智慧檔案館利用服務模式探析

摘 要：大數據時代，互聯網的普及對社會生產生活產生重要影響，在檔案利用管理工作中，依托網絡技術促使其服務更加信息化、智能化，無論是技術還是理念上都發生了極大改變?？梢哉f，智慧檔案館的利用服務模式已經成為未來檔案館利用服務模式重要的發展方向。對此，本文闡述了智慧檔案館利用服務模式實現的有利條件，分析智慧檔案館利用服務模式的類型，并提出智慧檔案館利用服務模式的實現路徑。

關鍵詞：智慧檔案館;檔案資源;利用服務模式;落實路徑

檔案館主要的職責是為社會生產生活提供充足且完善的檔案資源，更好地滿足社會發展需求。信息化時代，社會建設與發展飛快，這也使得大眾對檔案館的利用服務工作提高了重視。目前，雖然我國檔案利用服務意識、思想、方法以及技術等各個方面都發生了巨大變化，但是在檔案利用服務模式還停留在被動狀態，即“檔案人員坐等用戶上門”。此種利用服務模式對檔案館的發展無疑是一種阻礙，面對現代檔案用戶多元化需求下，很難滿足其要求。對此，本文圍繞智慧檔案館利用服務模式進行探究，致力于有效推動檔案工作發展。

一、智慧檔案館利用服務模式實現的有利條件

所謂智慧檔案館，主要就是建立在移動互聯網、云計算、物聯網等新興技術基礎上，可以實現多元化檔案資源的智能化、信息化的管理，更好滿足用戶對檔案資源的需求，是當今時代衍生出的一種新型檔案館模式。建立智慧檔案館的宗旨是：打破時間、空間的界限，促使檔案信息資源可以實現共享，并實現跨平臺式的服務，促使檔案需求者可以“一站式”高效獲取所需信息資源。

1.國家政策予以足夠支持

在智慧檔案館利用服務模式構建中，國家政策的支持顯得尤為重要，獲得足夠的政策支持對推動智慧檔案館建設具有決定性作用。目前，在我國已經出臺的關于檔案工作的新時期指導意見中，明確提出了各級檔案館在新時期國家建設中，要將檔案信息資源社會共享作為工作目標，并立足自身實際，充分利用現有的信息網絡以及各類平臺，助力檔案館進行積極建設，在一定程度上實現遠程利用服務，全面推進檔案館建設。在利用服務過程中，智慧檔案館應當積極密切關注用戶對檔案信息的實際需求，獲取并掌握用戶數據，而后利用相應的網絡技術，搭建出面向全國的檔案資源云存儲平臺，為更多用戶提供多種信息需求，在真正意義上實現異地、異域的查閱利用檔案信息服務。

2.建立在新興技術之上

想要實現智慧檔案館利用服務，最為關鍵的就是要具備相應的技術，如物聯網、云計算、Web3.0技術等。在物聯網技術作用下，促使智慧檔案館內各類資源可以實現與服務設備的連接，進而構建出一個具備整體感知系統的檔案館。大數據時代的到來，構建智慧檔案館需要充分借助云計算、物聯網的作用，深入到海量用戶數據信息中，有效挖掘并利用用戶的現行以及潛在行為。利用大數據技術分析對用戶檔案資源利用需求的趨勢進行預測、評估，從而預先為用戶提供具有引導性的信息服務，提高用戶檔案使用效率。對比之下，Web3.0技術則主要突出的是感知網絡，依托于Web3.0技術系統可以結合用戶喜好，自動為用戶查找檔案信息，在原本分散的檔案信息資源中快速搜索用戶的需求目標，從而更好地實現用戶信息利用個性化。

3.不斷進行實踐經驗探索

我國一直在科技道路中探索，從未停止腳步，如中國聯通早就已經實現了數字檔案云平臺的搭建，還有企業研發了智慧檔案管理軟件，即“PDE”數字檔案管理系統，諸如此類。尤其是近幾年的云計算、物聯網、大數據等新興技術的出現與應用，更是推動了國內檔案館數字化、電子化、信息化發展的進程。在此背景下，促使“智慧”檔案館建設開始萌發，事實上，智慧檔案館的建設應當歸屬于第四代檔案館，也就是繼數字檔案館后的又一檔案信息化發展趨勢。目前，全國已有部分省市在嘗試建立智慧檔案館利用服務模式。比如，山東省青島市在智慧檔案館建設進程中，已經初步實現了智能化識別檔案、精準定位檔案、跟蹤檔案，也可以對檔案資源進行監控和管理，達到了隨時隨地、智能化服務的能力。此外，還有山西省部分地區建設智慧檔案館，只要用戶用個人身份證進行實名認證，便可全天候登錄電子檔案系統，隨時隨地自助查詢。

