企業文書檔案管理的特點與創新

張錦玉

摘 要： 文書檔案管理是一個企業檔案管理水平的主要衡量標準，隨著信息化管理時代的來臨，文書檔案管理在現代化管理中越來越受到重視，而文書檔案管理水平能夠直接影響到企業檔案資料的安全性、完整性。對此，本文著重分析企業文書檔案管理的特點，提出文書檔案管理的創新策略，實現文書檔案管理的實效性。

關鍵詞：文書 ;檔案管理; 創新;數字化

文書檔案管理是政府機構、企事業單位在行政管理活動中生成具有保存價值資料的總稱。應該加強文書檔案管理水平，提高文書檔案管理人員管理素養，提升管理數字化使其能夠合理、科學的管理文書檔案，進而才能夠實現文書檔案管理實效性。

1 文書檔案管理的特點

1.1 管理工作繁瑣，難度大。

文書檔案管理工作重點管理、收集、整合、編冊、借閱、保管等，其承載著企業寶貴的歷史資源，體現了一個企業的發展歷程。做好文書檔案的管理工作對于企業的經營發展具有重要的作用。文書檔案管理模式大都運用紙質檔案進行分類存于企業檔案室中。文書檔案主要包括經營管理檔案、會計類檔案、技術類檔案等。這就要求文書檔案管理員必須具有較廣的知識面和扎實的業務基礎，管理工作的條理性、關聯性強，既要做到分門別類、框架清晰，又要注重整體歸置、方便利用，對檔案管理員的綜合管理能力有著較高的要求。由于文書檔案內容涉及企業多個部門科室，材料分散，且時間跨度大，這些給文書檔案的收集和整理帶來了一定的難度?？偠灾?，文書檔案管理工作的難度較大，對人員的綜合素質能力要求較高。

1.2 文書工作對文書檔案管理的作用

文書工作與文書檔案管理之間具有密切相連性，文書工作包含登記、收集、催辦及文件的立卷、整理、歸檔等，而文書工作的過程正是文書檔案資料形成的全過程。文書檔案管理主要來源于文書工作，文書工作將企業有價值的事件、活動記錄下來，經過整合形成立卷，之后定期向文書檔案管理部門歸檔。做好文書檔案的管理工作，為企業服務，既是歷史的憑證，又是企業科學決策的基礎，其管理工作的重要性不言而喻。

1.3 檔案管理內容豐富

文書檔案管理工作是企業各項事務的真實反映與記錄，企業簽訂的各類協議、合同、紅頭文件、企業照片、錄像、錄音等各類檔案資料，導致文書檔案載體多樣化，這無疑對文書檔案管理形成一定的難度，因此，只有提升對文書檔案管理的認識，進行科學、合理管理，才能夠實現文書檔案管理的有效性。

2 文書檔案管理的創新策略

2.1提升對文書檔案管理認知度

文書檔案管理工作可分為兩方面： 一方面，企業應該在軟硬件設施上為文書檔案管理工作提供保障，促進文書檔案管理人員能更好的進行工作。另一方面，企業領導要積極參與到文書檔案管理工作中，并且根據實際情況將文書檔案管理工作納入到年度終結中，進而確保文書檔案管理的時效性。此外，還應該加強各部門之間的合作，增強文書檔案管理收集、整合工作，文書檔案管理人員要深入到各部門中，了解他們的實際工作情況，及時獲取重要的信息價值，進而提升文書檔案管理質量。文書工作千頭萬緒，有些文書人員在工作中會出現沒有及時將各科室部門檔案收集整理歸檔，管理缺乏章法、隨意性大，這些情況不僅容易造成檔案的缺失和損壞，不利于檔案的查找和再次利用，所以要提升文書檔案管理人員對檔案管理的認知度。

2.2 制定文書檔案管理制度

加強文書檔案管理制度制定，對提高文書檔案管理質量具有一定的保障。首先，企業應該在傳統文書檔案管理制度上，結合國家相關的法律法規制度，根據本企業的實際情況，構建現代化文書檔案管理制度模式，能夠有效更新傳統文書檔案管理中的不足現象，完善文書檔案管理制度，解決檔案管理瓶頸問題。要根據文書檔案管理實際情況，有計劃、有目的的對文書檔案進行修編、查閱，增強文書檔案管理制度的實用性。

2.3 提升文書檔案管理人員素養

文書檔案管理質量是衡量一個企業檔案管理水平的重要因素之一，而文書檔案管理質量與管理人員素養具有直接的影響。企業應該加強文書檔案管理員素養，增強他們的專業理論知識與技能，使他們能夠合理的使用現代化科技進行工作，實現文書檔案管理的智能化。企業應該通過培訓工作，提升文書檔案管理人員的綜合素養，構建文書檔案管理團隊，實現文書檔案管理的有效性。一方面，健全檔案運行體系，應當明確一名領導分管，設置至少一名專職人員具體管理，應在各部門科室配備兼職檔案管理員。檔案資料必須由檔案部門統一管理，各部門科室只要接手各種檔案資料，并且所涉事務已經辦結，就應當根據企業檔案歸檔相關規定，按時向檔案部門移交所管檔案資料，切實做好檔案資料的收集、保管、整理工作。另一方面，改進檔案管理理念企業還應根據國家有關檔案信息化建設的標準和要求，把檔案信息化建設納入企業戰略發展規劃，通過思維調整，將檔案工作的定位由紙質檔案整理向數字化管理的模式過渡，進而加大人力、物力的投入，積極探索建立先進、適用、高效的檔案處理、利用檔案軟件系統，把檔案資源的信息和價值充分加以開發和利用，完善信息安全管理制度，引進信息安全系統，包括建立數字化文檔管理制度和人員安全管理制度，對易修改的數字檔案進行加密操作，采取物理隔離的方式消除網絡危險等。最終可以實現檔案的收集、整理、編目、全文檢索，以及內容介紹、檔案統計、庫房管理的網絡化、便捷化、高效化，促進資源共享?？傊?，檔案數字化建設是一項綜合性的工程，它既憑借于現代信息技術的發展成果，也依賴于企業自身對檔案工作的重視。

3 結語

綜上所述，文書檔案管理是企業檔案管理的核心，是一項技術性、服務性、政治性較強的工作。要提升文書檔案管理質量，增強文書檔案管理人員素質，使文書檔案管理能夠有效、科學、合理的進行，進而實現文書檔案管理數字化的信息技術的有效性。

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