高校檔案工作高質量發展的思考：背景、現狀與對策

李秀霞

2020年是全國檔案事業發展“十三五”規劃收官之年，這一年，檔案領域對過去五年檔案事業進行總結凝練，也對下一個五年檔案事業開展預先謀劃。無論檔案事業即將步入怎樣的新階段，“高質量發展”這一總基調將始終貫穿于全過程。文章選取“高質量發展”作為研究主題，既符合國家檔案事業戰略發展方向，也可對過去的經驗做法進行回顧與反思，為下一階段檔案工作補齊短板有針對性地提供理性思路。文章以江蘇省2019年新升格為本科的省屬高校南京工業職業技術大學為例展示論述。該校作為江蘇省乃至全國唯一的公辦本科層次職業教育院校，在我國職業教育史上具有里程碑意義。在學校升本和更名測評過程中，“百余卷支撐材料的檢索”“5分鐘查找遞送原件”使檔案工作充分發揮了保駕護航的作用。因此，無論是新的五年規劃促動，還是高等教育發展格局發生變化，在新的邏輯起點上，檔案工作所面臨的高質量發展這一新的時代要求已是無可逆轉的趨勢。

一、基于新發展理念的高質量發展內涵

新發展理念概念最早在2015年提出，其內涵實質是創新、協調、綠色、開放、共享，成為引領我國當前及未來經濟社會發展行動的先導。新發展理念揭示高質量發展之路[1]。黨的十八大以來，習近平總書記“不簡單以GDP論英雄”的重要論述，為地方和各領域競爭發展“高質量”提供了根本遵循和長期激勵，并于黨的十九大首次提出“高質量發展”的新表述，作出了“中國經濟已由高速增長階段轉向高質量發展階段”的科學論斷。簡言之，高質量發展是能夠很好滿足人民日益增長的美好生活需要的發展，是體現新發展理念的發展[2]。

具體到檔案領域，檔案主管部門對高質量發展給出了更為具體的解釋。國家檔案局原局長李明華在2017年度《在全國檔案局長館長會議上的工作報告》中提到“堅持質量第一、效益優先”[3]；在2019年度《在全國檔案局長館長會議上的工作報告》中又提到，堅持創新引領，推動檔案事業高質量發展。從注重“做了什么”“做了多少”轉變為注重“取得了什么成績”“達到了什么效果”[4]。這些都是對十九大報告中“高質量發展”內涵的深刻解讀以及將“高質量發展”融入檔案工作的明確要求。

二、高校檔案工作高質量發展的時代背景

1.新《檔案法》正式施行。2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了新修訂的《檔案法》。新《檔案法》主要從理順體制機制、健全制度設計、加大開放力度、構建安全管理體系、推動信息化建設、強化監督檢查、增強科技人才保障、完善法律責任等方面做出了修改[5]，內容更為充實，指導更為全面。這是經濟社會發展對檔案領域提出的新要求，也是檔案工作主動適應新形勢、新局面作出的一次優化升級，既對新時代我國檔案事業高質量發展提出方向性要求，又為檔案事業高質量發展提供了堅強的法制保障。

2.高等教育發展戰略不斷發生重要變化。為提升中國高等教育綜合實力和國際競爭力，2015年起，教育部先后提出“雙一流”建設工程和“雙高計劃”。所謂“雙一流”建設工程，即在重點高校推進世界一流大學和一流學科建設，首批建設高校共計137所[6]。所謂“雙高計劃”，即在高職院校集中力量建設高水平高職學校和高水平專業群，首批入選高職院校共計197所[7]。2019年，我國首次出現職業教育本科，筆者所在的南京工業職業技術大學位列其中并成為全國唯一的公辦院校，對職業教育起到了“風向標”作用。隨著我國高等教育發展戰略的不斷鞏固與完善，各種類型、各種層次高校在競逐院校地位、學科地位的同時，檔案機構作為重要的服務保障機構，也要練好基本功，自身高質量發展才有可能為推動學校高質量發展提供堅實保證。

