干部人事檔案管理規范化探究

馮 旭

（包頭市委組織部干部人事檔案中心，內蒙古 包頭 014060）

干部人事檔案管理工作是我國黨政機關、國有企事業單位以及軍隊等集團干部人事管理中的重要工作部分，只有將干部人事檔案管理進行規范化改革優化才能更好地保障各單位順利開展相關的人事管理工作。特別是我國的人口特征具有人口分布廣、流動性強的特征，在這種背景下規范干部人事檔案管理更是刻不容緩。

1 規范干部人事檔案管理的意義

我們黨在解放前因所處的時代環境影響導致認識檔案建立并不完善，也未建立專業的干部人事檔案條規。隨著時代發展和國家需要，出現了“干部”群體身份“干部人事檔案”應運而生，并相繼出臺了一些管理規定。新時期下，黨對干部人事檔案工作達到了空前重視的程度，中央于2018年11月出臺了《干部人事檔案工作條例》，用以規范干部人事檔案管理工作。

干部人事檔案是以干部本人姓名為單位的，以個人成長發展過程中產生的反應個人經歷、思想作風、能力業績、晉升待遇等各種材料的集合體。是我們黨和國家、企事業單位以及軍隊等集團選拔干部、任用人才的重要依據。它記錄了個人在社會活動中的重要經歷，任職情況、獎勵、懲罰、組織關系的變動等等都會反映在每個人的檔案之中，這份檔案具備著很強的公信力，對于個人和單位來說都是需要仔細保存的資料。對于黨政機關、國有企事業等單位來說，干部人事檔案更是組織進行人才培養和選拔調度的關鍵依據。因此一個規范的干部人事檔案管理制度是非常有必要的。管理好干部人事檔案是一個單位應該擔負的社會責任，人事檔案的管理效率和規范與否直接影響著單位的效率。

2 干部人事檔案管理工作的不足之處

干部人事檔案是單位對干部進行評價選拔的一個重要因素，它反映了一個人的能力、素質等很多方面的問題，因此干部人事檔案關乎著每個人的職業生涯。但是在現階段，我國的一些黨政機關、國有企事業等單位對于人事檔案管理的重視程度還不夠，很多單位還沒有充分認識到人事檔案管理對于員工乃至單位的影響。以下是一些常見的在干部人事檔案管理過程中出現的不足之處。

1）缺乏對干部人事檔案管理工作的重視。缺乏對于干部人事檔案管理的重視是目前在單位檔案管理中最為常見的一個問題。在一些單位，發現領導和員工過于忽視干部人事檔案的管理，在這一工作方面的資金投入難免就會減少，這就是的一些檔案管理室的設施條件比較落后，甚至存在著不小的安全問題。比如很多事業單位用于存儲檔案的辦公室就缺乏相應的防盜設備，檔案柜也是不帶鎖的簡易柜門，更不用說現代化的防盜裝置了。另一方面管理檔案的工作人員的工作負責程度還有待加強，如果連管理檔案的直接工作人員都缺乏檔案管理工作的相關知識和責任感。檔案是需要進行規范化管理的資料，一旦檔案管理失去秩序就會導致檔案丟失、尋找困難等等情況出現。因此凡是涉及干部人事檔案管理的單位應該加強對于單位人員的培訓，使得單位管理人員充分理解到干部人事檔案對于每個人的重要性，只有這樣才能讓工作人員不斷加強在檔案管理工作上的關注度，加快單位內部在現有檔案管理工作流程上的優化，才能使得干部人事檔案這一重要資料能夠在人才培養和選拔中發揮其應有的作用。

2）歸檔時資料不夠完整、規范。在新形勢下，嚴格干部人事檔案審核，提升干部人事檔案規范化管理水平，充分發揮干部人事檔案的作用，是當前干部人事檔案工作的重要課題[1]。干部人事檔案的歸檔存儲有自己一套嚴格的流程，管理人員必須依照流程來確認資料是否齊全、有無歸檔價值，真實性是否可靠，資料的格式是否正確，是否可以進行下一步歸檔處理等等。只有將這些情況都確認無誤后才可以進行干部人事檔案的歸檔儲存。如果檔案管理人員由于疏忽導致資料在存在問題或者不齊全的情況下就進行歸檔，就會導致后續檢查材料時發現資料不齊全、不真實、不規范等問題，這樣就使得檔案中資料的完整性、公信力大打折扣，甚至會給檔案本人的工作調動、職務升遷、組織考察等造成不全面甚至不好的影響。在接收檔案資料時還有一個需要注意的問題就是要檢查檔案材料的來源，目前我國的檔案資料還僅僅只記錄了比較重要的事件節點，比如升學、參加工作、職務調整等，這些情況記錄往往比較寬泛，所以對于干部檔案管理的相關人員來說，努力拓展干部信息的收集渠道是做好干部人事檔案管理工作的重要加分項。對于那些檔案中內容模糊、格式不對的資料，檔案管理人員要對其進行及時地做出整理鑒別，在最大限度上保證檔案的公信力和真實度，使得單位和國家能夠根據檔案充分地了解一個人的情況。

3）檔案功效存在局限性。干部人事檔案對于一個黨政機關、國有企事業以及軍隊等單位來說，它發揮的功能就是根據干部的“三齡兩歷一身份”進行篩查或者考核，但是檔案中的記錄只有關鍵環節的升學、工作、入黨等節點，而缺乏對于檔案所反映人物的性格、素質等的記錄，這一點容易導致從檔案中篩選的人物在實際工作中可能并不符合工作的要求。一個規范的干部人事檔案管理應該追求更加多元化的檔案使用價值，做到把工作中的德能勤績廉、生活中的興趣愛好性格等都在檔案中有所體現并在使用時有所借鑒，比如一些崗位需要優秀體能素質、細心沉穩的干部，單位根據檔案進行篩查時就能知道哪一些人的體能素質比較優秀、性格穩健，是否合適這個崗位，這時如果檔案中具備這樣一些比較典型的能夠反映方方面面的記錄就能讓檔案發揮更大的作用。但事實上是有局限性的，很難做到全面真實地為干部準確畫像。

