企業電子文件收集管理工作探析

羅琪芬

昆明船舶設備研究試驗中心 云南 昆明 650216

隨著計算機信息技術、網絡技術的快速發展，電子業務越來越成熟、越來越普遍，網絡化、信息化程度不斷提升，深刻影響和改變了人們的工作和生活，社會不可逆轉地進入到大數據時代。與此同時，數字信息的出現也改變了檔案記錄和讀取的方式，產生了的形式多樣、數量巨大的電子文件，成為新時代檔案管理的主要對象。電子文件也成為維系企業生存發展的重要信息資源和知識資產，一旦流失，將造成無法挽回損失。因此，電子文件的收集管理工作對于檔案工作者來說顯得尤為重要。

目前，我國對電子文件收集管理的理論研究取得了較大的成果，研究方向由概論性、總體性研究轉向技術性、應用性研究，并出臺了一系列具有可操作性、指導性的文件和標準規范，企業也逐漸開始重視對電子文件管理研究，但由于起步較晚，認識有限，研究僅僅停留在初級階段，致使對電子文件的收集管理存在著各種各樣的管理模式，缺乏統一的規劃、設計，管理方法、管理手段也相對落后。因此，企業對電子文件的收集管理無論從理論上還是技術上都比較滯后，電子文件的收集管理質量很難得以保證，收集工作難以開展。與此同時，檔案資源體系建設工作的需求和檔案資源信息化、網絡化的趨勢對電子文件收集管理又提出了更高的要求，如何做好電子文件收集管理，成為新形勢下企業檔案工作面臨的一道難題，這難題值得我們深入分析和思考，旨在加快推進檔案信息化的進程。

1 企業電子文件收集管理現狀

早在2013 年，在全國數字檔案館（室）建設推進會上，國家檔案局已經提出實施檔案“存量數字化、增量電子化”戰略，吹響了加快數字檔案資源建設的號角[1]。企業領導及檔案工作人員也已認識到了收集電子文件建設檔案信息資源的重要性，也做出了一定的響應，采取措施推進各門類電子文件資料的收集管理工作，但由于受企業領導的重視程度、檔案人員對電子文件認識以及企業發展的現狀條件限制，對電子文件的收集工作仍未引起足夠的重視，得到相應的加強，存在諸多的問題和困難。

“存量數字化、增量電子化”即存量部分就是將企業館藏的紙質檔案進行數字化，增量部分就是將企業辦公自動化系統或業務系統中新形成的電子文件。由于種種原因，目前我國企業檔案管理工作大多仍然延續實體檔案收集保管這種舊有的管理模式，以紙質檔案利用為主，導致企業許多新形成的電子文件分散保存在光盤、個人計算機中，沒有得到及時收集管理，有價值的信息處于嚴重流失的狀態。有的企業，檔案部門已經開始著手收集部分word版電子公文，但并未與紙質文件一并歸檔，更沒有收集相關的元數據， 致使無法確認與審簽后歸檔的紙質檔案是否完全一致，只能作為知識復用以及重復生產使用，作為資料保存。也有的企業，雖然建立了檔案管理系統，但功能不健全，信息系統不能進行分級保護，檔案管理系統與公辦自動管理系統相對獨立，不能平滑對接，導致電子文件難以保證四性（真實性、完整性、可靠性、可用性）要求?？傊?，目前企業電子文件的收集管理工作進展緩慢，質量難以保證。

2 企業電子文件收集管理存在的問題和原因

2.1 思想意識重視不夠，資源配置不合理

有的企業領導不重視檔案工作，檔案人員收集管理電子文件意識不強，資源配置不合理。這主要是由于我國企業對電子文件管理工作起步較晚，企業領導和檔案人員對電子文件接觸時間不長，了解有限，沒有認識到此項工作的重要性，且長期受紙質檔案傳統載體管理模式的影響，思維習慣固化，再加上電子文件收集過程較紙質更為復雜、煩瑣，真實性、完整性、可靠性和可用性要求難以保證，法律憑證作用仍無法取代紙質文件地位，安全性也不及紙質檔案，造成忽略對電子文件的收集，缺乏有效管理。更有企業單位部門機構設置不合理，職能不清，承擔著過多的職責，導致主管領導精力分散，檔案人員時間已碎片化，無暇顧及主業，更談不上對電子文件的收集管理工作深入研究。在這種情況下，企業基礎設施建設自然得不到相應的加強，與時俱進的發展，主要突出表現為：檔案管理系統與各業務系統互不兼容，需要存檔的電子文件只能通過下載后以物理存儲的方式保存在電腦中，再刻錄成光盤存檔，電子文件達不到即時歸檔要求；辦公自動管理系統缺失密級保護工作功能，只適用于非密級文件管理，達不到文檔一體化功能；計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有統一的硬件環境，軟件環境更不用說，大多根據個人使用習慣有多種版本存在，不同版本軟件下產生的電子文件有一定的差異。這些都是導致電子文件收集管理困難的原因之一。

