檔案管理的現代化建設途徑研究

張功臣

摘要：當今時代，檔案事業所面臨的挑戰也十分嚴峻，充分對檔案這種信息資源進行開發，有助于最大限度的發揮其功能。只有不斷加快檔案管理現代化的步伐，才能夠使檔案工作真正的能夠為國家改革服務，為社會發展服務為創設精神文明社會服務，因此也要不斷加深對中國特色的檔案管理現代化規律的認識。

關鍵詞：檔案管理;現代化建設;原理

檔案是我國社會發展的重要信息資源，在一定程度下也體現著一個國家的文化軟實力。作為一切工作的基礎，檔案工作必須要適應現代化的潮流，在原有管理方法的基礎上，借助計算機技術打造全新的檔案管理工作模式?，F代檔案的管理內容包括多媒體技術、檔案管理多樣化、檔案管理自動化、計算機技術等。在檔案管理現代化發展的情況下，應用檔案管理原理管理檔案是社會經濟發展的要求，也符合當今時代發展特點。

首先，現代化檔案管理模式要求體現信息化的特點，不斷提高對檔案工作質量方面的要求，實現檔案管理的標準化、智能化以及自動化。其次，現代化的管理應該能夠促進社會經濟發展，通過檔案管理工作的順利進行，能夠推動社會進步。再者，現代化的檔案管理能夠增強檔案的保密性，現在檔案管理工作通過一系列設置，能夠使檔案管理軟件在完成信息錄入篩選的過程中得到保護。檔案管理工作和以往的不同，現代化檔案管理要求最大程度上借助信息技術采取有效措施，從而使檔案信息得到保證。

檔案管理工作的順利進行，需要工作人員有相應的責任心以及耐心，工作人員需要給予這份工作足夠的重視，對具體操作認真負責，才能夠使這項工作順利進行。

雖然檔案管理工作被劃分為不同的階段，但是各個階段之間都存在著一定聯系。檔案管理的原理體現在以下幾個方面，首先是標準化。檔案管理原理包含著很多標準?；A標準是指在檔案管理過程中應用最具現實意義的標準開展檔案管理;工作技術標準是指應用電子信息技術進行檔案管理;管理標準是指采用合理的方式進行工作。其次，統一化。檔案管理統一化表現在按照一定的標準進行一定管理，對分段的檔案要保證管理無偏頗。最后是簡化檔案管理，簡化是指在不影響檔案正常應用的情況下，將一些繁瑣的流程簡化處理，從而實現檔案管理的簡潔化條理化。

一、檔案管理現代化的內涵

在不同時期，對檔案管理現代化有不同的定義，檔案管理也受多方面因素影響，其中影響因素，包括管理手段、管理技術以及管理思想。

檔案技術與設備的現代化。主要是指在當前檔案工作中，技術含量相比以前已經有所增加，比如相應的文件檢測與保護技術等這些現代化的技術都需要用到現代化的設備來完成。

檔案工作組織和管理也逐漸科學化，通過采用現代技術來為科學的組織工作打好基礎，也為提高科學管理水平提供了相應的條件。檔案管理業務與技術的標準化也逐漸凸顯。所謂的標準化是為了讓檔案管理中信息資源具有通用性和互換性，不斷提高各項業務工作的質量和效率，檔案工作中需要制定和執行相應的標準主要包括有關技術和有關管理業務方面的標準。檔案工作人員的專業化也有所提高，不僅要求工作人員掌握檔案專業方面的基礎知識，也應該具備多元的知識結構，對現代的科學技術與管理手段有一定了解。

二、檔案管理現代化所面臨的挑戰

（一）管理模式滯后

由于管理的模式沒有與時俱進，所以對當今檔案利用的多樣化需求很難滿足。隨著生產的發展以及科學技術的進步，檔案的數量也隨之有所增加，現行的以手工操作為主的檔案管理模式，在檔案的儲存處理過程中都難以適應形勢的發展。在未來的社會中，信息化會占據主導地位，人類的信息需求朝著多元化綜合化發展，要使人類活動的真實記錄得以繼續，就需要不斷加速檔案管理的數字化與網絡化。

（二）檔案現代化建設的標準化程度低

當今我國法律并不是很完善，所以我國檔案管理信息范圍內的標準化程度比較低，缺少相應的協調機制。和檔案有關工作的技術配置也比較落后，人才到位的情況不是很理想，這也導致在進行檔案管理的過程中十分混亂，相關的法律滯后也是計算機檔案管理系統，只能在原來的位置無法與時俱進的發展，這也是當今檔案管理所面臨的問題之一。

