人事制度創新對人事檔案管理的影響探析

文/青州市益都衛生院 隋一鳴

人事檔案需要把職工入學、參加工作直至當前的各種履歷材料概括收納整理，其中還包括了個人成就以及個人處罰，人事檔案就是單位職工人生的全部經歷概況。隨著經濟社會發展的越來越快，各方面人才的需求也越來越大，人事檔案作為個人能力的表現，在各行各業中都得到了重視，由于社會面臨著轉型，人事制度的改革也不得不進行。在一些事業單位中，因為擔負著社會服務的職責，想要把社會服務提升起來，就需要將各種專業技術人才引入其中，在制度改革中把人才的創造力發揮出來。人事改革可以將社會當中的人才效益進行提升，但是想要把傳統管理突破，需要付出非常大的努力和代價，人事檔案管理需要把機遇把握住，為創建適應型人才發揮出更好的空間。

一、傳統的檔案管理分析

人事檔案作為個人的經歷概況，其內容非常重要，沒有特殊情況是不可以更改的，在入職的時候，人事檔案審查是非常關鍵的一個步驟，人事檔案如果出現了問題，就會對職工的入職以及以后的升職發展等多方面造成影響，由此看出，人事檔案是非常重要的。事業單位經歷了計劃經濟的過渡，事業單位當中干部身份（含聘任制干部身份）的職工以及工人身份的職工都有，職工的身份不同，在人事管理的時候需要應用不同的管理方式，人事檔案也需要區別對待，人事檔案存放及管理部門也不同。在職工出生的時候，人事檔案就已經開始記錄了，但是只有在確認個人身份的時候才會進行檔案的建立，所以，傳統的檔案管理當中的人事檔案是屬于個人的代表，檔案作為職工的紙質版的身份，其待遇也不相同，管理的措施也不一樣，職工的發展空間存在著局限性。傳統的人事管理模式導致了職工和單位對檔案內容的記錄不知情。在一些單位中，檔案可以作為單位用來規范管理職工的一種方式，按照人事檔案管理規范，人事檔案必須由單位或上級主管部門或人事部門的專人來進行管理和保管，在檔案管理的規定當中，職工本人無極特殊情況，是不可以自己對檔案進行查看的，很多職工本人不清楚檔案的內容。在這種環境中，職工有可能避免檔案中出現不良記錄而委曲求全。在存檔的時候，內容是由專人來填寫的，如果填寫出現了錯誤，對職工的未來有著很大的影響，例如，一名事業單位職工人事檔案中某階段學生時期畢業生登記表和其入學材料填寫有誤（并非本人填寫），本人并不清楚有誤情況，在參加職稱晉升評審時，因該錯誤造成當年無法參加職稱晉升評審。

二、人事制度創新對檔案管控層面作用分析

（一）下崗職工檔案管理受到限制。事業單位的改革導致了其所有權以及經營權分離，事業單位也被投入市場競爭當中，不存在什么鐵飯碗了，如果經營出現了問題，事業單位有可能宣布破產，職工會和事業單位脫離關系，下崗的職工需要自食其力。人事檔案對于下崗職工來說作用不大，在他們眼里檔案和他們沒有關系，這就使國企市場在進行改革的時候，下崗職工對檔案的忽視非常嚴重，人事管理也和他們沒有關系。

（二）事業單位工作人員檔案管理受到限制。事業單位在我國的經濟社會組成占比非常重，可以對就業壓力、助力經濟發展等方面起到很重要的影響。但是，從目前來看，事業單位對于檔案的重視度并不高，在應聘時只需要擁有相對應的技能、學歷和身體素質及過硬思想素質，經過相應考選就會被錄取成為職工。這就導致人事檔案在社會經濟當中沒有發揮功效的地方，只需要一份勞動合同就可以了。職工和事業單位簽訂了合同就可以正式上班了，事業單位不會用人事檔案來對職工進行約束，職工也不會有人事檔案的壓力。

（三）人事檔案自身的限制。有一些職工為了自身的職業發展前景而去偽造信息以及刪除不良信息來獲取職位。在傳統的升職體系中，需要檔案內容里面具備學歷以及榮譽，有一些人看到造假者取得好的職位沒有被拆穿，導致自身心理的不平衡，也去篡改自己的人事檔案。一般來說，造假的內容有年齡、學歷、榮譽、經歷、身份等，如果年齡和學歷被更改了，那么人事檔案就沒有存在的意義，記錄的內容也沒有用了，在單位，通過人事檔案來對職工進行考察的時候，造假行為的加入導致了沒有辦法繼續考核，也失去了考核的公平公正。

