關于信息時代做好出租屋檔案管理工作的策略探討

林桂芯

摘 要：在信息化時代背景下做好出租屋檔案管理工作，對于社區租房市場的發展是有利的，能夠為相關人員提供更為全面的信息，幫助社區領導深入地了解社區租房市場的具體情況，并做好管控?；诖?，本文就圍繞信息時代背景下出租屋檔案管理有關的內容進行了分析與探究，結合具體情況提出一系列出租屋檔案管理工作的優化策略，希望能夠促進出租屋檔案管理工作效果的提升。

關鍵詞：信息時代;出租屋檔案管理;優化策略;租房市場

隨著科學技術的快速發展，我們逐漸迎來了信息時代，在這一時代中，信息技術的運用率不斷提升，各個行業都開始向信息化方向靠攏，這為出租屋檔案管理工作帶來了較大的便利。由于出租屋檔案管理工作涉及到諸多細節性內容，檔案信息較為復雜，傳統的檔案管理模式難以提升檔案管理效率，所以相關人員必須要對信息技術進行運用，借助于計算機系統對檔案管理工作進行優化。

一、信息時代出租屋檔案管理工作創新與優化的意義

1.有助于提升出租屋檔案管理的質量與效率

在我國社會快速發展的過程中，我國租房市場也在不斷變化，且國家有關政策也處于變動中，這導致出租屋檔案管理所面臨的形勢更為嚴峻，檔案管理的重要性更為凸顯。而在傳統模式下，相關人員在開展出租屋檔案管理工作的時候，往往是運用手工形式，比如手工對檔案信息進行收集、手工對檔案進行分類存放等，整體檔案管理的效率十分低下，且在管理過程中容易出錯。而在信息時代背景下，將信息技術引入到出租屋檔案管理工作中，則能夠對傳統的檔案管理模式進行改革，充分發揮計算機的自動化功能，提升檔案管理的效率。并且還能夠降低檔案管理人員的負擔，使其有更多的時間去思考如何對檔案管理工作進行創新與優化，這就能夠促進檔案管理效果的提升。

2.有助于提升出租屋檔案管理的規范性，促進檔案管理職能的轉變

將信息技術引入到出租屋檔案管理工作中，能夠使檔案管理人員嚴格依據有關的制度來開展檔案管理工作，運用信息系統對檔案管理的每一個環節進行約束，遵循檔案管理的流程，這對于檔案管理規范性的提升是十分有利的。并且，檔案管理人員在開展信息化檔案管理工作的過程中，還能夠以更為嚴格的標準要求自己，深化對檔案管理工作的認識，更好地發揮檔案管理的作用。比如及時為領導提供檔案管理的有關信息，對各種有關的信息進行匯總，或者做好分類等，也可以及時為相關檔案信息運用者推送信息資料，參與到決策與管理過程中，實現檔案管理職能的轉型。

3.有助于檔案價值的發揮

出租屋檔案管理工作的目的在于對檔案信息進行科學保存，為有關信息使用者提供檔案資料，促進其更好地了解租房市場發展與變化，并及時對政策進行調整，推動租房市場的更好發展。但是在傳統檔案管理模式下，檔案管理者僅僅是對檔案信息進行了保存，并不注重檔案信息的運用，且很多時候檔案資料都是紙質版存放的，在需要運用的時候，往往需要花費較長的時間去尋找，整體運用效率十分低下。而通過信息技術的運用，則能夠將紙質版信息轉化為電子版信息，并借助于計算機、互聯網對信息進行傳遞，這就能夠為相關人員更好地運用信息提供便利，促進檔案信息價值的更好發揮。

二、信息時代做好出租屋檔案管理工作的策略

在信息時代背景下，出租屋檔案管理工作的優化措施是較多的，檔案管理工作的創新空間較大，而這離不開檔案管理人員的努力與付出，結合現實情況本文提出如下幾個出租屋檔案管理的優化策略：

