強化人事檔案審核，提升人才服務水平

謝素英

內容摘要 目前，隨著我國經濟社會的快速發展及各項工作制度的持續化改革，人事檔案管理工作也發生了巨大的變化，如何順應時代發展的要求，創新人事檔案管理內容、范圍及檔案收集方法已經成為人事檔案管理工作的主要內容。文章主要就人事檔案審核現狀、存在問題等方面進行探討，同時提出相應的有效策略，望為相關人士提供參考建議。

關鍵詞 人事檔案管理 檔案審核 人才服務水平

1 引言

人事檔案管理工作，是各項人事管理工作開展的前提條件。通過人事檔案管理，能夠對工作人員的工作經歷、社會關系、任免情況、技術水平及政治思想表現等進行全面、詳細的記錄。所以，必須進一步強化人事檔案審核工作，全面提高人事檔案管理人才服務水平，確保人事檔案能夠得到合理的應用，保證人事人才服務順利開展。

2 人事檔案審核工作現狀分析

2.1 制度不完善

新形勢下，原有的人事檔案管理制度已不適應現實需要，以福建省將樂縣為例，由于信息化社會快速發展、人性化服務需求實際，以及“一趟不用跑、最多跑一趟”等工作制度的全面落實，對人事檔案審核工作提出更高要求和更新挑戰，現有的檔案制度亟待進一步完善。

2.2 從業人員不足

據統計，各級政府的人力資源和社會保障部門所屬的檔案室均有多名編制，但往往才配置一名檔案工作人員，“事多人少”矛盾突出。以筆者工作實際為例，2019年，完成在職干部人事檔案目錄錄入680冊，整理上架2018年錄用公務員、定向生、緊缺急需崗位人員檔案68冊，收集并歸檔全縣公務員登記表、年度考核表、調整工資審批表、專業技術職務評審表、任職審批表、退休審批表等材料15 000余份，完成120名退伍軍人檔案查閱登記，收集紀委處分決定18份，提供檔案材料110多份，轉遞調出公務員、事業單位工作人員和解聘辭職人員檔案63冊，同時，完成2018年錄用公務員24人、轉正定級公務員32人、事業聘用人員69人檔案專項審核。

2.3 歷史遺留問題多

這主要表現在檔案資料不全、缺失、難以界定等幾個方面。以檔案專審為例，本縣林業局某員工，其檔案中最早的材料出生年月已被人為涂改，需將檔案送省公安廳做筆跡鑒定;農業局某員工，其檔案中最早材料填寫的出生年月比現在使用的更大，且個人拒不配合認定，經多方協調、溝通，并按上級文件規定予以規范操作后方得以妥善解決。

3 人事檔案管理工作中存在的問題

3.1 缺乏正確的檔案管理意識

對于人事檔案管理工作來說，因為其性質特殊，所以會受到多方面因素的影響，如涉及干部人員檔案信息的保密性、信息化人事檔案管理工作意識薄弱等[1]，勢必嚴重降低人事檔案管理工作的效果，導致人事檔案管理工作中進場出現內外不協調的情況。同時，要重視檔案存放工作，檔案室必須要具備防火、防潮的性能，且配置專門的檔案柜[2]，并在檔案室內配置相應的滅火、去濕設備，但是在實際的工作中，檔案室的條件則比較簡陋，相關配置也達不到標準化要求，不僅空間狹小，而且不具備相關的硬件設施。在人事檔案中記錄了每一名工作人員的工作經歷，為了能夠更好地利用人事檔案資料，則應對其進行多角度、全方位的挖掘[3]，不僅要確保檔案信息資料的真實性，也要保證其全面性，只有這樣才能夠充分發揮出人事檔案資料的作用。但是，在實際的工作中，因為缺乏正確的檔案管理意識，導致檔案資料收集、保存工作存在漏洞。

3.2 檔案審核工作存在弊端

在檔案審核工作中，必須要對員工的“三齡兩歷一身份”進行全面審核，其中“三齡”指的是年齡、工齡和檔案;“兩歷”指的是學歷與工作經歷;而“一身份”指的是工作人員的具體身份，對其進行審核可以說是檔案審核工作的重點內容[4]。但是在人事檔案管理工作中，仍然存在對“三齡兩歷一身份”審核不規范、不全面等問題，產生這種情況的主要原因就是因為一些工作人員為了獲取更高的自身利益，而選擇虛造信息，從而增加了檔案審核工作的難度。

