文件材料的平時收集在檔案管理工作中的作用探討

張曉

摘? 要：該文主要針對文件材料的平時收集在檔案管理工作中的作用展開深入研究，先闡述了文件材料收集工作的重要性，如其是開展各項工作最真實的記錄、是提高檔案質量的重要前提、可反映單位的管理水平、作為考察干部工作的一個參考等。然后該文又提出了幾點切實可行的措施，如工作人員必須要端正正確的工作態度、收集好處理完畢的文件資料、主動從文件材料形成部門工作中收集、各部門之間需要積極進行配合、通過網絡信息化手段來收集加工有限資源。通過以上的措施，使得工作人員意識到文件材料收集的重要性，為文件材料的完整性提供重要保障，使得檔案整理效率獲得提高。

關鍵詞：文件材料? 平時收集? 檔案管理工作? 作用

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? 文章編號：1672-3791（2021）02（c）-0110-03

Discussion on the Role of Document Collection in Archives Management

ZHANG Xiao

（China Railway 18th Bureau No.4 Engineering Co.， Ltd.， Tianjin， 300300 China）

Abstract： This paper mainly focuses on the in-depth study of the role of the usual collection of document materials in the archives management work. First， it expounds the importance of the collection of document materials， such as the most authentic record of various work， the important premise of improving the quality of archives， reflecting the management level of the unit， as a reference for investigating the work of cadres， and so on， and then puts forward some suggestions and practical measures， such as the staff must correct the working attitude， collect the processed documents and materials， actively collect from the work of the document forming department， actively cooperate with each department， and collect the processing limited resources by means of network information， make the staff aware of the importance of document collection. Through the above measures to provide an important guarantee for the integrity of documents and materials， and improve the efficiency of file collation.

Key Words： Documents and materials; Peacetime collection; Archives management; Role

對于機關和企業的檔案部門來說，每年都要收集和整理以及歸檔上年度的文件材料。但是在實際整理和歸檔這些文件材料的過程中，發現了有的材料還存在一定的問題，如文件材料內容不夠完整，而且有的文件材料辦理完畢之后，其收集不夠及時就進行了保存，一定程度上，這直接關系到檔案工作的進度，這對檔案整理和歸檔工作會產生直接的影響?；诖?，必須要注重平時收集文件材料的作用。

1? 文件材料收集工作的重要性

1.1 開展各項工作最真實的記錄

文件材料形成在各項工作中，記載了各種工作的起因和結果，其中這也是經驗和教訓動力阻礙的所在。為了將某項工作落實到位并做好，必須要進行計劃和組織，適當地進行調控并總結。在這一環節中，必然形成大量的文件材料，而且還具有一定的保存價值。例如：對于企業來說，其重大機構改革調整和大型技術改造項目等方面都可形成專門的文件材料。為了更好地回顧和總結這項工作，還要對此文件材料進行收集和整理，并在其中總結相應的經驗。如果一個企業每年的工作沒有痕跡留下，那么這從某種程度上來看，會直接影響到企業的發展。

1.2 提高檔案質量的重要前提

企業在工作和生產經營的過程中的建設形成的大量文件材料，主要就是對以上過程真實記錄，而且還能起到憑證的作用，為以后各項工作的開展提供一定參考。文件材料的檔案轉化需要進行鑒定和篩選，如果文件材料收集的不夠齊全的話，所鑒定和篩選出來文件很難保證有一定價值，進而也不能為檔案的質量提供重要保障，直接影響到其利用的效率?；诖?，為了確保檔案的質量，為了將文件收集工作做好，必須要從“數量齊全”入手，而且應當作為確保檔案質量的前提條件。

在辦公自動化系統不斷普及的今天，企業文件收集的對象不僅包括紙質檔案，還有電子檔案和實物檔案等。而且在現代化管理制度下，對于檔案收集工作來說，也增加了一些內容，為其收集和整合工作提供了更多的空間。在收集齊全文件后，還要對文件進行鑒定和篩選，轉化為檔案，以上這些工作流程為企業留下來珍貴的財富。

