醫院檔案信息化建設存在的問題與策略分析

馮艷欣

山東省青州市王府衛生院 山東 青州 262521

信息化手段的不斷進步,使得多個領域的工作都受到了影響,針對醫院來講,在管理過程中,檔案管理是其中非常重要的構成部分,進行檔案信息化建設,能夠改變以往管理工作的觀念和方式,使檔案工作的管理成效得到較好的提高。然而,目前部分醫院在進行檔案信息化建設時還存在一定的問題,對建設的效果產生了影響。所以,需要深入分析其中問題,采取合理辦法強化信息化建設的有效性。

一、醫院檔案進行信息化建設的重要性

首先,檔案的管理工作規范化水準得到提高。由于信息技術的深入發展,醫院在逐步實現智慧化建設?，F如今的檔案已經從原來的紙質版逐漸轉變為信息平臺、電子病歷等形式,將以往大量的紙質資料信息通過相應的設備存儲到數據庫中,在管理工作方面的成本可以得到節約,工作的成效更加明顯。另外,檔案資料在其內部可以提供查閱服務,資料共同使用率提高。借助平臺進行存儲,通過網絡技術,相關人員可以在權限范圍內對檔案信息進行查詢,醫務工作人員也可以進行調用,對病例資料進行充分的研究,積累醫學理論經驗,進而推動醫院長久發展。再者,能夠使服務的質量得以優化。醫院本身的性質就具有公益性,主要是為廣大群眾提供健康服務,對檔案進行信息化建設,醫療服務的流程得到簡化,工作效率提高,病患就醫體驗得到較好的優化。

二、醫院檔案信息化建設中的問題

(一)相關的管理制度建設存在問題。醫院檔案信息化的實現,需要有完善的管理機制作為依據,這樣在信息檔案的數字化收集、整理、分類以及存儲時才能夠有序的開展。如果在檔案數據管理方面沒有形成統一化的規范,醫院內部各個部門之間的檔案信息就不能有效實現互通連接,檔案的信息化管理就會受到阻礙。從現階段部分醫院的檔案信息化建設情況來看,信息化管理系統的建設基本都是結合自身實際進行的,系統可能來自自主研發,也可能來自第三方軟件公司,醫療檔案管理系統沒有形成完善統一的建設管理標準制度,影響了檔案資料在其中的共同使用,在信息化方面展現的效果不好。

(二)管理人員的綜合能力需要進一步提升。對檔案管理實現信息化的發展,和相關工作人員的崗位專業水平有很大的關聯。工作人員在信息手段使用方面的表現不好,就影響了檔案信息化的成效。具體來講,首先,醫院的管理者沒有全面的認識到檔案信息化的重要性,在工作建設上重視度較低。另外,部分醫院的檔案信息化建設屬于初級發展階段,而對管理人員的綜合能力有較高的要求,高素質人才的缺乏,使得醫院檔案信息化水平較低。再者,將信息管理系統應用到檔案管理工作中,在資料信息的整個管理過程中雖然提高了便利性,但是需要工作人員對信息技術以及設備有熟練的掌握,而管理人員綜合能力的不足對檔案信息化建設的有效性產生了不利影響。

(三)信息手段進行檔案管理的支持力度問題。在對檔案進行信息手段管理時,支持力度存在問題使得管理的成效受到影響。資金的支持力度有限,因而在進行檔案信息化建設時相關的軟硬件設施配備不夠齊全,在后續使用過程中的維護也沒有足夠的資金支撐,因而使得檔案的信息化建設工作還有一定的提升空間。

三、有效進行醫院檔案信息化建設的措施

(一)對信息化管理制度進行健全。進行檔案的信息化建設,需要對其管理制度進行健全。開展檔案信息化管理時,可以建立雙套制,對紙質版檔案和電子檔案同時進行有效管理。雙套制度的實施需要結合檔案信息的具體類型,醫院的檔案資料并不是全都需要實施雙套制。通過合理的選擇,能夠使管理制度更加貼合實際,減少資源的浪費,對檔案信息可以有效的歸檔保存。另外,需要完善建立檔案使用審批制度。有關人員在需要使用檔案時,需要嚴格按照流程進行申請,在得到審批后再對檔案資料進行使用。完成了檔案的信息化管理,在資料使用方面更加便捷,但是需要在管理制度上嚴格規定使用范圍,結合檔案資料的內容對其設置加密等級。通常來講,有部分檔案資料的私密性較高,只有少部分醫院的管理層人員才能進行查閱,而且對其資料需要進行實時監控。信息化管理醫院檔案,需要建立嚴格的加密制度。規定密鑰的使用周期,同時在更改密鑰時要至少兩人參與。

(二)對管理人員的綜合能力進行強化。檔案管理實現信息化主要是通過多種技術手段支持,與以往的檔案工作比較,使用信息手段管理檔案,涉及到的內容更多,工作人員的崗位能力需要保持較高的水平,需要對信息化手段應用的重要性有全面的認識,同時還能夠良好掌握相關的技術使用方法。因此,使用信息手段管理檔案時,工作人員需要對自身的能力進行提高,使檔案的管理質量得到更好的保證。首先,醫院可以在選擇人才時更加偏向于檔案管理專業,對醫院內的工作團隊進行整體化的水平提高。另外,各個崗位的工作職責需要仔細的劃分,做好人員配置,避免一人多崗的現象,通過團隊的優化推動醫院檔案信息化的有效開展,這樣工作人員才會更加注重對自身綜合能力的不斷強化。再者,需要制定完善的人才培養計劃,使相關人員對信息方面的技能不斷的學習,通過再教育和業務交流,有效的提高檔案人員的綜合能力。

(三)進一步增加信息化建設的投入。在進行醫院檔案的信息化建設時,為了能夠更好的推進各項工作,需要有充足的資金投入。因此,醫院可以將檔案信息化建設歸入到年度預算中,向醫院財務申請更多的資金支持,對先進的技術、設施設備進行引進。同時建立統一化的醫院檔案信息化管理平臺,對信息化管理系統的軟硬件進行標準化管理,這樣系統的應用更加有效,在醫院內部,檔案資料能夠實現互聯共享。另外,需要建立專門的檔案信息化庫房,在其中配備好信息化管理有關的設備設施,同時,為了能夠更好的保證檔案安全可靠,需要完善建立防火防盜報警系統,對檔案資料進行實時監督。還需要投入資金進行信息化管理軟件的建設,在醫院內部構建局域網,建立網絡檔案管理平臺,醫院的檔案資料可以更好的實現網絡化使用,進而提高網絡檔案管理的水平。

結束語

總而言之,在如今的社會環境下,醫院的管理工作要充分認識到檔案工作優化的重要性,在這方面工作的成效,和醫院的總體管理存在較大的關聯。目前在使用信息手段管理檔案時,要做到兩者之間有效的結合,通過檔案信息化建設,使醫院管理檔案工作的成效得到良好的展現。同時,相關人員對自身的工作也要充分認清職責,對目前新型的技能要不斷的進行學習,合理的利用信息手段進行檔案管理。