煙草企業矩陣式標準管理體系構建

時艷霞 王孜 曹淵

[摘 要]2019年行業企業管理現場會指出，行業各單位要扎實推進貫標工作，全面提高內部控制能力，同時還要始終把貫標作為夯實基礎管理、提升核心競爭力的有效抓手和重要載體。除此之外，還需要用精益管理的理念、目標，為系統建設注入新的活力和動力，進一步強化以制度標準管人管事的規范意識。不僅要做好“廢、改、立”的標準化工作，還要嚴格執行制度標準，樹立制度權威，減少人為因素，切實提高企業的規范運作能力。因此在新時代背景下構建更加標準化的管理體系十分必要，文章將以漯河卷煙廠的基本情況對構建矩陣式標準管理體系提出幾點構想。

[關鍵詞]煙草企業；矩陣式；標準管理體系

中圖分類號：F721 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）07-0037-03

在現代市場經濟競爭愈發激烈的背景下，煙草企業唯有通過構建更加完善的內部管理體系才能提升整體的核心競爭力。同時在新時代背景下突出重點、防范風險、提升水平，深化工作內涵、提升工作標準、創新工作方式，集中精力和資源，加強過程管控，加大培訓力度，強化風險管理，不斷增強標準化管理的針對性和有效性也將成為煙草企業需要重點執行和落實的內容，以下將從漯河卷煙廠的基本情況以及構建矩陣式標準管理體系的必要性提出具體的實踐路徑[1]。

漯河XX廠建于1946年，是河南某工業有限責任公司下屬的卷煙生產企業。近年來，企業生產制造呈現穩中向好、經濟運行穩中有進、轉型升級穩中提質的良好局面。但在新時代背景下，漯河卷煙廠在內部標準化建設的過程中依然存在以下問題。

一是標準與崗位、人員的對接機制有待建立，自2015版質量管理體系換版以來，漯河廠持續強化學標、貫標工作，構建了較為完備的技術、管理、工作制度體系，但職工經常反映標準文件數量較多，缺少標準與崗位的對應機制，對應該掌握、執行哪些標準仍沒有較為清晰的認識和了解[2]。

二是標準執行率有待進一步提升，近三年的廠級內審報告顯示，漯河管理標準執行率依次為94.2%、95.6%、96.7%，呈穩步提升態勢，但與《漯煙？2020》基礎管理升級目標中提出的文件執行率力爭達到100%，以及省內兄弟廠2020年內審結論97.8%相比，仍有差距；同時，在實際工作中，依規開展工作的主動性、自覺性有待提升，習慣于依靠經驗開展工作，對一些新制修訂的標準規范執行有效性不夠[3]。

三是漯河廠缺乏成型的標準化工作管理模式，未能實現對ISO9000要求的有效轉化和落地實施，制度制修訂、審查、評價的要求和方法未固化，未能有效融入精益管理方法，無法為各部門提供有效指導[4]。

從此層面來看，漯河XX廠構建更加完善的矩陣式標準管理體系是十分必要的。

漯河廠基于矩陣式組織理論，在原本的部門、崗位、人員垂直縱向管理條線的基礎上，增加了與技術、管理、工作三類標準的橫向對應關系，將矩陣式標準管理系統定義為“標準與部門、崗位、人員三方面相結合，技術、管理、工作三類標準相統一”，即“三結合、三統一”[5]，以下將對具體做法進行分析。

（一）“三結合、三統一”矩陣式關系建立

1.建立標準文件清單

從企業標準化系統中整理最新版本標準，匯總形成包含標準編號、名稱、版本、性質、起草部門等信息的《漯河廠已發布標準清單》，由企業管理部匯總后交由各部門體系管理員審閱，并根據反饋的修改意見，對清單進行優化完善和發布。

