企業檔案保密工作思考

朱英

【摘? 要】論文闡述了企業檔案保密管理工作存在的問題，并結合工作實際，針對問題提出企業檔案保密工作的建議。

【Abstract】This paper expounds the problems existing in the secrecy management work of enterprise archives， and puts forward some suggestions on the secrecy work of enterprise archives according to the actual work.

【關鍵詞】企業檔案;保密工作;問題建議

【Keywords】enterprise archives; secrecy work; problems and suggestions

【中圖分類號】G273;F272? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）06-0022-02

1 引言

企業檔案是企業在社會活動中直接形成的，保存備查的文字、圖表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄，是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。由于企業社會活動具有連續性，因此，無論是企業還是社會都會因某種需要而產生追溯產品和服務的過程，如法律責任、產品質量、事故調查、效益分析、改進提高、維護保養、業績考核等。企業檔案工作以滿足企業證據、法律責任和信息的需求為目標，然而企業檔案資料多涉及國家秘密或企業的商業秘密，如何把握好檔案保密管理的尺度，使企業檔案在安全范疇內最大限度發揮檔案的價值，是企業檔案部門必將面臨的問題。

2 企業檔案保密工作存在的問題

2.1 檔案基礎設施布局不科學，存在較多安全隱患

檔案庫房是檔案保密的重點，JGJ 25—2000《檔案館建筑設計規范》規定檔案館的建筑布局應按照功能區分原則，布置各類用房位置，力求達到功能合理、流程便捷，解決內外相互聯系與分隔，避免交叉，各部分之間檔案傳送不應通過露天通道。庫區內部應設置其他用房，閱覽室應設置自動防盜監控系統，檔案工作要求達到庫房、閱覽室、辦公室彼此分開。但不少企業未做到庫房、閱覽室、辦公室三分開，在庫房里設置辦公區域導致非工作人員進入檔案庫區，非密檔案庫與涉密檔案庫未分開，而將所有庫房整體設為保密要害部位，未堅持保密要害部位最小化原則，各門類檔案未設置單獨庫房，多門類檔案混在一個庫房，以上現狀，均存在管理漏洞和安全隱患。

2.2 檔案保管職責理解不到位，檔案保護重實體輕內容

檔案管理員有保護檔案完整與安全的職責，做到檔案保管完好、不因工作疏忽大意而使檔案遺失或不丟失，不僅要保證檔案實體安全，還要保證檔案內容的安全，實際工作中，檔案管理人員更關注檔案實體的安全，而忽略了檔案內容的安全，例如，對檔案內容的摘抄和拍照監管不嚴，閱覽利用場所無明確限制，閱覽室缺乏監控設施等都存在檔案內容得不到保護的隱患。

2.3 知悉范圍劃分不準確，利用者身份不易識別

企業涉密檔案利用一般都能嚴格履行涉密載體借閱審批手續，但由于企業檔案保密的對象廣泛，環節眾多，增加了涉密檔案知悉范圍劃分的難度，出現涉密檔案的知悉范圍劃分粗略操作性不強，不利于企業涉密檔案利用審批人和企業檔案部門工作人員方便、快捷、準確地識別檔案利用者的權限，存在涉密檔案利用雖有審批手續，但未準確識別利用者的用檔范圍而借出超知悉范圍檔案的風險，含企業商業秘密的檔案資料歸檔前未劃分知悉范圍，導致應保護的檔案未得到保護。另外，大型企業中企業員工多，員工崗位變動頻率高，每年新入職員工也相對較多，如果識別標識不直觀，檔案員很難準確識別利用者的合法用檔身份，存在很大安全隱患。

2.4 密級變更不及時，影響檔案提供利用

企業檔案資料的定密依據來源不同，可分為原始定密和派生定密。原始定密是指企業根據國家定密事項對企業所生產的檔案資料予以確定密級、保密期限、知悉范圍;派生定密是指依據外來涉密文件資料的密級對企業形成的檔案資料予以確定密級、保密期限、知悉范圍。中小型企業派生定密較多，秘密不是一成不變的，而檔案資料的密級變更由原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關確定決定，如果來文單位或其上級單位未及時辦理密級變更手續，必將導致企業檔案資料不能及時變更，從而影響檔案的利用。

