機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的途徑分析

禹敏

[摘 要]在機關事業單位管理中，檔案管理是極其重要的環節，其規范化和標準化對事業單位的持續正常運行和未來發展具有重要作用。事業單位要充分結合自身的檔案管理實際，加快檔案規范化與標準化的建設，以便能夠為事業單位的發展提供科學合理的檔案信息支持。文章分析了機關事業單位檔案管理的重要性，闡述了檔案管理規范化和標準化的定義，探討了阻礙機關事業單位檔案管理規范化和標準化進程的因素，并提出了其規范化和標準化建設的有效策略，以期能夠為同行提供參考。

[關鍵詞]機關事業單位；檔案管理規范化標準化；途徑

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）06-0094-03

檔案管理是一項系統而復雜的工作，涵蓋的內容相當復雜。近年來，隨著檔案管理現代化的提出和實施，檔案管理的要求更加嚴格，內容也更加精細化[1]。在此情況下，傳統的檔案管理理念由于缺乏規范化和標準化，已不能適應當前的檔案管理標準。機關事業單位作為國家特殊的業務機構，對檔案管理應該有更加科學、規范的要求。然而，由于諸多因素的影響，我國大多數機關事業單位的檔案管理工作還存在一些不足。如果不及時采取有效措施進行改進和優化，必然會影響機關事業單位的長期健康發展。因而，如何促進檔案管理的規范化和標準化發展，是當前該行業工作者普遍關注的話題。

眾所周知，機關事業單位檔案是對機關事業單位自身發展歷程的客觀、真實記錄，是事業單位開展各項工作的主要依據和標準，加強機關事業單位檔案管理，對機關事業單位的持續發展至關重要[2]。

（一）為機關事業單位工作的開展提供重要依據

檔案管理在一定程度上可以為事業單位工作的開展提供重要依據。機關事業單位在實際發展中，積累了眾多的檔案信息，做好檔案信息管理工作，可以為事業單位重大決策提供相應依據。

（二）是推進內控制度改革的重要內容

近年來，隨著體制改革的不斷推進，機關事業單位為了順應這一時代發展要求，開始注重內部控制體系的建設。而檔案管理是推動單位長遠發展的重要組成部分，直接關系到單位內部控制制度的改革和發展[3]。檔案蘊含的信息相當豐富，事業單位內部控制制度改革，可以從中獲取重要的參考依據；此外，檔案記錄著事業單位以往改革項目的成果，管理者可以從中參考積累的成功經驗，為實際發展目標制定明確的改革措施。

（三）為文書資料管理工作創造內在條件

在機關事業單位實際管理工作中，文書工作非常重要，檔案管理會在一定程度上影響其工作質量。相關管理人員要對內部工作信息進行整理，逐步形成文書資料，并將文書資料及時上交檔案部門，從而構建起完善的檔案系統。通過對內部數據和信息的整合，機關事業單位的文書資料管理工作逐漸系統化。

在《標準化法條文解釋》中，關于標準的論述為：對重復性事物和概念做出的統一規定稱為標準[4]。通常標準是在科學、技術和各領域的基礎上，需要經過多方協商一致，由主管部門或機構批準，并以專門的方式對外進行公布，從而使之成為各方共同遵守的準則和依據。具體到檔案管理領域，比如相繼頒布和實施的《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理規定》等，使得檔案管理有了統一的規范和標準，檔案管理逐漸進入了更加規范的范疇。其中涉及的“標準化”，即檔案管理的實施標準、制定標準、研究標準，以及后期的修訂和補充標準等[5]。不難發現，檔案的規范化管理最終落到了制度層面，強調充分發揮檔案管理者的價值，通過已經頒布和實施的檔案管理規范等規章制度，實現檔案管理標準化。

近年來，辦公OA自動化進程的加快和事業單位檔案管理現代化的發展，在一定程度上推動了事業單位檔案管理的規范化和標準化進程。一系列諸如《檔案數字化外包安全管理規范》《檔案資料目錄報送方案》《機關檔案工作業務建設規范》等規范性文件陸續頒布，《黨政機關電子文件歸檔規范》（GB/T39362-2020）和《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）等國家標準、行業標準相繼出臺，至此，機關事業檔案工作規范化和標準化體系的輪廓初現，對機關事業檔案工作規范化、標準化理論研究和實踐探索也陸續展開[6]。

