電子文件時代應正確理解“來源原則”的內涵

迪 昕

產生于19世紀40年代的“來源原則”發展至今，已有一個半世紀的歷史，其經歷了起源、形成、論證、傳播、運用和發展的一系列艱難歷程，其所表述的檔案整理分類原則理論，使檔案專業學科與其他專業學科徹底區別開來，進而使檔案學科成為了一門真正獨立的專業學科。從這一角度講，“來源原則”在檔案界具有劃時代的里程碑意義。

但時下，在進入電子文件時代,針對電子檔案管理這一新情況，個別檔案學者對“來源原則”的內涵產生了不同于以往的理解，認為“來源原則”在不同階段對文件有機聯系性的控制是不同的，在文件實體管理階段“來源原則”關注的是文件實體本身，而到電子文件管理階段則轉向文件的形成過程。認為這種轉向與電子文件時代概念來源的職能、活動、形成過程是相吻合的。而且認為依據文件的形成過程可以組成最微觀層次的歷史聯系，即同一事務過程的具有密切歷史聯系的文件有機整體，如案卷；同時，按照文件的形成過程也可以組成更宏觀層次的歷史聯系，如全宗。筆者認為，這種理解背離了“來源原則”內涵精義。因此，本文擬針對這種觀點，談談自己的一管之見,希望檔案工作者可以從中得益，深刻理解“來源原則”基本理論的精神實質及“概念來源”的實質，并在電子文件時代正確理解和利用“來源原則”。

我們都知道，“來源原則”指的是“檔案館將檔案按其來源和形成單位進行整理和分類的原則。它要求在整理和分類時不能將同一來源的檔案與其他來源的檔案相混淆，并尊重原有次序”[1]。這一原則歷來被公認為組織檔案基本管理單元的理論依據和檔案學的核心理論。無論是在文件實體的管理階段還是文件信息的管理階段，“來源原則”對文件的關注控制都是一貫的，這是鑒定文件價值的關鍵。

首先，在檔案實體管理階段，無論哪一個政權組織，在成為統治者后，都會按照自己的政治主張進行施政。它會把整個社會事務按照自己的政治主張劃分為若干部分，然后成立相應的機構來管理這些社會事務。統治者從維護其政權、實現其政治主張的角度來劃分的社會職能，會被分為重要性的和一般性的。所成立的履職機構，也自然會被分為重要性的履職機構和一般性履職機構。相應的，其機構產生的檔案自然就會被分為重要的和一般的。這在我們實際檔案整理鑒定工作中體現得最為直觀。如在檔案歸檔鑒定工作中，所執行的國家檔案局第8號令——《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和國家檔案局第10號令——《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，對檔案保管期限最常見的表述就是“重要的”永久保存，“一般”的保存30年或10年。這里所說的“重要”與“一般”指的就是檔案產生文件機構所履行的社會職能的屬性，它是以統治者的主觀認定標準來進行判定的，而這種屬性與文件產生的機關的地位是密切相關的。因此，一份文件的價值大小與其來源機構有著緊密的關系，不同機構產生的同樣內容文件的價值是不同的，這是我們鑒定一份文件價值應首先考慮的。正如謝倫柏格所言：“價值最大的總是那些同某一機關的起源、組織和職能的發展狀況以及同該機關的主要問題有關的文件。它涉及的是政府職能的指導工作而不是執行工作?！盵2]這段文字中謝倫柏格所說的履行“政府職能的指導工作”的機構，指的就是政權的核心決策部門，其重要性可想而知，其產生的檔案價值當然是最大的；而“執行工作”的機構的重要性，自然就相對弱一些。其產生的檔案的價值相對“核心決策機構”自然要相對小一些，所以在判定一份檔案價值時，其形成機構也就是“來源”應當作為首先考慮的因素。

