如何做好事業單位檔案登記工作

孫 莉

大同區普查中心，黑龍江 大慶 163515

一、引言

我國現階段的事業單位檔案管理工作中，檔案登記管理工作是一項非常重要的任務，事關事業單位的合規管理、效能提升、未來發展，如何做好事業單位檔案登記工作值得我們深入思考，用切實的方法提升事業單位檔案登記工作的水平。

二、事業單位檔案登記管理工作存在的問題

首先，事業單位檔案登記管理工作缺乏科學手段的分析。信息技術應用到各行各業的背景下，許多事業單位的檔案登記管理工作依舊采用傳統的管理方式，效率不高，而缺乏改革的動力和方向的癥結在于沒有對這些檔案、管理特點進行分門別類的分析和劃分。這樣限制了檔案登記工作的效率提升、也不利于事業單位檔案登記管理工作的進一步深化和開展。

其次，事業單位檔案登記管理工作缺乏理論聯系實際的依據。多數檔案管理工作處于分散管理的狀態，很多工作都是員工兼職在做，不熟悉標準，缺乏工作指引。這就造成了檔案登記管理工作缺乏理論指引、缺乏理論聯系實際的切入點，改革困難重重。

最后，檔案登記管理缺乏信息化科學化、人員素質不高、制度欠缺完善。事業單位許多檔案登記還采取手工操作資料的形式，缺乏轉換成數字格式，無紙化的文檔也限制了檔案管理工作的開展，無助于檔案的管理和保存。多數管理檔案的員工兼職操作，專業水平、管理素養都不高，缺乏業務專業指導，實踐經驗不豐富，不利于工作標準的形成和制定。在檔案登記管理工作中，缺乏必要完善的制度，監管部門執行責任不能有效履行，管理制度變成了無作用的效果。

三、事業單位檔案登記管理工作提升的途徑

（一）基于理論依據下的檔案登記管理工作分析

國家在日常的事業單位管理過程中，就應當基于科學理論的指引下，對機構內部的事業單位組織架構、布局、崗位職責進行界定，在這個管理過程中，事業單位的檔案登記工作就起到了很重要的作用。通過對事業單位員工的情況登記，根據法務事務、事業單位歷史沿革、現實情況等確定每個單位的職責和責任，進而確保單位負責人的法律資質和義務權利，對事業單位每個員工的工作行為規范提供了法律依據、理論依據。隨著事業單位改革日趨社會化、多元化，事業單位檔案登記管理工作水平將會不斷得到提升，因此，對檔案信息要進行更加有效的全面分析，進而實現事業單位檔案登記管理工作的高效。

（二）理論聯系實踐總結檔案登記管理工作的優化原則

大方向統一、基層實際靈活的統一靈活兼顧原則，是事業單位檔案登記管理工作中所需要關注的重要優化原則之一。在嚴格遵循國家檔案法律法規的前提標準下，推動事業單位檔案登記管理工作的合規、標準化。每個單位在開展檔案登記管理工作中，都要遵循理論聯系實際的原則，依據各個單位的實際情況和特點對制度進行頂層設計，不同規模、性質的單位就要應用不同的管理制度。所以，事業單位在設計符合本地實際需求的檔案登記管理工作制度中，首先應當依據國家的統一規范來開展工作。其次要關注執行過程中本地的難點、痛點，強調標準、執行并重的原則。倘若一個單位只是在大方向上對檔案登記管理工作進行一個簡單的界定，而沒有對工作人員的實操進行細化的規定，那么這個制度必然缺乏可執行性，事業單位工作人員的效率就得不到提升，所以事業單位在檔案登記管理工作中必須強調工作的執行力，應當積極調動員工的自律性，強調理論聯系實際，因地制宜制定規則。最后在檔案管理工作中的主體是檔案管理人員，要形成一套權責一致的管理措施，工作過程中應當充分保障檔案管理人員的權力，也要明確他們的義務，形成定期的反饋機制，充分激發他們的工作熱情。

（三）科學促進發展探索檔案登記管理工作的優化途徑

第一，要加強社會工作人員的檔案管理意識，完善各項制度規章。在檔案登記過程中，多數檔案只遵循了單位負責人簽署的申請書、法定文件，這些材料多數屬于官方性質的內容，過于簡單，缺乏利用價值，有些資料也缺乏研究的可行性、可論證性。究其根本，還是因為社會工作人員對于檔案登記工作的管理意識不強。所以，應當加強管理意識，從宣傳、領導推動等方面，促進檔案登記管理工作形成一套完備的管理體系，確保事業單位檔案登記管理工作的順利開展。

第二，健全檔案登記管理制度，加大檔案登記的力度。健全管理制度是事業單位完善檔案登記、完善事業單位自身管理的重要環節。只有完善了制度，才可以確保工作人員的工作規范性?，F階段的事業單位管理工作中，多數機關并不重視制度的建立，工作人員對于檔案管理工作不夠重視，導致工作效率不高。所以，現階段的單位負責人應當恪守操作規范，依照本地實際制定有效的規范措施，形成長效機制。

第三，檔案登記管理的信息化工作推動。在信息化發展的大背景下，事業單位檔案登記管理工作也應當遵循電子政務大背景。要及時找尋檔案、尋求資源共享、為電子政務的科學建設設置一套專業的體系，對電子檔案的數據化管理形成一套有效的機制，借此提升檔案登記管理的工作水平。