三、人事改革環境下人事檔案存在的問題

在事業單位中，人事改革的實踐比事業單位檔案改革晚一點，傳統管理體系當中，工作人員的發展空間還是會有的，在計劃經濟沒有被完全消除以及改革開放深入推動的環境當中，事業單位的發展和事業單位的檔案管理問題慢慢突顯出來，其中通過檔案管理來限制專業技術人員的問題最為嚴重。在改革實踐中，事業單位認為技術性人才占據的是主要的地位，在人事制度優化升級之后，人事檔案管理的更新落后了，對于事業單位人才持續性管理使用的方式為嚴控職工人事檔案制約性管理，在一些基層的事業單位中，一些研究生以上學歷或中高級專業技術人員使用的都是扣押檔案這種方式來防止人才的流失。這些情況的發展原因有很多種，基層事業單位工作非常忙、薪資較低、提升空間不大等?；鶎庸ぷ餍枰總€部門使用主觀來落實行動的，基層事業單位內，有部分中高級專業技術人才一人對接多個部門，一人多崗位工作?；鶎邮聵I單位工作人員數量的不充足使個人的工作量增加，而且薪資待遇非常低，各種渠道的晉升名額少（包括專業技術職稱、領導干部提拔任用），這些原因導致了專業技術人才需要通過其他途徑來進行職位的升遷，為自己爭取到更好的發展環境，選擇辭職或考入、調離基層工作單位，這種情況下，基層單位就會以檔案扣留的方式來阻止人才流失。管理理念的落后也會有這些情況發生，事業單位是政府行政體系的下屬部門，有很多內部人員在管理方面存在著老舊的思想觀念，他們認為工作人員就是下級人員，需要限制住，這種管理理念導致了人事檔案管理變革落后。

四、人事改革背景下，檔案管理的優化舉措

（一）檔案管理的控制力度需要減輕。人事管理制度在改革背景下會非常人性化，人事檔案管理也需要增加人性化的管理。在檔案管理的改革探索當中，需要把人事檔案的約束性能減輕，讓招聘機制作為事業單位和職工之間的新型關系，將聘用制度運用起來，可以發揮出很大的優勢，應聘人員和事業單位的選擇是雙向性的，是經濟社會市場所配置的人才結果。從專業人才的角度來思考，如果現在所占據的崗位沒有辦法將其最大的功效發揮出來，那么可以自行離開單位；從單位的角度來思考，如果專業技術人才沒有辦法勝任此崗位，可以通過合同來解除聘用關系。通過這種人事管理制度為單位和人才提供了很大的選擇空間。專業技術人員為了適應崗位而不被淘汰，需要努力把自己的專業水平進行提升才可以滿足崗位的需求，事業單位想要把人才留住，需要在升職以及薪酬等方面加大優惠條件。當專業技術人員發現了比現在更好的崗位，可以通過合同期滿來選擇是否離開在任的崗位，單位不可以通過檔案來阻止職工的選擇。

（二）檔案管理的專職部門。人才的流動非常迅速，在傳統的人事檔案當中，任職單位的管理模式會對人才的交流形成阻礙，國家需要把專門的檔案管理機構建立起來。想要把檔案管理的中立性增強，相關部門利用檔案來進行審核的時候需要把用人單位的依賴給擺脫掉，在履歷和業務能力這一方面，檔案管理人員需要利用自己的手段來把相關的證據找到，并檢驗檔案內的記錄是否正確。檔案的內容增減需要有所依據，不然不可以隨便更改。

（三）推動人事檔案制度進一步改革。根據國家人事制度體系的改革應當保持同步性，促使事業單位可以從改革的開始作為國有企業、政府機構人事制度改革的“緩沖帶”。事業單位一方面需要接納并認同大量改革之后所存在的各種分流人員以及富余的人員，還需要解決一些改革難題。人事檔案的管理改革應當保持前瞻性，隨著事業單位人事制度的改革保持持續性的推動狀態，針對其中的各種問題及時落實解決處理措施。人事檔案的管理應當保持首位，推動事業單位的人事檔案管理工作可以持續性發展。

（四）充實人事檔案內容。企業方面需要做好工人合同制的落實，事業單位需要確保人員聘用制的落實，單位與個人應當保持平等協商性的聘用關系，聘用的合同書以及不同的協議都可以直接體現聘用的關聯性以及憑據，這也對雙方的履行職責、義務以及責任等具備法律效益。對此，勞動合同、工作協議以及聘用文書等都應當作為人事檔案的重點管理內容，并成為人事檔案的組成部分，進一步充實、完善人事檔案，從而推動人事檔案管理工作持續發展。

五、總結

綜上所述，在事業單位的正式職工當中，人事檔案是他們的身份標志，人事檔案管理的科學性以及高效的管理可以決定人才是否發揮出最大潛能。傳統的管理模式在人才交流以及升遷方面有著非常大的影響，需要在人事體制改革的背景下對檔案管理模式進行優化，人才和單位可以雙向選擇。