信息化時代加強人事檔案管理的幾點思考

廖青松

【摘? 要】在信息化時代背景下，廣大企事業單位的人事檔案管理工作應符合時代發展的要求，主動積極開展符合自身特色的人事檔案管理的信息化建設工作。結合自身從事高校畢業生的人事檔案管理的經驗，多角度分析了信息化時代背景下的高校畢業生人事檔案管理中存在的問題，并有針對性探討了如何有效創新開展人事檔案管理信息化建設措施，希望對于全面提升高校畢業生的人事檔案檔案管理水平有所幫助。

【關鍵詞】人事檔案;檔案管理;信息化建設;管理措施

1 引言

在信息化時代背景下，信息技術融入到檔案管理則是必然發展趨勢，各種電子政府、電子商務、電子管理等正在越來越多出現在單位的各種管理中，也是很多單位所采用的新型管理模式，符合單位的可持續化發展理念，也能全面提升單位的整體工作效率，符合信息化時代發展要求。在應用信息技術的優勢的過程中，對于促進企事業單位的整體效率，特別是發揮出政府管理效率具有非常重要的意義，這也是全面構建服務型政府工作的重要舉措之一。在信息化時代背景下，通過將信息技術優勢融入到人事檔案管理過程的實踐中，能有效提升單位的行政職能，有效控制行政成本，以便更好地為大眾提供更加優質的服務，切實有效地全面提升單位在進行人事檔案管理實踐中存在著各種問題，能全面提升單位的核心競爭力，符合新時代的檔案管理的信息化建設要求。只有通過高質量的人事檔案管理工作，方可以保障提供足夠的可用人才，全面保障所錄用高校畢業生的綜合素質能力符合單位的發展要求。這里結合自身從事高校畢業生檔案管理的實踐經驗，探討了如何有效推動人事檔案管理模式信息化的高質量發展應該注意的問題，以便更好地促進事業單位核心競爭力的提升，更好地符合時代發展的要求。

2 基于信息化的高校畢業生人事檔案管理中存在的問題

2.1 管理人員信息化素質總體不高

在逐步深化人事檔案管理改革的過程中，應加強信息化建設方案的完善，這就要求廣大檔案管理人員具有一定的信息技術應用水平。當前，大部分認識檔案管理工作并沒有被領導所重視，大部分管理人員的綜合業務能力不過硬，信息技術應用水平不高，這些都會造成人事檔案管理工作的信息化進程受阻。結合高校畢業生檔案管理的特殊性，部分工作人員沒有相關的檔案工作實踐經驗，造成具體的畢業生檔案管理的信息化綜合素養偏低，難以滿足高校畢業生人事檔案管理信息化建設的要求。

2.2 信息化建設定位存在失誤

在當前“互聯網+”時代背景下，如何有效實現信息化定位發展則是保持人事檔案管理的重要內容。信息化發展作為單位迎合時代發展的救命稻草，全方位推動信息化建設的過程中，而如果忽視發展中的柔性方面，不符合時代發展規律要求，在貫徹落實信息化發展道路的過程中，不懂得靈活變通，過于僵硬的模式難以滿足現代化的高校畢業生人事檔案管理的要求，特別是無法擺脫傳統高校畢業生的檔案管理的束縛，造成存在忽視自身動作特點或信息化建設定位失誤的情況，無法從先進的信息化技術中尋求答案，這樣則會造成高校畢業生檔案管理工作中存在著一定的混亂局面。

2.3 存在較為落后的信息化設備與信息化技術

在當前我國經濟社會的發展過程中，高校畢業生檔案管理具有一定的復雜性，如果不重視其信息化發展的情況，則會造成檔案管理工作人員難度增加。從實際情況來看，部分高校畢業生檔案管理在信息化設備配置方面存在著較為落后的情況，相關的信息化技術應用水平總體不高，還難以滿足檔案管理的現代信息化發展要求。