3 加強干部人事檔案管理規范化的策略

1）更新觀念，增強檔案管理現代化意識。在互聯網技術快速發展的當今，干部人事檔案實施檔案數字化管理是一個非常好的方式，不僅可以提升管理人員的工作效率，更可以利用電子設備來使整個檔案管理過程趨向規范化。因此檔案管理人員首先要認識到科技所帶來的先進管理手段能夠大大提升以往的工作效率并主動樹立緊跟時代的檔案意識，改革優化以往人工管理干部人事檔案的方式，利用數字方式將干部人事的檔案加工為可見的數字資源，而不像以往只是簡單的進行紙質存檔。每一個人的檔案都是國家寶貴的人才財富，如果管理人員采取先進的數字化管理方式，則會起到事半功倍的效果。在規范化上，數字化管理使得管理人員在存檔時只需要輸入對應的信息，如果信息錯誤或者有缺失，管理系統則會及時提醒管理人員核對信息。

2）加強制度建設。在國家已有的法律、條例的框架下，根據日常管理工作需要，應該不斷制定、完善各種有利于工作的規章制度，用制度來規范干部人事檔案管理工作行為是最有效、最捷徑的辦法。需要制定的規章制度有很多，比如日常查借閱制度、干部人事檔案轉遞制度、資料收集歸檔制度、保密制度、檢查統計制度、鑒別整理審查規定、歸屬流向規定、工作流程、檔案管理人員職責等等。這些制度、規定都是日常管理必須用到的，沒有規矩不成方圓。尤其是比較大的管檔單位，要想做到規范化管理，沒有規章制度的約束是不可想象的。

3）合理制定工作目標。當下社會要求我國人事管理對干部人事檔案的管理工作，應當結合干部人事檔案管理工作的特點，對干部檔案管理工作適當規劃，保證干部人事檔案的規范化管理[2]。干部人事檔案的規范化管理是一個長期的過程，因此在這個過程中就需要設立一些合理的短期以及中長期目標。中長期目標的設立需要基于總體情況來考慮，盡量做到為以后的管理留下發展和擴充的地方，最重要的是長期目標需要遵循減少無用資源的原則。而短目標則需要考慮可實施性，管理人員需要按照標準化的要求來對干部人事檔案進行歸類和整理，然后進行規范化的編號收錄。這份工作非常需要工作人員的耐心和細心，對于不同時期檔案的數據處理也要根據實際情況來開展工作。另外對于已有的紙質干部人事檔案，可以采取分級別劃時代、先重點后一般的做法對比較有價值的干部人事檔案先轉化為數字檔案；由于經費不足等原因,還可以采用先在職后退休的順序對干部人事檔案進行數字化處理。對于一些人員調動但是人事檔案沒有遷移的情況要及時做出處理以避免資源冗余或者浪費。

4）加強硬件設施建設。一個規范化的干部人事檔案管理流程中需要進行的一項重要工作就是建設一個良好的儲存設施。例如配有合理有序標記的密集架檔案柜、具有防盜效果的保險文件柜等，隨著時代的發展必要時還要為電子檔案配備防磁柜、數據庫等設施，這些設施在儲存檔案的過程中是必不可少的。在這些基礎設施的配置上可以采取重要設施先添置、后續設施慢慢更新換代的策略。在設施的選擇上也要按照所存放檔案的具體情況來進行考慮，對一些具有重要意義和價值的干部人事檔案應該配置帶有保險措施的儲存設施，對于一些普通的干部人事檔案則可以選擇普通的設施來儲存。此外對于檔案室也要進行相關的維護，比如安裝防盜窗、消防設施等，做好溫度、濕度的日常監控、調節，認真落實干部人事檔案管理的“八防”設施要求，這些設施不僅僅是為了規范化檔案室的管理，更是對干部人事檔案安全和人員健康的必要保障措施。

5）重視人員培訓。干部人事檔案管理是一項專業的工作，它需要管理人員具備扎實的檔案管理能力，檔案管理不僅僅是對干部人事檔案進行歸檔收納，更重要的是對檔案進行歸類、整理，讓檔案在擺放時井然有序，在查詢的時候能夠最快時間內找到對應的檔案。除此之外還需要管理人員具備自主學習的能力，在互聯網時代下能夠迅速采用新的數字化管理來規范檔案管理工作。單位要對檔案管理人員進行相關的培訓，不僅要幫助他們深入了解各種有關于檔案數字化存儲和管理的操作知識并展開相應培訓，確保操作人員在進行數字化檔案管理時不會對檔案或者設施有所損壞，更重要的是在平時要組織一些檔案管理人員的思想和工作方式培訓，讓檔案管理人員在培訓中逐漸加深對于干部人事檔案管理的重視程度并更好地掌握檔案管理的工作方法，以便更好地勝任工作。

4 結束語

綜上所述，干部人事檔案的管理工作是一項非常重要的工作，它不僅僅能幫助各單位充分了解單位人才的信息從而能夠更好地對人員進行管理和任用，也可以讓這些信息更加充分地被國家所掌握并更好地為社會服務。我國干部人事檔案的工作當前急需擺脫以往管理方式的弊端并轉而進行規范化管理，所以這也給干部人事管理工作帶來了新的機會，只有干部人事檔案管理人員和部門充分認識到干部人事檔案管理的規范性，才能讓我國的人事檔案管理工作越來越規范。