1.對傳統的檔案管理思想進行更新，樹立新型檔案管理理念

隨著時代的快速發展，出租屋檔案管理的重要性更為凸顯，且對檔案管理人員的要求更高，檔案管理人員傳統的檔案管理思想觀念已經表現出較大的滯后性，因此要積極對檔案管理思維進行創新，認識到新時代發展變化賦予檔案管理工作的重任。首先，出租屋檔案管理工作已經不能再局限于傳統的收集信息、保存信息上了，而是要對各類信息進行科學分析，根據信息具體包含的內容對出租屋發展情況進行了解，掌握租房市場的變化，并積極為有關領導提供最新情況，幫助其做決策。其次，要認識到傳統檔案管理的不足，仔細分析工作中出現的問題，并結合現實情況對問題進行解決，不斷提升檔案管理的有效性。最后，相關單位要對出租屋檔案管理的制度體系進行更新，把握行業發展特點以及變化趨勢等，對制度進行創新，并做好出租屋檔案管理工作流程的優化，為檔案管理者人員更好地開展工作明確方向，使檔案管理人員對自身的行為進行約束。

2.將信息化手段引入到出租屋檔案管理工作中

信息化時代出租屋檔案管理工作創新離不開信息技術的運用，為了提升出租屋檔案管理的有效性，相關部門應當積極在檔案管理部門引入信息系統，且在引進信息系統的時候要全面考慮單位的情況，確保所引進的系統與單位發展相符合。同時，還要進行出租屋檔案信息資源庫的構建，檔案管理者要定期將整理好的出租屋檔案信息歸入到信息資源庫中，做好各項信息的分類，在有關人員需要運用信息的時候能夠及時調取，并發送。為了進一步提升出租屋檔案信息的運用價值，還可以構建對應的檢索系統，該系統應當滿足核心文檔與檢索文檔的需求，要將文檔名稱、內容等納入到具體的檢索目錄中，以便于后期對其進行查找。而對于那些核心文檔來說，則要做好保密，對文檔進行加密，只有資質內的人員才能夠對這類文檔進行運用。

3.對新技術進行運用，提升出租屋檔案管理的服務水平

在科學技術不斷發展的過程中，各種新技術逐漸涌現，比如大數據技術、云計算技術等，這些技術都能夠為出租屋檔案管理工作帶來有利作用。檔案管理人員要對這些新技術進行運用，積極將其納入到自身的日常工作中，借助于這些技術提升服務水平，推動檔案管理效果的增強。比如，可以對大數據技術進行運用，借助于該技術對租房市場的信息進行搜集，深入了解租房市場的變化，并對各種有關的檔案信息進行完善，提升檔案管理的完整性。還可以運用大數據技術對相關檔案使用者的需求進行預測，分析其信息運用傾向，并主動為其推送有關的信息，減輕其信息收集的難度，幫助其更好地做決策。另外，還可以運用云計算技術對該區域出租人員的數量變化進行計算，統計出租人員的工作情況、薪酬情況等，深化對外來人員的信息進行了解，更好地對檔案信息進行充實，這對于檔案管理效果的提升也是極為有利的。

4.提升出租屋檔案管理人員的信息化技能

出租屋檔案管理人員工作水平的提升離不開信息化知識的學習，單位要注重對檔案管理人員進行新知識培訓，使其多學習與計算機信息化有關的知識，不斷提升綜合技能，這樣其才能夠更好地將信息化技術融入到自身日常工作中。同時，還要對單位的硬件設備進行健全，要結合單位出租屋檔案管理的實際需求引進硬件設施，比如計算機、掃描儀、復印機等，以便為相關人員更好地開展信息化工作營造良好環境。

三、結語

出租屋檔案管理是外來人員管理的基礎，通過有效對這些檔案信息進行管理，能夠明確區域內外來人員的具體情況，了解租房市場的發展與變化，并及時為外來人員管理提供參考依據。由于出租屋檔案管理涉及到的內容較多，傳統的管理模式較為落后，所以在信息時代背景下要及時對這些模式進行更新，將信息手段引入進來，本文提出一系列信息化檔案管理策略，希望能夠為相關人員提供一些參考和借鑒。

參考文獻

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