新形勢下醫院檔案的分類和管理分析

張波

摘要：醫院的檔案管理是內部管理工作的重要組成部分，對于醫院自身的整體發展質量具有深遠影響。醫院的檔案具有其特殊性，具體來講，醫院檔案數量巨大、種類繁多，因此其管理難度也比其他單位的檔案更難。在新形勢下，要想做好醫院檔案管理工作，有必要結合醫院實際開展檔案的分類和管理，通過科學分類，可以提高檔案管理的科學性有效性針對性，進而從整體上提高醫院檔案管理的實踐效率與質量，為促進醫院自身的健康發展提供支撐和動力。

關鍵詞：醫院檔案;管理意義;分類管理

醫院是為人民群眾提供醫療服務的公共事業單位，是維護人民群眾生命健康的主要機構，在社會生活中占據非常重要的地位。醫院內部擁有大量專業人才，這些人才負責落實各項診療、檢查、護理、給藥、管理等職責，是確保醫院正常發揮其職能的關鍵。為了進一步提高醫院自身的工作效率與質量，提高人民群眾的滿意度，有必要做好醫院內部檔案管理。這是科學合理安排人力資源、確保醫院有效發揮其正常職能的關鍵，同時合理的人力資源管理也可以激發工作人員的工作積極性和主動性，激發醫院內部工作人員的服務意識，為人民群眾帶來更加優質的服務。

在醫院內部人力資源管理過程中，很重要的一個環節就是醫院的檔案管理，這些檔案是每個工作人員自身履歷、資料的載體，是醫院設計落實人事安排、合理分配人力資源、維護醫院正常秩序的前提和基礎，在醫院人力資源管理過程中具有基礎性作用和價值。

基于此，必須始終高度重視醫院的檔案管理，將其作為醫院內部人力資源管理的重點開展工作。要深刻認識到，醫院自身檔案管理對于提高醫院整體運行效率、強化醫院服務質量、提高診療水平、提高患者滿意度的重要性，結合醫院自身實際合理開展檔案管理工作。本文分析了當前醫院在檔案管理方面的問題與不足，并結合實際提出針對性的改進措施和方法。

一、醫院檔案管理的意義

醫院作為一個非常重要的公共服務機構，其自身的運行狀態和管理效果會直接影響到醫院內部診療服務效果，進而對患者就診效果和滿意度產生影響。為了有效履行醫院職責，為人民群眾提供科學專業優質的醫療服務，一方面滿足人民群眾對醫療工作的要求，另一方面促進醫院自身的健康發展，醫院需要做好各方面的管理工作。醫院內部的管理工作涉及到方方面面，具體包括診療服務、醫藥服務、住院服務、檔案管理等。在這個過程中，檔案管理工作雖然受到的關注較少，但是其重要性并不低于其他管理內容。

醫院作為一個為人民群眾提供醫療服務的公益性機構，其內部結構復雜、業務繁多、人員繁雜，這就產生了大量復雜的檔案資料，具體包括醫院內部員工人事檔案、醫院建設管理檔案、患者就診檔案、醫院文書檔案、醫院基建檔案、醫院財務檔案、醫院人事檔案、醫院設備檔案等。這些檔案是推動各項工作順利開展的重要基礎，比如患者個人的病歷檔案，是醫生診斷其病情制定治療方案開具相關處方的重要依據，是確保醫院診療水平和效果的關鍵和基礎，是保證患者得到科學有效救治的基礎，因此其重要性不言而喻。

做好醫院內部各項檔案的管理，可以有效推動醫院內部相關工作的順利開展。不僅如此，醫院自身的檔案管理工作涉及到方方面面，包括醫院自身的財務、人事、基建、診療業務、文書、設備等，因此可以說，做好醫院各方面的檔案管理工作，是確保醫院正常運行的關鍵，是保證醫院為患者提供優質高效診療服務的關鍵，是確保醫院自身健康發展的關鍵?；诖?，必須始終高度重視醫院的檔案管理。

二、醫院檔案管理的現狀

近年來，我國醫院的改革得到深入推進，醫院的檔案管理得到有效改進和完善。需要注意的是，很長一個時期以來，我國醫院將管理重心放在診療服務、財務管理、設備管理、人事管理等方面，對醫院自身的檔案管理重視不足，相關的制度人才建設不到位，導致醫院的檔案管理存在諸多問題。