當前，隨著機關事業單位的不斷發展，其檔案管理工作中也存在著諸多問題，這些問題在一定程度上阻礙了機關事業單位檔案管理規范化和標準化的進程。

（一）檔案管理沒有得到重視

當前階段，雖然很多事業單位已經意識到了檔案管理工作的重要作用，并及時根據實際情況調整了工作內容。但是仍有一部分事業單位對內部檔案管理的規范化不夠重視，對自身機構的檔案管理沒有給予過多的精力、人力、物力支持，從而造成事業單位檔案管理混亂，大大降低了檔案管理效率，對實現檔案管理標準化產生了不利影響。

（二）宣傳不到位

目前，隨著機關事業單位檔案管理規范化和標準化建設的推進，仍有部分單位由于不夠重視，宣傳工作不到位，導致了機關事業單位檔案管理存在一些漏洞，亟待完善。如果宣傳不到位，工作人員對檔案管理規范化、標準化的認知也不到位，也使得檔案管理的各項工作存在敷衍狀態，無法真正落實規范化和標準化的要求，最終會導致整個機關事業單位檔案管理質量的下降[7]。

（三）相關機制不完善

當前，在機關事業單位檔案管理的實際過程中，由于機制不完善，不夠標準化、未能結合實際，導致了很多工作在實際運作中并沒有很好的標準可循，這使得檔案不能得到有效利用，不能真正發揮作用。

（四）檔案信息化管理水平低

隨著信息技術的發展及其在各行各業的廣泛應用，檔案管理也面臨著新的機遇和挑戰。然而，目前我國機關事業單位檔案管理信息化水平較低，無法實現檔案管理的辦公自動化，對檔案管理的規范化產生負面影響，也限制了檔案管理工作的提升，不利于事業單位各項工作的開展[8]。

（五）檔案管理人員專業素質不足

目前，機關事業單位檔案管理人員的綜合素質普遍不高，這是由于對這項工作缺乏重視，使得檔案管理人員缺乏強烈的責任感和積極性。此外，機關事業單位在選拔任用檔案員方面存在一些問題，影響了工作人員的專業水平，導致工作人員缺乏足夠的檔案管理經驗。機關事業單位沒有加強檔案管理人員的崗位培訓，使得機關事業單位無法適應檔案管理規范化發展的要求。

為實現機關事業單位檔案管理的規范化和標準化，需要事業單位相關人員立足實際，采取科學高效的檔案管理手段，有序推動事業單位檔案管理規范化和標準化。在促進完善檔案管理的同時，穩步推進事業單位檔案管理現代化。

（一）深化對檔案管理標準化和規范化的認知

為了更好地促進機關事業單位檔案管理的規范化和標準化，首先需要加強相關工作人員對檔案管理規范化和標準化的認知，使他們認識到標準化和規范化對檔案管理的重要性，從而按照規范化和標準化的要求做好各項檔案管理工作，以便不斷推動整個檔案管理工作的有序開展[9]。為此，可以定期對檔案管理人員進行規范化和標準化的專題培訓，同時要定期對其技能進行考核，可以更好地督促管理人員做好規范化和標準化建設，更好地推動整個檔案管理業務向前發展。

（二）加強檔案管理規范化和標準化的宣傳教育

檔案管理工作并不僅僅是由檔案管理人員完成的，還需要機關事業單位的其他人員的參與。因而，事業單位檔案管理規范化和標準化的建設要覆蓋到所有人員，使得所有人員都有規范化和標準化的意識。為此，機關事業單位應充分利用本單位的宣傳欄、工作會議、專題講座等機會，向全體員工傳達檔案管理規范化和標準化的重要性，從而形成人人重視檔案管理的良好氛圍，并為檔案管理部門提出建設性意見。此外，還要將檔案管理的規范化和標準化納入人員考核范圍，特別是那些能改遵守檔案的崗位需要嚴格考核，以更好地提高管理人員和其他工作人員對檔案管理的規范化和標準化的認知，進一步規范自身行為，實現檔案管理規范化和標準化。