3.考核成為助推高質量發展的重要手段并將常態化。筆者將考核分為間接考核和直接考核，兩者都是助推檔案工作高質量發展的重要手段。間接考核，例如，自2019年起，江蘇省委教育工委將于每年年終對省屬高校開展綜合考核，綜合考核從高質量發展成效、加強黨的建設成效、辦學治校滿意度三個方面對高校進行全面考查。其中，高質量發展成效考核成為衡量高校間實力的重要“天平”，也是高校今后各項業務工作開展的“指揮棒”。高質量發展成效考核指標雖未直接提及檔案工作，但許多支撐材料出自檔案，這對歸檔完整度是一個嚴峻考驗，很大程度上也會促使檔案管理不斷走向科學化規范化。直接考核，即現階段已經有越來越多的城市或地區直接將檔案工作納入省級或市級機關績效考核內容。例如2018年度，國家檔案局正式啟動副省級以上綜合檔案館業務建設評價工作；2019年廣東省將檔案安全納入“平安廣東”考核指標體系[8]；2019年重慶市首次將檔案工作納入市級機關績效考核內容[9]。這些間接考核和直接考核都意味著檔案工作考核評價將日趨常態化，需要我們不斷提高認識，強化執行，為穩步實現高質量發展積蓄力量。

三、高校檔案工作現狀與存在的問題

當前，除少部分重點高校檔案工作走在時代前列外，我國相當一部分高校都存在這樣或那樣的問題。筆者就常見的阻滯檔案工作高質量發展的共性問題進行簡要梳理。

1.在管理能力方面，自適應管理能力不斷增強，但社會參與度普遍不高。為有效提升檔案管理能力和水平，踏實肯干的高校檔案人不斷尋求和探索檔案管理模式的創新突破，檔案工作自適應能力不斷增強。近年來，在信息公開大背景下，高校檔案領域時刻關注外部環境的變化，把握社會主要矛盾的變化，不斷強化走開放型道路。然而，關起門來辦檔案、檔案工作與其他工作格格不入的情況仍時有發生，歸根到底在于檔案工作與外界交流互動的主動性和主導性不強，檔案工作市場化程度比較低，社會力量參與程度也不高。例如，筆者所在學校檔案工作除聯系上級主管部門外，江蘇省高校檔案研究會成為對外聯絡的最主要渠道，檔案工作限于傳統認知、傳統地位等因素，缺乏參與社會事務或調動社會力量發展自己的能力，最終可能導致發展路徑狹窄，從而限制檔案工作的發展。

2.在資源建設方面，途徑多元，但重數量輕質量的現象仍然存在。眾所周知，檔案資源建設是檔案工作的核心，沒有扎實的檔案資源做后盾，檔案工作便會成為無源之水、無本之木。特別是隨著我國經濟社會的快速發展，檔案開發利用需求越來越旺盛。多年來，除了通過檔案“雙軌制”接收、征集等渠道擴充檔案資源外，有的高校還通過建立口述史檔案、名人檔案這些方式加強資源建設?？梢哉f，多元化的資源建設路徑已經形成，實踐界在經驗交流中對保管規模更是直言不諱。但不能忽視的是，“互聯網+”環境下，信息膨脹也極容易導致大量保管價值較低的文件進入檔案序列，換言之，重數量輕質量的現象仍然存在。例如，許多高校每年也會對歸檔部門進行考核，但大多數情況下是從“歸了沒有”“有沒有按時歸”“歸了多少”這樣的角度去把握，而對歸檔內容缺乏行之有效的鑒定。再如，筆者單位在經歷升本和高質量發展考核等重要事件時，發現部分重要檔案無法直接從大量有序的檔案中提取，客觀反映出重要檔案存在“漏網之魚”。

3.在信息化發展方面，信息化覆蓋面大幅提升，但服務水平仍有待提高。近年來，檔案領域新概念層出不窮，如數字檔案館、智慧檔案館、區塊鏈等，并取得了許多理論和實踐成果，這一切都得益于信息化的大力推進。然而據筆者了解，有相當一部分高校檔案信息化仍停留在檔案業務管理系統的運用層面，據筆者理解這是一種基礎的淺層次的信息化，尚不足以將檔案的資源優勢充分發揮出來。在這樣的信息化語境下，面對面檔案利用服務仍然是主流，用戶依然要親赴現場進行辦理，對檔案利用的體驗感有所下降。如何在檔案利用效果良好的情況下，將面對面服務從線下轉移到線上，由校內擴展到校外，則是當前檔案工作應該考慮的問題，尤其是在新冠肺炎疫情防控常態化環境下，面對面方式已經不能滿足用戶需求。