2.2 相關制度辦法、標準規范不統一、不完善以及執行不嚴

目前，我國出臺了一系列有關電子文件的制度辦法、標準規范，要求認真學習貫徹落實，但實際的執行情況不盡如人意，落實不及時、執行不嚴的情況仍然存在，沒有真正起到監督、指導、規范的作用。再有，標準規范并非一成不變，一勞永逸的，它需要根據實際需要進行不斷修訂、完善，但實際工作中，存在還在執行早已不適應的標準規范。這主要是由于大多企業檔案信息發展落后于國家信息化的發展，一般都是自身發展到一定程度時才制訂相應的標準規范，工作滯后或直接沒有制訂，甚至無視這標準規范。因此，就出現了有的企業檔案信息化建設過程中往往只重視發展先進通信設備，購置高檔計算機系統，而忽視檔案標準規范化建設，檔案信息資源即電子文件無法在業務系統中實現系統掛接、信息聯網，雖然投入巨額資金建成檔案系統平臺，卻沒有達到電子文件一鍵收集的目的。有的有電子文件收集工作制度，但對電子文件的收集工作不夠嚴謹，存在著或收集或不收集電子文件，收集范圍、方式、質量如何，都沒有按照專門制度進行監督，導致電子文件收集工作隨意性強、主觀性強，進展緩慢。

2.3 檔案專業人員業務素質不高，支撐不夠

檔案的一切工作都是靠“人”來實現的，人才隊伍建設是檔案工作的關鍵。但實際上從事檔案管理的崗位人員大多并非檔案專業出身，沒有真正經過檔案系統教育和專業培訓，業務素質不高，特別是網絡技術應用、信息技術處理能力差，而檔案人員的業務素質直接影響檔案收集管理工作的質量。這主要是由于檔案工作不能給單位帶來直接的經濟效益，有的領導認為這是一項無關緊要的工作，對管理人員隊伍建設沒有得到足夠重視，多數檔案人員都因工作需要從事了檔案管理工作，沒有受系統的業務知識培訓，缺乏對檔案工作重要性的認識，尤其缺乏對新工具的熟練操作，很難適應新形勢下自動化、數字化、網絡化對檔案工作所提出的要求，致使部分電子文件處于無序狀態，極大地影響和制約了檔案工作的開展。

3 企業電子文件收集管理的對策和措施

3.1 提高思想認識，加強基礎設施建設，完善收集電子文件功能

電子文件是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，收集電子文件不僅是電子檔案管理和利用的前提和條件，也檔案工作的起點。首先，人們應該對當前電子文件的相關工作有一個正確認識，轉變觀念，加強領導，監督指導，確實做好電子文件收集管理工作。其次，企業應當統籌規劃單位發展，做好頂層設計，科學設置機構，合理分工，提升主管領導和檔案工作人員都能對此工作有足夠的重視和有效開展。最后，企業領導應當高度重視，從單位層面統一規劃，科學設計，企業下設部門、單位之間加強部門聯合、協調溝通，從基礎設施的建設入手，統一計算機及其他有關設備型號，從建設設計初期入手，充分考慮收集電子文件的需求，統一各類工作使用的應用軟件，統一版本，統一文件模版，完善檔案管理系統功能。如建設辦公自動管理系統時，要有文檔一體化思維，從電子文件收集管理的需求考慮，設計與檔案管理系統相兼容的辦公自動管理，使辦公自動管理系統與檔案管理系統能夠平滑對接，實現無縫鏈接，達到辦公自動管理系統可以一鍵單擊進入檔案管理系統，把電子文件全文存入檔案管理系統，真正達到電子文件即時收集的目的。

3.2 健全和完善電子文件收集管理制度、標準規范，依規執行

“沒有規矩，不成方圓”，嚴格的管理制度、標準規范是確保電子文件收集齊全、完整的重要保障。作為檔案人員應當認真學習國家出臺的各類標準規范，深入研究，并結合企業實際，建立一套適應本企業，并具有可操作性、可指導性的標準規范體系，監督、指導、規范電子文件收集管理，保證電子文件的收集齊全、完整，質量得以保證。對不適應的標準規范應當進行修訂、完善。同時，企業應當加大宣傳力度及宣傳范圍，深入到企業各部門、單位，延伸到每個電子文件的生成者、領導者、管理者以及利用者，保證標準規范自上而下的貫徹執行。

3.3 加強部門聯合，加大企業檔案專業人員培訓，保證人才支撐

基于電子文件的生成環境和特點，注定檔案專業人員不僅要掌握傳統檔案管理技術、技能，還要掌握具備現代化、數字化、網絡化管理的基本技能。但現實是企業一般人才補充更傾向于技術、科研崗位，缺乏檔案專業，在現有條件下，很難直接引進檔案管理高素質復合型人才，所以我認為可以一方面轉變思路，主動與信息化管理部門合作，得到該部門的技術支持，將涉及計算機信息技術方面的工作交由信息化管理部門負責，來解決檔案部門信息技術人才匱乏的問題。另一方面以經費支持作保障，加強檔案人員培訓，包括接受繼續教育、講座、交流、研討會等形式，也可以參加地方上相關內容的培訓，還可以今年疫情期間盛行的網絡培訓形式，一能改善檔案人員的知識結構，擴大知識面，增強知識儲備，提升專業素養，滿足新形勢下電子文件收集管理人才的實際需求。二能滿足檔案人員評職稱的實際需求，從而提高檔案人員工作的積極性、主動性和創造性，為做好檔案工作提供人才保障[2]。

4 結束語

檔案工作信息化是大勢所趨，勢在必行。電子文件收集管理是檔案信息化工作的基礎和前提條件，直接影響著檔案信息化工作質量和效果。因此，為促進電子文件收集管理水平的提升，實現檔案管理工作的現代化，就需采取有效的策略，與時俱進，加強基礎設施建設，合理配置資源，建立健全相關規章制度，加大檔案工作人員的培養力度，推進檔案工作信息化建設的進程。