新形勢下事業單位檔案管理的改革探究

張長水

（山東省肥城市市委黨校，山東 肥城 271600）

現如今，社會經濟不斷發展變化，在這種時代背景之下，事業單位的發展產生了一定變化。新的背景不僅僅是事業單位發展新的契機，也更為事業單位發展帶來了新的挑戰。目前看來，事業單位要想保證長效穩健發展，取得良好的發展成效，最重要的一點，就是要在檔案管理方面適當進行調整優化，進行一系列的創新和改革，以實現事業單位檔案管理工作適應事業單位發展，并未事業單位發展提供有效服務的目的。然而現實卻是，由于事業單位在對于事業單位檔案管理工作的不重視，導致在檔案管理工作方面存在許多問題，與時代脫節，嚴重影響了事業單位檔案管理工作的開展。

1 檔案管理對事業單位發展的作用

事業單位的管理工作中，有一個重點工作內容就是“檔案管理”。從事業單位的角度來講，檔案管理工作是人事管理的基礎，也是員工考核的依據。事業單位檔案管理工作涉及面非常廣泛，包含單位的各項工作內容、各項活動……事業單位做好檔案管理工作，不僅僅是各項信息的管理，對于下一個工作環節的開展等也有著重要的作用。對于事業單位來說，檔案管理工作的進步和發展，能夠為單位的人事管理、業務管理等各項工作開展提供便利，能夠為事業單位的工作效率提升提供優質輔助。由此可見，檔案管理對于事業單位的重要性是非同一般的。

2 新形勢下事業單位檔案管理的發展方向

2.1 實現數字化的發展

隨著國家日益強盛、科技日益進步、時代不斷變化以及社會不斷發展，傳統的檔案管理模式已然突顯出了許多問題，其模式也已經落后，因此，檔案管理必須順應時代發展趨勢，利用數字化、智能化的信息技術等，以及數字化理念，實現檔案管理的數字化建設。此項建設，對于掃描、數據庫、服務器等現代技術實現了在檔案管理領域的整合應用。并且，依靠科技的進步，實現傳統檔案資料的數字化、電子化，去紙質化處理，形成電子檔案與檔案數據庫。與此同時，依靠現代技術而建立的檔案管理能夠更適應檔案信息的整理、檢索、補充、更新、修改等操作，為檔案管理提供更多便利。

總的來說，檔案管理數字化建設的發展，是對事業單位重要無形資本產業的梳理整合，是對其進行賦能提升，挖掘其價值與作用，為事業單位的無形資本產業管理提供更大的發揮空間，促進其運用和發展，為事業單位創造更大的效益。

2.2 實現統一性的發展

數字化只是實現事業單位檔案管理的創新改革中的一個部分，檔案管理“統一性”發展也同樣重要。在傳統的檔案管理模式中，存在著許多弊端，例如檔案記錄、檔案整理、檔案出庫入庫等信息雜亂繁多、不成體系，并且由于檔案管理所涉及的內容、事件、信息等細致而又繁雜，查閱工作十分復雜，效率低下。而統一性就是為了解決傳統管理模式下事業單位檔案管理工作中信息無法實現互通的棘手問題。利用現代信息技術（數據庫技術、工作流技術、服務器儲存技術……），將事業單位各部門、各階段的檔案信息匯集到一起，進行整合，并利用統一的檔案信息管理平臺進行統籌管理。利用信息化技術，實現了數據上傳、管理、查閱、增刪改查等等工作的便捷性、統一性。

2.3 實現檔案管理的自動化

傳統檔案管理的工作、流程等全部依靠的是人力資源，依靠負責檔案管理的工作人員的經驗等完成的。因此，涉及人本身，其中難免會出現一些信息誤差、檔案管理混亂等問題。再者，對于檔案信息的整理歸檔、分類等工作，由于人的主觀意識、思想、能力、思維、認知等方面的差異，檔案分類的結果也會不盡相同。自動化的檔案管理模式能夠有下針對以上“人”的主觀操作的主觀問題，采用信息化技術，在減少人力資源操作甚至去掉人力資源操作的模式下，實現平臺上自動化的檔案信息數據上傳、輸出、整理、歸類等操作，自動提取關鍵詞，自動生成檔案管理目錄，自動編號，自動歸檔，實現事業單位檔案管理工作自動化處理，大大減少了人為誤差而導致的問題。

毫無疑問，自動化將是檔案管理的未來發展趨勢，能夠更大程度地解決人力資源，完成更大范圍的、更大數據量的檔案信息收集、整理、管理、存儲等工作，并利用嚴格的程序設定，確保檔案管理信息的準確性與流程的規范性，確保檔案長久安全、準確清晰的保存。

2.4 增加檔案管理的互動性

傳統檔案管理模式非常簡單，基本上一個檔案的需求和用途都是有限的，這也導致了檔案信息利用率不高的問題，造成了許多資源的浪費。加上紙質檔案的查閱、使用等非常繁瑣，并且時日久了之后，也會產生磨損、信息不清等問題。對于互聯網時代的人們來說，紙質檔案還存在著跨地域查閱、跨時空使用不便等問題，亟待解決。

