機關事業單位養老保險檔案管理中應注意的問題

摘 要：現階段，我國的機關事業單位開始對養老保險制度進行改革和優化，使單位職工更加重視退休福利。深入改革養老保險制度后，事業單位要有效管理養老保險檔案，理解和落實管理的重點，做好檔案管理工作?；诖?，本篇文章以檔案管理工作的特點為切入點，分析并研究機關事業單位在進行養老保險檔案管理工作的過程中存在的問題，并提出加強機關事業單位檔案管理的有效策略，以供廣大工作人員參考。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;養老保險

引言

自我國事業單位全面實施養老保險后，養老保險問題得到了改善和優化，國家開始更加重視養老保險檔案的管理，但也為機關事業單位在開展養老保險檔案管理工作時提出了更高的要求。由于單位開展的養老保險檔案管理工作還存在一些問題，改革和完善進程將受到多方面因素的影響，有必要對這些問題進行有效研究，完善養老保險檔案管理的具體程序，確保管理制度的規范和準確，保障有關人員的切身利益。

1 檔案管理工作的特點

1.1動態性較強

由于參加養老保險的人員具有較強的流動性，例如辭職、調動、脫離原單位、被辭退等原因，導致流動人員沒有固定的工作單位與工作，因此，職位級別、工資制度和工作單位等個人信息不是靜態的。這些信息會隨著主觀和客觀因素的變化而變化。雇員就業信息有調整的跡象，養老金保險也會相應改變。因此，養老保險檔案管理的動態特性更加明顯。

1.2檔案數量多

社會基本養老保險企業檔案管理的對象及其服務的對象都具有特定的社會性，所以，就決定著傳統社會基本養老保險檔案內容重復性、信息來源廣泛性、數量繁多性、而傳統的社會基本養老保險檔案管理只局限于集體企業或國有企業中的退休人員，而傳統的社會基本養老保險企業檔案管理流程中，也只有最簡單的信息采集、整合、管理工作，即由企業單位中的各級人員組織管理。但隨著國家事業單位隊伍的日益擴大，以及養老保險體制改革的深化，參與養老保險的事業單位也逐漸增加，養老保險的受益群體也日漸擴大。而在與此同時，其檔案的數量卻在日漸增加，并且出現了逐漸增加的勢頭。

1.3以人為本原則

事業單位養老保險制度的內容，包括檔案的整理都是以人為基本服務對象。因此，各機構的檔案管理應遵循以人為本的原則。

2 機關事業單位中養老保險檔案管理工作中存在的問題

2.1對檔案管理工作不重視

一些機關事業單位的工作人員甚至領導沒有正確認識檔案管理的重要性，忽視了機構內部檔案管理工作，對老年檔案管理的知識在簡單的存儲和整理方面仍然停滯不前，檔案管理能力總體水平不高，消極、敷衍了事，相關人員的思想觀念和工作狀態沒有得到正確的調整，使養老保險檔案管理的有效性大大降低，其不僅影響養老保險檔案的質量，而且制約了事業單位的可持續發展水平。

2.2檔案管理人員素質較低

由于以往教育條件有限，我國許多事業單位檔案工作者的教育文化水平低，業務知識和專業能力有限，許多檔案工作者是從其他部門借調的，缺乏專業背景，專業基礎薄弱。在實際工作中，檔案管理的細節無法落實。此外，大多數工作人員仍然抱有“鐵飯碗”的思想，導致實際工作缺乏熱情和創新，工作方法落后，質量得不到保證[1]。

2.3檔案管理信息化程度低

計算機和網絡技術的飛速發展，給社會各界和養老保險檔案的管理和工作方式帶來了深刻的變化。電子檔案具有空間小、效率高、信息共享方便等優點，可以解決傳統檔案管理中存在的一些問題。然而，目前我國許多地區高校信息化建設水平不高。一方面受到當地社會經濟條件的制約，無法及時引進完善的檔案管理設備。另一方面，由于檔案管理人員沒有形成正確的信息檔案管理思想，存在著檢索和重復檢索不明確的問題，嚴重制約了檔案管理的效率和質量。

3 加強機關事業單位檔案管理的策略

3.1提高檔案管理工作的重要程度

在開展檔案管理工作時，要通過相應的方法宣傳檔案管理工作，使領導和職工認識到檔案管理的重要性。加強領導檔案管理意識。為保證工作單位的順利發展，領導要提高注意并加強引導，在養老保險檔案管理方面亦是如此，對檔案管理的重視程度將決定其開展這項工作的態度，因此，有關人員需要采取實際行動引起領導的重視，利用文件或資料給領導留下深刻的印象，要向領導報告檔案管理的實際情況，使領導對發展單位產生積極的影響。重視檔案保存與管理，切實做好檔案管理工作，積極推廣檔案保管制度與標準，引導全體工作人員深刻了解檔案保管的重要積極意義，形成現代管理觀念下的全社會基本養老保險檔案管理領導機制，進一步強化工作人員責任感，增強領導能力與社會服務意識，搞好檔案保管工作。

