淺析國企辦公物資集采平臺的品類管理實踐

作者簡介：胡丹，（1987.12-），女，漢族 ，湖南省益陽市，中級職稱，碩士，研究方向：經濟類。

摘要：市場經濟與社會環境的快速發展對國有企業物資采購管理提出了更高的要求與挑戰。 辦公物資集采平臺為破除機制上的瓶頸以獲得突破性提升，應跳出傳統采購模式思維，引進品類管理機制。本文基于核電領域某國企辦公物資集采平臺實施品類管理的可行性與必要性，分析其物資采購品類管理現狀及優勢，以促進物資采購的管理提升，從而提升采購效率和采購質量。

關鍵詞：辦公物資采購;集采平臺;物資采購管理;品類管理;管理實踐

辦公物資采購存在需求零散、種類多、頻次高的特點，集采平臺的成立一定程度上集中的采購規模，但未對商品品類進行劃分和管理，傳統一單一采的方式耗時長，采購服務滿意度低，已經不足以支撐核電領域辦公物資需求的快速增長。品類管理理念的提出，是實現對需求和商品的有效分類，能夠促進辦公物資采購整體管理水平的提升，從而推動物資采購戰略管理目標的實現。

1傳統采購方式存在的問題

傳統的采購主要采取邀請詢價、競爭性談判、招標等方式進行，在實際過程中：

（1）辦公物資采購需求種類復雜，包含辦公設備、IT物資、家用電器、家具餐廚、辦公文具、日常生活用品、物業五金等。同類需求缺少統一標準，需求零散、涉及品類廣，導致需求計劃無法按時、準確提報[1]; ?（2）集采平臺采購人員大部分精力疲于“一單一采、一單一付”的重復勞動，每一單采購均需要根據授權管理制度進行審批，沒有精力和時間對市場進行深入調研;（3）采購工作量大，只能關注事后把關。所采購物資的質量、價格、交期相關的風險控制都是通過合同的簽訂、格式條款的質量承諾、到貨復檢、事后質量驗證等方式來將風險降到最低;（4）供應商數量眾多，資質與信譽參差不齊，導致對供應商準入、審核、履約管理難度大，缺少長期合作的戰略伙伴; （5） 物資采購品類繁多、采購數量大、采購周期長，需要采購人員具備較高的職業水準和專業技能，否則無法從根本上保障所有類目尤其是復雜類目商品的供需平衡和綜合效益。

2品類管理的概念及重要性

2.1品類管理的概念

品類管理的概念，最早起源于商品管理領域，主要用于解決零售商的營銷決策問題。在最初的管理實踐中，品類管理的應用是基于“商品零售商通過將品類作為一個策略經營的單位，以消費者的價值提升作為焦點，以實現品類共同管理的過程”作為定義。

近年來，品類管理逐步被引入企業的物資采購管理應用中，提出了以“將供應商的產品與服務作為焦點，對企業的戰略管理和運營成本持續優化，對商品實現有效分級分類，從而推動實現對采購的產品與服務分類管理，達到資源整合、節約成本、提升采購效率的目的，促進采購活動的綜合利益最大化。

2.2品類管理的重要性

品類管理的本質其實是企業依據產品或需求類別開展專項品牌管理。與傳統品牌管理方式不同的，品類管理使得每一個類目下的商品都能得到均衡和充足的資源支持，以保障日益增長的貿易權利向商品品類盈利能力轉變。在實施品類管理時，應首先確定商品品類架構，覆蓋所有采購需求的具體要求[2]。

在物資采購領域，品類管理作為企業內部管理的一項戰略手段，需要從采購的產品及服務的技術參數、用途等具體特點出發，通過一定的管理實施，整合物資采購的各個環節，充分利用物資采購數據開展管理決策項目，從而來推動采購成本的降低和資源的節約。

3核電領域某國企物資采購管理現狀

3.1采購管理制度注重流程規范導致資源浪費

由于核電領域備件及工業品等物資屬性本身具有較大局限性，加上集團對采購過程管理的嚴格性，導致現有采購管理工作制度與體系建設方面存在重流程規范、輕采購結果的情況，不同采購量級的采購流程基本一致，采購人員的投入與產出不一定呈正相關，導致資源配置與運用不合理造成資源浪費，變相造成采購成本的增加。

當前采購管理制度中主要包含邀請詢價、競爭性談判、招標等傳統方式，對流程規范性高度重視，缺少新型采購方式的探索，采購方式缺乏適度的靈活性，采購人員“一單一采”，每一單采購均按照流程和環節審批，采購周期長影響物資的保供。

