基層事業單位檔案管理現代化實現路徑的探索

趙冬梅

摘? ?要：檔案源于基層事業單位的日常經營活動，不僅是單位管理決策的依據，還是單位發展的資源支撐。隨著現代信息技術的發展，作為事業單位管理末端環節的檔案管理工作的重要性日漸凸顯，各基層事業單位也開始注重對檔案資源的挖掘，逐步實現現代化檔案管理。信息化管理是事業單位檔案現代化的一大趨勢，推進現代信息技術與檔案管理工作的深度融合是檔案管理理念革新、方式變革的主要路徑。文章從基層事業單位檔案的特點出發，分析基層事業單位檔案管理現代化的重要意義，并探究能夠實現檔案管理現代化的路徑。

關鍵詞：基層事業單位;檔案管理;現代化;實現路徑

1? ? 基層事業單位傳統檔案管理存在的問題

1.1? 基層事業單位對檔案管理工作不夠重視

基層事業單位檔案管理屬于基層事業單位內部的“幕后”工作，相比于財務、人事等其他部門，其工作并不受重視。很多基層事業單位通過互聯網的信息系統對單位內各個部門進行信息化管理，使單位人員和外部人員均可以共享檔案資源。但是，大部分基層事業單位的信息化管理忽視了檔案管理工作，仍然采用傳統的紙質資料或者膠片存檔，造成檔案信息收集、分類、整理和歸檔工作難度增加，工作水平下降。此外，檔案管理工作看上去簡單，并不需要專業的技術，所以，有些從業人員在工作中經常會消極怠工。另外，有些基層事業單位會雇傭兼職或非專業人士，這些人員的相關專業知識較為欠缺，不能有效挖掘出檔案中潛在的價值。

1.2? 基層事業單位檔案的價值無法體現

現如今，基層事業單位檔案的數量與日俱增，其承載的信息也在增加，其中，可用的、有價值的資料也呈現遞增趨勢，基層事業單位檔案的服務范圍逐漸擴大。傳統的基層事業單位檔案管理雖然能夠節省一定的空間，比較方便保存與查閱，但是并不能與信息技術媲美。在信息化時代下，如何對檔案中的信息進行創新與挖掘、如何利用檔案更好地進行管理與服務是各大基層事業單位應當思考的問題。

2? ? 現代化建設對基層事業單位檔案管理的必要性

2.1? 轉變管理觀念

在傳統的基層事業單位管理中，雖然初步建設了檔案提交、收集、歸檔的現代化信息系統，但是由于現代化程度不足，事業單位內部檔案仍然以紙質資料為主，同時，檔案管理人員思想“守舊”，以經驗與主觀思維對檔案進行管理，沒有利用先進技術實現智能化、信息化、現代化管理，導致管理水平低下、管理效率不佳?；鶎邮聵I單位檔案管理現代化意味著管理思維、管理方式、管理技術與管理制度全部實現現代化。這就表示著檔案管理人員首先要重視自己的工作，端正工作態度，不斷加強自身的工作能力以及現代技術的應用能力。同時，要建立與現代化管理理念相契合的管理制度，簡化檔案管理程序，縮短檔案收集時間，不斷優化檔案管理流程，使檔案管理更加高效、科學。

2.2? 提高檔案預測及前瞻性作用

在傳統的基層事業單位檔案管理中，檔案管理趨于邊緣化，主要表現在檔案管理部門與財務部門、項目部門相比處于弱勢地位，話語權較弱，因此，在進行檔案管理工作中，難以與各個部門協調與溝通。檔案管理工作作為最基礎的工作之一，被普遍認為是簡單的工作，因此，檔案管理工作也逐漸演變為其他部門的“附屬工作”。檔案管理工作邊緣化的原因在于檔案管理人員缺乏利用檔案進行預測的能力。檔案服務于基層事業單位的內部與外部，服務主體較多，檔案需求也較為龐雜。目前，基層事業單位檔案使用模式主要為“供給導向”的服務，即“檔案管理部門有什么檔案，則提供什么檔案”。在現代化建設中，檔案作為一種“數據資源”，具有較強的指導與借鑒意義，因此，基層事業單位檔案管理人員需要將“供給導向”的服務模式轉變為“需求導向”的服務模式，預測服務主體的需求，強化檔案的預測與前瞻性作用。

3? ? 基層事業單位檔案管理現代化建設的辦法

3.1? 樹立新型理念

基層事業單位檔案管理信息化的基礎是轉變傳統的基層事業單位檔案管理理念。首先，在互聯網與信息技術飛速發展的背景下，基層事業單位檔案管理需突出資源與大數據的優勢，在堅持以服務群眾為根本目標的前提下，兼顧統籌規劃、資源共享，確保對外檔案公開透明、檔案記錄實時準確，實現現代化信息技術與檔案管理的交互融合。

3.2? 完善信息化檔案管理系統

現代化信息技術能否在基層事業單位檔案管理中發揮最大價值，主要取決于信息化檔案管理系統的設計是否完善。例如，在最基本的基層事業單位檔案管理網頁的設計上，應該全面考慮網站使用的便捷性、視覺的美觀性、功能的全面性。

3.3? 引進先進設備

基層事業單位檔案管理現代化的實現不僅需要信息化管理系統的支撐，還需要引進先進的軟、硬件設備。一方面，需要引進檔案管理工作所需的計算機、打印機、掃描儀等硬件設備，保證檔案管理工作有序開展。另一方面，要想實現檔案管理與各部門的協同，就需要引入電子辦公軟件、手機辦公APP等，打破檔案移交時間與空間的束縛，讓單位人員隨時隨地移交、查詢檔案，進一步推進檔案管理現代化。

3.4? 完善管理制度

有了基礎的硬件與軟件支撐的條件，基層事業單位還要改變傳統的檔案管理模式，針對信息化的管理系統制定管理制度和工作標準。首先，在檔案收集機制中，基層事業單位要建立標準的檔案信息庫，將檔案以數字化形式存儲。同時，基層事業單位應當規范檔案格式，例如，標明檔案類型、建立檔案目錄、增加索引，以便檢索，并鼓勵單位人員按照規范的格式上傳檔案。

4? ? 結語

基層事業單位檔案的作用是真實地記載基層事業單位的發展軌跡、記錄基層事業單位的日?；顒雍椭卮蟾母?。為此，檔案管理人員需要認識到檔案管理工作的重要性，樹立現代化管理理念，適應現代化辦公環境，強化檔案的預測與前瞻性作用，充分體現檔案管理工作的價值。

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