醫院檔案管理存在的問題與對策探討

【摘? 要】本文主要分析目前醫院檔案管理中存在的問題，并以規范化、數字化實行醫院檔案管理，實現檔案資源的高效利用與合理配置，以期促進我國醫療事業的良好發展，以供參考。

【關鍵詞】醫院;檔案管理;問題;對策

引言：

在醫院檔案管理中，其管理人員首先應重視檔案管理工作，進而確保檔案管理工作可以扎實進行。其醫院檔案管理對于醫院各項工作是息息相關的，檔案管理的好壞會直接關系到患者的身體情況以及醫患關系的和諧程度，因此醫院全體職工應高度重視醫院檔案管理。避免檔案管理混亂導致檔案管理水平低下的情況。檔案管理人員應結合現有的檔案法與醫院標準檔案辦法不斷強化自身對檔案管理的認識，加深理解檔案管理的必要性，進而促進醫院更好的發展。

1、醫院檔案管理的重要性闡述

在醫院檔案管理中，檔案資料信息數以萬計。在傳統的檔案管理中一般是以人工為主，其資料處理效率較低，并且容易發生檔案丟失的現象。因此，應針對檔案管理進行規范化與數字化并制定出完善的醫院檔案管理制度，以此在規范性的醫院檔案管理中，確保全體職工提高對醫院檔案管理的認識，并以高標準要求自身做好各項工作，避免對檔案管理人員造成不必要的麻煩?；蛞虿恢匾暀n案管理工作造成檔案丟失、檔案損壞、管理松懈等基礎問題^[1]。與此同時，在目前信息技術快速發展下，管理人員應利用科技檔案數字化并在信息科技的基礎上，對醫院現有的檔案資源進行統一整合、管理，并利用好信息管理系統將檔案管理工作變得自動化、標準化。當前，醫院科技檔案數字化已經成為一種趨勢。

2、目前醫院檔案管理存在的問題分析

2.1醫院檔案管理人員缺乏規范化管理意識

在醫院檔案管理人員缺乏對規范化檔案管理意識時，也忽略了檔案管理中的核心特點。例如，醫院對出生醫學證明檔案管理還存在很多問題，管理人員對規范化管理意識不夠也導致無法將紙質檔案轉化為數字化掃描檔案。同時，檔案管理人員普遍認為檔案管理只是需要保存、記錄等基礎性工作，進而導致在實現規范化檔案管理過程中出現無從下手等現象，嚴重影響檔案資料利用率。

2.2缺乏完整的管理體系，管理模式相對單一

現階段，由于缺乏完整的檔案管理體系，且管理模式相對單一這種情況導致管理人員面對大量的檔案時容易出現歸檔錯誤的情況。同時，在進行醫院檔案管理工作時，管理人員還基于傳統的管理辦法，在管理模式相對單一的情況下管理人員無法提高對數字化與網絡化的認識，從而導致醫院規范化檔案管理制度不夠健全，缺乏完整的管理體系。在這種情況下不僅會出現文件損壞、文件雜亂、無法規整、檔案序號丟失、組卷不統一等現象，還導致醫院使用檔案資料效率降低，無法滿足醫院日常工作需求^[2]。

2.3不夠重視數字化與網絡化的應用

在進行醫院檔案管理時，管理人員應意識到目前信息技術對檔案管理工作的幫助，進而有效利用數字化、網絡化等信息技術形成電子版醫療檔案管理體系。

但現階段，由于管理人員不夠重視數字化與網絡化的應用，這種情況導致電子版檔案管理與實際要求相差甚遠，其醫療檔案數字建設也發展緩慢。

2.4缺乏專業的檔案管理人員

在醫院檔案管理工作中，其檔案管理人員應有較高的業務能力與較強的溝通能力，以此促進檔案管理發揮效用。但目前由于大多數檔案管理人員缺乏對信息技術的認識，且自身的業務能力不足以支撐醫院檔案管理的特點，這種情況導致檔案管理人員并不具備真正的檔案管理的能力。例如，醫院所涉及到的檔案管理文件較多，大多數檔案都需要進行細節化分類，但由于專業的檔案管理人員較少，在對檔案進行分類時也只是根據文件名稱進行收集與裝訂而已，并沒有實質性了解檔案內容進行細節化分類，且對于檔案管理還處于管理經驗上，缺乏實際的管理能力。與此同時，在檔案管理人員缺乏一定的管理能力與專業能力時，也無法符合新醫療制度改革發展的要求。

