檔案管理中存在的問題及應對策略分析

摘要：隨著社會經濟的不斷發展，相應檔案管理問題得到了越來越多的重視，在目前發展現狀下，檔案管理工作存在著許多細節上的問題，使得檔案管理效率受到了相應限制。因此，本文從時下角度出發，首先，對檔案管理工作的重要性加以明確;其次，對目前檔案管理之中存在的問題深入分析，在此基礎上，提出解決文書檔案管理問題的具體策略，以求能夠大幅度提升檔案管理工作整體效率以及質量。

關鍵詞：檔案管理;問題分析;具體對策

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

引言

檔案管理質量是事業單位管理水平的重要體現。在信息化時代之中，對于檔案管理方式更應當進行創新，從而提升管理質量，針對檔案管理當中存在的問題，采取行之有效的解決措施，使得檔案管理水平能夠得到有效提升。

一、事業單位檔案管理工作的重要性

隨著當前國民經濟的飛速發展，我國的各個行業都受到了相應影響。在發展過程之中，文書檔案管理工作也是其中關鍵環節，也從側面體現出了相應行業的健康發展程度。檔案管理之中，主要包括重大事件資料、相關行政人員檔案、工作人員資料以及單位歷史等，其中大部分檔案都是以紙質版為主，這就使得各種檔案的保管工作更加難以開展。在目前現代化技術飛速發展的時代中，將傳統檔案管理方式進行有效改革是至關重要的，但從本質上來看，檔案管理工作是對相應單位發展歷史所進行的真實記錄，相比于普通文獻，文書檔案具有明顯特殊性，而這種特殊性主要表現在法律方面，使得檔案管理能夠更加客觀性。相應檔案管理人員應當采取現代化管理方法，在保證信息完整性的同時，讓相應檔案管理工作能夠有效開展[1]。

二、事業單位目前檔案管理中存在的問題

1.檔案管理方式比較落后

在檔案管理工作中，管理方式比較落后是其中的明顯問題。在事業單位之中，各種檔案還是以紙質文件作為載體，各種各樣的檔案都是由大量的紙張進行堆積而成，這些檔案一旦入庫，就會使得日后相應檔案搜尋工作難以開展。另外，在大部分單位中，雖然已經對相應檔案信息進行現代化管理建設，但也僅僅局限于將相關紙質檔案轉變為電子形式，并沒有在全方位上對總體檔案管理工作進行改善，使得檔案調用過程緩慢。這種落后的管理方式會直接影響到整體檔案管理工作的效率，甚至會讓相應工作人員的工作熱情大大下降，影響檔案管理工作整體發展[2]。

2.相應檔案利用率相對較低

將檔案管理調用服務進行有效管理運用，也是檔案管理工作的日常工作內容，也進一步反映出了檔案管理工作對于員工自身發展的服務性。同時，相應檔案能夠為單位具體管理提供堅實的數據基礎，通過對于相應財務檔案資料進行分析，可以將單位中的具體情況進一步明確，從而有效規避發展過程中存在的風險。但在實際過程中，相應單位很少會根據個人發展需要或是企業發展需要進行檔案調用。而經常出現的一種情況就是，單位管理者對于檔案進行調取，大多是為了針對政府工作檢查或是相應研討會議的具體需要，而員工需要調取檔案大部分就是因為離職。因此，在單位當中，大部分員工對于檔案運用幾乎一無所知，使得檔案的利用率以及服務性都逐漸降低。

3.檔案管理的信息收集問題

相應單位檔案管理資料，具體包括過后不同部門的日常業務報表、員工入職、員工發展檔案以及制度改革文件等。因此，在檔案管理工作中需要收集大量的信息，由于各種檔案資源分散廣泛，再加上不同部門對于具體檔案的收集需求完全不同，使得檔案收集工作缺乏統一標準，材料不夠全面完善，為日后相應編研工作的開展帶來阻礙，導致檔案收集工作進度緩慢，影響檔案管理的及時歸檔。

三、解決檔案管理問題的具體策略

1.推進檔案信息化管理建設

檔案管理方法落后的主要原因，在于單位對于檔案管理工作不夠重視，使得信息化建設落實不當。而信息化檔案管理方式能夠十分高效的將各類檔案進行統一管理，相應檔案管理工作效率能夠有效提升。首先，想要實現信息化檔案管理，就必須要重視起檔案管理工作，將信息化管理所需要的硬件設施、軟件設施以及掃描儀等，及時進行購置;其次，還要制定出信息化檔案管理具體戰略，包括公單位檔案庫與政府檔案庫的對接、檔案工作軟件應用以及與相關部門的檔案聯網等，從而真正實施信息化管理戰略，將各類檔案在數據庫中進行歸檔，以便為單位發展提供幫助。

2.進行檔案管理工作宣傳

文書檔案利用率低的主要原因就在于相應單位的管理部門以及工作人員，都忽視了檔案管理的重要作用，也無法認識到檔案管理對與員工個人發展以及單位發展所起到的積極作用。想要有效解決這一問題，就要對檔案管理工作進行有效宣傳，使得單位上下都認識到檔案管理的具體作用。單位檔案管理人員還應當形成應用檔案的意識，在具體宣傳過程中，還可以將單位發展歷史作為主題，進一步開展文化宣傳活動，在具體活動當中，相應檔案管理部門應當為單位具體活動提供強大支持。此外，檔案管理部門還可以通過選拔“優秀員工”等方式，體現出檔案管理對于員工發展所提供的幫助，以此來促進對于檔案管理工作的重視力度。

3.制定檔案管理條例

在檔案管理的文件收集中，主要問題就是單位中對于檔案管理并沒有一個統一標準，盡管部分單位對于檔案文件管理提出了具體要求，但執行力度卻相對較弱，使得信息收集頻率無法得到有效提升。因此，相關單位應當對檔案文件形式以及各種文書資料進行規范，確定好各個部門提交檔案的基本類型以及形式，再進一步下發給各個部門。而那些特殊檔案，應當提前準備好提交的材料，以便進行相應資料收集。同時，還應當將相應資料提交過程列入相應負責人的績效考評之中，對于各種遲交、誤交檔案的行為應當給予相應處罰，從而提升單位中各個部門對于檔案管理工作的重視程度。

結語

目前的檔案管理工作雖然存在著一些問題，但只要靈活運用信息化手段，積極完善各種檔案管理工作，將總體管理形式進行改善。同時，還應當積極進行各類檔案管理工作的宣傳，使得各種問題都能夠得到有效解決，從而將檔案管理工作總體實效性進一步提升。

參考文獻

[1]任維翠.環境監測檔案管理存在問題及應對策略分析[J].中國新通信，2019，21（14）：139.

[2]方晶.檔案管理問題及應對策略分析[J].辦公室業務，2017（17）：87.

作者簡介：武曉艷（1981.11—）女，民族：漢，籍貫：山西省呂梁市文水縣，學歷：本科，職稱：中級，研究方向：檔案管理。