國企檔案管理信息化建設探究

李昕穎

（中國華油集團有限公司-辦公室，北京 100000）

1 引言

近年來，我國的檔案事業發展速度加快，2021年新版檔案法的實施標志著我國的檔案事業法治體系越加完善。新檔案法與原有檔案法的最大區別在于明確提出了檔案信息化建設的要求。在檔案信息化建設一章中涵蓋了政府責任、規劃、信息系統建設、電子檔案法律效力、電子檔案管理、電子檔案接收、數字檔案館建設、檔案數字資源共享利用等各個方面。對于國有企業而言，檔案管理是企業管理體系中的基本組成部分，有著多重意義。如何跟上國家檔案事業的發展步伐，加快推動企業檔案管理信息化建設邁上新臺階是企業及檔案部門關注和研究的重要內容。

2 國企檔案管理信息化建設的重要意義

信息化建設能提高管理效率。信息化建設的特點之一是便捷性、高效性。隨著互聯網技術和信息技術在檔案事業的融合，信息化與傳統檔案管理工作越來越緊密，并成為新時代檔案事業發展的主流趨勢。利用信息化技術將傳統紙質檔案管理轉變為信息化管理，紙質檔案轉變為電子檔案，更加方便檔案的存儲和搜索，提高了檔案管理效率，促進了檔案資源共享利用。而電子化檔案與傳統紙質檔案相比，在同樣的時間和成本下可以管理數量更多的檔案，降低了檔案管理成本。對于檔案管理人員來說，繁重的工作被硬件和軟件所取代，只需要很少的管理人員就能夠輕松完成更多的檔案管理，工作效率大大提升。而互聯網技術的支持下，信息化建設可以使檔案管理實現遠程化和同步化管理的目標，對于時間、空間的占用更少，用戶能夠更方便的進行檔案信息的提交、搜索、共享。這些都是傳統紙質檔案所無法比擬的。

信息化建設能提高檔案管理的準確性。檔案的準確性是檔案的基本特征，失去了這一特征，檔案的價值也就難以發揮。傳統的紙質檔案管理中，幾乎所有的工作流程都需要工作人員經手，因此檔案管理人員的綜合素質對于檔案管理工作的效果有著緊密關系。人的不確定性導致一旦檔案管理人員出現失誤，那么檔案管理的準確性降低，繼而影響檔案管理質量。通過信息化建設，將人工錄入和信息化錄入相結合，配合人工查閱、軟件檢測，提高檔案管理效率，同時有效規避了人的失誤率，提升檔案管理的準確性。檔案在共享和利用方面，必須以檔案信息的準確性為前提，通過信息化建設可以更好地保存管理流程，通過原始記錄有效實現檔案管理流程追溯。

信息化建設能促進檔案信息遠程共享。社會在發展，檔案事業在前進，檔案資源對于行業和企業的重要性日益凸顯。檔案資源是企業總結經驗，制定決策的重要依據，必須加快檔案資源開發利用。過去的檔案管理受制于時間、空間等因素的限制，檔案信息數據共享度不夠，阻礙了檔案資源的開發利用?；ヂ摼W時代背景下，信息傳播速度加快，通過信息化建設加快推進檔案信息共享，推進企業內部各個部門以及企業內部和外部之間的交流協作，形成日益開放合作的環境，促進企業和行業的良好發展。在信息技術支持下，檔案信息也不再局限于有限的時間、空間范圍內，遠程交流和信息共享得以實現，使檔案信息得到更好地開發和利用，發揮出更多積極效用。

3 國企檔案管理信息化建設的優勢

管理信息化建設具有資源分享便利的優勢。在新技術的支持下，檔案管理與互聯網的融合也越來越緊密，得益于信息技術和數據技術的發展，檔案管理不再是過去的信息孤島，而是與外界有更多的連接和融合，這些都給檔案資源的分享提供了便利條件。在實際檔案管理中，工作人員可以通過網絡完成各項檔案信息采集、歸檔、存儲、利用等工作，促進檔案資源分享，提升檔案資源管理效率。

管理信息化建設具有快速備份有用信息的優勢。檔案安全性是管理工作重點。傳統管理模式下檔案管理中存在的風險缺乏防控，檔案管理受到人為因素、自然環境因素等影響，造成檔案損壞，檔案完整性缺失等等問題。通過檔案管理信息化建設，降低人為因素和自然環境因素的依賴性，對檔案物理存儲空間的需求降低，電子化檔案能夠迅速完成復制，實現了備用儲存，避免了檔案損壞或 缺失。

管理信息化建設具有高效查詢使用檔案的優勢。檔案資源在企業及行業的發展中有著很大的潛能有待挖掘。過去的檔案管理受制于一些條件和因素的限制，在檔案共享、開發等方面不足，檔案資源的潛能未能很好發揮出來。隨著檔案管理信息化建設的加快，電子檔案管理模式逐漸取代紙質檔案管理模式，過去在檔案管理中時間、空間等因素的限制逐漸消除，可以更高效地查詢、開發檔案，提升了檔案利用效率，發揮出更充分的價值。

4 當前國企檔案管理信息化建設面臨的問題

現階段，國企檔案管理信息化建設主要的問題集中在檔案信息資源建設、檔案應用系統建設以及檔案網站建設方面。

首先，檔案信息資源建設主要涉及檔案數字化建設、檔案信息資源庫的建設、檔案信息資源的有效整合。檔案數字化建設是檔案管理信息化建設的重點內容。在檔案信息化建設中，檔案數字化建設需要工作人員通過檔案著錄軟件將檔案信息錄入，然后由質量檢驗人員對檔案信息進行抽樣檢測，檢查檔案信息數據是否滿足規定的檔案數據質量標準。在錄入信息的過程中是人工錄入，受到人工數量和時間的限制，而對檔案信息質量檢查采用人工檢查的方式相對粗放，經常出現誤差，在工作質量和工作效率上都有局限性，難以保證檔案信息的可靠性和準確性。

