醫院文書檔案的規范化管理策略探究

摘 要：在醫院的運營過程中，會產生數量龐大的文書檔案。針對這些文書檔案進行管理，一方面能夠確保醫院運營工作中產生的各類信息的準確性和完整性，另一方面也能夠體現出醫院的運營和管理工作水平。在本文中，最主要的研究內容就是當前我國醫院在文書檔案規范化管理中存在的主要問題。同時，本文也將針對這些問題制定有效的解決方案，從而促進醫院文書檔案管理的規范化程度得到更進一步的提升。在具體研究內容方面，本文將分別從億元對檔案管理的認識、原始材料積累工作以及檔案管理制度三個方面分析相關問題和解決對策。

關鍵詞：文書檔案;規范化管理;管理制度

經濟和科學技術的高速發展推動了醫療衛生事業的進步。而在這一過程中，醫院文書檔案管理工作的內容也變得越來越復雜，同時工作量也變得越來越大。在這樣的情況下，對文書檔案進行規范化管理成為醫院檔案管理工作的開展趨勢。但是在我國一些醫院中，由于醫院管理層和工作人員對檔案管理工作缺乏重視等原因，導致檔案管理工作的規范化程度難以得到更進一步的提升。正是基于這一背景，本文將針對醫院文書檔案管理規范化的相關問題進行重點研究。

1 文書檔案規范化管理的意義

對于醫院來說，文書檔案是重要的信息資料來源之一。在醫院的運營和管理活動中具有至關重要的作用。在具體構成方面，醫院的文書檔案大部分屬于各部門之間的來往公文。而針對醫院文書檔案進行規范化管理，主要意義包括以下幾個方面：首先，規范化管理有助于醫院管理層快速查詢本單位的信息資料，并在這一基礎上提升醫院管理層決策的效率與科學性。其次，在進行文書檔案管理的過程中，規范化的文書檔案管理有利于患者及時查詢到醫院的信息資料，繼而全面了解自身的實時治療與康復進程。從這一角度上看，規范化的文書檔案管理有利于提升患者對醫院的滿意度[1]。第三，針對文書檔案進行規范化管理，有助于醫院解決自身在檔案管理工作中存在的問題，并在這一基礎上促進醫院檔案管理工作水平的進一步提升。

2 醫院文書檔案規范化管理中存在的問題

1）醫院對檔案管理的重視程度有限。在我國的一些醫院中，醫院管理層和工作人員對文書檔案管理工作的重視程度有限，成為影響這項工作規范化進程的重要因素之一。在具體表現方面，首先，在當下，我國一些醫院的管理層認為文書檔案管理工作并不重要，因而在檔案管理資金與設備投入方面的力度并不大。因此，很多醫院至今仍然采用傳統的手工檔案管理方式進行文書檔案管理。其次，在進行檔案管理的過程中，由于管理層和工作人員不夠重視，使一些醫院并未定期組織檔案管理人員培訓，而檔案管理人員參加培訓的積極性也不高，這也是影響文書檔案管理規范化的重要因素之一。

2）原始材料積累工作存在被動性。在文書檔案管理工作中，材料收集工作水平的高低，是確保文書檔案管理水平的基礎保障。而在我國的一些醫院中，檔案原始材料的積累和管理卻存在較大的被動性，因而導致檔案管理工作水平無法得到進一步提升。在具體表現方面，首先，當前一些醫院在進行文書檔案管理的過程中并未對收集到的各類檔案資料進行嚴格分類，而是將不同類型的檔案資料進行混合管理，這就導致檔案管理工作的效率低下[2]。其次，在一些醫院中，針對紙質檔案資料的儲存與管理工作職責比較混亂，且缺乏安全的存儲環境，導致文書檔案資料丟失、受潮、損壞的問題無法得到有效解決。

3）缺乏完善的檔案管理制度保障。在進行檔案管理工作的過程中，部分醫院雖然形成了比較完善的醫療管理制度，但在醫療管理制度中不包括文書檔案管理制度。因此，在這些醫院中，針對文書檔案進行的管理相對比較松散，也沒有通過有效的監督和考核機制對檔案管理工作的效率與質量進行評價。在這樣的情況下，一旦出現檔案丟失、受潮、損毀、檔案信息錯誤等文書檔案管理，相關部門和人員往往相互追責，并在這一基礎上影響了檔案管理工作的有序開展。同時，在進行檔案管理工作的過程中，部分醫院由于缺乏完善的管理制度，對檔案管理工作人員的行為無法形成有效地約束，導致檔案管理工作中存在的玩忽職守問題長期無法得到有效控制[3]。

