檔案館業務流程優化及創新分析

師立華

摘 要：新時代背景下，檔案館業務發展為符合時代要求必須進行轉型變革，尤其在業務流程上需進行持續優化和創新。主要是由于檔案館業務流程當中長期存在業務流程周期長、少部分業務流程不規范、檔案核心業務流程模糊化等問題。要想解決并避免此類問題的產生，就必須明晰檔案館業務開展歷程、內容及方向等，同時還需明確檔案館業務流程優化及創新的必要性，并充分了解新時代背景下檔案工作全新發展方向及理念，如融入大數據技術、互聯網+模式等。由于檔案館是我國檔案事業發展的重要主體，因此探究檔案館業務流程優化和創新就顯得極為重要，對于促進我國檔案事業向著新方向、新局面的發展具有重要作用。本文分析了檔案館檔案業務發展的歷程、內容、方向及其存在的問題，并由此提出優化思路及創新發展方向提供參考。

關鍵詞：檔案館;業務流程;優化;創新

黨的十九大以來，創新成為時代發展的首要動力，更是當代社會經濟體系發展的重要戰略支撐。在檔案館檔案業務工作中也是如此，優化和創新逐漸成為推動我國檔案事業持續發展的動力之源。因此，這就必須明確當前檔案館業務發展情況，明晰檔案業務流程的歷程、內容及方向，找準其中存在的問題，由此來推出相應的流程優化及創新思路。由于以往傳統檔案工作模式早已無法符合持續增長的檔案數據增長需求，再加上社會層面對檔案工作的價值認知變化越來越明顯，對于檔案工作的要求也隨之不斷攀升。因此，檔案館業務流程優化和創新成為必然，既符合廣大社會群眾的需求，也是時代發展的要求。整個過程要求應當充分結合時代發展特性，新時代下的大數據技術、互聯網+技術等都給檔案館業務流程優化及創新發展帶來全新思路與方向。

一、檔案館檔案業務發展歷程及流程內容變化

我國檔案工作發展經歷了不同的時期，受當時國情、綜合國力及階段性要求的影響，國內檔案館檔案工作隨之發生改變。具體可劃分為三個階段：檔案實體管理階段、信息管理階段及知識管理階段。這三階段的檔案業務開展，不論是方法、理念及流程均存在明顯的差異性。比如，最初實體管理階段，在內容上主要涵蓋實體檔案收集、分類整理、內容鑒定、檔案保管、統計及利用這幾個環節。至信息管理階段，網絡信息技術隨之興起，其中以互聯網+、大數據技術為代表的技術類型融入檔案業務中，促使檔案館檔案業務正式進入到檔案信息管理階段。在網絡信息技術支撐下，檔案館檔案業務迎來迅猛發展的契機，直接打破檔案館實物檔案物理局限性，成功將檔案信息和載體進行分離，進而進入檔案知識管理階段，開始針對檔案內容知識進行獨立管理、保存、加工及利用。

1.檔案收集的變化

由傳統檔案收集，轉變為信息系統化收集，提升歸檔內容完整性，同時將極大提升系統性及準確性，且整個操作過程更加簡單便捷。

2.檔案分類整理的變化

傳統檔案分類整理主要是針對實體檔案進行處理，過程內容龐雜、要求細致，導致傳統檔案工作效率明顯偏低。而緊隨網絡信息技術的融入，檔案分類整理工作隨之簡化，不僅更加方便檔案文件查找，同時文件的載體數量及占用空間也隨之減少。

3.檔案內容鑒定變化

傳統實物檔案內容鑒定，只是針對內容來判定文檔所具備的價值，并明確其保管期限及密級。而網絡信息技術下的檔案內容鑒定則更為復雜，不但要鑒定文檔價值，還需通過技術設備來檢測文檔的完整、真實及可讀性。

4.檔案保管的內容變化

傳統的檔案保管工作大都采取手工操作的方式。而網絡信息技術下的檔案保管開始向著自動化、半自動化的方向轉變，可借助FFID技術和視頻監控系統來達成對具備電子標簽的實物檔案進行掃描、定位及追蹤，同時還可對館藏數量及存檔數量，借閱和歸還情況實施監控。

5.檔案統計工作的變化

檔案統計工作屬于檔案業務當中不可或缺環節，傳統檔案統計工作更多依靠手動操作來完成，相應工作量非常大。如今網絡信息技術下檔案業務可隨時隨地獲取相關數據，自動生成統計報表，使得統計工作更準、更快捷。

