論政府機關如何做好會務工作

文/福建省龍巖市新羅區政府辦公室 陳婕

會務工作是對社會組織、企業及政府通過重大決策議題的關鍵討論方式，是一種經常性的活動形式。作為秘書工作內容之一的會務，能為會議的順利開展、會議精神的認真貫徹執行提供重要保障。會務由會前、會中、會后三個階段組成，該過程中秘書不但需要明確會議主題，也要把會議文件的準備與發放通知做好，確定與會人員、選擇和布置會場，全程記錄重要的會議內容，在會議結束之后及時整理會議資料并總結歸檔。

一、會務工作內容

（一）會前超前籌措，精心準備。其一，掌握相關信息，做好協助職責。在確定會議議題時，不論是領導提出的議題還是秘書人員收集的，都必須把握住一個原則：要將領導開會的真正意圖弄清，了解領導想通過開會解決什么問題、達到什么目的。在完成議題的收集后，需不斷篩選，并反復送交領導審核，若有必要，需另備幾套議題，同時會議上盡量不要出現不成熟的議題。其二，妥善落實會議經費預算工作。會議經費主要由占場費、設備費、租金費、培訓費、用品費、住宿費、資料費及交通費等組成。會議經費預算的制定，需要遵循節約辦公、勤儉辦公的原則，最大限度將會議成本縮減。同時，也要確保一定的彈性，留有一定的余地，切忌鋪張浪費的情況。其三，制定合理的會議議程、日程。會議議程是排列會議內容的順序，需做到簡明概略，避免拖沓冗長；而會議日程則是具體安排會議議程時間，多以表格形式為主。在會議期間每日上午、下午及晚上三個時間段內分別固定會議議程的各項內容，給人一目了然的感覺。其四，妥善準備會議文件。會前工作內容中，會議文件準備工作十分重要。該項工作由兩方面組成：一方面是提前做好會議文件特別是會議報告稿、領導人講話稿等主旨文件的起草工作，要想將這方面工作做好，秘書人員必須熬夜突擊、快手備用；另一方面是做好會議文件印制、復制工作。文件復制需要保證規范化、標準化，且復印前一天需要確認復印設備能正常運行，以免機器出現問題而耽誤復印工作。

（二）會中協調控制，做好管理保證。其一，組織會議報到。會議報到主要是再次確認與會人員身份，是與會人員領取會議證件、文件材料及參會手續辦理的關鍵環節。報到能幫助與會人員及時了解掌握會議安排和會議動態。會議報到工作的開展，要求秘書人員迅速準確、熱情周到、有條不紊。其二，分發會議資料。會前，可通知各單位派人領取會議材料，或在會場簽到處統一發放，也可提前放置于與會人員桌上。具體發放中，應當落實“不錯一字、不漏一份、不掉一人”的“三不”標準。主席臺上擺放的材料，必須嚴密檢查順序與頁碼，避免差錯產生。其三，會議值班。會議值班主要負責與會議有關的信息收集和發送，并協調處理會議期間的工作與突發事件，完成領導交辦的事項。會場內、外各安排一名值班人員，彼此間及時溝通，保障暢通的聯絡。值班人員需要將會議實際進展情況實時對比會議議程，以便將會議進程及時掌握。其四，會場服務。工作人員需要巡回檢查會場內室溫、通風、燈光及音響等情況，盡快解決突發問題，也要做好茶水的定時供應。若有特殊情況需要匯報給會議主持人時，應以靈活處理方式為佳，盡量不對會議造成太大影響。此外，需做好會場秩序維護工作。會場秩序由場內和場外秩序構成。會議召開時，需安排專人在會議室門口值班，避免會場內無關人員進入。會場內若有人出現不遵守紀律的行為，應及時告知并制止，保持溫和有禮的言辭、嚴肅認真的態度、不溫不火的行動。會議開始后，派遣專人清點會場內人數，登記遲到、缺席人員。