1.3 可反映單位的管理水平

對于文件材料收集歸檔工作來說，從側面上來看，可以直接反映出單位的管理水平。管理水平高的單位，其宏觀方面，應是相關步驟運轉正常，如決策、計劃、實施和調整等;其微觀上，應是規章制度具有一定的執行性，人員合理分配，工作有秩序化，而且在每項工作中，都能形成完整文件資料。而如果單位管理水平比較薄弱的話，由于在各個方面要求得不夠嚴格，所形成的文件很容易存在一定的缺陷，每年的文件材料歸檔工作也只是流于形式，收到的文件保存價值不大?；诖?，檔案工作與單位管理水平有直接的關系。

1.4 作為考察干部工作的一個參考

一個合格的領導對部署的相關工作在實際考察的過程中，不僅要聽本人對各項工作匯報情況，還要注重部署在平常工作中其文件材料的形成。一個有作為的干部不僅要具有一定審時度勢的能力，在工作中要有創見、有計劃和安排，還應具備一個重要的工作能力，就是能形成文件材料，特別是數量齊全并且有價值的材料，還能夠對材料進行整理和保存。所以，對于一個領導干部來說，在工作中，如果認為文件資料沒有保存的意義，這就說明此部門工作一直缺乏有效的管理?；诖?，收集的企業文件材料可從某種程度上來看，能將一個干部的工作業績充分反映出來。

2? 文件材料的平時收集在檔案管理工作中的作用

2.1 提高對企業文件材料收集工作的認識

企業文件材料能充分反映出企業整體活動，作為此活動記載的原始記錄。與此同時，在企業中心工作中，企業文件材料作為重要依據，是維護企業權益的證據，還是企業經濟效益提升的前提。而且在企業檔案的建設方面，文件材料的收集工作作為主要的來源?；诖?，還要加大宣傳力度，針對《檔案法》《企業檔案管理規定》展開相應的宣傳，讓企業意識到企業文件材料收集工作的重要性，并給予高度重視，使得企業領導對企業文件資料收集工作原有的想法有所改變，進而針對企業文件材料收集展開工作，并明確此工作的責任[1]。并通過一定的宣傳來提高領導和相關人員對檔案的意識，在實際行動中進行落實，并對文件材料收集工作嚴抓。與此同時，歸檔這項工作具有一定的綜合性，還要使領導和工作人員認識到，這項工作不只是企業檔案部門的事情，只有企業內部各職能部門合理地進行分工，對文件材料歸檔做出一定的規定，才能將歸檔工作落實到位。

2.2 工作人員必須要端正正確的工作態度

在平常工作中，對于單位辦公室而言，承擔著文字材料的相關任務，如起草任務、打印任務和裝訂任務以及下發任務。當印刷完文件材料之后，從工作人員的角度上來看，就需要及時來篩選文件材料，來收集需要歸檔的文件材料，進而來留存，還為來年對上年度文件材料歸檔帶來了便利，促使其更好地利用[2]。如果收集得不夠及時，在實際歸檔時，很容易發生遺忘，難以快速將其找到，但如果現查現找的話，不僅僅消耗時間，還消耗精力，這從某種程度上來看，直接關系到文件材料的整理和歸檔?；诖?，工作人員在平時工作的過程中，一定要端正正確的態度，做到工作的仔細化和細致化，進而確保文件收集工作順利完成。

2.3 收集好處理完畢的文件資料

單位的辦公室每天都需要簽收和批辦以及傳閱文件資料，對于這些文件材料來說，其處理完以后，還需要進行保存，而且此保存工作由辦公室來負責。從辦公室工作人員的角度上來看，要具有一定的責任意識，要從處理完的文件材料入手，來開展篩選工作，哪部分材料需要日常進行保管，哪些材料來年要整理，都需要將其區分開，保管好，注重文件材料的完整，為能有效處理好文件材料提供重要保障，確保此文件材料的完整性[3]?；诖?，在檔案整理和歸檔工作中，文件材料收集齊全化起著重要的作用。

