探究條碼技術在醫院檔案管理中的應用

文/昆明醫科大學第一附屬醫院 張進香

一、條碼技術在醫院檔案管理中的應用背景

（一）條碼的概念。對于“條碼”這一概念，可從下列多個角度進行認知審視：第一，條碼是計算機信息的一種載體，其主要通過條紋、圖塊、圖點等圖形符號的位置分配實現信息內容的外化反映，因此可將其視為一種機器語言。第二，條碼具有可閱讀性，人們可以通過掃描儀、智能手機等終端設備對條碼圖案中的信息進行讀取，因此可將其視為一種編碼報文。第三，在現代網絡通信技術的支持下，條碼信息可在網絡中實現快速、靈活的傳遞，因此可將其視為一種網絡技術。第四，條碼具備存儲信息的功能，且具有一定的空間限制?，F階段，一些三維條碼空間容量已達0.6MB至1.8MB的區間內，可實現一段歌曲或視頻的獨立承載。因此，還可將條碼視為一種信息的記憶存儲形式。

（二）條碼技術的應用原理?，F階段，醫院檔案管理中應用的條碼技術主要為一維條碼技術與二維條碼技術。其中，一維條碼主要由黑紋、白紋、闊紋、窄紋四個部分組成；二維條碼則由二維平面內特定分布的黑白圖塊組成。當相關人員應用光電掃描設備對一維、二維條碼圖進行掃描識別時，條紋符號或圖塊符號就會轉化為相應的電流信號，后輸出符合計算機程序邏輯的二進制信息，并經由系統自動處理實現具體內容的可視化呈現。

二、條碼技術在醫院檔案管理中的應用優點

在傳統時期，醫院檔案管理工作具有明顯的手工操作特點，檔案的借閱、整理、歸還等活動都對手工登記存在較高依賴性，在傳統人工操作模式的應用下，檔案管理人員在整理檔案列表時也會背負很大的工作壓力，難以快速、及時地完成檔案信息的更新。在應用條碼技術后，上述弊病問題都可得到有效解決：

首先，條碼系統兼具高水平的識別速度、準確性與可靠性，檔案管理人員在完成采集、整理等基礎性檔案工作后，即可應用計算機系統生成相應的條碼圖，通過打印機打印出來，并粘貼到與之對應的檔案文件上。其后，當醫務人員借閱、歸還檔案資料，或檔案管理人員自主進行檔案的檢查整理時，只需要應用光電掃描設備對條碼圖進行掃描識別，相關檔案信息便可錄入或呈現在計算機界面當中。

其次，在醫務人員借閱檔案資料時，檔案管理人員可對檔案上已粘貼的條碼圖進行掃描，從而在計算機系統中自動生成借閱清單。其后，再將清單信息打印出來，并要求借閱人員落實簽字或蓋章，即可對檔案借閱的責任作出歸屬認定?；诖?，檔案管理人員可通過查詢檔案管理系統，對檔案的歸還情況進行追蹤，并明確檔案當前在何人手中。而當借閱人員歸還檔案后，相關人員再次掃描檔案上的條碼圖，即可實現系統中檔案管理狀態的調整改動。

最后，在收錄到既有檔案的輔助性、補充性內容時，檔案管理人員也可對其進行編號處理，并生成相應條碼圖。其后，在應用光電掃描設備進行掃描識別后，系統便能基于特定的數據排列方式，將新檔案安插到原有檔案結構的正確位置上，并完成整體檔案排序的同步更新。

三、條碼技術在醫院檔案管理中的應用設計

（一）條碼技術下檔案管理系統的需求分析。將條碼技術應用到醫院的檔案管理當中，主要應從檔案管理人員、其他醫務人員兩個角度入手進行需求分析。檔案管理人員的技術應用需求應包括檔案類別的管理、檔案信息的管理、檔案借用的管理、檔案歸還的管理以及檔案查詢的管理五個部分；其他醫務人員的技術應用需求應包括檔案查詢、檔案借閱與檔案歸還三個部分?；诖?，可將醫院檔案管理的功能分化為三個集合：1.檔案基本信息管理集合。該集合主要應滿足檔案管理人員的檔案類別與檔案信息管理需求，如錄入檔案基本內容、分配器械設備檔案、人力資源檔案、醫院政工檔案、患者服務檔案等不同檔案類型、修改或變更檔案信息等。2.檔案資料利用管理集合。該集合應滿足檔案管理人員與其他醫務人員的查詢、借閱、歸還等利用需求，如關鍵字檢索、掃碼借閱資料、掃碼確認歸還等。3.用戶操作權限管理集合。該集合主要負責對不同系統用戶的類型、權限進行記錄、管理與識別，以確保醫院檔案資料的安全性與可靠性。

（二）條碼技術在醫院檔案管理中應用的操作設計。將條碼技術應用在醫院檔案管理系統的搭建中，主要應從生成條碼與使用條碼兩個角度入手進行操作設計。其中，生成條碼的操作流程為“錄入信息→生成編碼→處理編碼→生成圖形信息”，使用條碼的操作流程為“掃描設備讀取圖形信息→處理圖形信息→識別編碼→輸入編碼→使用編碼”。需要注意的是，在使用條碼的過程當中，必須保證光電掃描設備與計算機主機系統之間的接口連通。此外，各類醫療器械、辦公用具通常在出廠時就已配備有相應的一維碼或二維碼圖形，對于此類對象的信息管理，相關人員直接進行圖形的掃描識別即可，無須單獨執行條碼的生成操作。