二、智慧檔案館利用服務模式的類型分析

1.智能化主導型

此種以智能化方式的利用服務模式，主要突出對用戶檔案信息需求的重視，依托于智能技術，并建立在檔案館各類資源基礎上，其中包含了虛擬資源、實體資源，而后融入檔案館的服務，為檔案用戶生活、學習提供更好服務。立足用戶視角，只要具備網絡條件就可以通過智能終端，隨時隨地按照自己的需求檢索、咨詢、獲取相應的檔案。

自手機問世以來，尤其是智能手機的出現，為移動互聯網迅速發展提供足夠的支持。在建設智慧檔案館過程中，需要充分利用好這一優勢，積極與社交媒體建立合作，促使檔案信息資源可以在真正意義上實現移動式服務，動動指尖便可獲取大量的檔案資源，讓手機成為用戶獲取檔案信息更加便捷的載體。例如，北京市某檔案館開發了適用于安卓版移動客戶端的“政府信息公開發布平臺”。用戶通過手機下載相應的App后，可以通過互聯網直接獲取相關信息。手機操作便利，攜帶便利，同時還可以發送、打印，提升了用戶檔案的使用效率。綜合來看，在智慧檔案館服務工作中充分引入智能技術，有利于進一步提升檔案館信息服務的個性化、互動性，可以促使人與人之間進行高效互動，對智慧檔案館整體發展起到重要作用。除此之外，智慧檔案館還可以引入多媒體技術，結合用戶實際需求，提供一些圖文結合、生動形象的知識，也可以增加遠程可視化用戶教育等服務。這方面國內檔案館可以借鑒加拿大圖書檔案館的成功經驗，通過合作伙伴技術、行動與服務，為一些讀寫障礙的讀者提供針對性的信息獲取服務。此外，還有國內的蘇州園林檔案館，首次引進了虛擬現實技術，建造了一個網上3D展廳，將真實的檔案館內景象進行虛擬還原，只要用戶通過顯示屏，便可以看到真實的檔案館景觀。

2.個性化服務型

圖書館提供個性化利用服務，主要強調的是滿足用戶個性化需求。為實現這一需求服務，智慧檔案館在建設過程中應當將館藏資源和用戶行為之間有效銜接，充分發揮智慧系統的優勢與作用，跨越時間、地域的限制，感知、記錄用戶的行為、使用檔案的信息等軌跡，從而挖掘出客戶潛在需求，為用戶提供預見式服務，迎合用戶習慣以及偏好，最終突顯出個性化服務。美國國家檔案在這方面的成果較為明顯，其將用戶群體按照不同類別進行了劃分，從而突顯出了個性服務理念，主要分為普通公眾、國會議員、聯邦雇員，以及保存和檔案專業人員、新聞記者、文件管理者等，結合服務者的不同職業特點，為其提供符合個人需求的信息服務。比如，在“保存和檔案專業人員”頁面中，網站有專業的模塊為這類人員提供專業的檔案保護技術以及方法，借此來提高專業人員的技能。在澳大利亞國家檔案館（NAA）網站中，在館藏特點基礎上，依照不同年齡段的學生及其所需學習資源的情況，對館藏資源進行了主題式劃分。從孩子實際出發劃分不同主題，遵照了學生不同的成長階段所對應的理解能力，科學合理地將檔案信息展示形式進行了歸類，滿足了不同年齡段學生個性化學習需求。

3.知識創新型

檔案館最為直接的服務就是為不同用戶提供知識服務，事實上，這一服務的本質就是知識創新。要求檔案館能夠在知識方面進行創新，從而幫助、推動用戶更好地利用、創造知識，這就意味著檔案館的服務不僅僅是提供檔案查詢、圖書借閱等基礎性服務，還應當充分整合海量的館藏檔案信息資源，對有價值的信息進行二次加工創造，增加檔案信息資源的價值。例如，英國國家檔案館采用將館藏檔案資源編纂成書籍的方式，而后在網站上充分展現這一成果，為用戶購買檔案書籍提供便利。而NARA設置的“Publi-canons”專欄，附上了具體的編寫信息，還提供了關于專業檔案事件的作品，以及具有意義的事件學術作品。

智慧檔案館建設過程中，為實現知識創新服務，應當在為用戶提供服務過程中，盡量打破以往傳統信息服務的流程、方式方法，并結合用戶實際需求，提供具有科學價值、最新成果等內容，進一步創新服務內容，豐富服務模式。以英國國家檔案館網站為例，觀看其主頁會發現，其中特別設定了教育欄，采用了游戲形式，按照用戶的不同年齡段，通過對應的游戲類型，將檔案原件、復制件視做游戲原型，借助Flash相關技術，在其中融入了一系列游戲，充分體現了檔案的歷史價值。此外，還設置了視頻會議、講習班、虛擬教室等版塊，在這些不同版塊中，用戶可以與檔案專家進行在線交流、互動，使用戶的體驗感有了新變化。

