高校設備檔案收集工作淺議

文/上海大學檔案館 周紅光

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。設備檔案是高校檔案的一個重要組成部分。一方面，隨著國家雙一流高校建設等教育經費和其他各類科研經費投入的增加，教學和科研工作得到了更大的支持。另一方面，研究生和本科生招生規模增加，國家對學生的實踐教學提出了更高的要求，各類實訓中心和實踐基地紛紛建成，這些都使得高等學校的實驗室建設獲得快速發展，設備購置量大幅增長。我校設備購置每年呈快速遞增趨勢，從具體設備的歸檔數量來看，由之前的每年數十卷，至2019年歸檔達到380多卷。在此形勢下，優化對設備儀器檔案管理，有助于提升設備儀器管理工作水平，提高儀器設備的使用效率，更好地維護高校的固定資產，促進教學和科研水平的提升；同時，完備的儀器設備檔案相關數據可為學校的發展規劃、經費分配提供參考，促進高校整體向高水平大學邁進。

一、設備檔案的構成及保管形式

高等學校設備檔案的構成，依照2008年8月20日教育部、國家檔案局第27號令發布的《高等學校檔案管理辦法》可知：“儀器設備檔案主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料?！?/p>

在我校實際工作中，設備檔案主要由兩部分內容組成：一是職能部門（實驗設備處）的行政管理文件類，包括實驗室建設及運行情況的統計數據、部分進口設備的免稅申請及與設備相關的政策、制度、業務管理文件等。二是針對各具體儀器設備項目從申購到入庫的相關材料，包括固定資產申購審批單、可行性論證報告、招設標或政府采購文件、購買合同、開箱記錄、驗收調試報告、隨機資料表等。

高校設備檔案中，屬于行政管理文件類的檔案保管期限多為永久，這類文件材料的產生，相對集中在高校的設備主管部門，并由該部門的兼職檔案員負責歸檔，收集工作相對容易。而具體設備應歸檔的材料，在設備申請審批、外購過程、開箱驗收、調試過程、入庫等工作環節產生，這些環節涉及設備主管部門、申購部門和未來設備的使用保管部門等，還包括委托代理采購的校外其他單位，故材料分散在多位老師和校外單位員工手中，在設備入庫后由主管部門的兼職檔案員集中收集整理材料，并由檔案館收集指導室指導組卷后向檔案館移交，這類檔案的保管期限為長期。

二、設備檔案收集工作現狀

目前，設備儀器檔案無專門的管理辦法或標準規范，但從廣義上講，設備檔案是科技檔案的一個分支，所以《科技檔案工作條例》中的相關條款可作為規范參考，并可將《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）中設備儀器檔案管理的相關內容用于具體業務指導。設備檔案以卷為單位保管，并按臺套組卷，卷內文件按申購過程產生的順序排列。教育部、國家檔案局27號令指出，設備檔案應包括設備全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料，以此可知，歸檔材料應該涵蓋從申請購置到報廢全生命周期。

結合本校工作實際及部分兄弟院校調研情況來看，相對于教學、科研等門類的檔案來說，大部分高校的設備檔案收集工作重視程度是不夠的。有些高校由設備處歸檔一些管理類材料，具體設備全生命周期的相關材料不歸檔。有些即使歸檔，文件材料也多集中為申購和驗收等材料。比較來看，我校收集內容相對豐富，但也存在檔案不齊全的情況。一是管理類歸檔材料中，年度綜合統計報表和每年的設備購置和報廢清單不詳。二是具體臺套的設備歸檔材料，大多數止于調試入庫和隨機資料表，后續維修和報廢情況沒有歸檔。

設備檔案作為高校檔案的一個組成部分，不僅可供存史查考，還具有很強的現實使用性，可在設備購置、管理、維修維護方面提供重要的依據。完整翔實的設備檔案，提供全校相關設備的保有狀態，供各單位在提出申請和撰寫可行性報告時，快速查閱全校類似設備的數量、分布及性能，避免重復購置，提高設備利用率，還可以供新設備申購時參考學校已有同類設備的運行使用和維護情況，避免新購設備產生運轉不理想等情況，提高學校固定資產的質量。也可讓校領導快速了解學校設備狀況全貌，為其決策和審批提供有利的數據支撐。

設備檔案存在的另一個狀況是歸檔文件質量不夠高。由于設備購置周期長，使得相關文件材料收集歸檔的時間跨度大，且文件材料散落在多人手中，部分環節的文件存在缺失現象。購置設備在支付環節需要附合同和發票，導致在合同簽訂份數不足的情況下，大量使用復印件歸檔，有些在網上簽署的合同，也只能使用打印件歸檔，導致檔案作為原始憑證的性質大打折扣。紙張和用筆不規范的情況也屢見不鮮。

三、基于現狀的設備檔案收集工作重點

（一）加大宣傳力度，增強各級各類人員的檔案意識。目前大部分高校已將檔案工作納入學校整體發展規劃，檔案員網絡也已覆蓋全校。但是，由于設備檔案歸檔材料分布比較散，部分參與的教師不是兼職檔案員，對歸檔工作缺乏明確的認識，重視程度不夠，對歸檔文件材料的質量要求也不清楚。所以，檔案館應通過多種渠道宣傳歸檔工作的重要性，最好能在工作過程中發掘典型案例，通過利用的角度直觀體現檔案的價值，使接觸文件的各類人員都能對檔案工作加深認識，提高工作的配合度。

