探索構建分層級審核機制

郭沁

摘 要：內部審核是組織的自我評價和改進機制，是質量管理體系保持和改進的重要管理手段。但在實踐中，發現內部審核往往流于形式，審核方式單一，審核員缺乏足夠的審核經驗，造成審核流于形式，找不到真問題所在，造成執行和文件“兩張皮”，對體系改進推動性不大。本文通過以龍巖煙草工業有限責任公司（以下簡稱龍煙）為例，在不斷的實踐，探索建立符合企業實際的審核機制。

關鍵詞：內部審核;分層級

龍巖煙草工業有限責任公司從1993年開始建立質量管理體系，2004年企業建立環境管理體系和職業健康管理體系，并與質量管理體系整合成一體化管理體系，進行三體系整合。公司在體系建立的過程中，始終把內部審核當做體系運行的重要環節，作為體系保持和改進的重要手段，提升管理水平。但是在推進過程中，也發現存在以下問題：

1.內審策劃不當

一方面，一年開展一次集中式全面內審，包括所有部門及所有條款，審核內容較多，重點不突出，審核時間不充分，很難深人發現問題，造成審核流于形式，找不到真問題所在，造成執行和文件“兩張皮”，對體系改進推動性不大。

2.審核方法比較單一

以往審核多運用傳統體系審核方式，審核員以體系員為主，部門領導與關鍵崗位人員參與度不足，對體系運行的實質性改進效用不足。

3.審核閉環到位

審核發現的問題，以往都是用excel表格匯總跟蹤，存在跟蹤不及時，問題未能如期整改，同時職能部門也未參與問題項的驗證評價，造成整改效果不佳。

因此，龍煙在不斷的實踐和探索中，構建，以“分級分類、重點管控、持續優化”的管理原則為指導，構建一套符合企業實際的審核機制。

1.建立分層級審核機制

構建“公司-職能-部門”分級內審工作機制。在原有公司級審核和部門級自查的基礎上，增加職能級審核，公司級審核從宏觀層面，以公司戰略為導向，綜合評估公司體系運行的有效性;職能級審核從管控層面，由各職能部門出發，審核圍繞公司方針目標落地情況、當前管理存在的痛點難點問題及重點工作，尋找系統性改進機會;部門級審核從實操層面，針對部門日常業務的薄弱環節，主動應用審核方法，邀請其他部門審核員一起，有效提升部門日常業務。三層級審核各有側重，各司其職，以公司級審核為引領，職能級審核為主導，部門級審核為基礎，實現各層級審核發現的整改落實的三閉環，促基礎管理水平的提升。

2.運用多種形式審核方法

在審核方法上，采用“體系審核-流程審核-卓越績效自評診斷”等多種方法，在開展分層級審核的過程中，可以根據實際需要選擇相應的審核方法。

卓越績效自評診斷按照卓越績效評價準則的要求，對公司管理過程及經營結果進行客觀系統的評價，識別其優勢和改進機會，得出經營管理成熟度水平，為公司的改進創新起到良好的支撐作用。

體系審核按照體系評價條款，為獲得客觀證據并對其進行客觀的評價，以確定滿足管理體系要求的程度所進行的系統的、獨立的并形成文件的過程。

流程審核是為確認流程的有效性及符合性而對其進行的審核，以便發現問題，尋找改進機會。

3.審核結果運用

一是構建”審核得分”績效指標，作為龍煙“十三五”發展規劃的戰略級KPI，也是組織績效的輸入，以季度為周期，跟蹤、評價指標的實現情況，對各部門進行相應的績效考核。在指標評價上，設置加分項和扣分項，增加職能部門自行開展專題審核、內審員參與審核工作的加分項，對部門自查發現的改進提升建議等加分項，充分調動部門參與積極性，對到期未完成或整改不到位的進行扣分，客觀評價分層級審核模式，推動部門由被動應審轉為主動審核，形成持續的、自驅的關注性。

二是通過系統實現對問題改進全過程跟蹤與評價，實現閉環管理。建立任務管理平臺，系統自動“提出-分發-接收-計劃-辦結”，各層級審核牽頭部門將審核問題錄入任務管理平臺，由責任部門分發給相應的實施人員，實施人員接收后及時填寫措施和完成時間;計劃到期時系統自動提醒，并發由實施人員填寫措施完成情況，最后由各職能牽頭部門驗證評價。若逾期未完成的，在流程審核中進行扣分，有效解決以往審核發現容易逾期、未閉環的問題，

在審核員隊伍培養上，制定《內審員管理辦法》，明確分級分類的內審員選拔、晉升的要求，并對內審員審核情況、問題跟蹤情況等進行綜合性評價打分，綜合評價審核員素質能力，使內審員工作有據可依。也整體提升了審核人員的綜合能力素質，為企業的長遠發展打造和培育關鍵人才做出貢獻。

三是聚焦問題改進，分級分類實施改善，針對以往的審核發現，改進活動系統性不強、效果不明顯的問題，龍煙堅持問題導向，以審核發現為輸出，將審核問題進行分級分類的整體策劃，為創新項目、QC項目以及精益改善等創新活動開展提供了科學的決策輸入，一是依托項目，自上而下開展專題式項目活動，逐步完善并提升各個關鍵職能領域的痛點和難點問題;二是依托情報系統的創意園平臺，自下而上實施日常改善活動，發動員工自驅動和改進，持續改善和優化業務流程。

通過構建“公司-職能-部門”三閉環的分層級級內審工作機制，堅持問題導向和目標導向相統一，有效落實職能管理責任，發揮職能部門驅動力作用，促進基礎管理水平的提升。

參考文獻

[1]高維，于瑩，韓景華.質量管理體系內部審核存在的問題及對策

（作者單位：龍巖煙草工業有限責任公司）