淺談新形勢下燃氣工程檔案信息化管理

鄒 偉

（淄博港華燃氣有限公司，山東 淄博 255000）

隨著現代燃氣行業的發展，傳統的燃氣工程檔案管理不能夠滿足現代對于燃氣工程檔案管理的效率與質量。為了解決這一問題，燃氣工程檔案管理需要結合計算技術的發展，建立起信息化的管理模式，對工程檔案實現信息化管理，實現燃氣建設工程的全過程跟進，提高燃氣工程檔案管理的效率與質量，為實現燃氣建設工程的順利施工以及燃氣行業的快速發展，作出貢獻。

1 新形勢下燃氣建設工程信息化管理存在的問題

1.1 相關企業對于工程檔案的信息化管理不夠重視

信息化管理不斷滲透到各行各業中，對于燃氣行業而言，雖然有明顯的迫切需求，但是更多是針對大型的燃氣企業，而對于中小型的燃氣企業而言，對于檔案的管理更多的是依賴傳統的紙質進行管理。而且中小型的燃氣企業更多的是把發展目標放在短期的利益獲取上，在信息化建設上沒有給予足夠重視，工程檔案信息化管理沒有資金作為支撐，導致實際的信息化建設沒能夠很好的展開，燃氣行業總體的信息化管理就沒能得到很好的提升。

1.2 燃氣建設工程檔案信息化的質量不足

對于燃氣建設工程檔案的管理而言，由于檔案的制定不僅只由單方參與，而是由工程各參與方共同制定，導致在進行對以往檔案的整理編排過程中，檔案的原始資料極易受到損壞，而信息化的管理就起不到作用。在對工程檔案進行信息化管理中，檔案的目錄以及全文都要進行信息化管理，而如果原始資料的受到損壞或者是存在著偏差，信息化管理的作用難以體現。這就是現代燃氣建設工程檔案信息化管理的重難點。為了能夠解決這一問題就需要從工程的各參與方，對檔案的標準進行規范，為后續進行信息化管理做好基礎。

1.3 檔案的使用價值得不到體現

對于傳統的工程資料查閱而言，需要憑借有關部門的證件才能進行查閱，而傳統的紙質文檔在備份難度大，導致相關資料在經過多次借閱后，導致文件發生損壞缺失等問題，而且這種方式需要的時間長，不利于相關人員及時獲取時效性的相關資料。檔案的使用價值就沒能夠很好的得到體現，行業的發展就受到了阻礙。

1.4 專業知識人員的缺乏

由于燃氣行業更多得把重心放在燃氣管網建設上，對于檔案的管理也是由燃氣建設的技術人員或者是沒有高水平的計算機技術人員進行管理，對于企業的現代化建設而言沒有促進作用。而且，相關的檔案管理人員，由于習慣傳統的工作方式，導致在進行信息化的培訓過程中，培訓難度較大，相關人員也存在著一定的抵觸心理，企業的信息化建設團隊沒能很好地結合建設工程檔案管理進行。而且，燃氣企業的領導更多的是注重工期以及燃氣工程質量與利潤，對于需要投入較多資金得檔案信息化體系的建設沒有給予足夠重視，沒有足夠的認知導致企業的信息化發展受到影響。

1.5 檔案信息化的安全性不強

對于燃氣建設工程檔案的管理而言，除了保證資料的完整性外，檔案的安全性也是重要的方面。但是對于目前大多數燃氣企業而言，在進行檔案的信息化管理時，更多的是注重計算機技術帶來工作的便捷性，對于計算機安全防控的技術較弱，存在著一定的安全隱患，易導致不法分子侵襲。

2 提升燃氣建設工程檔案信息化管理的措施

2.1 燃氣企業重視信息化的建設

隨著信息技術的不斷發展，燃氣行業在進行信息化建設過程中需要結合企業發展的方向以及建設程度來制定方案。工程檔案信息化是基于計算技術與互聯網技術結合工程檔案而建設的，這是燃氣行業與時代發展步伐相一致的體現，能夠有效的撇去傳統紙質檔案管理中效率低下易失真的弊端。燃氣企業重視信息化的建設需要從企業管理階層、技術人員、領導階層、施工人員等各個方面進行信息化建設重要性知識的普及，為企業加強信息化建設獲取工作群眾支持。特別是企業的領導階層，要充分認識到燃氣工程檔案信息化管理的重要性，對工程檔案的信息化管理不斷實現技術創新。

