新時期檔案管理工作的創新及對策分析

馬瑩

摘 要：本文以檔案管理為研究視角，分析了檔案管理工作的重要價值，探索了增強檔案管理新穎性的具體路徑：增強檔案管理視角的新穎性、提升管理方法智能性、完善檔案制度體系、搭建智能檔案工作平臺，以構建全新的檔案管理體系，以全新視域提升檔案管理有效性，形成高效檢索、功能完善的檔案管理智能程序，合理收錄各部門資料，為行政單位投資決策、資料調取等工作提供便利條件。

關鍵詞：檔案管理;文件標準;區塊鏈

在社會經濟發展中各單位開展了制度、文化、管理的各項改革與優化工作，嘗試增強各單位的經營能力。行政單位在開展檔案管理工作時需要積極融合智能科技，以增強檔案資料存儲的完整性，有效豐富檔案資料的功能，最大限度地挖掘檔案資料的使用價值，為單位發展創建信息環境。

一、檔案管理工作的重要價值

在新時期，信息高速傳播與交互的網絡環境中加強檔案資料收集與利用能夠彰顯檔案資料的最大價值。因此，各單位圍繞檔案資料積極進行資料搜集、劃分科目進行資料編整與歸檔，提升檔案資料規劃清晰性，給予各部門高質量的信息服務，作為單位新時期經營體系的關鍵任務。在各單位進行的檔案整編工作中結合本單位自身經營特點、資料收集需求，形成多種檔案資料的類別。還需要進行相關檔案人才引進，開展相應的檔案資料整編、分類等技能培訓，落實相應的考評工作，完善工作記錄，全面落實檔案存儲工作，為構建檔案系統、高效調取檔案資料奠定基礎條件。高質量、高效檢索能力的檔案系統能夠形成高效合作的工作體系，提升各單位的經營能力，平衡業務的規劃能力。因此，各單位均需要積極開展檔案管理工作，以全新視域挖掘檔案資料的信息價值，帶動單位經營發展。

二、增強檔案管理創新性的具體路徑

1.增強檔案管理視角的創新性

在創新運作檔案管理各項工作時，需要采取新穎的工作視角，輔以專業的檔案人才，切實提升檔案工作實效。其一，加強工作視角新穎性。在資料采集、按類整編、分卷歸檔等各項檔案工作中積極融合全新的工作思想，以信息主動服務為工作方向，有效轉變封閉服務體系，構建出公開性信息服務體系，發揮檔案資料的信息服務功能，助力社會經濟發展;其二，各單位管理層需要明確檔案工作地位，給予較高重視，領導各級基層部門高效落實檔案工作，積極培育創新工作思維。與此同時，重新梳理崗位職責，有效轉變檔案崗位人員的工作側重，使其形成信息服務意識，為檔案資料有序流通、高效檢索奠定基礎。

2.提升管理方法智能性

（1）創新管理思想

存儲檔案資料一般以視頻、音頻、圖片、紙質資料為載體，具有檔案類型的多樣性。在整編收集、流通調取檔案資料時，通常采取人工操作方式。人工管理方式在一定程度上增加了檔案整編、檔案存儲、資料查檔、資料調取的各環節工作量，形成了檔案煩瑣性工作體系?；跈n案資料較大基數的存儲需求，檔案管理工作小組在調取檔案資料時形成了較大的工作量，降低了檔案資料流通性，形成檔案閑置問題。在信息技術融合檔案資料體系后，借助多媒體、搜索引擎等技術為檔案資料營建出智能管理體系。數字化信息環境，增加了檔案各環節工作的智能性，包括信息采集更全面、信息類目更翔實、檔案資料設置關鍵詞、關鍵詞調取相關檔案資料、跨平臺資料共享等，切實增加了檔案工作的范圍，縮短了檔案各環節的工作時間，提升了檔案資料交互分享的高效性，最大限度地展現檔案信息價值。

（2）創新管理實踐

某單位以民生類資料為視角，創建了跨平臺聯動體系，使用多種智能技術增強了檔案資料的交互流通效果，順應各類檔案人員的使用需求。在跨平臺系統建設期間融合了區塊鏈科技，借助其高效整合、精準檢索、紙質與電子雙重備份、資料內容驗證便捷等技術優勢，切實增強了檔案資料的流通質量。

第一，跨平臺檔案流通模型。例如，某單位以區塊鏈技術為視角進行多個單位跨平臺的信息交互，形成民生檔案聯合體系。其一，建立各協同單位的聯合系統，增設檔案資料調取的授權節點，確保檔案資料交互的有效性與安全性，形成智能聯合體系;其二，添加檔案反饋體系，給出智能檢索方案，便于檔案高效流通;其三，在檔案調取時記錄調取人員信息，如登錄系統的賬戶、登錄時間、調取文件等，形成檔案流通日志，形成檔案追溯體系;其四，在跨平臺調取檔案時給出檔案申請依據、業務需求，確保檔案調取申請的有效性。

