，不能人為干預從而導致不可靠的中間環節。第六，對于會計核算系統生成的記賬憑證、會計賬簿、財務報告是最重要的會計信息，對于會計系統接受和讀取的會計資料，要以會計人員可以理解的方式呈現，而不能是單純的代碼和數據，呈現的方式應該符合會計的核算的內容和格式。輸出的內容應該符合國家標準的歸檔格式并符合長期保存的要求。第七，對于信息系統和硬件升級帶來的數據不兼容問題，電子會計檔案應當脫離原系統進行歸檔保存，系統升級后不再兼容原生成系統的，對原生成系統也應該歸檔保存，涉及硬件設備更新換代無法讀取的電子檔案，硬件也應該進行保存。另外，電子檔案管理系統和會計核算系統還必須具備相應的功能。第八，必須建立會計檔案的防篡改機制。和傳統的紙質檔案信息和載體具有不可分割性不同，電子會計檔案在不同載體之間轉換存儲，在此過程中很容易被篡改并且很難被發現，因此，必須采用安全的手段確保信息的真實性和完整性顯得尤為重要。對電子檔案任何改動都能記錄在相關的元數據當中，進行訪問控制，限定對某些功能的使用權限，系統要有追蹤功能監督和記錄移動的信息。采用實時連續監控，信息確認技術確保離線備份和離線傳遞的電子檔案不被非法更改，制定有效的維護制度，保證對系統維護和更改都必須經過審批，電子檔案維護應按照《檔案信息系統運行維護規范》進行運行維護。采取有效措施在電子檔案管理系統中的職責分離。第九建立會計檔案的備份制度。電子檔案的管理系統應當按照《檔案信息系統運行維護規范》進行備份，備份數據應包括系統軟件和數據、業務數據、操作日志，對系統實施每周一次的數據庫級備份、每月進行一次系統級備份并對數據的備份，每月都要進行數據完整性校驗。有條件的單位可以進行離線存儲，以降低電子檔案長期存儲的風險。對于一些規模比較小的單位可以選擇大型軟件廠商的會計軟件云服務，另外，還要做好對存儲設備硬件的安全防護措施，防止無關人員對設備的接觸。第十必須以紙質的形式加以保存。第十一，電子簽名需要第三方認證的，由一方設立的電子認證服務提供者提供認證服務。確保交易各方電子簽名的真實性和可靠性。確保會計資料的公信力。

四、會計檔案的利用與保管研究

在對電子會計檔案復制時，需加蓋檔案管理機構的公章。各單位應結合本單位保密制度，建立和完善會計檔案管理制度。會計檔案原則上不得對外借出，遇特殊情況如配合審計、公檢法、監管等單位工作，依法依規必須對外借出會計檔案的，需按照單位檔案管理制度履行審批程序后辦理登記手續，電子檔案因在其使用時更容易被復制，各單位應嚴格控制電子檔案的借出。新《管理辦法》將會計檔案保管年限調整為10年、30年兩類，這與國家檔案局第9號令和第10號令等國家檔案制度有關檔案保管期限的規定協調一致。單位會計檔案如果不能在新《管理辦法》附表中找到對應名稱，可以根據檔案的使用價值劃定保管年限。

五、會計檔案的鑒定與銷毀研究

單位應當定期對保管期滿的會計檔案進行鑒定，并根據鑒定結果，對保管期滿的會計檔案進行銷毀，各單位可以根據會計檔案數量的多少確定鑒定周期，對于到期的會計檔案進行鑒定，必須由單位檔案管理機構牽頭進行，參加人員至少應該包括單位的會計機構、審計機構、紀檢部門，涉及法律文書的還應當邀請單位法律部門人員參加，鑒定時，參加人員必須通過逐卷逐份的閱讀方法，然后提出初步的鑒定結論。鑒定結論可以是繼續保管或者銷毀。在初步的鑒定結論的基礎上，形成初步鑒定意見，然后由主管領導相關部門專業技術人員組成的鑒定小組，對初步鑒定意見進行審定，最后形成鑒定意見書。鑒定小組可以根據《企業檔案管理規范》、《機關檔案業務建設規范》中相關規定組建。會計檔案的銷毀是會計檔案管理中非常重要的環節，新《管理辦法》明確了銷毀的必須經過鑒定的會計檔案，在一定程度上避免了會計檔案銷毀是會計機構負責人的責任，新制度前，會計機構負責人不愿擔責，對于到期的失去了保存價值的會計檔案也不銷毀，從而占據了大量的會計檔案儲存空間，造成了一定的資源浪費。

六、特殊情況下的檔案管理研究

行政事業單位終止后，根據檔案集中統一分級管理的原則交由上級機關和或上級單位保管;國有企業按照《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》（檔發字【1998】6號）的有關規定進行處置;外商投資企業終止后，根據《外商投資企業檔案管理暫行規定》有關規定進行處置;單位分立后，原單位繼續存續的會計檔案由原單位保管，原單位解散的由分立各方協商后指定其中一方代管;業務移交時，與業務相關的會計檔案應當由原單位保管，未結清的事項由業務相關方或承接單位保存;找不到保管單位的單位主管部門或所在地國家檔案館;國有企業產權合并按照《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》（檔發字【1998】6號）有關規定執行。建設單位應根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的規定，負責組織協調和指導勘探設計單位、施工單位和建立單位編制項目竣工文件和整理項目文件，建設單位在項目建設期間形成的會計檔案移交給建設項目接受單位的，參照新《管理辦法》第二十四條處理。

七、違反新《管理辦法》的法律依據

違反《管理辦法》的單位和個人，按照《中華人民共和國會計法》第四十二條、四十四條;按照《中華人民共和國檔案法》第二十四條、第二十五條;《檔案管理違法違紀行為處分規定》第三條到第十七條;《刑法》第一百六十二條、第三百二十九條辦理。

新《管理辦法》還明確了財務工作中不屬于會計檔案管理的范疇。企業和機關應分別依照《企業文件材料歸檔范圍和保管期限規定》（國家檔案局第10號）、《機關企業文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局第8號）執行。

我們希望通過我們的一些拙見，能夠對大家有所借鑒，以便更好的促進我們的會計檔案管理工作。（作者單位：曲阜師范大學）