其次，在信息管理階段，只有那些履行統治者核心職能的機構，其在履行職能時所產生的檔案信息才被認為是重要的。正如謝倫伯格所言：“一個機關在所屬機構行政等級系統中的位置，對檔案鑒定工作十分重要，因為文件的價值在很大程度上要由此決定?！盵3]但如果我們僅關注檔案信息產生的“形成過程”，而不關注其來源的機構，也許在歸檔之前的鑒定階段，它就有可能被認為是一條不重要的檔案信息而被剔除。

當然，政權核心機構在履職時，有時會有多個部門共同參與，那么這些共同參與部門所產生的文件，在核心機構最終歸檔組卷時，會把參與處理具體問題的其他機構所產生的文件一并歸檔，這是保證整個問題處理過程檔案完整性的要求。對這些檔案信息進行管理時，那些參與核心機構處理問題的部門產生的相關檔案信息，會因核心機構對問題的介入而實現價值提升。因此，在注重檔案信息的管理階段，首先關注檔案信息來源機構仍是不可或缺的。

再次，學者在當下電子文件時代所提出的“概念來源”，無非就是我們檔案傳統分類理論中的“事由原則”“問題分類”法。筆者認為，運用這種原則方法管理檔案，適用于在確定了全宗之后。也就是說，在確定了檔案的組織機構來源之后，這種方法是可作為一種案卷整理的方法進行運用的。這是我們傳統的檔案整理“立卷”工作中經常運用的方法。

當下，有許多人認為，在運用計算機管理檔案的信息化時代，在查找檔案時，只需在檢索欄輸入某一主題詞或概念，含有相關主題概念內容的條目就都能檢索出來，所以“機構來源”原則已不那么重要了。這一錯誤觀點對檔案工作實踐會帶來很大弊端：一方面，我們知道，檔案來源于人們管理社會事務的工作實踐，不同社會事務的重要程度，只有聯系當時的政權機構和社會背景才能準確判斷，這是鑒定一份檔案價值的前提和關鍵。如果簡單地認為有了計算機這一強大的武器，就能脫離檔案的“來源”，僅以不同“概念”的形式來組卷，就會造成檔案價值鑒定的混亂。另一方面，運用“概念來源”來管理檔案，就又陷入了運用圖書分類法來管理檔案的老路，這種方法割裂了來源于同一機構文件間的歷史聯系，不能真正反映歷史的真實全貌。正如謝倫伯格所言：“在開始階段，他應該從組織來源和職能來源的觀點，而不是從主題事務的觀點來對待他的分析工作?！盵4]而在電子文件時代，人們所提到的“概念來源”無非就是在有計算機管理檔案的條件下，從判定檔案價值的一開始，就以主題“概念”的形式取代“來源原則”，作為檔案管理分類的首選，這必將造成檔案管理工作的混亂，這是被歷史一再證明了的。

最后，按照我們傳統的檔案管理理論，對檔案的管理是按全宗進行的。全宗就是一個具有社會獨立性的組織或個人在其社會實踐中所形成的檔案的有機整體。這正是“來源原則”的具體表現形式，但構成全宗是有條件的：第一，必須獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文（行文權）；第二，設有會計單位或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃（財權）；第三，設有管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權（人權）。而“概念來源”打破了按全宗管理檔案的方法，只是按相對的問題“概念”來進行檔案管理。這種方法一方面不利于通過產生檔案的機構性質來判定檔案的實際價值；另一方面也會造成檔案實體管理的混亂。因此，在電子文件背景下，無論是對檔案實體的管理，還是對檔案信息的管理，“來源原則”都是我們必須遵循的原則。

總之，無論是對檔案實體的管理，還是對檔案信息的管理，也無論是文件組成最微觀層次的歷史聯系，還是更宏觀層次的歷史聯系，對其機構來源的關注，都必須是檔案分類鑒定管理中的首選，這一點是必需的、無條件的，這是決定檔案實體和檔案信息價值的關鍵。而脫離檔案的源頭僅關注其“形成過程”，是無法準確判定檔案價值的，也是不可行的。