綜上，現有采購管理制度對于降本和增效的采購管理目標有一定的不利影響。

3.2辦公物資種類繁多、需求分散，導致采購管理難度高

辦公通用物資涵蓋的種類多樣且復雜，包含辦公設備、IT物資、家用電器、家具餐廚、辦公文具、日常生活用品、物業五金等，加之采購數量大、采購頻次高、采購周期長，導致在采購過程中存在各類不確定因素從而加大了物資采購管理的難度。且在當前采購管理實踐中，并未對物資分級分類管理，所有類別的采購均遵循同一采購流程進行管控，必然會對采購管理的效果產生一些不利影響。同時，由于采購管理力度的不足和難度的提升，經常出現物資采購周期超出采購計劃日期，嚴重影響到集采平臺物資采購的綜合效益。

3.3引入品類管理理念，但配套管理機制并不成熟

雖已初步意識到品類管理理念的必要性，但由于集團采購管理理念較為落后，管理制度過于深入與固化，品類管理局限性較大，目前仍缺乏科學完善的、可切實執行的品類管理機制使品類管理工作與采購工作各環節相匹配，在具體的采購計劃和管理策略方面也不夠全面與合理，造成品類管理實施的效果與目標存在偏差，更談不上從本質上保障品類管理工作的科學性與有效性。同時，面對當前物資采購成本管控的業務壓力，如何從實際業務場景出發，運用好品類管理機制，以提升集采平臺物資采購綜合效益成為當務之急。

4品類管理實施的重要因素

品類管理是以品類為核心，建立標準的品類樹目錄，持續關注各品類的采購活動，通過數據分析，從品類的生命周期角度制定合適的品類策略和機制并落地實施，從而降低供給風險和采購成本的一系列活動。

4.1品類管理的實施基礎

建立一套標準的品類樹目錄，涵蓋辦公物資所有需求。以品類為核心，以需求為導向，改變供應商越多越安全的理念，從品類全生命周期的角度，以價值為導向引入、儲備和優化供應商庫。以品類樹為抓手，打通采購需求與供應商之間的供應鏈。制定合理、科學的采購計劃，有序開展簽訂采購合同、合同履約及供應商履約績效管理一些列活動，在合法合規的前提下提升采購綜合效益。

通過分析市場行情、設置統一的技術標準、確定影響價格的因素、篩查和評估供應商、確定采購策略、組織采購實施、簽訂采購合同并跟蹤合同履約等品類管理的主要因素，識別和關注高價值鏈條，實現供應鏈總成本最低、總效益最高的管理模式。

品類管理是釋放品類管理流程的力量和提升組織價格的先決條件[3]。它建立在三大基石和四大支柱上。三大基石分別是戰略性采購、管理市場、推動變革。四大支柱是指突破性思維、以客戶為中心、跨部門團隊合作，及依托事實和數據。這些支柱源于實踐，是促使采購品類管理成功的必要因素[4]。

4.2品類管理的實施步驟

品類管理的全過程實際上是一個按順序完成一系列單獨活動的全過程。主要包含支出分析、需求分析、供應市場分析、制定采購策略、選擇供應商談判、管理供應商合同、交易及持續跟蹤七個實施步驟 [4]。

通過對基礎數據的分析，使采購人員對各個品類的供需情況了解更清晰，同時為后續制定科學的采購策略提供依據。通過對每個品類的動態管理，不斷調整和改進每個步驟，以促進品類管理更科學、更合理的實施。

5品類管理實施的有益舉措

為推動品類管理在辦公物資采購中應用實現，建議從以下幾方面對品類管理相關機制進行管控和完善。

5.1站在數據的后臺連接需求與供應商

在辦公物資實施品類管理的實踐應用中，應注重對歷史數據與過程資料的有效利用，建立辦公物資采購品類管理數據庫，通過數據分析了解各品類的管理特點和市場變化。同時，通過對數據的整合、提煉，分析各類采購需求的趨勢，摸索各類數據之間的內在規律和關聯，為品類管理實施的科學性、有效性提供數據支持，充分發揮采購活動背后數據資料的價值和作用[5]。另一方面，應保持對市場發展前沿動態進行分析，保障品類管理機制能貼近市場與行業發展。

品類管理實踐，本質上是對一個目標品類進行商品動態管理的過程。集采平臺已經對辦公物資梳理出390個商品類目，后續應該利用信息化手段對各個類目下的需求及采購情況進行數據分析和利用。以需求為導向，持續對各個品類實行數字化評估，建立數據化評估體系，根據采購需求的發展，確定階段性品類策略和評估結果并不斷優化和完善，同時要避免數據分析停留于紙面，真正發揮數據對實際業務的指導作用，成為商品決策的支撐。

