新形勢下事業單位文書檔案管理工作探究

張曉梅

（重慶市地質礦產勘查開發局南江水文地質工程地質隊，重慶 401121）

歷史經驗表明，面向新發展環境和形式，要不斷調整自身管理理念與措施，才能保障自身發展具有穩定、有效的可持續效果[1]。目前，在中國共產黨正確領導下，我國已經完成了“全面脫貧攻堅任務”，已經全面進入“十四五規劃”時代，在這樣的環境下，尤其是已經完成改革轉型的事業單位，要以新視角看待單位文書檔案管理，以保障單位的現代發展能順應國家大勢，以避免自身發展偏離既定航道。由此，文章的探究內容具有一定實用價值。

1 面向新環境下事業單位文書檔案館工作改進的價值

通過分析現代環境下事業單位文書檔案工作改進方向可以看出，其具有十分明顯的價值：第一，可讓事業單位理清現行環境下的發展方向。在探究現代環境下單位文書檔案管理辦法過程中，會讓事業單位對現行環境下自身資源有更加清晰的認識，如物質資源、人力資源等，繼而啟發事業單位制定更加有效的管理措施，以在提升其發展速度的同時，保障其方向的正確性；第二，可助推事業單位轉型發展。盡管目前很多事業單位在自身管理模式上已經完成了轉型發展，但現代環境要求事業單位要具有綠色發展、數據發展、共享發展等要素，而事業單位文書管理的改進正好會涉及這些屬性，可立體的展示這些要素的作用下單位文化檔案的管理效果，繼而引導事業單位以單位整體性發展為視角，全面滲透新發展要素，進而為其現代化發展奠定基礎；第三，可動態糾正事業單位發展軌跡。單位文化檔案幾乎囊括了其所有的經營、管理活動，而對其進行改進，如搭建數字化管理環境，可在讓單位更加清晰的掌握自身發展過程中所制定的措施，如人才管理制度措施中的不足，進而采取相關優化措施。

2 新形勢下事業單位文書檔案管理狀態

梳理事業單位文書檔案管理狀態可以看出，盡管很多事業單位現行環境下開始做轉變單位文書檔案管理方式[2]，優化管理理念與技術，取得了較好的成果，如數字一體化管理模式等。事實上，仍有部分事業單位在該方面的管理存在一定不足：首先，視角站位錯誤。部分單位在管理文書檔案過程中，認為文書檔案管理在自身發展中不重要，無法為自身經濟發展或管理提供有效幫助?；蛭匆罁陨韺嶋H，完全照搬其它企業的管理措施與辦法，浪費自身資源；其次，人才技能素養不足。盡管一些事業單位已經完成文書檔案管理工作的革新，搭建了現代數字管理系統，但其人才并未跟上這一節奏，導致人才效能輸出低下；其三，缺乏適宜管理制度。很多單位仍依靠原管理制度，形成“小馬拉大車”的局面，不利單位文書檔案的質量管理[3]。

3 新形勢下事業單位文書檔案管理工作優化措施

3.1 強化宏觀控制質量

3.1.1 重構管理意識，提升管理效果

事業單位文書檔案管理意識的提升會直接影響其管理質量與效果，特別是數字、高效等新形勢下，管理人員的意識水平會影響事業單位穩態發展[4]。據此，為提升單位文書管理質量：首先，需背靠單位現狀，采取適應的意識改進措施。單位應依據自身發展歷史數據和現行狀態，如認真分析當前環境下管理人員意識層次，并緊密聯系現行發展環境，如國家需求、行業發展趨勢等，明確現單位管理層意識的具體差距，如觀念中的效益為重等理念，并在此基礎上采取恰當完善措施，如組織文化檔案管理重要性、價值及意義等專題學習會議；其次，搭建學習型軟環境。單位應在自身發展基礎上，一方面要定時舉辦學習主題活動等，讓管理人員意識到自身所肩負的重擔，繼而積極探究新管理理念、管理方式，主動調整自身管理意識等。一方面要充分發揮黨員干部的帶頭作用，要以黨員干部為先鋒隊，形成良好的發展氛圍，繼而在潛移默化中糾正部分管理人員的觀念意識；最后，創新硬件工作環境，提升意識轉化效果。相關單位應立足意識轉變要素，優化工作硬環境，如標語上墻、制度上墻及逐漸提升單位文書檔案管理環境等，以讓相關人員意識到單位對該項工作的重視，繼而轉變自身工作態度。

3.1.2 完善制度措施，強化管理質量

在事業單位文書檔案管理質量與效果保障性內容中制度措施屬于關鍵性支撐[5]。于此，單位要重點關注單位的制度措施：一是要圍繞原有制度措施，以有效性、質量性、管理性為中心，探究其是否能夠適應現行管理環境。同時，在探究基礎上要同優秀單位對比找差距，優化管理制度；二是要充分利用現代數據化工具，優化制度缺陷。相關單位應在自身資金基礎上，聘請第三方機構或采購相關數據系統，一方面收集、分析研究當前環境下該方面的有效措施，在分析基礎上將有益于制度完善的措施融于管理制度措施，一方面通過分析原自身管理制度和現行環境有效的制度措施，分析未來制度措施的發展方向，并以此為依據提前優化管理措施，以提升制度未來適應性；最后，要深入制度措施作用前線，提升制度措施規范性與有效性。簡而言之，單位應深入一線工作職工，了解單位文書檔案管理制度措施背景下，一線職工的管理狀態，并將其有益建議融于制度管理措施。