第二，跨平臺檔案流通方式。其一，在跨平臺調取檔案資料時需要給出調取檔案的目錄級別、資料內容。依據檔案規范，結合目錄類別進行資料調取;其二，以調取檔案的認證方式，形成文件解密鑰匙。如果調取檔案的角色不具有認證權限，無法順利解密檔案資料。區塊鏈系統對檔案資料各存儲模塊添加了授權節點，包括加密、解密、公鑰等技術，在保障信息流通性的同時，防止信息泄露;其三，檔案調取時，系統智能驗證查檔申請的真實性，在驗證完成時跳轉檔案查詢系統，在檔案調取完成時，形成調檔日志，如查詢人、經手人、調檔時間等;其四，檔案調取時，聯通各部門的檔案資料，依據檔案調取申請的資料目錄，形成快速檢索與重要資料提取，切實增強了跨平臺檔案流通的高效性，發揮出檔案整合的利用優勢。

3.完善檔案制度體系

（1）制度約束思想

為保障檔案各項工作順利進行，行政單位需要制訂相應的工作制度，形成工作標準與約束依據，增強檔案工作的規范性。比如，在采集檔案資料后，依據類目進行檔案資料劃分、設定工作規范，各單位可結合自身檔案類型、業務需求等因素，綜合設定檔案劃分類目，為各部門檔案存儲、檔案調取建立標準。

檔案管理人員需要加強自身技能，高效無誤地進行檔案工作。其一，檔案管理人員應具備較強的信息服務意識，以檔案為視角為各部門、基層群眾提供信息服務;其二，檔案管理人員應加強工作技能的學習與實踐，階段性完成各類相關知識的補充，以全新視角落實檔案各項工作;其三，檔案管理人員應以敏銳的信息分析視角，積極挖掘檔案資料的內在價值，為單位決策、資產管理給出參考依據。

（2）檔案標準

一是基礎標準。以單位檔案資料形成的全生命周期為視角，構建檔案各環節工作的完整標準，包括類目劃分、編號方法、檔案內容真實性鑒定標準等。建立檔案標準體系，保障各類檔案文件存儲的規范性，使每份檔案文件的編碼具有唯一性，能夠有效存儲在數據庫中，防止編碼設計沖突、調檔查詢失敗等檔案流通性問題。內容具有相似性的文件經過智能讀取資料后，進行資料合并處理，減少檔案數據庫中相同資料的存儲次數，提升檔案調閱的高效性。在存儲關聯檔案資料時，輸入相關檔案編碼，進行關聯文件的資料存儲，增強檔案存儲的規范性、有序性，形成高效的檔案共享體系。

二是文件格式標準。依據國家檔案存儲要求，單位內部的各業務部門需要在檔案形成前期給出檔案存儲的文件格式，以此統一文件內容的記錄方式，減少格式不一致形成的信息交流障礙問題。在文件格式標準設計的基礎上，提取各類資料中的關鍵檔案信息，如時間、金額、項目等。例如，某行政單位進行人員招聘時，在人才招聘前期各部門單位給出了人才檔案庫的信息收集類目與格式表，包括姓名、學歷、技能等。對于姓名欄的格式標準為“二至五個漢字”，學歷欄中采取菜單選擇方式，給出了本科、大專等多個選擇。借助格式標準提升檔案采集速度。

三是版本標準。在給出檔案資料的文件編碼、資料內容各項標準的基礎上，進行全周期的檔案管理工作。圍繞文件版本、檔案資料全周期進行管理，確保檔案資料存儲無遺漏，形成檔案存儲日志。在存儲檔案資料時，記錄檔案形成的時間，增加檔案內容的追溯性。檔案追溯用于檔案信息存在失誤時，進行檔案存儲的追溯，查看失誤節點，排查系統故障。

（3）全周期管理實踐

一是平臺建設。某行政單位圍繞檔案全周期構建了檔案管理平臺，嘗試攻破信息孤島，建立檔案資料的信息交互橋梁。在系統創建時，以檔案要素為基礎，進行檔案跟蹤管理。此系統圍繞全周期、文件持續更新兩個方面進行系統搭建。借助互聯網平臺，結合云計算與數據挖掘各項智能技術融合單位各項業務，形成全周期的管理體系，以檔案業務為視角加強業務監管。系統框架結構采取跨平臺信息交互思想，從項目、資料、檔案各視角創建信息收集模塊，制訂文件編碼標準，給出文件內容的收錄規范，增強檔案存儲的規范性，便于各部門查看各時段資料信息。資料管理模塊是以表單資料為收錄方向形成文件管理體系。檔案管理模塊是以存儲文件為目標，進行類目劃分、編號添加、檔案存儲。

