新時期人事檔案管理信息化建設分析

邵 倩

（徐州市房屋征收和房產保障管理中心，江蘇 徐州 221000）

在如今的時代背景下，人力資源管理理念不斷革新，事業單位管理者越來越重視人事管理工作。在現代技術不斷發展、單位管理模式持續變化的情況下，傳統的人事檔案管理模式不再適用，急需要及時構建一套科學、實用的信息化人事檔案管理機制。而信息化建設不僅僅是簡單建立一個電子檔案管理平臺，而是要基于信息化、數字化理念，實現人事管理模式的全面革新。所以，有必要結合單位的發展現狀、趨勢以及單位面臨的競爭環境，對人事檔案管理信息化建設工作進行深入的探究。

1 人事檔案管理信息化建設概述

1.1 基本內容

人事檔案管理信息化建設，即以計算機系統為載體，信息化技術為核心，對單位涉及的相關人事檔案資料進行系統化管理，以便對人力資源挖掘、協調配置，促進人力資源管理水平全面提升的過程。信息化人事檔案管理系統的直接管理對象是經過處理的人事檔案資料，而核心管理目標是為了利用信息化管理理念和技術資源，促進管理水平的提升[1]。

1.2 信息化建設的意義

隨著我國社會經濟發展進入新常態，各個單位、單位一方面面臨著自身技術升級、經營機制轉型帶來的壓力，另一方面面臨著越來越激烈的市場競爭。在這樣的情況下，單位需要通過優化內部控制、科學配置資源等方式，達到降費增效的目的，提高單位競爭力，并構建一套適合單位健康發展的管理機制。而人力資源作為單位至關重要的資源，如何通過科學管理，挖掘人力資源價值，提高團隊能力，是當代人事管理者需要思考的問題。此時，傳統理念下十分基礎的人事檔案管理工作的重要性被人們所發現，核心原因在于信息化時代背景下，人事檔案資料就是珍貴的信息資源，所以人事檔案管理信息化則是對這類資源進行挖掘和使用的過程。進一步來講，人事檔案管理信息化建設的關鍵意義在于以下幾點：其一，提高管理效率。傳統的事業單位人事檔案管理涉及大量復雜的紙質資料，而這些資料由于來源不同、格式不同，涉及的信息比較雜亂，導致人事檔案管理需要耗費較多的人力，而且效率極低。而信息化模式下，人事檔案資料規范性較強，各類信息清晰度高，可以根據管理應用需求進行快速處理和調取。其二，提升檔案管理價值。傳統人事管理模式下，檔案管理是最為基礎的工作，而在實際的人事管理中，對這些檔案的利用率極低。而通過信息化建設，可以幫助人們建立信息化思維，能夠懂得通過檔案管理來挖掘有價值的信息，促進人力資源管理水平的提升[2]。其三，可以降低經營管理成本。前文提到，現代事業單位發展的關鍵之一在于降低成本，而通過信息化的人事檔案的管理，有助于花費更少的時間調取崗位契合度高、綜合素質高的人才，促進單位人事架構的優化，進而降低人力資源成本，提高單位效益。其四，可以有效提升檔案資料安全性。一方面，人事檔案信息化可以將實物紙質檔案資料轉化為虛擬的電子檔案，降低了實物檔案被損毀和竊取的風險；另一方面，現代信息安全技術越來越成熟的情況下，通過科學分區管理、權限劃分機制以及可靠的加密措施，事業單位可以更好地保證重要的人事檔案資料的安全性。

2 人事檔案管理信息化的基本特征

在現代人力資源管理理念下，人事檔案是企業十分重要的資源，也是開展人力資源管理工作、促進管理水平提升的關鍵。從事業單位的角度來講，人事檔案管理信息化需要充分結合事業單位的基本性質，采取科學的改良機制?？傮w來講，事業單位人事檔案管理信息化具有以下幾方面的特征：

2.1 政治性

人事檔案作為黨員干部隊伍核心信息的載體，其重要性不言而喻。為此，在進行人事檔案管理信息化時，需要嚴格按照黨中央的統一要求，按照檔案條目類別、專門的管理制度、管理規范、審核標準等，構建完善、規范、嚴謹的信息系統?；谠撓到y，優化事業單位的整治管理機制，促進政治工作的有效開展。

2.2 保密性

如前文所述，人事檔案是事業單位重要的資源，同時也是相關黨員干部、員工的個人隱私信息。因此，在構建人事檔案管理信息平臺時，需要注重人事檔案的保密性。具體來講，人事檔案信息的保密性要從內部保密和外部保密兩個角度來看。內部保密方面，科學的人事管理，需要在部分關鍵信息方面做到相對保密，便于形成科學的人事檔案機制。外部保密方面，要基于嚴謹的管理機制以及先進的技術手段，嚴格防范單位人事檔案資料外泄，充分保障員工及單位的權益。