2.4 主動從文件材料形成部門工作中收集

對于文件材料收集工作來說，不僅僅局限于從辦公室文印工作入手展開文件材料的獲取和收集，還應與各部門日常業務工作進行溝通，才能更好地獲得第一手材料。通常情況下，在實際工作中，其文件材料的形成主要根據所開展的業務工作，與單位大局有一定聯系。從辦公室工作人員的角度上來看，在平時與業務部門溝通和交往時，要多進行觀察，進而發現歸檔文件材料，尤其是重要的材料，對于各部門人員進行交流，與各部門之間要得到支持，盡量在多種渠道下，從各個部門入手來收集，針對缺失的文件材料，還能更好地完善和補充。由此可以看出，在檔案整理和歸檔工作中，其獲取材料方面，從文件材料形成部門入手來收集材料是最重要環節[4]。

2.5 各部門之間需要積極進行配合

對于每個單位來說，在實際工作中，針對所形成的文件資料，除了注重隨辦隨歸之外，與此同時，還需要各個部門之間的相互配合?？梢院突鶎庸ぷ髡哌M行溝通，使得他們對工作開展的情況能給予充分了解，進而意識到檔案工作的重要性，更好地理解文件收集工作，并給予高度重視。在實際工作中，各部門才可以提煉出有價值性數據，進而在經過一定加工作為檔案資料，并移交給單位的檔案部門，做到資料移交的及時化。只有各部門相互配合下，才能確保文件材料收集工作，對此工作提供重要保障[5]。

2.6 通過網絡信息化手段來收集加工有限資源

在當今社會，隨著網絡信息化的不斷發展，對于辦公室的辦公，也逐步實現了無紙化辦公，從單位內部各個部門來說，在信息化平臺下，其資源可實現共享，一定程度上為材料收集工作帶來了便利。在信息化時代背景下，相關工作人員可利用現代化技術手段，來收集大量信息資料，并開展整理工作，再進一步加工信息資料，進而作為可利用的文件材料，使得文件材料收集的渠道變得更加豐富化[6]。

2.7 規范單位文件材料整理

企業文件材料應由企業文件材料形成部門負責，進而來按照歸檔相關要求下，來整理立卷和裝訂成冊以及編制目錄等。具體來說，在整理企業文件資料時，歸檔單位應當以件為單位來裝訂和分類以及排列等;其中在整理企業科技文件材料時，需要按照科學技術檔案卷構成的要求，進而按部件和結構以及階段下，來對產品和科研課題以及基建項目等分別進行組卷。并將產品和科研課題以及基建項目等管理文件也列入其中;在整理會計文件材料時，要按照《會計檔案管理辦法》，尤其會計憑證，在實際整體時，要按月來整理，并裝訂成冊。到了年終應將每個月和季度的會計報表合并，并裝訂成冊。其中文字分析單獨裝訂成冊為年度財務報告主要內容[7]。

3? 結語

總而言之，在對文件資料在開展收集工作時，只有意識到材料收集工作的重要性，在平常工作中才能做到隨時收集和整理，養成良好的習慣。這樣以來每個單位的檔案部門在整理和歸檔文件材料時，才能確保文件材料的完整性，使得材料保持連貫，促使檔案整理和歸檔工作效果獲得提升，進一步推進企業的發展。

參考文獻

[1] 聶上博.個人數字檔案管理研究[D].湘潭大學，2020.

[2] 吳永紅.淺析企業文件材料收集歸檔質量控制策略[J].機電兵船檔案，2017（1）：30-32.

[3] 卜娟娟.文件材料的平時收集在檔案管理工作中的作用[J].辦公室業務，2017（22）：115.

[4] 李曉鶴.怎樣做好檔案管理中的材料收集工作[J].常州教育學院學報，2018（3）：29-30.

[5] 季敏芳.企業如何搞好文件材料收集工作[J].機電兵船檔案，2019（4）：22-24.

[6] 劉萍萍.如何做好企業檔案管理工作[J].辦公室業務，2019（10）：139.

[7] 劉艾婧.高校校友檔案形成與管理研究[D].天津師范大學，2018.