6.檔案檢索利用的變化

傳統檔案業務中檢索及利用也是采用手工操作實現，需用戶親自前往檔案管理部門獲取信息。而網絡信息技術下的檔案業務可隨時隨地通過移動網絡查詢、保存和利用信息。

二、當前檔案館業務流程存在的問題

1.檔案業務流程周期較長

檔案館屬于檔案事業管理體制，在組織機構類型上屬于明顯的職能型，內部檔案業務流程被分割于多個環節當中，相關工作人員在此基礎上不得不耗費大量的時間和精力來協調處理業務流程，由此才能保障檔案業務在各個部門間的正常流動。但是，多數檔案館內現有檔案業務流程始終存在進館檔案質量參差不齊、檔案整理工作量較大、利用方式落后傳統及耗費的時間成本嚴重偏高等諸多問題，此類問題的存在和累積，直接拉長了檔案業務流程的工作周期。并且各個部門的權責劃分不清晰，通常對業務流程當中所暴露的各種難點、痛點問題經常出現互相推諉、扯皮的情況，消極工作態度引發不斷延長的工作周期。

2.部分檔案業務流程不夠規范

當前我國檔案館檔案業務流程整體較為規范，但仍有部分業務流程不夠規范，主要集中于電子檔案業務流程規范性不足。有的檔案館并未建立和收集電子檔案，即使有的建立了電子檔案流程管理，但本質上依然是實物檔案的業務管理流程，并未實現與元數據的無縫銜接。隨著我國互聯網+技術的不斷發展和完善，2018年國家檔案管理規定中明確指出將業務、電子郵件、網頁信息及相關社交媒體均納入至機關檔案管理范疇，然而此類檔案中存在大量的非結構化數據，且數據來源相對分散，所涉主體較為復雜。再就是多數檔案館內各種電子檔案信息管理缺乏相應規范性文件，大都是依照本館特性來進行保存管理，長期如此必將對檔案館檔案業務的整體規范性造成影響。

3.檔案核心業務流程模糊化

檔案館業務流程可細分為核心業務流程和支持業務流程，其中核心流程起到業務運行的主導性作用。因此進行清晰、有效的梳理核心流程能夠迅速理清繁雜工作當中的重難點，從而達成增效目標。近幾年我國網絡信息技術發展異常迅猛，由此引發數字檔案館及智慧檔案館建設的發展潮流，因此檔案數字化及電子化成為檔案館工作主要內容之一。而用戶方面，受時代新技術發展的影響，對檔案材料的需求開始趨向于多元化轉變，期望能夠通過多種不同的渠道來獲取相應的檔案信息。由此導致檔案館內部業務體系開始變得越來越龐雜，所設立的檔案館業務活動隨之不斷增多，所面對的用戶對象及業務類型也因此持續增多，最終導致核心業務流程模糊化，直接影響到檔案館業務整體的穩定運行。因此，如何在眾多的檔案業務活動當中，精準識別出檔案核心業務流程成為重中之重。

三、檔案館業務流程優化及創新發展原則

1.統計規劃建設，內部組織機構優化重組

統一規劃信息管理機構，在單位范圍內整合多項業務管理職責、功能及檔案管理系統。在制度和技術層面促使檔案管理系統成為數字檔案的最終匯集地，達成檔案無縫傳輸的同時，切實保障數字檔案的真實、有效及完整性。緊隨網絡信息技術和檔案館業務的不斷融合發展，隨之產生的功能、業務環節將不斷增多，然而現有的組織機構難以充分適應檔案業務的發展形勢，甚至直接影響檔案館整體工作效率。為此，就必須針對檔案館內部組織機構進行改革重組，重點針對其業務工作流程進行優化及創新整合，最終達成科學化、規范化及現代化的管理目標。

2.維持信息技術的技術性及前瞻性

優化和創新檔案館檔案業務流程的重點在于網絡信息技術的不斷更新使用。如今信息技術用于檔案館檔案業務當中越來越廣泛，如在檔案業務的知識采集階段，常用到數據倉儲、知識庫及數據挖掘技術，在信息內容的共享階段則常用到工作流、相應文檔管理技術等，在檔案資源的使用階段，則常用門戶網站、知識地圖及搜索引擎等多種技術支撐。因此，檔案館檔案業務各個流程對信息技術的運用都非常深入，在進行優化和創新的操作中，需重點搭建高效的檔案信息管理系統，由此才能切實保障檔案資源的實時、順暢共享，最終切實提升檔案業務流程的運行及響應效率。

3.保持檔案業務的創新與特殊性

檔案館業務流程優化和創新的難點在于如何有效突破固有觀念、理論及方法的限制，因此就需要充分結合網絡信息技術來對檔案業務推出有效的技術支撐，促使檔案業務流程優化和創新趨于科學化轉變。在方向上需集中于以用戶需求為中心、營造內部組織機構扁平化特性、堅持以信息技術為業務手段幾個方面。

