新疆地區扶貧工作中如何確保檔案內容與實體的安全

文/國網新疆電力有限公司 崔曉波 陳旭；山東大學 高雪華

在新疆維吾爾自治區人民政府的統一部署下推動實施的“訪民情、惠民生、聚民心”項目是新疆地區獨具特色的扶貧工作計劃，吸引了大量駐疆企業積極參與。伴隨著新疆地區扶貧工作的持續發展，以國網新疆電力有限公司為代表的駐疆企業在扶貧援助活動中形成了大量的檔案資料?！霸L惠聚”扶貧檔案是新疆地區扶貧活動的記錄信息，從不同方面反映了本地區扶貧工作的切實情況，既是對過去扶貧工作的全面總結，又是國家和自治區人民政府未來開展精準扶貧的基礎依據。確保檔案內容與實體的安全，是充分實現扶貧檔案功能的關鍵性保證。在以國網新疆電力有限公司為代表的駐疆企業主導并參與的“訪惠聚”扶貧檔案管理實踐中，有關扶貧檔案內容與實體的安全管理矛盾，是我國邊疆地區扶貧活動中的典型案例。維護扶貧檔案的內容與實體安全，不但能規范檔案管理、提升文件質量，同時也為“訪惠聚”項目的順利推動提供豐富切實的資料信息和決策輔助，為扶貧工作的精準把脈、精準施策提供支撐，大大提高了自治區人民政府與各駐疆企業的扶貧工作效率和成效，增強對“訪惠聚”扶貧項目的支撐服務保障能力。

一、“訪惠聚”扶貧檔案安全管理建設不到位

扶貧檔案作為扶貧工作的原始憑證，記載了受援助村落的基礎信息和受助脫貧的完整情況。其內容的精細程度是其他同類型檔案所少有的，涵蓋了本地區社會環境、經濟發展、地情地貌、風土民俗等各個方面，對于這種數量龐大的文件材料實施全過程管理本身就是一件難度極大的工作，加上新疆農村地區物質水平落后、基礎設施不完善、村干部教育層次低、“訪惠聚”工作自身的復雜性等多種原因，造成駐疆企業歸檔保管的扶貧檔案自文件形成階段起就出現了一系列有關內容與實體的安全性問題。

在“訪惠聚”扶貧工作開展過程中，各駐疆企業不同層次和各個環節的工作人員往往都對扶貧檔案的建檔歸檔負有責任。其中，駐村工作隊中一線的檔案工作者具有流動性、臨時性的特點，但他們往往又是“訪惠聚”扶貧檔案材料最為關鍵和初始的形成者，負責對貧困居民走訪普查并形成相關的文件材料。這些扶貧工作者通常是兼職的檔案業務人員，之前并沒有接觸過相關的檔案業務工作，因此很難確保在管理過程中關注和實現“訪惠聚”扶貧檔案的內容與實體安全。在2018年以前，駐村工作隊的成員每年替換，且輪替日期不定。直到2018年2月，新疆維吾爾自治區人民政府下發文件要求駐村人員必須駐滿3年，才使得工作隊中的檔案管理人員較為穩定。但相較于其他扶貧地區的檔案管理建設機制，仍具有極大的人員波動性。由于一線的檔案工作人員業務繁雜且調動頻繁，很容易出現檔案交接不及時、不到位等問題。新任的檔案業務人員既不熟悉“訪惠聚”扶貧工作的重點，也缺乏系統的檔案業務知識培訓，更沒有長期管理扶貧檔案的經驗。導致“訪惠聚”扶貧資料收集不齊全不完整，對于具體的文件材料不知如何劃分保管期限，在調閱檔案過程中沒有履行登記手續等問題時有發生，使得“訪惠聚”扶貧工作中關于檔案管理的安全措施呈現出不同程度的混亂狀態。

另外，民族問題和宗教問題是新疆地區長期以來一直關注和強調的重要問題，在“訪惠聚”扶貧檔案材料中，有大量基礎資料對相關問題有所涉及，甚至會產生大量秘密檔案?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法》規定：“國家秘密載體的制作、收發、傳遞、使用、復制、保存、維修和銷毀，應當符合國家保密規定?！笨赡壳?，在全疆范圍內推廣的“訪惠聚”扶貧工作并未形成專門的秘密檔案移交和保管措施制度。對于普通檔案的保管，也存在設施不完善，保管不規范等問題。據“訪惠聚”駐村隊中的工作人員介紹，2014年國網新疆電力有限公司剛剛開始推行“訪惠聚”項目時，各村的檔案管理基礎設施條件極差。不但沒有專門的檔案工作人員系統收集和保管各村形成的重要檔案，甚至在村委會中連檔案室也沒有，很多紙質文件被隨意堆放在廢棄的辦公室角落，長期無人理會，使得檔案實體遭到極大的破壞。直到2014年全疆開始啟動“訪惠聚”扶貧計劃，受幫扶村落才在駐村工作隊的指導下重建了村落檔案室并配備了相應的檔案柜，開始系統地保存扶貧工作中產生的重要文件?？捎捎谛陆r村地區的檔案管理工作發展長期處于百廢待興的狀態，加上各村受援助資金有限，物質基礎并不充分，短時間內無法在村內建立起一個比較符合《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》的檔案庫房和相應的科學管理制度?，F階段受援助村落的檔案室作為“訪惠聚”扶貧檔案形成、整理、保管的第一階段，只具備存放檔案的基本功能，并不滿足檔案室建設的“八防”要求，也沒有基本的防潮隔熱措施和安全設施，只配備了少數的檔案柜和桌子以及不能聯網的計算機，基礎設施建設依舊很不完善。保存的檔案原件存在著長時間無人管理、基礎設施不足等矛盾。