信息化的發展為傳統紙質化檔案管理的問題和弊端提供了更佳的解決方案，實現檔案信息的地域、時空良好互通?；有缘脑鰪?，能夠優化改進以往“一對一”的單一互動模式，除此之外，“在線服務”等諸多信息互動功能的增加，也為檔案信息需求者與管理平臺的互動提供了更大的便利，有助于事業單位檔案管理工作能夠及時高效的滿足檔案信息服務需求。

3 新形勢下實現事業單位檔案管理改革的策略

3.1 重新整理檔案管理的組織架構

事業單位的檔案管理是非常復雜的，人員、活動、事件等信息眾多，加之事業單位的體量大、人員多，檔案信息量十分龐大。并且，由于檔案所涉及的信息包含著事業單位的方方面面。因此，檔案管理改革工作必須要從本質上著手，針對事業單位的組織架構等進行深層次分析、梳理、歸納、分類。利用組織架構的整理，形成初步的檔案管理組織架構標準體系。

除此之外，針對檔案管理，還必須要從事業單位檔案管理工作本身的組織架構方面進行深層次改革，針對原有檔案管理組織架構進行優化調整，以求其能夠適應信息化、數字化、智能化、自動化的檔案管理機制。在改革后的組織架構中，必須要針對信息技術方面，增加相關技術工作人員，便于其管理維護檔案管理系統平臺等，為檔案信息化管理保駕護航。

3.2 重新構造檔案管理業務流程

為了促進檔案管理機制的創新改革，就必須要從信息化管理的角度對事業單位檔案管理工作的各項流程重新梳理，從而對事業單位檔案管理工作中的職能、權力、效益等進行更加準確的分析，實現事業單位檔案管理工作的業務流程的優化升級。在信息化背景下，事業單位檔案管理工作的整體業務流程重建非常復雜，必須要從本質入手，并符合單位的發展規律、發展方向等。主要分為以下三個方面：第一，是檔案管理業務流程優化。對于業務流程優化工作來說，這不僅是要梳理整個檔案管理部門內部的整體工作流程，更是理清楚檔案管理部門、其他部門等之間的工作關系、業務關系等，以及其工作的整體流程是如何運轉的。第二，建立標準化的檔案管理制度。事業單位檔案管理工作開展必要有一套標準化的檔案管理制度為依據，同時，標準化的檔案管理制度也能夠有效促進事業單位檔案管理工作的規范發展。所以，在事業單位檔案管理工作中，必須要在明確樹立單位的組織架構、人力資源等方面，以促進事業單位的長遠可持續發展為己任，制定一套標準的檔案管理制度，并嚴格落實執行。第三，是專業技術人員的培養。在智慧化事業單位檔案管理工作中，信息化技術十分關鍵，并且由于當時工作的特殊性，事業單位必須要有自己檔案管理技術工作人員，以保證涉密信息等一系列內部資料的安全性。因此，在智慧化事業單位檔案管理工作中，必須重視引進相關的專業技術人員，對其進行專業培養，為事業單位檔案管理工作提供扎實的技術支撐。

3.3 增強檔案管理的服務能力

在事業單位中，檔案管理的服務是一項重中之重的工作，檔案管理的服務也是事業單位的整體價值體現所在。所以，事業單位必須要重視提升檔案管理的服務能力，將其作為檔案管理改革首要任務。在提升檔案管理的服務能力問題上，首先，檔案管理要適應新的需求，不再是僅僅局限于搜索、查閱等基本功能，還要在原有基礎上增加自動化、智能化的一些服務性功能，提供更好、更優、更便捷的檔案管理服務。其次，在服務內容方面也要予以重視，要實現一個思想上的轉變，改變被動角色，主動向用戶提供服務，并加強服務的準對性與專業性，針對檔案管理的個性化需求，增加一些個性化的服務功能，實現更加專業的信息服務。

3.4 建立信息化平臺

信息化檔案管理離不開信息化數據管理平臺，要想促進檔案管理信息化、數字化、智慧化、自動化發展的步伐，就必須要從信息化的角度，搭建一個滿足事業單位檔案管理工作需求、服務需求等的綜合性信息管理平臺，綜合考慮業務管理流程、服務功能、安全性、數據應用（存儲、調用、檢索……）等等方面的需求，達成一個統一的發展目標。簡單來說，就是通過檔案管理信息化數據平臺的建立，形成統一的、標準的事業單位檔案管理工作體系，并在平臺投入使用后，對平臺進行定期或不定時的維護、升級、更新、安全檢測、漏洞修補等操作，實現技術層面的不斷進行調整與優化完善，以求達到更優質的事業單位檔案管理工作效率。

4 結束語

綜上所述，事業單位必須充分意識到檔案管理工作的重要性，并切實落實好檔案管理工作，充分借助現代化信息技術發展，朝著數字化和自動化的方向，重新構建檔案管理工作體系，搭建更加全面、系統的檔案管理信息化平臺，完善事業單位檔案管理工作業務流程，提高檔案管理的服務能力，實現事業單位檔案管理工作對于事業單位的積極促進作用與價值。