淺談電子檔案的管理和利用

包淑琴

摘要：傳統的檔案管理工作主要以檔案的實體管理為主，現代信息技術在檔案管理中的運用，使得傳統的檔案管理工作為現代管理手段所代替。電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。

關鍵詞：電子檔案管理;做好電子檔案利用

1加強電子檔案管理的重要意義

1.1? 加強電子檔案管理，有利于節省人力物力

在傳統檔案管理中，檔案多為紙質檔案，由于檔案工作的特殊性，在管理與存儲過程中，存儲占用空間大，保存成本高。檔案管理人員需要花費大量的時間，進行手工收集、整理、保管、編研和向利用者提供服務。一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，將檔案進行數字化管理，把檔案保存到檔案系統中，不用擔心檔案受到自然環境破壞，也不用擔心因為人員翻看破壞資料完整性，還節省了存儲空間，減少相關單位的用紙量。信息化檔案管理不再需要大量的人力進行維護、管理，減少了檔案工作人員整理與裝訂檔案的時間，提高了歸檔質量和檢索速度，減輕了工作人員的勞動強度，節約了人力成本，提高了工作效率。

1.2? 加強電子檔案管理，有利于滿足工作的多樣化需求

隨著社會的進步以及工作的需要，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，解決了使用者多樣化需求的問題。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

1.3? 加強電子檔案管理，有利于提高服務質量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。電子檔案的應用管理，為檔案使用者提供高質量的服務，這就要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的最大社會效益。

2加強電子檔案管理的利用

2.1? 使用權限的審核

電子檔案載體的保管人員、信息系統的管理人員、利用及維護系統的操作人員和利用者等。由于他們各自工作的性質與責任不同，因而對其進行使用權限的審核是十分必要的。

2.2? 完善制度

制度是在長期的工作實踐中，立足于“趨利避害”的原則，逐漸形成的具有高度習慣化、成熟化的規范條例。完備的制度規范，是工作體系得以高效運行的基礎之石。電子檔案管理工作雖然有著眾多方面的優勢、長處，但并非盡善盡美。因此，完善電子檔案管理制度，發揮制度的驅動力、約束力，才能保障電子檔案管理工作的有序、安全開展。就電子檔案管理工作而言，行之有效的管理制度，需要從源頭入手，一步步理清工作程序，確保制度覆蓋到電子檔案管理的各個角落。電子檔案信息的搜集、整理、甄別、篩選、鑒定、統計、入庫、保管及更新等一系列流程，需要對應權限的工作人員進行操作。電子文件與電子檔案要相互統一起來，提高電子檔案管理的科學性、合理性。

2.2? 安全管理

電子檔案在管理工作中，安全問題須臾不可忽視。在一定程度上而言，電子檔案的安全風險系數，比傳統的紙質檔案更高。信息時代，某些不法分子出于各種不良目的，利用計算機病毒等，對電子檔案進行攻擊。電子檔案一旦受到網絡黑客的攻擊，損失巨大。為此，在具體工作中，應嚴格將電子檔案系統與互聯網系統相互隔離。在日常的工作中，要對電子檔案管理系統設置出相應的權限。獲得權限的管理人員，方才能夠對檔案系統進行操作。注重審核工作，在每次操作完畢后，系統應反饋信息，以做到回溯可查，責任落實、具體至個人。電子檔案要“動”起來，管理工作不能一成不變。為了確保檔案管理的安全，管理人員應開展不定期的更新和備份，提高檔案信息存儲的安全性。

2.3? “雙套制”模式

電子檔案在管理工作中，出于技術、設備和人員操作等方面的因素，均可能會發生風險事件。而一旦出現風險事件，檔案信息的完整性將受到程度不一的影響。為此，為了最大限度保障檔案信息的完整性，實施“雙套制”管理模式顯得十分重要。檔案管理工作中，隨著社會的發展和科學技術的進步，電子檔案取代紙質檔案是時代的必然趨勢。然而，并非所有的檔案信息均轉換成電子化、數字化的形式，某些重要檔案、特殊檔案，保留其紙質檔案意義重大。實施“雙套制”管理模式，可對重要檔案、特殊檔案分門別類的進行管理。管理人員需要具備扎實的專業技能和突出的計算機素養，方才能夠游刃有余的開展檔案管理工作。此外，“雙套制”有選擇性、差異性，不是所有的檔案資料均同時提交保存。為了優化配置資料，提高工作效率，需要對檔案的屬性、類型及重要性加以區分。

3結語

當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。

參考文獻：

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