3.1.3 完善人才建設，推動管理升級

實踐證明，人才建設效果直接影響事業單位文書檔案管理質量，如是否合規、有效、持久等[6]?；诖?，第一，要依據單位人才管理實際情況，創新人才建設模式。一是要依據單位現代科技資源基礎，建設現代高質量人才培養體系，以實現人才建設的適應性，例如，利用現代PPT等直觀技術，為員工體系的展示文書檔案管理知識技能，或搭建“線下+線上”教育模式，讓職工在任何時間、任何地點，隨時可學、隨時可知，以實現人才培養的靈活性。二是要充分利用現代高校等學習機構，以新技術學習為要求，為人才搭建帶薪培訓環境，以保障人才建設的鮮活性，避免閉門造車。三是要依據現行環境下文書檔案管理實際需求，優化培訓內容，如數據化文書檔案管理中的安全操作、數據分析、數據整理及紙質文書檔案管理等。四是要立足素養培養，提升職工的職業素養，首先在強化職工專業技能時要積極提升技能素養，比如安全意識，或具有良好的保密意識等，以避免重要的文書檔案信息泄露；其次要優化人才招聘措施。為提升人才招錄質量，填補人才構架空白。一方面單位應優化人才招錄方式，如簡化招聘流程，擴容招聘渠道等，以提升新鮮血液的穩定輸入，一方面應依據單位實際情況，提升崗位待遇，以吸引更加高端的人才加入，如復合型人才等。

3.2 增強微觀管理力度

微觀主要涉及單位文書檔案現代管理方式。簡而言之，是數據化文化檔案管理各個部分的細化措施。而通過對其的分析，應加強以下幾個方面的控制措施：

3.2.1 強化單位文書檔案資源管理

文書檔案資源是單位檔案的核心與關鍵，特別是良好的管理措施，可在一定程度上推動單位檔案管理的數字化進程。由此，單位應在重視的作用效果：第一，應有針對性優化單位活動過程中由計算機生產的文書檔案，比如各種活動票據、業務流程等；第二，要收集單位活動過程中所形成的紙質檔案，比如人才招聘檔案信息、單位經營活動中所產生的紙質文書等。此外，在收集完成后，相關管理人員還應將其及時匯集到文書檔案管理數據系統中，以后后期的管理、利用奠定基礎。

3.2.2 強化設備保障體系

事業單位文書檔案管理系統應控制好硬件和軟件系統的管理。首先，在硬件管理方面，以做好計算機、溫度顯示器、門禁、防火報警器及存儲機房等的控制管理；其次，在軟件管理方面，即安全必要的殺毒軟件、密鑰軟件等，以提升管理的安全性。

3.2.3 搭建單位文書檔案數據庫

在軟硬件和文書檔案資源基礎上，還應建設相關資源庫，以便資源的利用[6]。一方面要建設目錄數據庫。一是要依據上級機構給出的標準，或自身相關制度標準，統一數據格式，規范處理方式，將收集的文書檔案進行集中整理、分析，并轉化為能夠被處理的數據信息。二是要在數據標準基礎上，制作符合文書檔案內容的目錄庫，如單位經營活動情況中的時間、地點、活動要素等內容。同時，在此基礎上還應搭建配套檢索系統，并設定模糊或精準查詢模式，或高級與一般查詢，如知網檢索系統中的各子項檢索目錄；另一方面要建設相關數據庫。建設數據庫主要目的是提升單位文書檔案數據化管理利用效果，如提升檢索效率等。由此，應立足單位文書檔案實際要素，搭建數據庫以優化管理效果。

3.2.4 強化文書檔案安全性

盡管單位文書檔案數據化可提升檔案管理質量，但信息化也對單位文書檔案管理也提出了新的標準和要求。例如，若管理系統存在漏洞，或人為操作失誤，可能會導致文書檔案信息泄露，不利于單位文書檔案的保密管理。于此，有必要針對信息技術潛在的風險，制定應對措施：首先，采購更加先進的管理系統，并同提供方約定及時修補系統漏洞；其次，選用先進殺毒軟件，如卡巴斯基、360安全衛士等；其三，采用密鑰登錄，即設定專業管理員，僅有管理員密鑰才能登入后臺系統；最后，建設備份。單位應在現系統資源基礎上，搭建備份系統，設定備份周期，讓其主動備份，以提升安全管理等級。

4 結語

綜上，在現行事業單位文書管理環境下，僅有采取動態完善措施，才能保障其建設質量與效果，才能實現其的管理效果。尤其是經過經驗分析發現，對事業單位文書檔案管理工作進行優化，不僅能夠提升單位發展質量，還能助力事業單位深化發展。由此，相關單位需對其予以一定重視，要深入自身實際，探究符合自身文書檔案管理的優化措施，以實現自身發展的提質增效。