（二）細化明確歸檔范圍，提升檔案質量。針對設備檔案的現狀特點，檔案館可聯系設備管理職能部門（設備處等），共同討論細化設備檔案的歸檔范圍。在原有工作的基礎上，由職能部門補充年度設備購置統計清單及設備報廢清單，設備的保管使用部門可增加設備運行維保記錄等內容。設備檔案的保管期限多與其對應的設備儀器的生命周期相匹配，在設備實體報廢后，相關的檔案就失去了保存價值，但總體臺賬記錄著設備購置從申購至報廢的整個過程，是高校固定資產管理的重要憑據，既能為全校提供參考和佐證，也能對到保管期限的設備檔案進行鑒定與銷毀時，提供工作依據。在明確歸檔范圍的前提下，應同時注重多種載體的檔案收集，提升歸檔質量。作為歸檔材料，原件是最基本的要求之一，對于部分合同和政府采購資料來說，產生出來即是電子文檔，在這種情況下，應按照檔案保管的要求，盡量以電子文件方式接收，并采取與紙質檔案不同的保管措施。一些設備的安裝說明、操作說明等設備隨機技術文件，多以光盤甚至網絡鏈接形式存在，現實中為方便設備的使用操作，常常不歸檔而由設備保管使用部門保存，即使這樣，也應在隨機資料表中注明所有的隨機資料項目，而將隨機資料表歸檔。

（三）落實制度，強化機制，部門聯動，保障設備檔案收集齊全完整。我校各類歸檔制度建設已相對完善。針對收集工作，制定了檔案資源體系建設“應收盡收”工作機制。落實預立卷機制，收集過程中專兼職檔案人員的積極主動參與，是設備檔案齊全完整的重要保障。設備檔案工作應納入相關部門的規章制度和工作流程。檔案館與設備主管部門共同商討，擬定設備歸檔通用預立卷，明確需歸檔的文件材料清單。在相關設備購置申請審批通過后，由檔案館和設備處向申購單位講解需要歸檔的文件范圍和歸檔質量要求。參與設備購置過程的相關人員有章可循，會更容易在后續程序的執行過程中，時時留意產生的材料是否需要歸檔。由于需歸檔的文件材料往往分散在校內外多位工作人員手中，設備檔案的歸檔工作需要檔案館、設備主管部門和各學院實驗室等設備使用部門聯動，形成合力，保證設備檔案的齊全、完整。概括說來，就是“三納入、四同步、四參加”。在招投標、開箱驗收等關鍵環節，檔案館收集指導人員、職能部門兼職檔案員和設備使用部門相關人員應溝通信息，共同參與，密切配合，及時檢查文件材料的完整性和準確性，并由兼職檔案員第一時間收集保存好相關資料。這樣將檔案館收集指導老師參加設備儀器驗收等活動以制度形式固化，積極參與，過程中及時檢查，設備驗收入庫后及時完成全套材料的收集整理歸檔工作。

（四）完善檔案管理系統，促進檔案信息化建設。目前各地各級政府相繼推行一網通辦，大大提高了市民網上辦事的效率。實現一網通辦的重點是打通政務部門的信息系統，把政務數據歸集到一個功能性平臺，“打通”是關鍵環節。在此形勢下，高校在信息化建設方面也不能落后，組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作，應該與學校其他工作的信息化同步發展。高校二級部門紛紛開發了自己的信息系統，設備的申購、可行性論證、審批等環節多在設備處的專門網站上實現，招投標及合同簽訂等也越來越多地在校外采購方的網站進行公布，如此一來，大量的需歸檔文件以電子文件的形式產生，但目前電子文件的歸檔仍然實行雙套制，案卷中歸檔的紙質材料是電子文件的紙質副本，這與檔案材料的原始性要求是不匹配的。因此盡早打通校內各二級部門的網絡系統，使檔案管理系統與設備管理系統等從源頭對接，實現電子文件歸檔，才能匹配社會與高校發展速度。電子文件歸檔不但保證了歸檔文件是原件，更能減少紙質材料，緩解大部分高校檔案館庫房空間緊張的情況。部分高校已經啟動了智慧校園建設工作，因此，推進數字檔案館建設，保障檔案信息化、數字化建設與數字化校園建設同步進行，是一項迫在眉睫的工作。

（五）加強檔案培訓工作并注重培訓效果。檔案館負責設備檔案的相關指導老師應加強自身業務學習，熟悉與設備相關的法律法規和行業規范，熟悉設備購置流程。要與負責設備檔案歸檔的兼職檔案員共同商討歸檔范圍和流程，并進行紙質案卷組卷、著錄等業務指導，使之提升歸檔水平。隨著電子文件歸檔材料的增多，在電子文件的接收和利用環節所需要的技術規范和管理制度等，應在歸檔培訓上專門講解，最好能在現場演示檔案系統操作方法、信息系統的對接方式等。注重培訓效果，保障設備檔案收集的齊全和完整。