2.2 對工程檔案信息化管理加大成本的投入

對于工程檔案的信息化管理，在前期需要較大的資金作為支撐，無論是對于技術人員的培養還是對于平臺的開發、早期工程檔案的整理等工作量都是較為龐大的，如果沒有較大的資金是無法支撐信息化的建設的。但是一旦檔案信息化體系的建設較為成熟，其應用成本是較低的，同時帶來的收益也有著顯著的效果，能夠大幅度縮短資料的取用時間，節省了工程施工的前期準備時間，縮短了工期。企業加大對檔案信息化建設資金投入可以從以下幾個方面進行：第一，對于信息技術人才的引進與培養，通過招聘符合企業信息化建設發展要求的人才以及培養企業內部信息技術人員來，加快工程檔案信息化體系的建設。第二，對于計算機設備的購買，為了能夠匹配信息化建設的要求，較好得計算機設備是基礎。除了計算機設備的購買，軟件的購買也需要一定的資金。第三，對于服務器的建立，服務器的建立不僅是對于企業本身具有服務性能，也能夠很好的讓工程各參與方及時進行溝通，對于資料的傳輸，也能夠通過服務器安全有效地進行。第四，對于掃描設備的購買，由于工程檔案所涉及許多信息的收集，為了提升工作效率可以通過購買具有信息收集功能得電子設備來提升工作的效率。

2.3 重視信息技術人員的專業技術水平

對于燃氣建設工程檔案管理，在進行信息化建設時，不僅需要相關的技術人員有著較高的計算技術，對于檔案管理的知識也需要有足夠的了解。所以這也就需要企業重視信息技術人員的專業知識水平以及檔案管理水平。為了能夠滿足燃氣企業的長期發揮的要求，所以信息化讓人才可以通過招聘或者是培養企業內部人員來實現。在進行招聘過程中，可以通過福利條件，良好的薪資條件來吸引人才。對于內部人員的培養這需要根據老員工對于信息化掌握程度，制定培訓計劃。通過制定考核機制來提升相關技術人員的知識水平。

2.4 建立完善的電子檔案的信息化管理體系

對于燃氣建設工程檔案管理，需要確保資料的完整性、安全性、以及便捷使用性，而這些要求就需要完善的信息管理體系作為支撐。完善的電子檔案管理體系需要結合企業發展的狀況以及現代化發展得水平，通過結合我國的規章制度，建立起一個完善的管理體系。管理體系不僅能夠實現高效高質量的對工程檔案進行管理，對于相關的管理人員也要起到規范的作用。

2.5 落實好燃氣建設工程檔案存量和增量的數字化工作

第一，應當要加速開展存量檔案數字化工作，燃氣建設工程企業需要合理開展規劃，強化數字化建設工作力度。統籌企業的物力、人力與財力，不斷推動燃氣工程檔案存儲與利用的網絡化、數字化，盡快利用數字化檔案來替代原件以供相關人員使用。而部分檔案已經完成數字化轉化就需要做好其保管工作。不僅如此還需要采用有效的方法來避免檔案數字化進程中出現數據泄露、丟失等情況，部分檔案涉及企業機密的還要切實按照相應保密規定來開展數字化工作。第二，同步開展新增檔案數字化工作。在建設工程中的新增加檔案也需要及時實現數字化，所有參建方整理并制作自己的建設工程檔案，對每一容易出錯的環節進行嚴格把控，提升整體工程檔案管理質量。檔案管理部門在對工程檔案進行接收過程中需要認真細致的對檔案進行檢查，確保其全面與完善，同時根據相應要求實現數字化，從而保證能夠同步實現新增檔案數字化。

2.6 加強燃氣建設工程檔案信息化管理的安全性

雖然信息化管理能夠提升工作效率，但是信息化也會帶來弊端，其中數據安全易受到威脅是重要問題。為了能夠解決這一問題，就需要重視檔案數據庫的信息安全建設，通過更新安全系統、定期檢查維護數據庫、定期改變數據庫運營算法與密鑰算法來避免黑客攻擊。而且還需要設置統一的安全管理標準，運用有效的方案來保證建設工程檔案信息的使用以及存儲安全?？茖W設置完善的檔案信息公開發布以及保密審查制度，對檔案信息公開保密審查予以嚴厲把控，保證實際公開的信息不會將個人、企業乃至國家的隱私或機密泄漏。而且還需要仔細檢查與認證用來存儲工程重要檔案以及涉密檔案的機制，保證其長期可用。除此之外，對于部分工程檔案不可公開的情況下需要設置安全保密機制，切實落實好其保密工作。要求能夠設置相應操作人員的權限，根據實際分給的權限來進行檔案管理，同時為其配備專門的密鑰，如若工作人員不具備相應訪問權限則不能在系統內開展操作管理。在查閱與利用檔案資料時，可以按照紙質檔案的管理模式，合理分化工程檔案為不同等級，只有具有相應密級訪問權限的人員方可訪問。如若某位人員需要進行查閱，則應當要先在系統內提交申請，經過管理人員核查用戶情況，達到規定標準要求后方可準予授權訪問與查閱相關檔案信息。

3 結束語

綜上所述，在新的形勢下燃氣建設工程檔案信息化管理成為建筑行業的重要內容，實現燃氣建設工程檔案的信息化管理能夠有效提升檔案管理的效率，為燃氣行業的發展作出貢獻。