大數據時代科技企業園區檔案信息化建設對策研究

林 梅

（福建省高新技術創業服務中心，福建 福州 350000）

在大數據時代，科技企業園區在發展的過程中，勢必會產生各種各樣的數據。這些數據對于科技企業園區的發展，有著不可估量的影響，因此，相關人員需要運用各種有效策略，實現對數據的整理與歸納，以便數據的功能得以充分地發揮。此前，科技企業園區一直未停止對數據形成的檔案進行科學的管理，然而由于各種因素的存在，導致效果始終不佳。信息化技術的應用，則可以有效解決這個問題。所謂檔案信息化建設，是指運用計算機的強大功能，對于傳統檔案管理模式進行科學的改進，以便能夠讓檔案管理實現科學化和共享化，從而提高管理的質量與效果，為科技企業得以正常地發展，提供必要的保障。

1 科技企業孵化器檔案信息化建設的現狀

作為培養并扶持高新技術中小企業的服務機構，科技企業孵化器一直謹記自身的使命與服務宗旨，因此在發展的過程中，相關人員曾運用各種有效途徑，為科技型企業提供物理空間與基礎設施，以便能夠降低科技企業的創業成本，提高他們的創業成功率，促進科技成果得以良好的轉化，從而促使我國產生更多優秀的企業或者企業家，為早日實現社會主義現代化建設提供必要的保障。

科技企業園區在發展的過程中，會產生的大量的數據，其內容涉及各個方面。為了確?？萍计髽I園區的功能得以充分地發揮，相關人員曾運用各種有效措施，加強對園區檔案的管理。與過去相比，的確有了明顯地提高，但隨著大數據時代的到來，隨著各種因素的增多，科技企業園區的檔案管理質量始終沒有達到預期的效果。具體表現為：

1.1 檔案意識過于淺薄

檔案具備一定的保密性，尤其是科技型企業的檔案，有很多內容，涉及企業內部核心技術甚至行業的發展，如果沒有妥善保管，那么就有可能給科技企業帶來不可估量的負面影響。然而，當前科技企業孵化器中的工作人員，并沒有意識到這一點，換言之，他們的檔案意識過于淺薄，不能深刻意識到自己工作的重要性。當前許多檔案管理人員，依然覺得對于檔案的管理，就是將某些重要的資料合理地保存起來。這種不夠完整的檔案意識，導致他們在實際工作中，總是抱以敷衍的態度，從而影響了后續檔案的管理及使用工作。檔案保存得不完整，檔案管理混亂等現象，依然頻頻發生。為了解決這些難題，相關人員曾借助于信息化技術，力圖通過這種方式，讓科技企業孵化器檔案趨于科學化。然而，即便是再先進的信息化管理技術，在某些環節，也是需要人為操作的。如果從事檔案管理的人員，專業能力不夠，那么是很難發揮其積極作用的。

1.2 檔案管理人員信息化管理水平相對較低

檔案管理人員由于直接操作檔案，其專業能力的高低直接決定著科技企業孵化器檔案的質量。在大數據時代，如果想要對科技企業孵化器檔案實施高質量的管理，就需要借助于先進的科學技術。對于這一點，科技企業園區是非常明確的。近些年，許多科技企業也開始注重吸納一些計算機人才，希望能通過他們對信息化技術的應用，實現管理質量的有效提高。但他們對于檔案的管理，也僅限于編目、文件轉發等一些基本信息，換言之，并沒有完全實現對檔案信息的科學化管理。由于檔案信息管理不夠完整，不夠系統，導致對于科技檔案信息的采集工作也不夠準確。這在一定程度上限制了科技企業園區入駐企業的發展。

2 大數據時代科技企業園區檔案信息化建設的對策

2.1 提高檔案意識

科技企業園區管理者需要深刻意識到，從業人員檔案意識對于檔案管理工作的重要性，業務能力強的檔案工作人員，在一定程度上決定了科技企業園區檔案信息化的管理成效。在實際工作中，要采用各種有效的途徑，提高管理人員的檔案意識，以便他們能夠切實認識到自己工作的重要性，從而在工作過程中，嚴格執行國家制定的檔案工作的標準與流程，促進檔案管理意識與專業技能的“雙提升”。比如，加強對檔案管理重要性的宣傳?？梢酝ㄟ^開會傳達、文件學習等方式，讓從業人員感受到檔案意識的重要性，從而自覺抵制不良行為，堅持養成良好的管理習慣，為日后提高檔案管理質量，提供必要的保障。比如，對于檔案意識相對較高，管理能力相對較強的從業者，給予適當的表揚與激勵，以便所有人都能意識到正確管理檔案的重要性，從而在應用信息化的過程中，嚴格履行自己的責任，大家齊心協力，實現檔案管理質量的有效提高[1]。比如，采用座談會的方式，邀請優秀的檔案管理人員參加，并制定宣傳手冊，宣傳一些企業通過加強檔案管理成功實現增加收益減少成本的案例，讓大家對于科技企業孵化器檔案的重要性、性質、工作內容以及操作步驟等有更加深入的理解與認知，從而將優秀的經驗應用到實際工作中，久而久之，獲得檔案管理工作質量與效果的有效提高。