其次，檔案應用系統建設是對檔案信息化建設的各個流程或鏈條進行串聯，構建起系統的管理應用系統，可以說，檔案應用系統是將檔案信息化建設生命周期的各個環節完全串聯起來。傳統的檔案管理在檢索流程中耗費資源很大，而且查詢速度慢，這些問題都日益凸顯。因此，企業急需開發出適合檔案管理實際情況的一套檔案應用系統，解決海量檔案信息的檢索，推動檔案資源利用率提升。

第三，檔案網站建設是企業檔案管理信息化建設的重要內容。傳統檔案在信息共享和開發利用方面效率低，在新時期，必須要清醒地意識到，企業檔案網站在信息共享和開發利用方面的重要性。檔案網站整體質量水平不高主要體現在技術層面上，如網站缺乏整體規劃，網站結構設計不靈活，網頁設計人性化不足，網站檢索功能薄弱等，應對檔案網站內容更新不及時、服務功能不全、交互手段單一等問題加快解決。

5 有效加強國企檔案信息化建設的策略

首先，加強檔案資源庫建設。針對過去人工錄入和人工檢測等粗放式的管理模式，通過引入信息技術和智能技術，突破過去管理技術瓶頸，有效克服傳統管理模式的弊端，積極推動智能化數字檔案資源庫。數字檔案資源庫憑借先進技術的成熟度，利用工作流引擎建立檔案數字加工流程，可通過設置雙機摘錄、條目質檢等流程節點，利用計算機和人工相結合的方式對檔案信息進行質量檢測，更好地保證檔案信息的可信度和準確度。在檔案資源庫建設中，采用的是E6系統，針對數據庫數據環境和數據模型的異構性，為了解決檔案數據遷移、數據交換以及信息共享的問題，利用網絡技術、數據倉庫、數據挖掘技術對各個檔案館的檔案信息資源進行集成，使檔案資源從形式組織管理向著知識組織管理轉變，實現各個檔案館之間的資源共享。

其次，加強檔案應用系統建設。檔案應用系統的核心功能是提供檔案檢索功能，實現這一功能主要是通過關系數據庫查詢語言來實現。隨著企業檔案數據量大快速增長，海量的非結構化數據將耗費很大的檢索資源，傳統查詢模式的查詢速度慢，嚴重影響檔案利用效率。為此，檔案應用系統可采用目錄級檔案應用系統和全文級檔案應用系統，將檔案信息化建設生命周期的各個環節串聯起來，解決海量非結構化數據的查詢需求，提升檔案應用系統的可用性。

第三，加強檔案網站建設。檔案網站是信息化管理水平的重要體現，良好的檔案網站將在時空上更好地延伸檔案服務功能，提高檔案利用效率。雖然企業檔案網站初具規模，但是網站的質量水平并不高。因此，企業應加大檔案網站重視度，在檔案信息更新上、網站服務功能上、網站交互手段上進行優化升級。應結合新時期企業檔案管理信息化的實際需求，做好檔案網站的整體規劃，提高網站設計的靈活性，優化網站檢索功能，使檔案網站服務更人性化。

第四，避免檔案信息孤島的存在。企業檔案管理信息孤島是信息化建設中的突出問題。針對這一問題可通過對各個檔案館的檔案信息資源加強整合，促進檔案信息資源的充分共享。通過采用互聯網技術、數據技術、信息技術等，將各個獨立的檔案信息系統進行融合，構建起相對獨立有相互統一的企業檔案信息資源融合系統，加快實現企業內部檔案館之間的信息資源互通共享。對原有檔案管理系統中的技術異構進行屏蔽，解決原有檔案管理系統中的環境異構和數據模型異構等問題，這樣就能夠將分布在各個檔案館的檔案信息進行有效整合，更好地構建集成化的檔案資源系統，消除檔案信息孤島問題。

第五，提高檔案個性化服務水平。隨著數據資源在行業內發揮出越來越重要的作用，社會各界的檔案管理意識也在日漸增強。人們越發重視檔案資源，對檔案的需求越來越多。企業檔案管理信息化建設應了解用戶的需求，通過開展更多個性化檔案信息服務，滿足用戶需求，發揮出檔案資源的更多價值。過去的檔案服務是被動服務，在新時期，檔案服務應變被動為主動，主動去了解用戶需求，為用戶提供更加個性化需求的檔案服務。檔案部門在計算機技術、網絡技術和數據技術的支持下，對用戶的行為、語言、習慣等進行分析，了解用戶偏好，為用戶提供個性化需求的集成化服務，如在時間上制定針對性的服務策略，在方式上滿足用戶的喜好，在內容上為用戶推送適合的信息咨詢。通過數據挖掘技術、新媒體技術、Web2.0工具等構件更加個性化的檔案服務平臺，為用戶提供信息推送、智能檢索、遠程服務等多種多樣的服務項目，構建起以用戶為中心的檔案服務體系，使檔案工作更緊密地融入到實際生產生活中。

6 結語

綜上所述，隨著新版檔案法的實施，國有企業檔案信息化建設步伐加快。面對目前企業檔案信息化建設中遇到的問題，應進行深入分析，采用發散性思維，積極探索檔案信息化建設的發展方向和實施路徑，在信息技術、數據技術、智能技術的支持下，更好地解決檔案信息化建設中的問題，促進企業檔案信息化建設質量水平不斷提升。