二、應建立合理的“訪惠聚”檔案安全管理體系

新疆地區的扶貧檔案管理工作起步較晚，目前仍處于以信息積累為重點的基礎性階段，因此在建立相關制度規范時，要格外重視扶貧檔案收集的完整性，整理的規范性以及全過程管理的安全性等問題。

為了保障新疆農村地區“訪惠聚”扶貧檔案的信息內容與實體安全，盡可能延長村落檔案室中保管的紙質檔案壽命，各駐疆企業檔案館與駐村工作隊中的主管領導和檔案業務人員應提高對于精準扶貧工作中檔案價值的認識，堅持檔案實體保護與檔案信息安全并重的原則。認真貫徹《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》，落實各類規章制度，確保檔案業務的安全保密。從實際工作出發，按照“訪惠聚”扶貧工作具體流程，制定扶貧檔案材料歸檔和移交的內容時間及質量要求，建設一套駐村工作人員可以遵循的扶貧檔案收集、整理、保存、利用規范。并積極開展對于一線檔案工作人員的培訓，就檔案整理的標準進行講解，不斷增強業務人員的檔案信息處理和統計能力。以便將扶貧信息迅速處理到位，提升工作效率。參與“訪惠聚”活動的各級檔案人員都應在遵守國家的保密制度和保密紀律的基礎上，執行檔案安全管理制度，堅持“預防為主，防治結合”方針，妥善保存“訪惠聚”扶貧項目中形成的各類文件材料，共同保守新疆扶貧地區的檔案機密。

在物質基礎方面，駐疆企業應切實改善“訪惠聚”扶貧檔案的保管保密條件。通過加強對檔案庫房建設等相關經費的投入，提供符合標準的檔案用房和利于檔案安全保管的設施，確保檔案用品符合國家標準的要求。駐村工作隊應按照相關的安全管理條例對村落檔案室中的內部設備進行及時檢驗與更換，并根據需要配備適應檔案現代化管理的技術設備，檔案室中的相關電器設施應嚴格按說明書使用。從而使檔案室內部保持適當的溫濕度，以達到“八防”的管理要求。無人值班時檔案庫房內應關門上鎖，消除相關安全隱患。存放實體檔案要使用專門的檔案柜，并按編號順序排列放置在檔案柜中。駐村工作隊應安排專門的檔案工作人員做好庫房管理記錄，建立各類檔案的移交目錄、歸檔文件目錄、案卷統計簿等賬冊。制定合理的檔案審查制度，確保賬、物相符。同時，還需保持村落檔案庫房的清潔衛生，做到專室專用，不應堆放與檔案保管無關的物品，未經允許，非檔案人員嚴禁進入。

在制度設置方面，駐疆企業公司檔案部門應健全“訪惠聚”扶貧檔案安全管理體系，并制定出符合本公司援助村落實際情況的扶貧檔案安全應急處置協調機制和管理制度，制定應急預案，在自然災害發生和突發事件來臨時能及時采取相應的檔案搶救應急措施，包括搶救方式、搶救程序和轉移地點等方面內容。同時，各村落檔案室應建立完備的扶貧檔案利用和保密制度。負責“訪惠聚”扶貧檔案管理工作的業務人員必須經過企業的專業培訓后方能上崗。當駐村隊中的檔案業務人員進行替換時，必須提前辦理完整的檔案交接手續。駐村工作隊要嚴格遵守現有的“訪惠聚”扶貧檔案安全保密制度，無論在何時何地由何人借閱，都應履行嚴格的登記手續并在規定時間內歸還。利用者則應確保所借檔案的安全和保密，不得以任何方式改變扶貧檔案的原有狀態。

在人員建設方面，各駐疆企業公司檔案部門與扶貧部門的主管領導應提高對于“訪惠聚”扶貧工作中檔案價值的認識，將“訪惠聚”扶貧檔案結合本地區具體的扶貧實踐完善相關的檔案管理機制。通過強化組織關系，推動規章制度實施等形式推動“訪惠聚”扶貧檔案的管理活動進程。主管人員不但要明確“訪惠聚”扶貧檔案管理工作流程中各部門人員的具體責任，還要及時與駐村工作隊中一線的檔案工作人員保持聯系和溝通，解決扶貧檔案管理具體實踐中的各項矛盾。檔案部門與扶貧部門的主管領導應加強對“訪惠聚”扶貧活動中檔案工作的監督考評，并定期開展督查問責，保證“訪惠聚”扶貧檔案管理持續開展。對于駐村工作隊一線檔案工作者而言，需要強化相關的檔案管理知識和技術培訓，熟練掌握檔案管理業務后方可上崗。在開展“訪惠聚”扶貧檔案的具體管理實踐時要存放有序，確?！霸L惠聚”扶貧成果能夠完整全面地記錄下來，保障新疆地區扶貧檔案的信息準確、工作質量優。

“訪惠聚”活動中形成的扶貧檔案從不同方面反映了新疆地區扶貧實踐的真實情況，是全國范圍內扶貧實踐的重要環節，是實現惠民政策精確化分配、扶貧對象精細化扶持的根本依據，具有重要的時代價值。確保檔案的內容與實體安全是新疆維吾爾自治區黨委與各駐疆企業的職責，只有在保障新疆地區扶貧檔案安全體系完備的基礎之上，才能通過“訪惠聚”扶貧工作中歸檔整理的文件材料反映出各駐疆企業落實“訪惠聚”扶貧工作的具體情況，體現新疆地區扶貧實踐的現有成效，為國家以及新疆維吾爾自治區人民政府部署未來的發展規劃提供更加充足的信息保障。