三、檔案管理現代化的對策

（一）加強檔案管理與電子技術的有機結合

信息時代下的檔案管理工作具有一定的科學技術性，電子檔案對科學技術具有相應的依賴性，這樣的發展趨勢就要求檔案工作者要具備相應的技術知識，對檔案工作有了解，熟悉計算機技術和電子信息技術，從而有效地應用計算機解決在檔案管理過程中遇到的各種問題。檔案管理部門也要注重對檔案工作人員的培養，發揮他們的專業優勢，調動工程技術人員的積極性，發揮電子技術優勢，從而有效的解決在電子文件以及電子檔案管理過程中所遇到的技術性問題?，F代化檔案管理的重要性在很大程度上，由檔案所產生的影響而決定。因此，現代化檔案管理需要對信息輸出產生的經濟效益和社會效益進行全面的考慮，從而從多方面來分析檔案管理工作的重要作用。同時，通過檔案管理工作的反饋，還能讓工作人員發現在管理過程中存在的問題，從而有針對性的進行改善。

（二）加強檔案管理的前端控制

傳統的檔案管理與如今電子檔案管理有著很大的不同，因此也應該注意兩者之間的差異，從而使之有機的結合，使電子信息檔案工作發揮其優勢。傳統的文件檔案管理過程中，以紙質材料為主，可以清晰的劃分出文件與檔案的兩種概念文件轉化成答案，必須經過收集整理分配等過程，且都是通過對材料實體的手工操作來完成其工作內容，具有很強的檔案專業性，因此要求投入很多的檔案工作人員的人力。電子文件是一種實時性的記錄電子文件形式的初始階段，大多是由各職能部門利用計算機編寫而成電子文件檔案歸檔形式，也僅僅是一個在電子文件上設置歸檔信息或標志的過程，沒有以前那樣專業性的要求。在電子文件形成初期，需要檔案管理部門對其進行一定的監控，在沒有明確歸檔操作加工過程時，需要保證電子文件符合檔案管理的標準。電子檔案也就是將傳統紙質文件的歸檔過程變成了文件形式來完成，實質上加強了檔案管理的前端控制，需要管理人員對文件具有一定的重視，不同部門密切配合避免出現問題，同時也提高了對文件形成過程的要求，提高了對技術人員的要求。

（三）加強檔案的保護工作

正如大家所知，保存任何文件和檔案，最終都是為了讓人們更方便的利用。電子文件的檔案保護也要追求讓信息長期存在并且安全，對電子文件的保護工作主要分為載體的保護、技術的保護、以及數據安全的保護等方面。針對電子文件的特性，國家采取了一定的措施使電子文件與原來的軟件和硬件環境脫離，從而實現長久保存的目的。

（四）加強電子文件的運作和管理

在檔案管理過程中，工作人員也應該充分考慮電子文件的特點，在管理上積極研究對策吧，將檔案管理的工作延伸到文件管理之中。首先可以指定專人負責電子文件的運作，對相應的數據進行記錄，保證電子文件歸檔的質量。其次，對于已經歸檔的電子文件進行嚴格的管理，確保其的完整性與真實性，通過加蓋電子章印或者是電子簽名的方式進行簽發處理。另外一個方面，作為檔案長期保管電子文件應該在拷貝相同的一份作為備份。最后，還應該把符合歸檔條件的電子文件儲存到長期保存的脫機載體上。對于有保密要求的文件，也應該給予相應的權限設置，防止有關信息泄露。

相對來說，紙質檔案的管理難度更大，但是具有的價值也更加豐富，因此相關人員需要加強對現代化紙質檔案管理資料的保護。首先，管理人員需要做好數字化錄入操作，根據記載資料實現對檔案內容的保護和管理。另外，現在檔案管理的過程中，要注重完善紙質資料保護的原則，規范內容從而提高工作效率，紙質檔案還需要做好細節上的監督工作。最后要加強對紙質管理工作的重視，減少外界的無關因素干擾。在對電子檔案進行規劃的過程中，要做好對檔案的保存工作，定期清理檔案光盤，提高光盤的實際使用性，在相應的電子檔案光盤使用的時候應該注重對自己的保護，使用后放置在合理位置上，從而避免可能遇到的摩擦和劃痕。再者，在計算機系統有關文件把資料設置上相應的密碼，先進的密碼管理，還可以應用最新的指紋方式來做好保護。最后電子檔案管理單位還需要定期對電子檔案的磁盤和光盤進行檢查。

隨著現代科學技術的不斷發展，新型的檔案管理模式逐漸取代傳統紙質檔案的檔案管理中工作成為了發展的趨勢。在電子檔案與紙質檔案發展的過程中，對于協調者之間的關系，使之相互依存、協同發展十分重要，時代賦予檔案工作者新的歷史使命，要求其去研究如何適應時代發展要求，完善檔案管理措施。正如上述所說，有效的檔案管理工作能夠促進社會的發展，為了更好促進現代化檔案管理需要對先進的管理進行借鑒改革。通過利用先進的工作理念，從而優化管理的方式，現在檔案管理建設的過程中，還應該注重對檔案資料的有效保護，減少外界因素對檔案管理的不利影響，保證檔案信息的安全有效，從而發揮檔案信息對國家經濟發展的重要促進作用。

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