人事檔案數字化在人事管理中的重要性

吳雄

摘要：隨著科學技術的發展，人事檔案數字化越來越被人類所重視，數字化人事檔案也逐漸發揮著更高的作用和能動地位，具有其普通人事檔案所不能具備的功能，為人事管理極大提升了便捷程度。因此，為了進一步提升人事管理工作的效率，對人事檔案數字化在人事管理中的重要性進行了闡述。

關鍵詞：人事檔案;數字化;人事管理

引言：在科學技術日益成熟的今天，人事檔案數字化已成為了人事管理的一個必要因素，因為它解決了現今人類最需解決的效率問題，提升了人事管理的可持續發展程度，因此，人事檔案數字化受到了各個公司及企業的高度重視與贊揚。

一、人事檔案數字化的重要性

（一）人事檔案數字化有利于辦事效率

人事檔案的數字化，對于人類歷史來說可以說是一個重大飛躍，極大影響了人類的工作效率，使其能將工作的重點轉移進創造之上，而去除一些冗雜的管理方式。傳統人事檔案運用紙張將每一位工作者的信息一一記錄在案，放入檔案室保存。然而，首先，傳統紙質人事檔案容易被損毀或丟失，紙張干燥脆弱，容易引發火災，造成安全隱患。其次，傳統人事檔案中想要查找一些信息也絕非易事兒，查找效率太慢，大大耽誤了管理效果。最后，傳統人事檔案在涉及到需要調用借用的行為，也需要時時刻刻小心為上，否則就有丟失的風險。而數字化的人事檔案，大大解決了這些難題，首先，數字化的人事檔案容易保存。數字化的人事檔案依托網絡環境和信息網，將數萬人的人事檔案全部存儲在內存卡中，既節省了空間，又減少了安全隱患。其次，數字化的人事檔案相較于傳統人事檔案，更加的方便快捷，隨取隨用，有任何錯誤都可以運用網絡及時修改。并且，即使在數萬份的檔案中，只要輸入想查找的關鍵詞，就可以快速對檔案進行篩查，極大提高了辦事效率。將信息全部匯總進電腦后，電腦也可以根據操控人的指令，對信息進行核查與查驗，保證信息的準確性。最后數字化的人事檔案在借用和調用檔案方面也遠遠先進于傳統人事檔案，數字化人事檔案在進行外借時不必將檔案復印多份進行備份，而只需將檔案攜帶于U盤之中進行文件傳輸。另外，現在有很多的檔案系統已經開通了檔案共享功能，不同地區的人民可以一起進行修改檔案，極大的提高了辦事效率，為檔案管理增加了多種保障，促進了檔案管理的現代化發展。不僅如此，現代數字化管理人事檔案相較于傳統人事檔案更加環保，運用數字化人事檔案可以共創綠色空間，落實環保政策。

（二）人事檔案數字化有利于信息安全

保證信息安全是創建人事檔案的前提條件，也是必要條件。人事檔案數字化的另一特別之處就在于信息安全與規范。在傳統人事檔案中，管理方式較為單一簡單，信息很容易進行不必要的泄露，從而危害整個檔案系統的安全。另外，檔案保存管理一事繁雜瑣碎，需要多次對檔案信息進行采集，分析和保存使用，在進行使用檔案信息時，難免會因為忽視和遺漏細微的部分而導致檔案信息的泄露遺失，檔案安全因此失去了保障。而數字化的人事檔案極大地改善了這一缺點，在多次對檔案信息進行采集和使用時，可以利用網絡信息平臺構建網絡信息安全鎖，將檔案信息備份至安全的部分，防止有心人對檔案信息進行盜取，或因粗心大意而導致檔案信息的遺失。另外，檔案信息系統也在逐年升級，更新了安保系統，當輸入不正確的密碼超過所規定次數時，系統會自動報警，這樣做充分提升并加強了檔案信息的安全，讓安全性得以保障。同時，將檔案信息系統設置攝像功能，自動捕捉所啟用系統的人的面容，可以方便進行事后追責，這同時也是授權的體現。數字化人事檔案還可以將人員查詢記錄與借閱過程清楚記錄在案，而不需要手動登記，大大節省了管理時間。

（三）人事檔案數字化有利于規范管理

規范管理一直是人事檔案重中之重的部分。而規范管理又分為對人事調動的管理和日常的管理，在傳統人事檔案之中，規范管理是非常難做到的一件事。首先，在傳統人事檔案之中，當一位人員進行調動的時候，人員可能會為了自身利益而做出篡改檔案或隱瞞檔案的違法犯罪的事情，而因為傳統人事檔案的不安全性，導致人事檔案非常容易進行篡改，也因此有諸多賄賂的違法事件發生。而實行人事檔案數字化貫徹落實了黨中央下發的政策與規定，對于年齡，學歷，工作經歷等重要信息進行篩查，對于原檔案進行留存與掃描，通過檔案信息庫進行匯總和調查，極大地制止了此事再次發生。其次，在日常管理方面運用數字化的人事檔案管理也極大的顯現出優勢。人事檔案管理需要管理人員精準且快速的進行每一個步驟，但培養這樣的人，需要極大的時間當數字化人事檔案管理充分運行時，有經驗的人員則不再是一個重要的依據。數字化人事檔案管理充分的考慮了人員的使用，設計出一系列便于操作的引導程序，將合適的步驟精準投放進人員之中，促使人員能夠快速上手，優化了傳統人事檔案管理的效率。

二、人事檔案數字化管理措施

首先，檔案部門需要盡快對人員做出現代化培訓?，F今檔案部門的人員構成大多為中老年人，中年人對于現代化與數字化的人事檔案不夠了解，反而造成了效率的下降。檔案部門應該盡快吸收青年血液，以新成員帶動老成員，積極做好人員培訓，使其能夠更好的開展現代化人事檔案管理，建立起有經驗的人員團隊，提高辦事效率。其次，檔案部門也需要盡快調整好人員的紀律問題。人員需要時時刻刻遵守紀律，對于一些原則性問題絕對不能夠有所懈怠，更不能假公濟私。人事檔案部門需要貫徹落實國家的相關政策與要求，建立網絡安全保護機制，盡心竭力保管人事檔案，避免一些“丟失檔案”、“篡改檔案”的事情再次發生。最后，我們也要進行檔案管理的重視，注重人事檔案管理的收集，要對不符合或不完善的檔案進行修補和充分歸檔，為今后的檔案整理做出充足準備。

結束語：

綜上所述，數字化人事管理檔案對于現代檔案管理有著重要的意義不僅有利于辦事效率，更有利于信息安全與規范管理。數字化人事檔案可以多方面，多角度的提升人事檔案管理水平，促進檔案管理高效可持續發展。

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