（三）建立健全規范化和標準化機關事業單位檔案管理機制

機關事業單位要根據自身實際情況，構建分工明確、運行順暢、管控高效的檔案管理機制和制度體系[10]。首先，在檔案管理過程中，機關事業單位必須加強制度的完善。通過機制和體系的創新，使檔案管理工作中的相關環節能夠有效發揮作用，明確檔案管理的職責；其次，在整合檔案系統的過程中，需要提高檔案管理的專業化水平，形成標準化和規范化管理模式，將信息技術應用到檔案管理過程中，使檔案工作更快、更高效；最后，要明確檔案管理的相關職責，特別是對于檔案管理混亂的現象，要加強計劃的制定，明確每個人的管理職責，對各種事項進行細化管理，充分發揮檔案管理的作用。

（四）應用先進技術，為檔案管理的規范化和標準化提供技術支撐

管理方式的技術創新是檔案管理規范化和標準化的重要支撐[11]。當前機關事業單位要著力提高檔案管理現代化水平，加大科技創新和基礎設施投入，改善檔案管理軟硬件條件?？梢栽跈n案規范化和標準化管理工作之中，引入信息技術、互聯網技術、大數據技術、數字加密技術、數字掃描識別技術等新興技術，從而構建電子信息管理系統、檔案數據保護系統和信息采集系統。通過檔案管理數字化、信息化建設，在保證數據安全的前提下，提升檔案管理的工作效率和檔案資料資源的利用率，同時也方便檔案的查閱、分析和整理。

（五）提升檔案管理人員水平

要做好檔案管理工作，就要充分發揮檔案管理人員的作用。當前機關事業單位要著力提高檔案工作者水平，明確檔案工作者職責，尤其要加強檔案工作者操作的規范化和標準化意識。為此，其一，要構建全面長效的檔案管理人才培訓機制，對階段性培訓重點進行精準定位，從而滿足階段性檔案管理規范化需求；其二，要注意檔案管理隊伍新鮮血液的注入，引進具有專業素質的檔案管理人才，充分利用檔案管理工作力量，依靠專業技術人員提高機關事業單位檔案管理的規范化水平；其三，構建完善的考核和獎懲體系，充分調動檔案管理者的積極性，依靠檔案管理者自身的業務水平的不斷提升，最終促進檔案管理的規范化、標準化發展。

（六）根據規范標準對檔案管理進行全新整合

除上述措施外，推進檔案管理規范化和標準化是有效解決機關事業單位檔案管理問題的重要舉措。對檔案資源進行重新組卷，是一種更有效的檔案整理方式，通過對一些聯系較大的檔案資料的收集整理，將一些缺頁缺目錄的檔案資料進行重新編制，從而有效提高檔案管理工作的規范性和標準性[12]。作為檔案管理人員，每月要定期對各類檔案進行整理、分類，并進行網絡數據的同步。此外，還要對那些沒有標號和頁碼的檔案進行重新編排，從而實現資源的優化配置。

綜上所述，在機關事業單位發展過程中，檔案管理是不可或缺的核心環節。推進檔案管理的規范化和標準化發展，既是新時代對機關事業單位檔案管理的新要求，又是促進機關事業單位檔案價值最大化的關鍵。為適應時代的發展，機關事業單位需要根據自身的實際情況和檔案管理過程中存在的問題，采取建設性的強化措施，以推進檔案管理工作的規范化和標準化進程。

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[5]趙亮.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的研究[J].科技風， 2020（18） ： 293.

[6]王玉國.新常態下事業單位檔案管理規范化標準化建設探析[J].大眾標準化，2020（18）：6-7.

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[8]宋姍姍.關于事業單位檔案管理工作規范化，標準化研究[J]. 信息周刊 ，2019（29）：122.

[9]陳淑芳.事業單位檔案數字化建設的路徑選擇分析[J].視界觀，2019（15）：15-17.

[10]袁亮. 新形勢下基層單位檔案管理標準化建設的思考[J]. 經濟學，2020（04）：147-148.

[11]周知勇.加強機關事業單位檔案規范化管理工作的思考[J].云南檔案，2015（12）：21-23.

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