3.3 信息化建設程度不足

如今的人事檔案審核工作的信息化建設程度依然比較落后，主要表現在以人工管理模式為主，僅僅只是使用計算機輸入人員的基本信息，并建立簡單化的管理系統，無法真正地發揮出信息技術的優勢[5]。在查詢檔案信息時，也通常是查找紙質版的信息，不僅會耗費大量的時間，而且會增加工作人員的工作量。

4 強化人事檔案審核水平的有效策略

4.1 加強領導重視

人事檔案審核工作不僅工作量巨大，還具有非常強的專業性與政策性，所涉及的內容也非常廣泛，所以必須要深入開展審核工作，強化領導對人事檔案審核工作的重視程度。以人事檔案審核部門作為中心，建立完善的審核小組，該小組由相關的領導與工作人員共同組成，對人事檔案進行審核，并定期開展報告會，及時吸取相關的意見，并總結審核工作中存在的問題，針對問題及時提出解決方案，確保后續的人事檔案審核工作能夠順利開展。

此外，為了能夠保證人事檔案審核工作可以得到有效的落實，努力實現責任、制度及人員三個方面的一體化工作。管理制度方面，應根據實際工作情況建立完善的審核制度、考評制度及審核方案，明確規定審核的具體要求、流程及方式，從而為審核工作的開展奠定良好的基礎，確保審核工作能夠更加規范化、嚴謹化;審核人員方面，必須要確保其具有良好的工作能力、業務水平和政治素養，只有這樣才能夠提高人事檔案審核工作的質量;責任落實方面，應制訂詳細的工作計劃，明確各項責任，并將其落實到每一名工作人員的頭上，以此確保人事檔案審核工作的質量。

4.2 嚴格執行審核標準

人事檔案審核工作的質量是確保人事檔案內容完整與其利用率的關鍵，所以必須要重點關注人事檔案的審核質量，做好細節性的審核。在初審與復審時，相關的工作人員應嚴格落實各項審核標準，按照實際的審核情況，查看檔案中的內容，并如實記錄審核登記表。完成審核后，應由專門的管理人員進行簽字確認，如果管理人員本人的意見與組織意見不一致，則應將組織意見作為標準。

4.3 加強信息化建設程度

為了能夠進一步提高人事檔案審核管理工作的質量，應加強檔案管理工作的信息化建設程度，建立多媒體檔案室，為檔案管理工作的開展提供更加多方位、全面性的信息。在實際的工作中，應利用多媒體聲像資料信息庫，將聲音、影像及相應的文字融為一體，形成一套完整的人事檔案錄像片。除此之外，應合理地利用電子檔案，實現數據信息的智能化搜索與利用，同時通過電子檔案實現檔案信息資源共享，減少人工工作量，提高人事檔案審核工作質量與效率。

5 結語

總而言之，我國經濟水平的快速提升，為各項制度的創新和改革奠定了堅實基礎。而人事檔案作為記錄工作人員工作經歷、工作表現及其他個人基本信息的詳細記錄，不僅能夠反映出個人的工作能力，也是選拔與提升工作人員的重要憑證。因此，新形勢下，必須提高人事檔案審核工作質量，確保認識檔案資料的真實性與完整性，及時發現人事檔案審核工作中存在的不足，強化領導人員的檔案審核意識，加強檔案審核工作的信息化建設程度，使人事檔案管理工作的作用與價值能夠得到充分發揮，從而全面提高人才服務水平。

【參考文獻】

[1]楊璐.簡述干部人事檔案數字化建設的前期準備工作[J].辦公室業務，2020（3）：153+155.

[2]任紅霞.企業干部人事檔案管理專項審核問題的探究[J].中國中小企業，2020（2）：166-167.

[3]王海洋.淺談新時期事業單位人事檔案管理及發展[J].勞動保障世界，2019（36）：65.

[4]李玉琴，王曉琳.淺談人事檔案中高層次人才的挖掘與管理[J].人才資源開發，2019（23）：18-19.

[5]薛敏.企業干部人事檔案管理專項審核問題研究[J].企業改革與管理，2019（22）：80-81.