4.在考核評價方面，考核成為推進工作的重要抓手，但對檔案工作針對性不強。目前，各個高校都有自己的一套目標管理考核辦法，有明確的考核對象和考核內容，是年終開展述職述廉的重要依據。然而，這種全校層面的考核未能實地深入檔案工作實際，僅僅通過部門述職、群眾滿意度測評等方式進行評價，對資源建設、信息化建設等核心問題的促進作用并不明顯。我們知道，檔案工作作為一項專門工作，涉及信息化、利用效果、宣傳教育等方方面面，嚴格意義上講，應該設計一套獨立的考核評價機制，對該項工作進行有針對性、立體的指導與推進。

5.在隊伍建設方面，人才在不斷擴充，但人才長效機制尚未形成。高校檔案人才隊伍建設激勵機制一直是檔案工作人員的痛點，校內認同度不高、晉升道路不暢等都在一定程度上影響檔案人員的積極性，對初入職場的檔案人員來說，很難將檔案工作作為畢生追求的事業而為之奮斗，從而阻滯檔案工作發展的步伐。隨著現代檔案工作的發展，檔案人才隊伍越來越趨于年輕化，渴望專業上得到認同，事業上尋求突破，是他們共同的追求。然而現實是，檔案工作人員的職稱晉升和行政職務升遷渠道并不十分通暢，轉崗、跳槽現象時常發生，人才流失較為嚴重。

四、檔案工作高質量發展的對策

針對當前許多高校普遍存在的問題，加之以筆者所在學校的實踐探索，我們提出實現高質量發展的應對之策。

1.從檔案管理到檔案治理。黨的十九屆四中全會審議通過了《中共中央關于堅持和完善中國特色社會主義制度 推進國家治理體系和治理能力現代化若干重大問題的決定》。該決定提到，建立健全把社會效益放在首位、社會效益和經濟效益相統一的文化創作生產體制機制，要完善以高質量發展為導向的文化經濟政策[10]。作為社會主義文化事業的重要組成部分，在國家治理時代到來的背景下，檔案事業發展由傳統的管理模式向現代化的治理模式轉變是時代的選擇，是發展的必然。高校檔案部門要由檔案管理觀念向檔案治理理念轉變，建立檔案部門元治和其他參與主體多元共治的治理模式[11]，在政策允許的條件下，積極運用市場化或社會化方式為檔案工作賦能增效。具體而言，校內可以加強與黨辦、校辦、宣傳部、信息化部門等主要職能部門的合作，加強與校友會等對外機構的聯絡；校外可以加強與檔案主管部門、檔案咨詢服務公司、專業系統開發公司、檔案專家學者等機構或個人的聯系，多途徑掌握行業動態，吸引校內、校外兩方資源共同參與到檔案治理當中來，克服檔案工作內生發展動力不足的問題。

2.項目化運作強化高質量管理。在高校，檔案人員為推動檔案工作高質量發展作出了很多努力和創新，但以項目化方式運作檔案管理實不多見。這里以筆者所在學校為例，前面提到在學校一些重要事件當中，發現有部分重要檔案無法直接提取的問題。早在2013年，學校將檔案工作納入二級學院目標管理考核，打通了檔案工作鏈條中的薄弱環節，進一步強化集中統一的檔案管理模式，歸檔數量和質量也有了質的提升，但這與檔案工作高質量發展目標要求還有差距。2020年起，學校又開始以目標管理考核為抓手，對職能部門年度目標任務采用項目化運作方式全面加強跟蹤與管理?？己擞牲h政辦公室總牽頭，在考核目標設定之初，檔案人員與黨政辦公室緊密聯系，積極參與項目管理信息系統設計，將重要檔案歸檔融入項目化業務流程當中。黨政辦公室梳理全年重點任務100項，分配到對口部門并由分管校領導統一把關。所有任務由對口職能部門做好任務分解和階段任務完成情況反饋，上傳支撐材料，黨政辦公室即時跟蹤任務進度，每一項任務均由分管校領導審核完成結項。項目結項后，由學校檔案管理人員按任務對支撐材料進行歸檔管理，最終形成年度重點任務成果匯編，將學校年度重點任務檔案“一網打盡”，精準歸檔，全面提高檔案歸檔質量。