3 強化文書檔案規范化管理水平的對策

1）強化醫院管理層對檔案管理的認識。在進行文書檔案管理工作的過程中，醫院管理層和檔案管理人員首先需要做到的就是提升對檔案管理工作的重視程度。具體來說，首先，管理層需要積極學習現代管理學的相關知識，并在對檔案管理工作內容與重要性產生正確認識的基礎上，提升對檔案管理工作的重視程度。其次，在進行檔案管理工作的過程中，醫院管理層需要進一步加大檔案管理資金和設備的投入力度。第三，在進行檔案管理工作的過程中，醫院還需要針對檔案管理人員進行更加全面的培訓，提升其工作能力和工作積極性[4]。

2）落實檔案管理的崗位責任制。文書檔案管理工作涉及醫院的多個部門，而不同部門在進行文書檔案管理工作的過程中也存在不同的工作側重點。例如，醫療部門和護理部門在工作中更加傾向于收集相關的信息資料并加以利用。檔案管理部門更加側重于對檔案資料進行妥善保管，并對其進行分類整理。而在進行檔案管理工作的過程中，醫院需要進一步落實文書檔案管理責任制，并在這一基礎上對不同部門和不同人員的檔案管理工作職責進行明確劃分。只有如此，才能為檔案管理工作效率的提升打下堅實的基礎。而在進行崗位責任制建設的過程中，必須對檔案分類、儲存以及管理的責任制進行明確的劃分，并在這一基礎上健全相關的管理機制。

3）強化醫院的檔案管理制度。在醫院的各項管理制度中，檔案管理制度也是重要的組成部分之一。而對于醫院來說，想要進一步提高檔案管理水平，就必須對當前的檔案管理制度進行完善和創新。在具體措施方面，首先，醫院需要建立并不斷完善針對檔案管理工作的管理和監督制度，并在這一基礎上對檔案管理工作人員的工作方法和工作行為進行嚴格考核。只有如此，才能有效避免檔案管理工作中存在的玩忽職守等行為，提升文書檔案管理工作的效率和質量。其次，在針對檔案管理制度進行完善的過程中，醫院還需要建立針對檔案管理工作的量化考核機制，從而通過量化考核對檔案管理工作人員的具體行為進行量化評估[5]。第三，在完善檔案管理制度的過程中，醫院還需要建立健全配套的監督機制，并在這一基礎上對檔案管理人員進行監督。只有利用完善的檔案管理制度進行檔案管理，才能確保醫院文書檔案管理工作的水平得到進一步提升。

4 結論

綜上所述，在醫院的各項運營和管理工作中，檔案管理工作的重要性毋庸置疑。而在我國一些醫院中，由于管理層和工作人員的重視程度比較有限，導致文書檔案管理工作的效率與質量難以得到進一步提升。具體來說，當前我國醫院文書檔案管理工作中存在的問題主要存在于重視程度、崗位責任制和管理制度等幾個方面。針對這幾個方面存在的問題，本文進行了深入研究，并制定了解決方案，希望能夠幫助我國的醫院進一步提升自身的文書檔案管理水平。

參考文獻

[1]黎秀雯.醫院文書檔案管理存在問題與解決對策[J].蘭臺內外，2019，15（32）：33-34.

[2]吳靜.新時期醫院文書檔案規范化管理研究[J].蘭臺內外，2019，15（30）：67-68+12.

[3]王鳳杰.醫院文書檔案規范化管理方案分析[J].東方企業文化，2019，10（S2）：19.

[4]孟磊.醫院文書檔案的規范化管理策略[J].辦公室業務，2019，12（09）：115.

[5]武雙.醫院文書檔案的規范化管理措施思考[J].辦公室業務，2019，12（09）：106.

作者簡介

劉艷，女，漢族，湖北襄陽人，本科，館員，研究方向：檔案管理。