3 企業檔案保密工作建議

3.1 規范企業檔案庫房等基礎設施

首先，應保證檔案庫房、閱覽室、辦公區、技術用房分開獨立，不存在交叉用房的現象，避免不同類檔案交叉用庫房，做到專人專管，盡量避免檔案部門內部人員交叉進入庫房。其次，檔案庫房應配備鐵門、鐵窗、鐵柜和報警器等安全設施，同時，應將涉密檔案較集中地放在一定區域，將該區域設置為保密要害部位，盡量縮小保密要害部位范圍，在保密要害部位適當位置安裝視頻監控系統，非授權人員進入保密要害部位應嚴格履行審批手續，明確進入事由，記錄進出時間段，禁止攜帶有攝錄功能的設備，保密要害部位負責人做到全程陪同。檔案閱覽室應劃分涉密檔案閱覽區或專門設置涉密檔案閱覽室，安裝視頻監控系統，禁止使用手機，防止檔案使用人員摘抄檔案、撕毀檔案、對照檔案拍照等。

3.2 加強檔案管理崗位職責培訓

做好企業檔案保密工作的關鍵在人，除企業領導、各級中層管理人員、各職能部門工作人員以及一線生產作業人員應牢固樹立“檔案安全事關企業利益”的檔案保密意識外，應重點加強對檔案工作人員的培訓，首先應明確檔案管理崗位的保密責任，簽訂《崗位安全保密責任書》，檔案工作人員自覺養成良好的檔案保密職業素養和高度的職業敏感性，檔案工作人員不僅應熟知各項檔案管理制度、保密管理制度，還應熟知不同密級檔案資料的保管、借閱利用審批程序、知悉范圍、利用場所、利用期限要求，不僅保證檔案實體的安全，還要保證檔案內容信息的安全。

3.3 準確劃分涉密檔案知悉范圍，改進檔案利用者識別方式

企業涉密檔案知悉范圍是指可以合法知悉企業各類檔案的部門或人員，準確、適當地限定企業各類檔案的知悉范圍，和確定檔案的密級和保密期限一樣，都屬于檔案資料定密工作的重要內容。對企業涉密檔案知悉部門或人員進行嚴格管控，是確保企業涉密檔案處于可控范圍之內并采取相應保護措施的重要手段。在劃分涉密檔案知悉范圍時，可邀請形成檔案的各業務部門負責人、專家顧問、項目負責人參與，堅持工作需要、最小化、具體化原則，即不屬于工作需要必須知悉的，不應納入知悉范圍，盡量減少企業涉密檔案流轉環節，把企業秘密的知悉范圍盡量限定在最小人員范圍，能夠直接將企業涉密檔案知悉范圍限定到具體人員的，應當限定到個人，確實無法限定到具體人員的，才限定到各職能部門，但各職能部門應再根據工作需要，限定到具體人員，并保證對每位知悉人員作出記載，準確劃分知悉范圍的同時還要根據崗位、職責變動及時調整知悉范圍，并通知到用檔審批人員和檔案部門工作人員。企業可為員工佩帶包含部門、姓名、頭像、工號等信息的工牌，方便檔案部門工作人員直觀、快捷地識別檔案使用者的身份。

3.4 及時調整密級，充分發揮檔案利用價值

根據《保守國家秘密法》第16條“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者上級機關應當及時解密”，企業定密歸口管理部門對在保密期限內不需要繼續保密的檔案應及時辦理變更密級手續。對于企業原始定密產生的檔案，檔案部門每年可對已到保密期限的檔案進行逐份審查，登記造冊提供給單位定密歸口管理部門，定密歸口管理部門組織相關專業技術人員對已到保密期限的檔案進行判定和取舍，由企業保密工作領導小組作最后審查，對于需要解密降密的及時辦理解密、降密手續。對于派生定密產生的檔案，企業定密歸口管理部門應積極與上級單位溝通協調，最大限度地保證派生定密產生的檔案資料及時調整密級，避免出現“重保輕用，利用不足”的現象。

4 結語

檔案工作的目的是最大化地實現檔案的作用，發揮檔案的價值。企業檔案以為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供服務為工作任務，企業檔案以滿足企業證據、法律責任和信息的需求為工作目標，保守國家秘密是每個公民應盡的義務，更是檔案工作者的最基本的職責，日常工作中，檔案工作者在嚴格做好保密工作的同時，應切實完善工作職責，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展服務好，涉密的檔案資料應當保密，但保密的目的之一是有效利用，是有條件地利用，保而不用只會失去保管的意義，失去檔案自身的價值，無限制地利用又會給國家安全帶來威脅、對企業的利益造成損失。對企業檔案工作而言，保密和利用都很重要，缺一不可。

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