2.4 信息化建設投資力度不夠

結合單位的發展實際情況，高校畢業生檔案管理工作對于事業單位的發展，以及高校畢業生的后續工作都非常重要。在信息化時代中，我們應該盡量避免出現身份信息被盜用的情況，充分重視高校畢業生檔案管理中存在著的不足之處，不斷加強高校畢業生檔案管理體系逐步完善。分析高校畢業生檔案信息化發展的實際情況，應重視相應的信息化投入及配置工作，實現信息化資源的優化配置，保障足夠的高校畢業生檔案管理的發展資金，才能順利推動高校畢業生檔案管理工作的信息化進程。

3 人事檔案管理信息化建設措施

3.1 全面保障提升管理人員信息化素質

為了保障檔案管理人員具有一定的信息化操作能力，則應重視平時對于他們在高校畢業生檔案管理方面的專業化培訓，并積極更新他們的信息化管理理念，有效全方位提升他們的信息化綜合素質能力。另外，管理人員則應從整體上重視高校畢業生檔案管理工作，認識到高校畢業生檔案管理的特殊性，具有較強的業務能力。最后，利用多樣化的措施來提高人事檔案管理工作人員的積極性，這樣也有利于他們實現自身價值。

3.2 信息化建設應從實際出發實現張弛有度

在推動人事檔案管理的信息化建設過程中，應從單位的實際情況，開展相應柔性化建設方案。具體來說，體現出信息化建設在高校畢業生人事檔案管理中的潤滑劑的作用，有效緩解人事檔案管理中存在的問題。比如，結合部分工作人員為九零后的不穩定情況，則應重視充分發揮信息技術的優勢，能有效實現高校畢業生人事檔案的便捷化管理，但并不意味著全方位利用信息技術來替代傳統的紙質檔案。結合檔案管理信息化的發展情況，其在處理突發事件方面還存在著一定的不足之處，我們不能忽視在“互聯網+”背景下的紙質檔案的有效性。所以，結合高校畢業生檔案信息化發展特點，則應保障信息化建設張弛有度的方針。

3.3 增大人事檔案管理投資力度

在重視高校畢業生檔案管理發展的基礎上，則應從各個層面宣傳高校畢業生管理對于社會發展的重要性。在“互聯網+”時代背景下，應重視加大對于高校畢業生檔案信息化建設的投資，并積極從硬件以及軟件等方面實現信息化設施的配置，合理實現各種資源配置優化，重視自主技術的研發，全方位促進我國的高校畢業生檔案管理信息化整體水平。

3.4 發揮“互聯網+”時代優勢

在“互聯網+”時代的影響下，我們還應重視高校畢業生檔案管理工作的智能化特點，借助于信息技術中智能化優勢，保障高校畢業生檔案管理模式的優化。傳統的檔案管理模式，會造成物資浪費、存檔資料不完整等情況，如果重視發揮好數字化技術的優勢，并能結合智能化管理的特點，這樣就會進一步為高校畢業生檔案管理工作創建更大的發展空間。只有順應時代發展的要求，才能從各個角度更好地促進高校畢業生檔案管理健康穩定的持續化發展，以便更好地全面主動積極順應互聯網時代發展的特點，全面提升高校畢業生檔案綜合管理水平。

3.5 加強信息安全建設

信息化安全則是在推動高校畢業生檔案信息化建設方面中的重要內容，反之，如果不重視信息安全問題，則會造成高校畢業生檔案的竊取、盜用等問題，對于個人發展以及整個社會都具有相應的危害性。這就要求檔案管理工作中應積極采用先進的外網隔離方式，并有效配置防火墻、殺毒軟件，定期化更新，有效預防網絡攻擊，保障檔案管理的信息化安全。另外，還可以借助于文件云端備份技術，避免造成文件損壞及丟失的問題。

4 結語

綜上所述，在信息化時代背景下，高校畢業生檔案管理工作一定要符合時代發展的要求，積極開展符合自身實際的信息化建設工作，這樣方可以發揮其在培養、選取、使用人才等多個方面的重要作用。傳統的高校畢業生檔案管理存在著諸多不完善之處，借助于發揮出信息技術的優勢，能有效彌補存在著諸多弊端，充分發揮出信息技術的優勢，進而保障開展高質量的高校畢業生檔案管理工作，全面提升人才服務中心的核心競爭力，更好地符合時代發展的要求。

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