檔案信息化建設在醫院檔案管理中的作用研究

隋萌

【摘要】隨著患者對就診的需求越來越高，以及我國醫療水平的不斷發展，傳統的檔案管理工作模式已經無法適應新時代的發展需求，所以加快檔案管理工作信息化建設已是大勢所趨，同時也是提升醫院醫療、服務水平以及綜合實力的有效途徑。本文論述了醫院檔案管理工作信息化的作用與意義，提出推進醫院檔案管理工作信息化建設的探索與思考。

【關鍵詞】檔案管理;信息化建設;作用意義;服務質量

隨著人們對看病需求和體驗不斷地提升，檔案管理工作在整個醫院工作中越來越發揮著重要的作用。但是，隨著時間的推移，醫院檔案資料基數不斷增大，傳統的紙質檔案管理模式已經無法承載如此龐大的信息數據，同時增加了資料整理與查閱的難度，使檔案管理工作難以發揮它的價值。所以，將信息化技術運用到醫院檔案管理工作中，對緩解當前醫院檔案管理工作的瓶頸、提升醫院檔案管理工作乃至整個醫院的醫療水平有著重要的作用?；谛畔⒒夹g，工作人員對于資料的分類整理壓力將會減輕許多，同時，基于網絡共享特點，在被允許的前提下，醫院各個工作人員不用去檔案庫房，在辦公室就能一鍵調取需要的資料，極大地提升了工作效率。所以，加快檔案管理信息化建設是社會發展的必然，同時也是提升醫院綜合實力的關鍵手段。對此，醫院管理層必須引起重視。

一、醫院檔案管理工作信息化的作用與意義

（一）適應現代化社會發展的必經之路。隨著網絡科學技術的不斷進步，信息化技術已應用于生活的方方面面。將信息化技術合理運用于工作中，無疑找到了提升工作質量的有效途徑，所以醫院加強檔案管理的信息化建設是適應現代化社會發展的必經之路，也是提升醫院檔案管理工作乃至整個醫院工作水平的重要手段。傳統檔案管理工作幾乎都是采用紙質檔案，不僅要時時注意蚊蟲、防水防火的問題，而且檔案資料難以查找翻閱，信息難以共享，一定程度上降低了檔案管理工作的價值。而將檔案管理工作信息化，利用計算機網絡對資料進行集中歸檔整理，減輕了人工統計整理工作的繁瑣性。同時，借助網絡技術，系統能自動對資料信息進行對比和矯正，極大程度防止了資料出現缺失或者重復的問題?；诰W絡平臺的共享特點，各個科室需要查找資料時不用再去檔案室，在自己辦公室就能一鍵查取各種資料信息，使醫院其他工作人員的工作效率得到提升?；颊咴诓煌t院、不同科室進行就診時，不用再帶著一大堆病歷資料，使患者的就診也更為便捷，從而全面推進醫院工作進程。

（二）提高醫院服務質量的有效途徑。醫院工作主要是服務于患者的，所以，讓患者感到就醫便捷，有一個好的就醫體驗是醫院為之奮斗的工作目標。傳統的就醫模式，患者需要通過在不同的地方排隊等待數次才能完成一次看病，導致患者看病時間成本高，就診體驗差，醫生看病效率也難以提升。隨著網絡技術的不斷推進和發展，現如今大部分醫院形成了一體化的就醫系統，預約就診、掛號等都可以在網上完成，患者不用再去醫院排隊掛號。同時，醫院實現病歷檔案的信息化，患者不用再帶著一大堆資料去看病，醫生通過計算機網絡就能實時看到病人的身體檢查情況和之前的就診情況，極大提高了就診效率，使患者看病更為輕松。所以，為了保證患者就醫更為便利，進一步提升醫院的服務質量，醫院必須加快推進檔案管理信息化建設進程，利用網絡技術的優勢，對醫院檔案進行有效分類和規整，并對各科室乃至各醫院的信息資源進行整合共享，促進各醫院醫療服務水平的共同進步。同時，在對不同醫院的檔案資料進行共享時，醫生要注意到各地區可能由于地域文化差異導致檔案管理工作的制度有所差異，各醫院在進行檔案資料共享時會出現信息錯誤，所以國內各醫院的檔案管理工作制度和要求要努力朝著統一性方向發展，全面提高各個醫院的服務質量和醫療水平，最大程度保證患者的就醫效率和質量。

