關于地鐵企業人事檔案數字化建設的思考

郝敏

摘 要：近幾年，我國經濟飛速發展，科學技術與現代化信息技術都被應用到了社會經濟和生產工作中。尤其是在企業管理當中，信息技術的應用大大提高了企業的管理和工作效率，降低了員工工作強度。地鐵企業作為國有建設部門，更應履行自身的責任，緊跟科學技術的發展步伐，加大對信息技術的開發力度。本文主要探討了推進地鐵企業人事檔案數字化建設的思考，為人事管理帶來借鑒和思考。

關鍵詞：地鐵企業 人事檔案管理 數字化建設 管理思路

所謂數字化的人事檔案管理，就是一種建立在計算機技術和相關信息化設備技術上的人事檔案管理方式。數字化的人事檔案管理工作相對于傳統的人工管理而言，更加的簡單、便捷，且有利于資料的保存和保密。但目前，我國地鐵企業人事檔案管理的數字化建設還存在諸多的問題，如缺乏信息化人才、沒有統一的管理機制等等，則使得地鐵企業人事檔案管理的數字化建設一直處于緩慢，甚至停滯的狀態中，給地鐵企業工作的展開帶來了巨大的影響。因此，對于地鐵企業人事管理較為復雜的單位來說，實現檔案數字化建設具有重大現實意義。

一、地鐵企業人事檔案數字化建設的必要性

（一）社會發展的必然需求

21世紀是信息化時代和大數據時代，社會中許多的企業也響應經濟的發展方向，加強了對信息技術的應用，實現了企業的數字化建設。我國事業單位、機關單位等相繼進行了人事制度改革，地鐵企業工作人員的流動性增強，這增加了人事管理人員的工作強度和復雜程度，如果還依靠傳統的人工方式進行檔案查找、內容更新，將大大地降低工作效率，唯有實現數字化，才能有效提升人事管理效率。

（二）企業自身發展與管理的必然需求

第一，地鐵企業要滿足國家所提出的相關要求，就必須加快數字化建設。我國已經提出了關于人事檔案管理部門應當在人事檔案材料形成的一個月之內將其主動移交到檔案館歸檔的要求，如果還采用人工方式進行，勢必會耗費大量的人力、物力和時間，同時也會導致所采集的信息不全面、不完整。

第二，在人事檔案儲存和使用上，要求地鐵企業實現數字化。數字化建設則是要求在上述兩種辦公狀態下實現智能化，對信息進行集約化的管理。傳統人事檔案工作中，使用紙質檔案或是簡單的采用計算機登記，浪費了大量資源，還可能出現被篡改甚至丟失的情況。而實現數字化建設，則是建立一個專供人事管理所用的計算機系統，人們可以將人事檔案快捷且相對安全的儲存在數據庫中，大大提高了檔案的儲存和使用效率。

第三，在人事檔案的安全管理上，要求實現數字化。紙質檔案的使用和保存存在一些安全隱患，容易導致數據信息的缺乏。人事檔案的數字化管理可以更好地保留原有的檔案，只有將備份文件外借到數據庫中，才能防止篡改檔案、數據丟失等情況，保證檔案的安全。

二、地鐵企業人事檔案數字化建設策略分析

（一）完善檔案數據庫

1.依據單位規模和人力資源特點制定適合的檔案系統，在計算機系統的支持下，進行信息的錄入，并設立多個模塊，例如儲存、導出、傳輸、分享、采錄、編碼、查找、備份等。

2.需要與紙質檔案緊密結合，這里可以將紙質檔案進行照片化處理，并和對應的電子檔案進行同類編碼，以便識別和查找，人事部門還必須設立專門的崗位從事紙質檔案審核工作，確保紙質檔案所記錄的信息詳細準確，減少電子檔案的出錯率。

3.將檔案數據庫分隔為兩個部分，一個是前臺操作系統，主要進行檔案的信息采集、錄入、更新、上傳等，一個是后臺系統，主要用于監督和確認前臺操作，改善傳統由領導人員統一簽字確認需要消耗的時間，確保了檔案的安全性。由于需要后臺系統進行最終確認，其他人員沒有權限進行操作，一旦出現問題，能夠便于查找。

（二）提高數字化系統的安全性

地鐵企業采用人事檔案數字化管理系統，應當定期進行升級更新，避免病毒、木馬等威脅。所有的軟件和硬件設施都應使用上安全手段，例如防火墻技術、病毒查殺軟件等。其次，需要對人員的計算機操作技術提供統一的規范和標準，例如工作人員需要按時關閉電腦、取出并妥善保存外部儲存設備，不允許瀏覽外部網絡網頁、點擊不明連接，不允許在不安全的環境下進行工作以及定期清理電腦，進行安全檢查等。在實現信息共享的過程中，也應使用專門的通道進行文件傳輸，并采用加密傳輸方式，避免信息傳輸的過程中出現問題。

（三）全面提高從業人員的工作素養

1.定期展開專業培訓。人事檔案管理人員，除有健全的管理技能外，還必須精通計算機操作技術和軟件操作技能。單位應定期開展人事檔案管理工作，一方面，是培訓其管理能力;另一方面，訓練其計算機操作能力，逐步提高人事檔案管理人員的綜合素質。

2.加大人才引進力度。對于單位的新員工，尤其是符合當前工作需要的尖端人才，應該適當提拔他們，制度范圍內給予晉升機會。同時，還應提高檔案管理人員入職門檻高，招聘一些綜合人才進入人事檔案管理部門，從而從源頭上完善人事檔案的整體管理。

3.實現高效的高素質人才輸送。高校是培養高素質人才的搖籃，管理部門可以與高校展開合作，在為高校專業人員提供人員培訓平臺的同時，完成人才引進工作。

參考文獻

[1]丁振偉，劉偲偲.論數字化人事檔案安全防范策略[J].蘭臺世界，2017（24）：33—35.