事業單位檔案管理中的電子檔案管理

李艷麗

摘 要：在事業單位中，檔案管理是極為重要的一個工作。隨著科技的不斷發展，信息技術水平的提高，在我國事業單位中，電子檔案得到了廣泛的應用。電子檔案可以提高檔案管理的工作效率，減輕檔案管理人員的負擔，為人們的工作與生活帶來了許多便利之處。本文分析了電子檔案管理的優點，并對其存在的問題進行了探究，進而提出相應的改進措施。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;電子檔案管理

隨著科技的不斷發展，事業單位的檔案管理已經實現了整體上的電子化。利用電子檔案，不僅使數據的檢索與錄入更加便捷，提高了檔案管理工作效率，減輕了工作人員的壓力，還使事業單位的整體工作質量得到了很大的提升，讓單位的發展緊隨社會發展的步伐，進一步提升事業單位的服務質量和水平。與傳統方式相比，電子檔案也有收錄、整理、保存信息等環節，但其安全性更強，也便于傳輸和修改，這是電子檔案管理的主要優勢，然而也引發了許多問題，因此需要強化電子檔案管理意識，不斷改進電子檔案管理方法。

1 電子檔案管理的優勢

電子檔案管理既有傳統檔案管理所具備的優點，而且可以存儲圖片、音頻、視頻等信息，其記載的檔案信息更加完整，與此同時還能節約查詢信息的時間，便于對所需信息進行全面的分析，使檔案管理人員的工作壓力減輕，有利于發展我國檔案管理工作。事業單位電子檔案管理的優點重要包括以下幾個方面：第一，可以高效處理信息。電子檔案是工作人員將原始的信息錄入在計算機中，采用文字或者圖片等方式進行掃描，然后在計算機中設置適當的處理程序，這可以用最快的速度完成檔案的處理工作，減少檔案管理中的失誤，從而提高檔案管理工作效率。第二，方便查閱信息。檔案信息被錄入計算機以后，就可以自動生成目錄，實現檔案的自動分類，這樣在查閱檔案信息時會更加便捷，僅僅通過目錄或搜索關鍵詞就能很快查詢到所需的信息。第三，便于檔案信息的穩定保存。傳統紙質的檔案存放需要較大的空間，而且其存放環境也有一定的要求，環境過于潮濕，則不利于檔案的保存。電子檔案可以穩定地保存信息，將檔案信息存儲在U盤或者其他軟件中，可以防止外界環境的干擾，使檔案信息安全、穩定地保存下來。第四，方便補錄信息。在檔案管理工作中，完善和補充信息是非常重要的一項工作。傳統的檔案管理需要將紙質資料打開重新整理，會耗費大量的時間與人力。采用電子檔案管理則只需搜索到需要的檔案，就可以補充和完善有關信息，省時省力，促進工作效率的提高。

2 事業單位電子檔案管理存在的問題

2.1 電子檔案管理安全性不強

與傳統的檔案管理方式相比，電子檔案管理的安全性顯然比較高，但隨著科技的不斷進步，信息技術的不斷發展，各種電腦病毒以及黑客等都會嚴重威脅電子檔案管理設備的安全。某些事業單位的檔案管理設備年代久遠，比較陳舊，殺毒軟件等設施也不健全，而且檔案管理人員也沒有對設備安全的重要性有足夠的認識，這些都會嚴重影響電子檔案的安全。除此以外，電子檔案在發送、傳輸、接收的各個過程都會有某種病毒侵入，其安全性在各個階段都會受到威脅，因此電子檔案的安全性問題一定要重視起來。

2.2 相關人員對電子檔案的重要性認識不足

在許多事業單位，檔案管理人員對電子檔案的重要性沒有充分的認識。雖然大部分事業單位已經將電子檔案管理的設備引進來了，但檔案管理人員還是習慣運用傳統模式進行檔案管理，特別是一些年長的老員工，對電子檔案管理的好處沒有認識到位，不愿學習接受新的事物，堅持固有思維，因此使電子檔案管理工作在發展過程中遇到了一些阻礙。