（一）檔案管理人才匱乏

我國醫院負責內部檔案管理工作的人才往往比較匱乏，尤其是專業性人才嚴重匱乏。根據調查可知，目前很多醫院的檔案管理往往由負責財務管理或者設備管理的相關人員兼職，這種情況下，導致醫院檔案管理的科學性專業性有效性大幅下降，影響到檔案管理的質量與效率，影響到醫院檔案管理的持續性發展效果。此外，醫院沒有注重培養和引入具有專業知識的檔案管理人才，導致醫院的檔案管理難以得到順利開展，無法達到良好管理效果，不利于醫院自身的健康發展。

（二）檔案管理缺乏有效管理

我國醫院的檔案管理體系沒有有效建立起來，導致針對檔案管理的落實未能到位，很多工作流于表面或者未能得到落實。分析發現，現有的檔案管理工作比較簡單和模式化，就是將各種檔案資料集中起來放置到對應的存儲房，沒有對其進行進一步細致完善的管理。這種管理不僅無法為后續工作的開展提供支撐，也很容易影響到檔案自身的完整性和有效性。

（三）醫院檔案管理缺乏統一標準

很長一段時間以來，我國針對醫院檔案管理沒有制定統一的標準和要求，這種情況下，各個醫院在實施檔案管理的過程中，往往缺乏可以依循的標準和依據，導致醫院的檔案管理沒有達到良好的標準性效果，影響到檔案管理的整體效果。醫院檔案管理的標準化程度較低，主要體現在電子化數字化信息化建設方面，很多醫院都是根據自身需要選購相關的電腦設備，沒有形成規范的檔案建設電子化系統標準，不利于后續醫院檔案的聯網和統一管理。

（四）經費投入不足

一般來講，醫院的檔案管理所需經費由醫院自己承擔，并沒有其他的專門的財政支持或者資金來源，這種情況下，醫院自身的財政支出成為檔案管理唯一的經費來源。由于醫院對檔案管理的重視程度不足，加上醫院自身經費緊張，導致檔案管理的經費始終非常緊張，進而影響到各種工作的順利開展。

三、醫院實施檔案分類管理的主要類別及其措施

為了在新形勢下有效提高醫院檔案管理的科學性有效性和針對性，就必須深刻認識到醫院檔案管理的特殊性及其自身特點。具體來講，醫院檔案結構復雜、業務繁多、人員繁雜，產生了大量復雜的檔案資料，具體包括醫院內部員工人事檔案、醫院建設管理檔案、患者就診檔案、醫院文書檔案、醫院基建檔案、醫院財務檔案、醫院人事檔案、醫院設備檔案等。這些檔案是推動各項工作順利開展的重要基礎，比如患者個人的病歷檔案，是醫生診斷其病情制定治療方案開具相關處方的重要依據，是確保醫院診療水平和效果的關鍵和基礎，是保證患者得到科學有效救治的基礎，因此其重要性不言而喻。

針對醫院檔案種類多數量大的特點，為了提高檔案管理實踐效果與質量，可以針對檔案進行分類管理，取得最佳的管理效果。通過分類，可以結合具體檔案的自身特點開展相應管理，有助于提高檔案管理的科學性針對性和有效性，優化檔案的后續使用和管理。比如針對患者檔案的管理，將其與其他檔案分別開來進行針對性管理，為醫生及時有效使用具體的患者檔案提供便利，為醫生制定相應的治療方案提供支撐，有助于提高臨床診療的科學性有效性，有效治療患者，提高患者滿意度，促進護患和諧，同時有效推動醫院自身的健康發展。

（一）文書檔案

文書檔案主要是記載醫院日常行政管理的具體內容以及相應的政策。醫院的文書檔案種類較多，涉及到各個科室以及醫院的各個方面，主要來自相關部門以及上級醫院的指示文件，這是醫院科學合理開展各項工作的重要指導和遵循，必須做好檔案保護工作，方便及時查閱。將文書檔案分類以后，要按照其性質進行進一步細化，為及時查閱打下基礎。

（二）基建檔案

基建檔案是記錄醫院自身擴建或者其他建設內容的檔案，基建檔案的管理直接關系到醫院自身基建的順利開展，關系到醫院各項基礎設施的建設和使用效果，關系到后續診療體系的順利運行?；诖?，必須做好醫院基建檔案管理。將基建檔案分離出來以后，要對其進行針對性管理。要建立相應的基建檔案管理辦公室和存儲系統，為確?；n案的整體性有效性打下基礎。