（三）醫院決策活動有效的參考依據。醫院檔案管理工作主要是對醫院各科室的人員以及患者的病歷資料等進行分類歸檔整理，是醫院發展歷史中信息的呈現，也是醫院未來發展規劃的參考依據。隨著時間的增加，檔案資料不斷累積，使資料整理工作的壓力越來越大，傳統檔案管理工作模式已經難以負荷。同時由于資料過多，難以及時查閱調取，醫院檔案的利用率也大大地降低。所以，為了提高醫院檔案資料的利用率，充分發揮檔案資料的價值，加快推進醫院檔案管理工作的信息化建設是十分有效的手段。通過網絡技術，醫院可以將檔案資料統一規整到一起，并且在醫院開決策會議時能夠一鍵調取有效的資料信息，通過信息化檔案資料，決議者能及時了解醫院現在的醫療水平、發展狀況、患者就診情況以及社會認可度等等，從而對醫院未來的發展提出合理科學的規劃。能夠及時查閱，為醫院各種工作及時提供參考依據，正是醫院檔案管理工作的意義所在，而將檔案工作信息化正是最大程度地發揮此工作的價值，為醫院其他工作做好基礎服務，全面提升醫院的發展水平，所以，檔案信息化建設對于醫院檔案管理工作乃至整個醫院的工作水平都有很大的促進作用。

二、推進醫院檔案管理工作信息化建設的探索與思考

（一）總體要求。1.明確相應規章制度。要使醫院檔案管理工作信息化建設深入有效地推進，醫院需要制定有關檔案信息化管理工作的規章制度，并要求工作人員明確按照規則來行事，工作大原則是底線，不能被破壞。首先，要確保工作人員利用計算機網絡學校檔案管理工作的相關理論知識和經驗，保證操作流程的規范性。其次，雖然檔案管理工作信息化一定程度上避免了紙質檔案水火、蚊蟲破壞等相關安全問題，但是卻存在網絡系統出現故障的安全隱患。所以，在檔案信息化管理的過程中，一定要注意數據資料的備份以及定時檢修系統，確保系統的安全性和穩定性。最后，要對管理工作信息化建設的每一個操作環節進行明確分工，讓每一個職員各司其職，提升工作效率，從而全面提升醫院的綜合實力和競爭力。2.加強各部門溝通協作。檔案信息化管理工作并不是單獨分割開來的一個工作，而是為醫院各類工作提供基礎性服務的工作，與整個醫院的工作都緊密聯系。所以，在進行檔案管理工作信息化建設的時候，檔案管理工作人員一定要與各個部門、科室密切溝通，了解不同科室的不同需求，制訂個性化的檔案信息化管理系統。改變傳統的工作理念，與時俱進，幫助各部門的工作效率和質量得以有效地提升。

（二）具體措施。1.完善相應的規章制度。要使檔案管理工作信息化建設長遠而深入地展開，醫院就必須制定科學合理的規章制度來確保檔案信息化管理工作的有效推進。醫院須在原有的檔案管理工作規則基礎上，結合信息化技術的特點，對檔案管理工作的制度進行完善和更新，確保其符合信息化建設的發展要求。制度中不僅要明確檔案信息化管理工作的操作流程，還要對每一個工作人員的崗位職責進行明確地細分，確保工作的質量和效率，充分發揮檔案管理工作對醫院的價值。2.對檔案管理工作人員進行專業培訓。對醫院檔案管理工作進行信息化建設，這就對檔案管理工作人員的工作素養提出了更高的要求，不僅要具備檔案管理工作相關理論知識，還必須熟悉計算機操作。所以，為了使相應的工作人員更好地適應信息化發展的要求，醫院應定期對檔案管理工作人員進行培訓，更新工作人員的理念，利用計算機網絡提升檔案管理工作的能力。只有提升了工作人員的工作素養，才能保證工作的質量和效率，有力推動檔案管理工作信息化建設的進程，對醫院的發展有極大的促進作用，從而全面提升醫院的綜合管理水平。3.加大資金和技術支持。要提升檔案管理工作在醫院的地位，需要改變工作人員對該工作的認識，這就需要醫院提供相應的資金支持。首先，提高檔案管理工作者的收入水平，并采用相應的考核獎懲制度，對于在加快檔案管理工作信息化建設方面做出努力和貢獻的工作人員給予一定的物質獎勵;相反地，對于工作懈怠的工作人員進行相應的懲罰，從而督促工作人員自覺提升工作能力，進一步加快檔案管理工作的進程。其次，在構建信息化的檔案管理模式時，最需要工作人員注意的就是資料的安全問題，所以，醫院可以投入一筆屬于安全機構的專用資金來?？顚Ｓ?，確保檔案管理信息的絕對安全。當然，除了資金支持，醫院還需引進技術支持，通過專業的技術人才，根據醫院的特點構建獨屬于本院的檔案管理系統，使醫院信息資料的安全性和價值最大化。

三、結束語

綜上所述，加快檔案管理工作信息化建設是醫院適應時代發展，并在經營壓力激增的時下提升綜合競爭力的不二選擇。只有將信息化技術合理運用于醫院檔案管理工作中，才能更好地提升服務質量，得到更多業界人士以及患者的認同;同時將檔案管理工作信息化，為醫院的發展戰略方向及時提供科學有效的依據，為提升醫院的實力水平起到關鍵性的作用。所以，醫院通過明確規章制度、組建專業性團隊以及投入資金和技術支持等方式使檔案管理工作信息化深入有效地發展，從而全面促進醫院的發展，為患者提供更好的就醫環境和體驗。

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