2.3 缺乏健全的電子檔案管理制度

目前，大部分事業單位已經采用了電子檔案管理，但卻沒有較為健全的管理制度，這讓電子檔案管理工作沒有標準可遵循，管理非?；靵y、無序。如今，對于檔案管理人員的要求也越來越高，不僅要有良好的思想道德素質，而且專業知識及業務能力也要扎實，但許多事業單位沒有較為完善的考核制度與審查機制，因而導致檔案管理人員專業性不強;管理部門對于工作的安排也缺乏合理性，每個工作人員都有很大的工作量，且所做的工作都比較繁瑣，對提高專業素質來說沒有很大的幫助。

3 加強電子檔案管理的相關措施

3.1 提高電子檔案管理工作的安全性

為了使電子檔案管理工作的安全問題得到解決，事業單位需要更加重視安全管理方面的有關工作。在平時工作中，要對辦公的有關軟件定期維護和升級，對于電子檔案管理的硬件設備，也需定期進行檢查與維修，如果設備存在問題，應該及時采取有效措施進行處理;在傳輸完有關信息和數據以后，要及時保存下來，防止信息遺失;對于網絡安全建設也不能忽視，在實際工作中要注重采用先進的新技術，便于提高網絡安全性，從而減少或防止受到黑客及病毒的侵害，使電子檔案的安全性更高。

3.2 加強電子檔案管理團隊的構建

為了使電子檔案管理工作效率得到提升，事業單位要不斷加強建設電子檔案管理團隊。首先要對人才選拔工作予以重視。在選拔人才的過程中，既要注重專業知識與技能的考核，也要注重考核應聘人員的思想道德素質，要盡可能選擇專業知識扎實，經驗豐富，熱愛檔案管理工作，且責任心較強的人員加入到檔案管理工作隊伍中，增強檔案管理隊伍力量。其次要對檔案管理人員加強培訓。在檔案管理人員開始工作前要進行崗前培訓，讓其在上崗前對于電子檔案管理的具體情況以及工作要求有一定的了解，這可以促進工作效率的問題提高;在管理人員正式工作后，也不能忽略培訓工作，此時則需要加強專業知識與技能的培訓，要讓管理人員學習新技術、新方法，不斷提高自己的專業能力。

3.3 完善和創新電子檔案監督管理機制

建立完善的管理機制可以保障各項管理工作的順利進行，也能讓工作取得良好的效果，這同樣適用事業單位的電子檔案管理工作。我國大多數事業單位建立了電子檔案管理機制，但還不是很完善，其缺陷也比較多，在實際管理工作中不能發揮出其應有的作用，因此需要進行完善與創新。事業單位應該結合實際工作需求和相關規定重新構建電子檔案管理機制，對電子檔案的文件制作、審核、歸檔等工作內容要有明確的說明，讓檔案管理人員的工作有規章可遵循，保證電子檔案管理工作有序開展。另外，還需制定監督管理機制，便于約束檔案管理人員的工作行為，防止其敷衍工作。同時還應建立責任制度，讓每項工作都有人負責，從而提升電子檔案管理工作的實際效果，為事業單位的其他工作奠定良好的基礎。

4 結束語

綜上所述，在事業單位中，電子檔案管理工作十分重要。目前，雖然許多事業單位已經實行了電子檔案管理，但在實際工作中還存在許多問題。由于多方面的原因，電子檔案管理的安全還存在一些隱患，檔案管理人員也沒有正確認識到電子檔案管理的重要性，且事業單位的相關制度還不是很完善，因而導致電子檔案管理工作效率長期得不到提升。為解決這些問題，事業單位需要結合實際情況，積極采取有效的措施改進，要對電子檔案管理工作的安全性問題予以重視，加強人才隊伍建設，同時也要進一步完善相關制度，確保電子檔案管理工作的效率得到提升。

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