針對核心品類由集采平臺與供應商組合完成核心品類共享核心資源、共商品類策略，實現互利共贏的戰略成果;對于普通品類利用信息化電商采購平臺的供應鏈優勢，對單次采購價值低、采購頻次高的商品進行全覆蓋，釋放采購人員的精力投入更有價值的采購活動，提升整體采購效益。

5.2對物資品類進行合理的劃分與配置

根據帕累托法則，80%的年采購額僅覆蓋20%的采購品類。通過收集和掌握采購需求，對需求商品的品類進行劃分與定義，并形成統一的界定標準。對物資品類的劃分，能對各個品類的基本屬性和關鍵屬性進行有效識別，再根據采購需求的緊急程度、重要程度進行合理的設置，有利于品類管理相關活動的實施。

同時，通過建立契合實際需求的品類管理工作體系，能夠在實現對辦公物資采購品類劃分和定義的基礎上，促進采購服務質量的不斷提升，實現節約資源、控制成本、提升效率的目標。因此，持續優化品類采購策略與工作方案，對辦公物資采購中商品品類、屬性、價格、數量、供應商資源等因素的相互協同，為提高品類管理的決策水平提供有效支持。

5.3成立品類管理組織

從采購模式轉向集采平臺后， 傳統采購部應該從技術型的采購工作中解脫出來，轉向商品管理的模式，按照品類管理的模式運作，構建以品類經理為核心的品類管理型組織，培養品類經理和品類專員，借助信息化系統和電商平臺從管理型的工作轉向經營性工作。前者負責品類下商品線的規劃、數據分析以及需求分析，將商品的買和賣聯系起來;后者類似于采購員角色，進行日常補貨、庫存管理、支付管理等，實現內部供應鏈分工。

商品管理型組織主要致力于研究需求與商品的對應，為采購需求與供應商之間做好連接，其主要變化在于強化了品類管理的理念，設置了品類經理的角色，實現對需求和商品負責，保障需求的及時供應、提升采購的綜合效能。

5.4從戰略層面與核心供應商培養良好合作關系

在對辦公物資實施品類劃分和品類管理的基礎之上，通過與采購需求的相關結合，篩選戰略供應商和關鍵供應商構建良好的采買合作關系，利用供應商的強大供應鏈資源為辦公物資的集采提供支持和保障。要實現與核心供應商的友好合作關系，一方面，需要對關鍵品類進行識別與確定，尋找相匹配的供應商資源;另一方面，需要對現有供應商進行履約能力的綜合評估，實行分級分類，加強與優質供應商合作的力度。

結合戰略采購的理念，可以根據品類、金額和采購風險將供應商分為：戰略供應商、瓶頸供應商、杠桿供應商和一般供應商，其采購特點、采購策略如表1所示。

5.4持續優化和完善品類管理相關流程

持續優化辦公物資品類管理的作業流程和操作環節，也是促進品類管理效果提升的有益措施，具體可以從以下方面著手：

（1）對辦公物資實行品類管理的可行性進行客觀評估，正確認識現有品類管理能力，通過對組織和人員的能力培訓，打好品類管理工作實施的基礎。

（2）加快集采平臺向品類管理組織的轉型，設定采購管理目標，由品類經理對相關工作開展有效執行和有效指導，促進品類管理有效實施的同時提高管理成效。同時，也需要關注品類管理工作人員技能水平的提高，分析存在的問題與不足，適實調整品類管理組織架構，為制定科學、合理的品類管理實施計劃奠定硬件基礎。

（3）充分發掘和培養組織與人員品類管理的潛力后，制定明確的的品類管理實施計劃與執行步驟，并嚴格落實，對計劃的有效實施進行實時監督與糾偏，以保障品類管理工作的效果。

（4）關注品類管理實施的經驗總結和反饋，將品類管理的執行效果與采購管理的戰略目標進行核對、檢查，對戰略目標與計劃中各個品類角色和技術開發進行明確，促進采購戰略管理的靈活實施，為物資采購管理戰略目標的實現和管理水平的提升提供強有力的支持。

6結語

辦公物資采購下的品類管理是打破體制機制瓶頸，推動傳統的采購方式向供應鏈一體化采購轉變的有益探索，通過合理整合市場資源，達到提升采購管理質量和水平，提高辦公物資采購工作效率的目標。

品類管理工作是一套系統、復雜的管理體系，應當注重與實際業務情況相結合，加強物資采購品類管理的力度，從采購管理的戰略與決策目標出發，不斷完善具體的管理對策并嚴格執行，保障品類管理的有效實施的同時最大限度的控制采購管理成本。

參考文獻

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