二是同步文件。在各項業務進展期間，采取手機錄制、現場測量等方式形成初期的檔案資料。經過內容鑒定與審批，去除無用信息，對價值信息進行網絡同步。依據標準格式進行資料轉化，確保數據真實、內容準確，防止檔案格式亂序問題。

三是動態監管。在檔案資料形成后，采取線上審核、內容校準多種措施，保證業務運行順暢，規范檔案內容。檔案審核人員借助信息平臺對資料生成給予監管。審核項目包括檔案生成時間的規范性、檔案內容格式標準性、檔案流通經手人員的規范性等。如果發現檔案內容添加不規范、經手人員無編輯權限等問題，需要審核人員及時進行干預管理，確保檔案資料形成全環節的規范性，達成檔案遠程監管目標。依據各部門的反饋情況及時排查遺漏信息，完善檔案收錄與整編體系，增強檔案動態監管工作的有效性。

四是智能歸檔。在全周期檔案動態監管體系中需要構建智能歸檔模塊，采取前置文件整編方式形成歸檔標準，給出鑒定規則，形成檔案智能分類、按序編碼、歸檔智能檢測等體系，便于在檔案資料形成的初期提升檔案內容規范性，給出文件唯一標識編碼，設定存儲期限。在添加相同業務的其他資料時，能夠智能識別檔案要素，形成自動分類、卷目查詢、智能歸檔體系。

五是動態安全監管。圍繞檔案資料形成、編碼、歸檔、流通的全環節，構建動態監管體系。單位采取三級監管方式：其一，網絡文件加密技術。使用HTTPS技術進行文件加工，確保檔案資料安全;其二，設計查閱人員權限。借助角色管理方式劃分檔案查閱與調取的權限，降低檔案資料被篡改的可能性;其三，保密制度約束。單位采取保密制度約束方式對于具有保密性的文件資料清晰劃定保密范圍，給予相應的保密監管，防止信息的泄露。

4.搭建智能檔案工作平臺

（1）智能管理思想

檔案管理工作圍繞檔案存儲完整、信息安全等視角進行可行的管理工作。在檔案信息安全防護工作中，各單位積極使用現代科技結合自身業務需求進行檔案系統開發，確保檔案收錄全面，增加各部門之間信息流通性。其一，提升檔案存儲類目的創新性。在新經濟體系中，加強檔案人員能力考核標準，積極發揮人才資源優勢，準確梳理檔案存儲類目，順應各項業務的檔案資料存儲需求;其二，加強檔案人員科技系統操作能力培養，促使科技系統與檔案工作全面融合，以智能平臺取代人工操作形式，提升檔案體系的智能性。

（2）智能管理實踐

某單位在進行檔案工作時，聯合科技單位共同研發了智能檔案系統。

一是安防監控。在檔案室周邊進行的安檢布控包括視頻監控、防盜警報、電子巡查、門禁控制等智能安防措施。對于非法闖入的人員與車輛能及時反饋警報信息，便于安防人員處理。視頻監控對檔案室各出入位置、電梯間、交通要道等位置進行影像收集，便于安防人員鎖定時間段進行檢查。視頻畫面清晰度需要高于4級，畫面信噪比不小于36分貝，畫面灰度級別高于8級。在檔案室內共設置25個攝像設備。監控采集的影像信息采取數字編碼形式存儲在云平臺中，存儲時間不少于30天。防盜系統中，系統檢測到異常信號后發出警報信息的時延需要小于2秒，各聯網接收異常警報信息的響應周期控制在20秒以內。

二是液晶顯示屏。在檔案室存放資料時，各檔案架配置了液晶顯示屏能夠準確讀取各密集架中存儲的檔案資料，與檔案管理系統形成信息交互，作為檔案調取的關鍵技術，能夠提升檔案流通速度。

三是溫控機房。在檔案室內安裝了恒溫保濕的空調設施，使檔案室內的溫度與濕度始終處于合理區間內，減少環境因素帶來的檔案存儲問題。

四是縮微技術。在智慧檔案平臺中融合了縮微技術，能夠以數字化視角提升檔案資料的加工精度?？s微技術的加工需求量為每年5000萬幅，數字影像加工需求量大于2億幅，由此證實了縮微技術的檔案加工智能性。在檔案平臺中融合的微縮技術主要用于檔案存儲方面，可提升檔案資料縮微存儲的有效性，減少檔案存儲占據的空間，顯著提升檔案處理效率，為各部門提供更精準、更高效的信息服務。

三、結論

綜上所述，新時期各單位側重于信息整理與數據分析工作，以期在檔案資料中獲取市場發展動態、掌握各部門運行情況、高效處理閑置資產，具有精準決策、降本增效等功能。因此，各單位在從事檔案管理工作時，需要融合新穎的檔案整編與分類思想，積極營造高性能、高效率、高質量的信息服務體系，最大程度地發揮檔案資料的信息價值，通過制度加以約束檔案整編規范性，推動各單位有序發展。

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（作者單位：濱州市財政局）