（三）影像、音像及照片檔案

影像音像以及照片檔案主要是記錄醫院相關活動的主要資料，要確保其真實性完整性，基于此，針對分類得到的影像照片資料，有必要對其進行備份管理，還要注重做好這些資料的存儲工作。要注意為這些檔提供一個良好的環境，避免檔案資料受到損壞，尤其是要做好相關照片資料的保護工作。

（四）人事檔案

人事檔案是每個工作人員自身履歷、資料的載體，是醫院設計落實人事安排、合理分配人力資源、維護醫院正常秩序的前提和基礎，在醫院人力資源管理過程中具有基礎性作用和價值?；诖?，必須始終高度重視醫院的人事檔案管理，將其作為醫院內部人力資源管理的重點開展工作。要深刻認識到，醫院自身人事檔案管理對于提高醫院整體運行效率、強化醫院服務質量、提高診療水平、提高患者滿意度的重要性，結合醫院自身實際合理開展人事檔案管理工作。

（五）財務檔案

醫院在診療等各個環節會涉及到大量財務工作內容，因此會產生大量財務檔案。近年來，隨著醫院規模的擴大，患者數量也在不斷增加，加上醫院自身各種設備和設施的采購以及醫院員工的工資發放等，這些工作產生了大量財務檔案。針對財務檔案的管理，要將其分類，做好各種財務票據的管理，為后面進行財務查詢工作打下基礎。財務檔案工作要為準確查詢醫院內部資金流流向提供支撐，規避濫用資金的行為。

（六）設備檔案

醫院需要使用大量設備，主要是各種檢查治療設備如核磁共振等，這些設備是順利開展各種診斷治療工作的前提和基礎，對于醫院整體診療效果具有決定性影響。為了做好設備檔案的管理工作，要注重根據設備具體情況做好檔案記錄和整理，為后續查閱檔案打下基礎，提高設備的使用效果。

（七）病歷檔案

醫院最大的作用就是為患者提供各種診斷治療服務，這也是醫院自身公共性服務的最大內容。在患者診斷治療的過程中會產生大量病歷檔案，這些檔案記錄了患者個人信息以及疾病診斷治療信息，是醫生制定治療方案的關鍵信息。在管理過程中，要做好病歷檔案的針對性管理，避免檔案的流失或者損壞，避免患者個人信息泄露，還要為醫生做好診斷治療提供支持，充分發揮病歷檔案的積極作用。

四、醫院檔案分類管理的重要性

醫院檔案管理的弊端上文已經贅述，這更加突顯出醫院檔案分類管理的重要性，因為其分類管理是細化和完善整個醫院檔案管理工作的重點工作之一，具體到其細分類別的重要性主要有：

第一，醫院檔案分類管理能夠通過不同類的信息進行精準篩選，確保所有信息都得到有效且充分地利用。第二，社會的高速進步和時代的快速變化，導致社會公眾對檔案管理的意識越發深化，從一個過去對檔案完全不重視變革到越來越意識到檔案的重要性，而且會竭盡全力來利用檔案達成自己的需求，而檔案分類正是幫助領導層、在職員工以及外界醫療專家更高效快速地尋找出自己需求的信息資源。第三，醫院檔案分類管理其實也是在檔案管理或者醫院檔案管理專業的基礎上，進一步所細化的分支領域，那么這就對學科建設和學院選擇又有了更好地指向性，有利于培養適合現當下形勢的專業性人才，尤其是更適合現當下醫療背景中，不同檔案管理部門所希求的不同人才。

五、總結

醫院檔案的管理工作比較復雜，這是因為醫院內部的檔案種類較多，具體包括醫院內部員工人事檔案、醫院建設管理檔案、患者就診檔案、醫院文書檔案、醫院基建檔案、醫院財務檔案、醫院人事檔案、醫院設備檔案等。這些檔案是推動各項工作順利開展的重要基礎，比如患者個人的病歷檔案，是醫生診斷其病情制定治療方案開具相關處方的重要依據，是確保醫院診療水平和效果的關鍵和基礎，是保證患者得到科學有效救治的基礎，因此其重要性不言而喻。

為了做好醫院檔案的管理工作，有必要對檔案進行科學分類，在此基礎上根據具體檔案的特點和要求進行管理，從而有效提高醫院檔案管理的科學性針對性和有效性，提高檔案管理的實踐效率與質量，為后續各項工作的順利開展打下基礎。

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