（三）會后及時總結與反饋。其一，合力安排與會人員返程。提前把握與會人員返程時間安排、交通工具需求，尊重他們意愿。通常來說，依據先遠后近的原則完成返程機票與車票的預定，掌握交通工具情況，并與有關部門盡早溝通聯系，以便將飛機、火車及汽車票提前預訂好。隨后，編制與會人員離開的時間表，落實送行人員及車輛的安排，安排人員送與會人員到達機場、車站，若有必要也需安排有關領導同志送行與會人員。其二，提醒與會人員做好物品清退工作。借用主辦方或會議駐地單位的物品需及時歸還。與會務組溝通后，將各種賬目結算并開好發票。提供一些備用塑料袋或繩子供外地與會者使用，幫助部分與會人員托運大件物品。其三，會場和文件清理。大中型會議的會場中通常會留存很多文件、材料。工作人員在會議結束后，需根據“文件領取表”登記情況完成剩余文件份數的清理，確保符合物表（物表相符），同時也要及時收回應收回的內部、機密文件等，逐號核對，歷經清點、裝袋、封袋、捆扎、裝車等手續之后，將文件順利運回單位。此外，需將材料整理、大型會議案卷立卷歸檔等工作做好，具體內容包含：會議決定、計劃、決議及報告等會議正式文件；會議安排的發言稿；會議參閱文件；會議上講話記錄；其他相關材料等。其四，會議總結與評估。通常情況下，大型會議結束之后都會有相關正式文件和決議產生，或是有總結講話；中型以下會議往往需要起草會議紀要。此類工作都包含在會議結束后工作范疇內，屬于會議總結之一，必須高度重視。會議評估有利于會議質量的提升。通過控制會議質量，在客觀量化的評估下達成經驗的不斷累積、總結，以便將影響會議質量的因素消除。評估總結主要是總結經驗，幫助工作人員做得更好。

二、政府機關秘書人員如何做好會務工作

（一）樹立大局意識，盡職盡責。在組織重大會議的過程中，與許多方面和諸多人員皆有關聯，要想提出科學、合理的會議組織方案，就必須置身于其中并立足于大局高度思考問題，調動方方面面的積極性，促進形成強大合力。在大局意識樹立之后，能夠將會議組織工作有效聯系全局工作，有利于會議服務質量與效率的提升。每場會議在會議組織方面皆有相通之處，即便是內容不同也是如此。秘書人員要想確保所開展的會務工作的高效性，就必須對會務運作的規范化建設予以重視，依托完善的制度對工作進行規范。實踐中，通過會議流程的規范、會議方案的格式化、會務涉及處室職責的明確等制度化建設工作的開展，將不必要的環節有效精簡，達到辦會的目的。

（二）嚴格會議報批，精減合并會議。為將各項會議流程規范，并達成會議管理模式的統一，合理控制會議規模，避免會議可能出現交叉沖突，減少會議費用支出、縮短會議時間、提高會議質量，就必須落實《會議管理制度》，明確會議歸口管理部門，并完成經常性會議和專題會議，主辦部門由歸口管理部門各自明確職責。在召開各項會議時，應當提前向歸口管理部門報批，在獲取審批意見之后，方可進行會議時間與地點的統籌安排。同時，遵循“務實、精簡、高效”原則，嚴格對會議數量進行控制，精簡會議，能合并的會議盡量合并，可開可不開的堅決不開。必須召開的會議要明確主題，突出實效性。

（三）耐心細致，合理協調機構關系。秘書工作期間，涉及面較廣且事務繁多，因而秘書需要具備頭腦靈活、手腳勤快且能吃苦等條件。會務工作中，需保證分工的細化，同時也要詳細周密地制定計劃，對待現場各項準備工作切忌粗心大意，必須注意檢查合適準確。實際工作開展過程中，保持實時細致周密做事的態度，方可將秘書會務工作做好。秘書在會務工作的組織安排過程中，也應當妥善結合其他工作環節，統籌協調會務工作機構間的關系。由于會務工作時間各自不同且很緊湊的緣故，秘書需與相關機構部門經常性溝通，確保會務工作各項環節正常運轉，同時有利于自身辦事效率的提升，并為會議各項進程的順利開展提供保障。

（四）提前到位檢查，嚴格會議紀律。會議召開前1小時，會務歸口管理部門工作人員需再次對會議準備情況進行檢查，尤其是承辦上級重要會議時，需要模擬演示多媒體匯報材料，同時充分考慮會場布置、音響調試、座次安排、視頻連接、安全標識擺放、會標制作、資料發放、茶水準備、會議用品等細節并展開嚴密檢查。會前檢查工作開展過程中，若發現準備工作中有疏漏存在，必須立刻整改，以便為會議準備工作提供充分有序的保障。此外，召開會議前，有事無法參加會議的人員，需與會議主辦部門溝通、請假，講明請假原因，隨后由主辦部門在會前將參會人員情況反饋給相關人員。如果會場紀律欠佳，會對會議質量與效果造成一定影響，所以必須嚴格要求會場紀律，參會人員需保證自身精神狀態良好，不得出現遲到、早退等情況，會場內不得有交頭接耳、玩手機或吸煙等不良行為出現。

三、結語

要想做好會務工作，看似簡單實則很難，秘書人員在日常工作中必須勤用心、肯學習，踏踏實實，熟練把握會務程序，深刻領會會務工作開展的重點，了解領導對會務方面的要求。同時，秘書人員要保持與時俱進，積極學習會務工作經驗并作為自身的參考，全面改進自身存在的不足，以便促進自身業務水平的提升，為今后會務工作的順利開展奠定牢固基礎。