3.2創新檔案管理的方式

養老保險檔案的信息化管理是時代不斷發展后的必然需要，更是當下機關事業單位提高自身工作效率以及質量的重要途徑為了與時俱進，政府機關事業單位需要在創新過程中發展現代化、信息化、標準化，提高服務水平，充分發揮自身的價值和作用。在信息化時代，單位實行檔案管理，有效地運用網絡技術，改革和完善檔案管理模式，實現信息管理，確保更好地為社會服務。信息文件管理可以簡化工作流，提高管理效率和質量。目前，大多數單位都可以實現信息檔案的管理，而且檔案管理的質量和效率都很高。單位內可建立數字文檔系統，比運用計算機技術、網絡技術等傳統文字數據，更方便地存儲數字數據，從而形成一個高度自動化的檔案系統。運用最先進的信息智能化技術，形成信息智能化管理系統，搜索、篩選、獲取和管理重要信息，并建立交互式管理系統。共享電子檔案資料，將進一步優化結構和健全管理體系，提升服務質量[2]。

3.3提高檔案管理人員素質

新時期的養老保險檔案管理工作對職工提出了更高的要求，檔案管理人員只有提高自身的業務能力和專業素質，提高良好的道德水準和職業素養，才能更好地進行養老保險檔案管理工作。首先，充分利用社會資源，聘請行業專家對基層員工進行理論培訓，傳授勞動者豐富的理論知識，幫助勞動者形成完善的理論體系。其次，組織單位要密切關注上級單位的培訓安排，為單位職工爭取培訓機會，促進上級單位的精神溝通。再次，推進信息化建設，組織信息化培訓，使檔案管理人員掌握豐富的信息化手段，并能將這些先進技術應用到日常檔案管理工作中。最后，在明確分管領導所在的檔案工作范圍內，將檔案管理工作與業務經辦工作同時納入到考核范圍內，在每年年初制定工作計劃、制定崗位職責以及工作標準，并在年末針對這一年的工作計劃進行考核，以此來監督檔案管理工作人員在工作時的嚴謹作風，為參保單位以及個人提供更加優質的服務。

3.4制定完善的檔案管理制度

事業單位建立的養老保險檔案管理制度應當科學化、規范化、可操作性強，確保管理的順利進行。為了使檔案管理更加合理、科學、規范，應根據法律法規和單位實際情況，完善和建立檔案管理制度，切實加強管理，充分發揮檔案管理的職能作用。具體可分為以下幾種完善的方式：（1）確定檔案歸檔的時間、要求以及范圍。（2）構建養老保險檔案保管制度，以此來為暗桿的安全、庫房設備的符合標準提供有效的保障。（3）建立檔案保密制度，并對保密的規定與要求進行明確。（4）建立檔案應用制度，明確檔案的應用范圍、應用方式以及應用標準。（5）建立檔案管理責任制度，明確每一個檔案管理工作人員的職責、內容、要求與工作范圍，保證責任制度以及崗位職責落實到每一為工作人員身上，使管理責任制度更加規范，為后期工作的順利開展提供制度的保障。為此，事業單位要盡快健全養老保險檔案管理制度，不斷完善檔案管理工作，實行現代化管理模式[3]。

4 結束語

總之，近年來，事業單位養老保險檔案管理受到了有關部門的高度重視。通過對養老保險檔案中存在的問題進行分析，并采取有針對性的措施加以解決，使養老保險管理在一些方面取得了一定的成效。但由于我國養老保險業務的范圍不斷擴大，以及社會保險機關的業務性質和工作量日益增大，使得社會保障工作受到了很大挑戰。所以，為做好全社會基本養老保險工作，有關政府部門和社會保障行政部門應當強化對職工養老保險檔案的監督管理，維護參加養老保險對象的基本權利。

參考文獻：

[1]莊冀.機關事業單位養老保險改革面臨的問題與完善對策[J].老字號品牌營銷，2021（08）：37-38.

[2]孫曉燕.機關事業單位養老保險改革的制約因素與策略選擇[J].經濟管理文摘，2021（13）：127-128.

[3]鄭夕云.做實城鄉居民社保注銷登記檔案，促進養老金規范發放[J].就業與保障，2020（19）：22-23.

作者簡介：

楊學英（1982-），女，彝族，四川省涼山彝族自治州鹽源縣，館員，研究方向：檔案管理。