3.抓機遇，開展云監督與服務。受新冠疫情的影響，“云辦公”“云服務”已經越來越深入人心。對很多行業來講，“云”來得猝不及防，但也終將成為常態，“云”需求會越來越旺盛。檔案工作要滿足這種需求，就必須盡早采用信息化手段來化解需求和手段不充分之間的矛盾。仍以筆者所在學校為例，2020年春季開學至今，學校主要領導多次召集推進會來提升學校辦事服務的信息化水平，并制定《網上辦事大廳建設工作方案》（以下簡稱《方案》），提出要充分運用“互聯網+校務服務”，實現校務事項“不見面審批”和師生“最多跑一次”。到2020年底，學校重要校務事項進入網上辦事大廳，實現“網上辦、掌上辦”全覆蓋，提升師生辦事體驗。對此，檔案工作人員積極參與，從服務校內、校外用戶兩個群體的便利性、及時性考量，認真梳理甚至重構檔案工作業務流程，盡可能地將更多的檔案利用業務搬到線上，讓師生少跑腿，讓數據多跑路，從而節約師生往來時間成本和經濟成本。

4.建立檔案工作考核評價機制?？己嗽u價并非簡單的聽匯報，而是采用“望聞問切”的方式全面進行考察，在肯定工作業績的同時，能夠指出問題癥結所在才是關鍵。對筆者所在學校而言，進入本科快車道，我們將嘗試推動在學校檔案工作委員會的領導下，按照國家檔案局《機關檔案管理規定》、江蘇省檔案館《江蘇省機關團體企業事業單位檔案工作規范》以及數字檔案館（室）相關建設規范要求，結合學校實際，從檔案資源體系、檔案服務體系、檔案信息化體系、檔案安全體系等多個維度建立全面覆蓋職能部門、二級學院的考核評價辦法。此外，經常性地邀請檔案機關、高校檔案領域的專家入校指導工作，或借助學校承辦檔案工作會議的機會，將專家或同行評價意見作為推進工作的重要渠道。按照國家檔案局的要求，要將評價工作作為提升檔案業務規范化水平的重要抓手，而且要作為一個長效機制堅持下去。

5.建立檔案人才長效機制?；跈n案事業不斷發展變化的新形勢，建立檔案人才長效機制勢在必行。首先，建議上級層面盡早落實人社部和國家檔案局發布的《深化檔案專業人員職稱制度改革的指導意見》，進行檔案職稱制度改革。推行代表作制度，破除唯論文傾向。突出業績貢獻，實行分類評價[12]，為檔案專業人員提供良好的制度保障，使其專注于檔案專業理論的研究或檔案工作實務的鉆研，培養研究型或“工匠型”人才，突出檔案專業技術人員應有的專業地位。其次，加強繼續教育學習培訓。檔案工作理論和實踐創新形勢也在不斷發生新變化。檔案工作人員要向單位爭取必要的經費和時間支持，保障人員進修學習持續提升的機會，實現儲備知識的更新換代，服務于未來檔案事業的轉型升級。再次，呼吁單位內部暢通檔案人員的職業晉升渠道，使真正懂檔案工作、熱愛檔案事業的人帶領全體檔案工作人員開展檔案工作實踐。同時吸收不同專業背景的人才加入檔案人才隊伍，多元化知識結構的交融、多種思維模式的碰撞，能夠為拓寬檔案工作思路、開創檔案工作新局面發揮“智囊團”作用。

五、結束語

實現高校檔案工作高質量發展并非一蹴而就，既要做好頂層規劃，又要有較強的執行力。這就要求高校檔案工作人員面對不斷變化的新形勢，積極尋求新定位，適應新任務、新常態，主動作為、精準發力，探索一條富含特色的高校檔案工作高質量發展之路。