2.3 服務性

對任何單位來說，人事檔案的管理，具有典型的服務性特征。首先，人事檔案信息是為單位人力資源管理服務的，便于相關部門根據相關制度規范，開展人事管理的基本依據。其次，人事檔案信息是為單位業務、工作服務的，便于相關部門及崗位獲得與之要求更匹配的專業人員。從事業單位的角度來講，完善、有序的人事檔案資料管理機制，有助于進一步挖掘人力資源價值，發揮事業單位公共服務價值。在新時期，通過人事檔案信息化管理，事業單位可以全面提升團隊綜合素質，為群眾提供更為可靠的服務。

3 新時期人事檔案管理信息化建設的要點分析

3.1 建設信息資源庫，完善制度體系

任何資源的信息化建設，首當其沖的就是要構建一套規模合適、可靠性強的資源庫。該資源庫即單位人力資源方面的數據庫，包含了該單位所有員工、意向人才的人事檔案資料，以及人事部門在人力資源市場挖掘的相關人事資料。首先，在構建人事檔案資源庫時，需要對相應的人事檔案格式、資料內容進行梳理，摒棄應用價值不高、冗余的信息，形成有規范性、有條理的資源包[3]。然后，針對不同的人事管理需求及人力資源應用需求，建立不同的檔案資料系統，包括學歷庫、工作經驗庫、資源庫及項目庫等，便于不同部門的人員進行快速調取和使用。在建立信息資源庫時，需要對資源庫安全管理機制進行給予足夠的重視。通過訪問權限的規范劃分，以及各類安全軟件技術的應用，確保單位人事檔案資源庫的安全，避免重要資源的泄露。最后，在建立資源庫時，不僅僅需要人事管理人員付出努力，還要從單位領導到基層員工就單位的經營發展情況進行分析。一方面，從領導的角度對單位發展趨勢進行分析，基于長遠發展規劃來明確未來所需的人事檔案資源；另一方面，從基層員工的實際工作入手，對實際工作中涉及的人事資源信息進行明確，取其精華。需要注意的是，在構建信息資源庫的基礎上，需要結合事業單位實際情況，對現有的人事檔案條目類別、管理制度、管理規范、審核標準等進行更新，構建更符合信息化管理背景的制度體系。該制度體系包括各類標準、制度、考核辦法，一方面為人事檔案管理者的工作提供指導，另一方面對事業單位團隊的管理機制改革奠定基礎。

3.2 建立信息化機制，實現信息化機制的全面滲透

在人事檔案信息資源庫建設的基礎上，單位需要從管理理念、模式，到制度等環節，構建一套符合信息化管理要求的機制。首先，需要人事檔案管理部門具備信息化人力資源價值識別的能力，能夠對各類人力資源信息報告進行理解，排除干擾及虛假信息。其次，需要領導層掌握人事檔案信息評估的能力，能夠基于單位經營管理需求及發展規劃，迅速做出科學有效的抉擇。另外，在信息化人事檔案平臺的基礎上，事業單位干部人事檔案的利用主要是在干部招錄、提拔、調動、考察、退休、開除、處分等節點，構建全流程、標準化的信息管理模式?；谠摶灸Ｊ?，建立全流程、多元化、動態化的信息記錄分析體系。通過各類體系的構建，實現對干部履歷、成長過程的全面記錄，進而在工作考核時進一步做到客觀、公正。同時，基于大量詳細的人事檔案信息，可以更全面地反映干部的實際專業能力及工作成果，對事業單位培養和選拔人才提供重要依據。為了達到該目標，需要事業單位強化員工在配合人事檔案資料信息化管理方面的能力，進而獲取更全面、更詳細的信息[4]。同時，還應當重視對信息真實度的審核，便于更全面、準確地反映干部人員實際情況。

3.3 強化人員培訓，提高團隊信息化水平

任何情況下，人員培訓都是人事管理中不可或缺的關鍵工作，而在信息化背景下，人事培訓需要做到規范、細致和科學。首先，應當基于信息化的人事檔案管理機制，對所有入職員工及現有員工進行培訓，要求其根據系統標準，做好自身重要資料、信息的記錄、上報，確保信息的準確性。其次，要在人事檔案管理人員充分掌握信息化人力資源管理理念的基礎上，組織所有員工接受培訓，包括對信息化人事檔案平臺操作方式的培訓，以及對相關信息進行梳理、使用的培訓等。最后，愜意需要重視度對具備信息化理念的人事檔案管理人員的培養，除了要求其具備信息化人事檔案資料管理能力，還要求其能夠結合單位的發展現狀及未來規劃，從人事資料中挖掘、儲備和培養符合單位發展需求的人才[5]。

4 結束語

綜上所述，人事檔案管理是當代事業單位人力資源管理的關鍵內容，而信息化又是現代單位管理機制改革的總體趨勢。為此，事業單位應當對人事檔案管理工作引起足夠的重視，積極創新理念，從硬件到軟件等方面加強人事檔案管理信息化建設?；谕晟?、實用的人事檔案資料庫的建設，結合針對性的信息化人力資源管理機制建設，加上具有前瞻性的人員培訓和人才培養，一方面滿足單位當下的人力資源需求，另一方面為單位未來的健康發展儲備可靠的人力資源。