（三）條碼技術在醫院檔案管理中應用的條碼設計。1.條碼類型的選取。從當前來看，醫院檔案管理中最優選的一維條碼類型為Code 39，此條碼技術發展自1974年，是一種滿足雙向掃描需求的分散式條碼。具體來講，Code 39主要具備以下應用特點：第一，對碼數無強制性的長度限制，與醫院巨量化的檔案資料編號體系相符。第二，Code 39的起始碼與終止碼均為“*”字符，允許雙向掃描操作，可為醫院檔案管理人員提供很大的工作便利。第三，Code 39具備自我檢查機制，因此無須設定特殊的檢查碼。第四，Code 39在描述單個信息字符時，需要應用寬窄不同的9個條紋元素。例如，字符“1”的條碼編制為：寬黑條、窄白條、窄黑條、寬白條、窄黑條、窄白條、窄黑條、窄白條、寬黑條。同時，在不同字符之間，均設一個窄白條即“窄空”進行分隔?，F階段，Code 39主要可用條紋結構表現數字、英文字母以及“+”“*”“%”“$”等符號，滿足醫院檔案管理的信息編制需求。而在二維條碼類型的選擇上，則以當前社會中常用的QR Code圖形碼作為首選。與一維碼相比，QR Code的存儲空間更大，可反映的信息內容也更加多樣化，能對Code 39碼無法滿足的檔案管理需求進行有效補充。例如，QR Code可對GB 2312標準中的漢字字符進行表示，當存在必要性的文字檔案記錄需求時，檔案管理人員便可對檔案信息進行QR Code碼生成處理，以提高掃描識別、工作使用的技術應用質量。2.硬件設備的選取。將條碼技術應用到醫療檔案管理工作中，必須配備有相應的閱讀設備與輸出設備?，F階段，條碼圖的閱讀設備主要以光電掃描設備為主，如條碼掃描槍、醫療掃描器等。從原理上講，此類設備主要通過光學發生器發出紅外線或其他激光，對器械實物、檔案資料等載體上粘貼或印刷的條碼圖進行掃描。此時，由于不同圖塊、條文的激光反射率存在明顯差異，掃描設備即可識別獲取到具體的反饋信號，并導入計算機系統中進行信息化處理。在醫院檔案管理系統的設計中，應根據購入的閱讀設備選擇接口，常用的接口類型主要有PS2、1394等。條碼圖的輸出設備應用普通的激光打印機設備即可。在此基礎上，應配備出不同材質的打印紙，如高光紙、背膠紙等，以滿足不同的條碼圖使用需求。3.條碼讀入的設計。醫院檔案管理系統讀取條碼信息的方式，與鍵盤輸入信息的方式基本相同，即對字符進行串聯，并在字符串結束后輸入一個“窄空”作為回車?；诖?，當系統文本框通過掃描設備識別獲取到字符串后，字符串便可自動作為檔案表單的輸入項目了?，F階段，條碼圖讀取的譯碼流程（開始→初始化→是否掃描到條碼→采樣判別條碼類型→字符識別→出錯檢查→接頭通信→結束）都是在醫院購入的光電掃描設備中直接完成的，因此無須進行單獨設計。4.條碼生成的設計。條碼的生成過程，就是計算機中信息代碼進行圖形化轉換的過程，其落實質量直接決定了條碼技術在醫院檔案管理中應用的可靠性。從當前來看，直接將商業化條碼編制軟件應用到檔案信息管理系統的構建當中，是經濟性最強、操作最便捷的技術實現方式。從目前來看，較先進且常用的商業化條碼編制軟件主要有CODESOFT（法產）、Barcode（美產）等。其中，CODESOFT具有良好的軟件應用表現，且可分為通用、專業、企業三種不同版本。在系統構建與技術應用的過程中，醫療檔案管理人員可根據現存的信息化檔案管理需求，對不同版本軟件進行合理選擇。若僅使用Code 39碼即可滿足檔案管理需求，則購入通用版CODESOFT7軟件即可；若存在QR Code碼的使用需求，則需要購入價格更高的專業版或企業版，因此達到二維碼以及專業化數據庫的應用效果。

（四）條碼技術在醫院檔案管理中應用的安全設計。醫院檔案資料涉及工作人員信息、患者信息、財務信息等多種內容，存在很強的保密性需求，所以必須要做好條碼技術應用的安全設計。具體來講，可將用戶分為高級主管、普通管理人員、其他醫務人員三種權限類型。其中，高級主管擁有條碼運用、檔案管理的最高權限，如檔案信息的增刪改動，不同人員的賬號管理、條碼讀取與輸入設備的參數修改等；普通管理人員則只能對自己的賬號信息進行改動，并可進行條碼生成、條碼掃描、檔案借閱與歸還管理、查詢等基本業務操作；其他醫務人員則只能進行檔案資料的查詢、借閱申請與歸還認定?；诖?，建立醫院檔案管理系統與人力資源系統的信道連接，并將不同權限歸屬落實到各醫務職工上，即可避免非檔案部門醫務人員越權操作的情況，從而保證條碼技術與檔案工作的實施安全性。