2.2 統一檔案管理工作，提高從業人員專業能力

科技企業園區管理者，需要深刻認識到，要想提高檔案管理質量，就需要統一檔案管理的工作。具體表現為：

首先，實施集中統一創建模式?？萍计髽I孵化器機構，多半都會受到當地政府的支持，因此財力相對比較充裕。在這種情況下，相關人員可以成立專門的檔案中心或者是總檔案室，對于自身以及在孵企業在日常管理經營中所產生的各種檔案數據，進行集中的統一式管理，以便能夠提高檔案管理質量。有些在孵企業的規模相對較小，涉及內容相對較少，這就導致他們屬于自身的檔案并不多，所以也很少有能力去獨立承擔建檔工作。集中統一式檔案管理模式的應用，可以在很大程度上避免小企業由于能力不夠而對檔案造成的不完整或者遺失，這非常有利于檔案信息化的建設[2]。

其次，提高從業人員的專業能力。在大數據時代，科技企業園區想要在檔案管理的過程中，引用信息化建設，從而保障建檔工作得以順利地完成，就離不開一支擁有高超專業知識與專業技能的檔案人員隊伍。而要做到這一點，第一，要提高檔案管理人員的業務素質。當前部分科技企業孵化器機構中，依然由辦公人員兼職檔案工作，由于他們的檔案業務素質相對欠缺，在面對專業性強、復雜性大的工作時，會顯得力不從心。為了改善這一窘況，在具體工作中，相關責任人要通過各種有效措施，提高他們的專業素質，以便他們能夠在具備專業知識與實操技能的同時，還能沉下心來，努力鉆研檔案業務，從而促使檔案工作的作用得以充分地發揮[3]。第二，加強對檔案工作人員業務培訓的力度。在大數據時代，唯有檔案人員不斷地學習新知識，才能夠跟得上時代的步伐，因此，相關人員需要運用各種有效途徑，培養檔案管理人員的專業能力，尤其是信息化技術[4]。條件允許的情況下，可以聘請專家開展業務的指導，以便檔案管理人員能夠意識到自身的不足，并積極尋求途徑進行改進與調整，久而久之，實現工作質量的提高[5]。同時支持檔案管理人員參加國家、省級等組織的檔案培訓、會議或者是進修學習，促使更多的檔案管理人員走到外面，學習先進的管理技術，并將其應用到工作中，有效地提升檔案信息化工作。

2.3 結合需求，選擇相對合適的檔案軟件

當前檔案信息化建設的軟件有很多，其功能也因為服務對象不同而有著明顯的差異?？萍计髽I園區在建設檔案信息化的過程中，需要考慮到自己的需求。有些規模相對較大的科技企業孵化器機構，通常會在檔案管理的過程中投入相對較多的時間與人力，然而面對有時候出現的時間不允許、人力不夠等不良情況，就需要考慮自動化程度相對較大的管理軟件，如此才能彌補時間與人力上的不足，實現管理質量的有效提升。有些科技企業孵化器機構，考慮到市面上的管理軟件相對不安全，于是會選擇自己研發管理軟件或者是與其他專業能力相對較強的軟件公司合作研發，以便檔案管理軟件更加符合本單位的實際情況?？萍计髽I園區管理者需要深刻意識到，再好的檔案管理軟件，如果不適合自己，那么是無法充分發揮信息化技術的作用，對本單位檔案管理工作形成積極的影響。因此，在建設檔案信息化的過程中，還需要考慮到自身情況以及對軟件的需要，如此才能最大程度發揮科技的作用，實現檔案管理質量的有效提高[6]。

2.4 加強對檔案信息化系統安全性強化的力度

與傳統的手工輸入模式相比，信息化技術的應用，讓檔案管理工作的質量與效果，有了較為明顯的提高。過去需要依靠許多人力耗費許多時間需要完成的檔案管理工作，可能運用信息化模式后，一個人僅用一天就能高質量地完成。這在很大程度上，節約了科技企業園區的人力與物力。同時，科技企業園區也要意識到，信息化技術的應用，也讓科技企業孵化器機構面臨的許多安全問題，如果不加以解決，那么勢必會影響到園區及入駐企業的正常發展。因此，在科技企業園區檔案信息化建設的過程中，相關人員還要加強對檔案信息化系統安全性強化的力度，通過對每個訪問級別設置訪問密碼等方式，來強化檔案系統的安全性。比如手動為每個用戶分配角色權限。這樣一來，在檔案管理人員登錄以后，系統會以通過發出通知等方式，自動去核定用戶的身份，并根據最初的設定，控制用戶的權限，以此來保障檔案信息的安全性。例如，科技企業園區檔案管理部門的人員，有權限歸納并整理科技檔案，但卻沒有權限刪除。具體分管園區入駐企業的工作人員，可以查看當前隸屬于企業的入駐資料、企業信息、項目檔案、技術圖紙等等，但卻沒有權限查閱其他部門，比如物業管理部門的檔案資料，更無權限刪除或是修改檔案?？傊?，科技企業孵化器機構，在引入信息化技術的時候，固然要看重其便捷性，同時也要注重安全性，如此才能更好地實現園區檔案管理信息化。

3 結語

綜上所述，在大數據時代，科技企業園區要想提高檔案管理工作的質量，就需要做到與時俱進，引進檔案信息化建設技術。在檔案信息化建設的過程中，相關人員不僅要注重工作效率，更要注重安全性，如此才能充分發揮檔案的各項功能，從而推動科技企業園區及入駐企業雙發展。