四、檔案館業務流程優化及創新發展方向

1.以用戶需求為中心

檔案館檔案業務本身具備一定的公共服務屬性，因此其檔案業務流程優化及創新需堅持以用戶需求為中心，不斷增強檔案業務本身的服務性。因此在檔案館日常業務開展當中，用戶屬于檔案館業務服務的對象，這一理念主要體現為用戶可結合多種方法及途徑來積極參與到檔案館檔案業務活動當中，并針對業務開展情況進行評價，用戶獲取知識信息的同時，也享受到一定公共服務。所以，檔案館要想進一步優化和創新自身業務流程，就可以針對用戶進行調查，通過分析用戶對檔案業務服務及產品體驗及感受，來制訂優化及創新發展策略，促使自身檔案業務獲得進一步的發展。

2.營造組織扁平化特性

檔案館檔案業務體系結果通常是依照職能的差異來分化不同的部門開展工作，因此在檔案館中不同部門間通常由于各自職能的差異，而導致日常工作溝通受阻，業務流程處理遲緩，極大的影響工作效率，難以切實滿足用戶對多樣化和個性化檔案需求。因此，要求檔案館需在流程優化和創新前，優化內部結構，將檔案館內部塑造為由上至下的金字塔組織結構，在后續流程優化與創新當中，集中對檔案館檔案業務的協調性、通暢展開工作。由此促使精簡、扁平化成為檔案館檔案業務流程組織結構的主要特性。

3.堅持以信息技術為業務手段

檔案館檔案業務要想獲得持續、穩定發展，就必須持續提升用戶的滿意程度，不斷滿足用戶對檔案業務工作的需求，這樣才是檔案業務流程優化和創新的重要方向。因為檔案業務流程優化及創新本身需對檔案館中的重要工作節點采取針對性的流程設計與再造，整個過程就有必要采用全新的現代化信息技術為支撐，由此才能最大限度實現流程優化及創新的目標。我國社會科學信息技術發展異常迅猛，互聯網+、大數據等先進技術融入檔案業務當中，極大提升了檔案業務效率和質量，同時也給檔案用戶帶來更好、更優質的體驗。

五、檔案館業務流程優化及創新路徑

1.結構創新，打造流程中心型組織

需針對檔案館檔案業務的組織結構實施變革，通過精簡層級結構的形式，來創新業務流程，保障后續業務流程間實現無縫銜接，業務流轉更為穩定。（1）整合檔案業務流程為多個流程團隊，各個流程團隊間構建完善的溝通機制，以此強化問題應對效率，保障無縫銜接。（2）搭建信息技術服務支撐平臺。服務平臺的搭建是整個流程中心型組織運行的重要核心，其能夠給整個組織層級結構提供重要的技術支撐，促使檔案業務流程整體和平臺運行管理進行有機融合，最終實現業務流程效率的最大化轉變。（3）做好對組織結構變革后的持續評價?？沙闪⑾鄳牧鞒坦芾砦瘑T會或用戶調查團隊，借助實時收集的用戶數據進行反饋，由此來展現以用戶為中心的變革思路。借助對新組織層次結構的持續評價，能夠及時發現組織層級結構存在的積極及消極情況，從而在此基礎上不斷優化，制訂更為科學完善的管理運行策略。

2.流程優化，準確識別檔案核心業務

檔案館業務流程優化及創新本身是個系統化的復雜工程，整個過程需盡可能控制成本，在數量眾多的業務流程當中準確找出可切實提升組織性的核心業務流程，并在此基礎上進行業務流程優化及創新。整個優化及創新操作的重點需集中于檔案業務的前段控制層面，切實做好前期的歸檔規劃，如設定好所需歸檔的范圍、著錄項及各環節質量標準、數據采集范圍等。在規劃文件形成之初，嚴格依照所設定程序來執行相應的規范管理，這樣檔案的分類、管理、著錄等操作均將通過系統實現自動完成。整個業務流程由以往人工操作為主、計算機技術為輔轉變為計算機技術為主、人工操作為輔的智能化運行模式，由此產生的檔案管理效率必將大幅度攀升，最終實現檔案文件歸檔即可入館為用戶提供便捷利用服務效果。

3.效能提升，提供協同合作的信息技術支撐

新時代下的檔案館業務發展要求具備較強的創新發展意識，要求人才和技術層面投入應當起到相應優勢，從而切實有效地推進相關前沿技術及創新成果的有效轉化。檔案館還可采取業務合作方式來不斷促進自身業務流程優化及創新，如可采用大數據技術、云計算技術來搭建相應的檔案云管理平臺，該平臺具備檔案數字化、文件電子化轉移、數據電子歸檔、著錄等，并且還可以平臺為基礎來開發出全面、統一的檔案業務智慧管理系統，各個區域內檔案館相關單位都可借助平臺的接入來達成相互間的云存檔及智能化管理。從檔案館自身發展角度來看，借助平臺搭建并介入其中，可全程監督現場及檔案業務發展情況，并由此深入挖掘數據，進行數據統計分析。

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（作者單位：廣饒縣檔案館 ）