三、智慧檔案館利用服務模式的實現路徑

1.完善信息基礎設施，構建共享平臺

一方面檔案館應當積極完善信息基礎設施，為多方面發展提供基礎支持。依托于智能技術的智慧檔案館，實現信息服務的主動性、全面性，檔案館服務的實現需要充分利用網絡、數字設備、電話、移動設備等方式，以真實、虛擬社區等方式，將信息服務滲透到用戶日常生活中。例如，當用戶借閱檔案時，可以借助定位技術，在最短時間快速獲取目標資源，當用戶想要歸還借閱檔案時，只需要通過自助借還系統便可自行完成整個檔案借還過程。除此之外，為保證獲取到借閱信息的準確性，用戶可以通過檔案館網站查詢，如果需求的檔案已經外借，則可以提前預約，便可高效、準確地完成借閱，徹底改變以往反復查閱外借情況的缺陷。另外，用戶如果想要將需要的檔案資料打印出來，只需通過自助打印系統付費便可完成。為進一步幫助廣大用戶及時了解、掌握檔案館信息資源情況，可以積極與社交媒體建立合作，借助多種媒體優勢，將館藏最新動態及時推送給讀者，帶給用戶自助查閱便利性。

另一方面智慧檔案館的建設還需要從信息資源共享平臺建設入手，發揮信息平臺優勢，真正意義上實現“一站式”服務。這就需要建立在檔案資源集群上，充分發揮物聯網、射頻等新興技術，整合館藏各類檔案資源，并將這些資源輸送到“檔案云端”，可以系統化、集成化運用。為讓用戶利用此平臺，需要注冊個人賬戶，并設置相應的密碼，當用戶登錄“云平臺”界面后，可以根據界面的指引，結合實際需求搜索，便可享用“云端”內的公共資源。在互聯網技術作用下，用戶可以不受時間地點限制，隨時都可以利用檔案遠程服務平臺獲取服務。

2.加強完善個性化系統，塑造開放性空間

智慧檔案館在實現個性化服務模式過程中，最為基礎也最關鍵的便是建立系統，該系統可以全面、真實地反饋出用戶個性特征、需求特征，與此同時，也可以自動識別出用戶感興趣的檔案資源，還可以實時獲取用戶具體位置，并針對不同用戶的特點，及時推送有關的信息與服務。智慧檔案館想要全面開展個性化服務，前提條件是館內服務人員要深入了解社會群體信息需求現狀，并整合服務對象進行合理劃分，通過二次加工的信息方式才可以為用戶提供專業化的知識服務?；诂F代社會發展下，移動智慧檔案館將是日后檔案館主要的發展趨勢，檔案館應當充分利用移動互聯網的優勢，為用戶提供個人更為適宜的需求服務。一方面用戶可以接收到系統自動提醒，及時了解當前新的訂閱信息，系統也會將信息主動推送給用戶。另一方面基于個性化服務，檔案館需要根據用戶需求，不斷跟蹤用戶的檔案資源利用情況，通過技術分析用戶行為軌跡，并構建成對應的個人信息庫，確保智慧化服務能夠圍繞用戶進行。

3.加強館內人員培訓，組建專家隊伍

對于知識服務，智慧檔案館需要向深層次服務轉變，主要是因為用戶的問題也更加專業化、多樣化。因此，智慧檔案館應當積極組建專業人才團隊，強化隊伍服務能力與質量，從而更好地滿足用戶需求，這就需要檔案館不斷加強對服務人員的培訓。首先，要強化人員的服務意識，能夠正確定位智慧檔案館以及自身能力，同時也要具備一定的數據挖掘能力、數據分析能力，主要就是為用戶行為分析提供服務;其次，服務人員自身的知識面要廣，積極向綜合性知識人才方向發展;最后，服務人員需要具備檔案信息組織能力、開發能力、利用能力，可以有效篩選、分析海量檔案信息資源，進而提升服務效率，提高工作質量。

除了檔案館自身人員之外，為強化服務專業性、個性化、多樣化，還需要組織專家團隊為用戶提供咨詢及其他服務，如知識問答、檔案編研、熱點發現等。實現這些需要檔案工作人員、技術人員等多方共同參與、努力，深入挖掘檔案信息資源，并進行加工，將其中有價值的檔案內容，以符合用戶知識需求的方式提供給用戶，在真正意義上將“死檔案”變“活”，提升檔案附加值。

四、結束語

總而言之，通過本文對智慧檔案館利用服務模式的分析，不難發現針對智能化主導型、個性服務型、知識創新型的智慧檔案館，在實際建設過程中需要完善信息基礎設施、構建共享平臺、加強完善個性化系統、塑造開放性空間、加強館內人員培訓、組建專家隊伍，促使智慧檔案館價值與作用更好實現。

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（作者單位：山西大同大學檔案館）

基金項目：教育公平與和諧社會的關系研究（SSKLZDKT2007094），山西省社科聯“十一五”規劃。

作者簡介：王云雁（1971—），女，漢族，山西懷仁人，本科，副研究館員，研究方向：檔案學。