企業文書檔案保密管理工作的思考

朱欣

摘要：文書檔案屬于企業管理的重要一部分，還有企業文書檔案保密工作也是檔案管理工作中的重點內容，做好檔案的保密工作，除了可以確保檔案具備的價值，還能確保充分發揮檔案的作用，這些和企業的穩定發展有一定的關系。本文主要討論企業文書檔案保密工作存在的問題以及優化企業文書檔案保密管理工作的措施。

關鍵詞：企業;文書檔案;保密;對策

前言：

保密工作和社會主義現代化建設有密切的關系，伴隨著社會的發展，檔案的利用率在不斷提升，大家逐漸意識到檔案資源的社會價值，檔案資源在被使用的時候，涉及到一個重要的方面就是檔案的保密。黨和國家、企業的穩定受檔案保密工作的影響，文書檔案管理的水準決定著企業生產、管理的正常進行，企業的各項決策都受文書檔案信息機密性的影響，由此可見，企業文書檔案保密工作在企業管理中有重要的作用。

一、企業文書檔案保密工作存在的問題

（一）需要提升工作人員的素質

企業文書檔案管理工作的主體就是企業的員工，而員工的素質對檔案管理質量有直接的影響。在企業檔案信息管理中，也會使其他職位人員用兼職的形式管理檔案，或者是聘請非專業人員從事管理。因為檔案管理人員素質參差不齊，對開展檔案保密管理工作有直接的影響。

（二）缺乏完善的管理制度

我國出臺了有關的法律法規，保證企業檔案信息的安全，同時作為企業的方案保密工作開展的基礎，企業在發展的時候，檔案管理數量也隨之增加，而傳統管理制度還需要按照企業發展變化進行優化。大部分企業檔案制度的完善，比較強調保密工作，不能確保工作的成效。

（三）硬件、軟件應用不足

在現在信息技術化的時代，不管是企業的發展還是在其他的領域中，開發信息技術以及應用信息技術，已經變成一項重要的工作內容。但是在文書檔案保密管理期間，如果是使用先進的信息技術，可以減輕工作人員的工作壓力，還能提升工作效率。而在企業的發展中，經常會選擇在其他工作中使用信息技術，忽視檔案保密管理工作。

二、優化企業文書檔案保密管理工作的對策

（一）提升文書檔案管理人員的素養

從事文書檔案管理人員是檔案保密管理中重要的環節，工作人員的專業素養以及綜合能力會直接影響這項工作的順利進行。企業管理人員需要更新工作觀念，強化對文書檔案管理的重視，定期組織培訓活動，培訓檔案管理人員學習專業知識，不斷豐富自身知識儲存量，運用于工作中[1]。因為企業部分管理人員不是專業人士，這樣企業可以聘請專業的文書檔案管理人員，且豐富管理的隊伍，提升企業文書檔案員工整體的素養。但是在培訓中，可以教授管理人員先進的管理方式，使其按照有關的要求進行專業的管理。對于掌握計算機能力較差的員工，可以有針對性的訓練，帶領其學習新的技術，更新理念，提升管理的效率，給文書檔案保密管理工作的開展打下基礎。還有將管理人員的作用充分發揮出來，使其將不同的檔案進行分類，詳細記錄檔案的存放以及借還記錄，保證檔案的安全性。在日常工作中，企業管理人員需要保證檔案室的干凈整潔，防止檔案信息受外界環境的影響[2]。從事檔案管理人員還應該擁有足夠的責任心。因為文書檔案信息具備較強的機密性，如果工作態度不專業，可能會泄漏機密。由此可見，需要選擇專業能力強且敬業的人員。

（二）優化管理規章制度

有關的管理制度是企業文書檔案保密工作的基礎，也是重要的一個環節。不管是借閱好是存檔都需要遵守有關的程序。在工作人員借閱的時候，一樣需要經過上級部門的許可，還要說明借閱的理由，才可以閱讀有關的文件。在存放檔案的時候，還是需要有詳細的記錄，保證信息的完整性[3]。針對出入檔案室的人員，需要進行嚴格的登記，沒有經過允許，不能進入檔案室。文書檔案管理工作對企業的發展有重要的作用，構建有效的管理制度，可以解決傳統工作中存在的缺陷，經過有效的規章制度，就能保證文書檔案保密工作的成效，提升工作效率。

（三）構建及信息化檔案管理

就文書檔案管理中，想要提升工作效率，需要使用現代化信息技術，提升信息的保密性。并且建立信息化檔案，可以實現共享信息資源，對于機密性的信息，必須在取得允許之后，才能登錄獲取信息[4]。建設信息化檔案管理，可以減少工作人員的工作量，還能防止傳統管理帶來的信息丟失情況。企業如果是使用信息化得管理形式，就需要建立防火墻等有關的殺毒軟件，防止出現黑客竊取數據的現象。應用信息化文書檔案管理，貼合新形勢發展的特征，可以有效提升企業經濟文化水準，使企業更好更穩定的發展。當前階段，這項技術已經廣泛應用于企業中，還取得較好的效果。

（四）調整檔案的密級

伴隨著時間的發展以及貫徹落實有關文件，文書檔案的密級也需要隨之變化，其中包含著三種情況：解密、升密、降密這三種，大部分文件都是降密以及解密情況。甚至有些檔案是有保密限制的，因此對檔案的保密實現需要有詳細的記錄，但是有些檔案是由于原指導文件的變化致使其保密性發生變化。企業的檔案儲存需要嚴格遵守《保密法》，伴隨著檔案保密制度的完善，需要建立劃定秘鑰的制度以及調密通知單制度、涉密檔案接收標準，保證企業文書檔案的安全性。

結語：

綜上所述，做好檔案管理工作就是企業穩定發展的基礎，做好企業文書檔案的保密工作是企業管理不能缺少的一部分內容，需要給予高度的關注，不管是對檔案自身的管理還是對檔案管理人員的管理都需要嚴格遵守有關規章制度進行，最好保密工作，使企業可以穩定可持續發展。

參考文獻：

[1]季婉楠. 新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作的思考[J]. 辦公室業務，2020，（12）：93+107.

[2]李彩虹. 淺談新形勢下企業如何做好文書檔案保密管理工作的選人與用人[J]. 國際公關，2019，（08）：185.

[3]王金英. 企業文書檔案保密工作探討[J]. 辦公室業務，2019，（06）：109.

[4]劉金婷. 探討電力企業文書檔案的保密管理[J]. 青年與社會，2019，（04）：137-138.