3、醫院檔案管理的對策分析

3.1提高檔案管理人員對于規范化數字化的認識

在醫院檔案管理中，為實現規范化與數字化管理內容，首先應提高管理人員對規范化數字化的認識。例如，醫院可開展信息化檔案管理建設培訓工作，以此不斷提高管理人員對信息化檔案建設的認識，并提升檔案管理人員的業務能力。進而在進行檔案管理時，管理人員可有效對出現的問題進行及時的解決，避免因檔案丟失、檔案損壞等因素造成的損失，很大程度上提高了醫院檔案管理的安全性與規范性。與此同時，在以信息技術進行檔案管理工作時，應確保做好檔案的信息化安全建設，避免檔案存儲不佳造成的丟失、損壞等情況，以此有效促進醫院規范化電子檔案落實。管理人員應根據檔案管理系統中的各項要求，開展安全檢查工作，并利用互聯網實現電子版檔案管理，可建立防火墻或防黑客攻擊程序促進檔案管理的安全性^[3]。

3.2全面提高醫院檔案管理人員的專業能力

在新醫療改革后，我國在醫療衛生事業檔案管理工作中還存在著很多不足之處，并且新醫療改革對我國目前醫院檔案管理工作也提出了較高的要求，針對這一情況其醫院應切實提高檔案管理人員的專業能力，進而符合新醫療改革要求，全面提高檔案的專業管理水平。首先，在醫院進行招聘時，應招收專業能力較高，并且具有一定檔案管理經驗的人員，在通過測試后人員才可申請入職。其次，當地醫院應根據國家檔案局的有關規定，對檔案管理人員進行培訓工作，在進行培訓時應根據信息技術檔案管理規則進行，并以檔案基礎內容、統計內容、檢定內容等進行培訓。以此確保醫院檔案管理工作扎實開展，并在檔案人員的努力下確保檔案工作業務建設規范^[4]。

3.3建立完善的醫院檔案管理制度，并依法治檔

在進行醫院檔案管理時，應建立健全完善的管理制度，并依法治檔。首先，管理人員應根據不同的檔案進行分類，并確保管理制度納入到綜合性醫院崗位責任制和考核方法之中。其次，應根據留存檔案名錄進行完善，其檔案名錄應包括如閱辦單、三重一大會議紀要、招標文件、評標過程文件（專家簽到表、參與單位簽到表、招標論證會議紀要、評分表）、投標文件、最終合同。同一類型的項目應形成統一的招投標檔案留存目錄，以便于管理，并且確保滿足使用要求。其次，在針對檔案留存形式與留存年限進行管理時，可運用掃描儀等設備將紙質材料變成數字化材料，并進行智能化管理。電子化檔案的留存對電子信息的安全提出新的要求，可通過檔案加密、防火墻和預防入侵等手段加強電子檔案的安全性?？傊?，通過現代化信息手段對招投標檔案進行電子化管理，可強化檔案的完整性，便于管理。與此同時，在醫院檔案管理的過程中，應改變以往管理部門繁雜的現象，為解決以往存在的檔案管理問題，醫院可將檔案管理統籌與一個專業的部門，并設立好相應的制度與考核方法。特別是在進行檔案的借出與歸還時應制定出有效的制度，應做好歸還記錄，進而嚴格按照規章制度辦事，全面促進在新醫療改革后醫院檔案管理工作的有序進行^[5]。

3.4建立檔案信息網站

首先，在醫院中由于有大量的資料、記錄、文書等，為避免產生檔案重復、丟失、混亂等情況，應建立檔案信息網站，其檔案管理信息網站可幫助管理人員減少檔案管理中的錯誤情況，并確保檔案的安全性。其次，為提高規范化與數字化的檔案管理內容。其管理人員應針對目前醫院情況利用好信息技術，并以互聯網系統促進醫療檔案針對性管理。例如，在管理體檢檔案時，應結合不同社區矯正不同時期檔案管理要求，并利用信息技術重點就檔案進行分析，如檔案評估是否按期、評估結果是否真實有效、日常監管是否到位、定期體檢是否規范等管理內容，并不斷完善電子版文書檔案內容，確保在檔案分類、檔案管理的規范性^[6]。

結束語：

綜上所述，目前我國人民對于醫療事業的發展比較關注，在這種情況下不僅給我國醫療事業帶來了一定的發展空間，也對醫療檔案提出了一定的要求。因此，在進行醫療檔案管理時，應明確新醫改明確規定，為促進醫院整體利益應解決好目前檔案管理存在的問題，并加快檔案基礎設施建設、數字化建設等內容，以此不斷提升醫院檔案的使用效率，為疾病事業做出基本的貢獻，為人民的身體健康保駕護航

參考文獻：

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作者簡介：

翟培元，（1985.07-），男，漢族，河南省駐馬店市驛城區人，畢業于平頂山學院，館員職稱，就職于駐馬店市中醫院，研究方向：中醫院綜合檔案的管理與應用。