2.建立部門-標準對應關系

從各標準正文中明確需要學標、貫標的部門，同時根據關聯程度和范圍將標準分為部門主責、部門關聯、全廠管理人員通用三種類型，形成《標準-部門對應清單》，并將其前后邏輯關系互換，轉化為《部門-標準對應清單》，經各部門審核同意后予以發布，使各部門清楚標準的責任和范圍。

主責、關聯、通用三種類型標準劃分原則：

（1）符合下列條件之一，即定為主責標準：起草的標準；對標準有歸口管理權（部分標準有兩個歸口部門，例如《標識與可追溯性管理辦法》中，生產管理部負責標識和可追溯性的統一歸口管理，工藝質量部負責產品檢驗狀態標識的歸口管理）；對標準有修改權。

（2）關聯標準：標準中有一項或多項內容，部門（崗位）有執行的必要，且對標準無修改權，僅可提出修改意見。

（3）全廠管理人員通用標準：標準中有一項或多項內容，每一名管理人員均有執行的必要。

3.建立部門-崗位-人員-標準對應關系

由各部門負責，根據《部門-標準對應清單》中涉及標準，結合部門工作標準和實際工作分工，以部門目前崗位為準，將部門、崗位、人員與部門主責、部門關聯、通用標準進行一一對應，形成并發布包含主責、關聯、全廠管理人員通用三類標準的《部門-崗位-人員-標準結合清單》。

（二）“三結合、三統一”制度評審

制度評審體現了以下三個提前：

1.提前建立關聯關系

在制度制定、修訂前，提前建立新制度的“三結合、三統一”關聯，明確制度的主責、關聯與通用部門、崗位、人員，建立單個制度的《部門-崗位-人員-標準結合清單》草稿。

2.提前開展集中評審

在啟動標準化系統發布流程前，提前對制度進行集中評審，根據清單草稿邀請相關人員參加，從管理層、業務層、執行層考慮，對制度的符合性、適宜性、充分性、有效性等方面進行全方位評審。

3.提前固化關聯關系

在制度修訂完成后、開展制度培訓前，提前將“三結合、三統一”關系固化到清單中，并將其作為制度制修訂的最后一個必要步驟，制度起草部門可參與培訓的部門，也使各相關部門清楚培訓的內容與要求。同時課題組設計Excel宏運算代碼，將“部門、崗位、人員”發生變化的“標準”對接設置為“一鍵”更新。

（三）“三結合、三統一”培訓宣貫

為使職工快速、高效地了解、掌握主責、關聯、通用標準，漯河廠構建了“1+N”制度宣貫機制。

1.“1”——一次集中培訓

因是首次建立“三結合、三統一”關聯關系，需使職工盡快清楚相關標準，故采取網上學習和線下培訓相結合的方式，利用一個月的時間，從網上自學、部門集中培訓、職能部門專項培訓三方面，對三類標準進行集中宣貫培訓。

一是網上自學。由各崗位人員自行登錄企業標準化系統，通過標準名稱、編號等信息，查找并自學個人主責、關聯、通用的全部標準。二是部門集中培訓。各部門在本部門范圍內，選取不少于五項“全廠管理人員通用標準”開展集中宣貫培訓，形成并保留《體系培訓記錄》。三是職能部門專項培訓。由職能部門結合當前工作重點、標準執行薄弱環節等因素，各選取1～2項主責標準，制定培訓計劃上報企業管理部，由企業管理部統一組織人員，開展集中培訓。

2.“N”——多次持續宣貫

漯河卷煙廠建立了制度培訓的長效機制，要求各部門依據《部門-崗位-人員-標準結合清單》中主責、關聯、通用制度制定年度制度培訓計劃，每月開展至少一期體系培訓，由部門負責人、制度起草人走上講臺，摘錄與工作緊密相關的制度條款進行講授。在此基礎上，將標準中的各項通用條款納入到每季度的管理人員能力水平測試中，由人力資源部組織，廠級領導監考，進行閉卷考試集中測驗，考試成績與部門領導、職工評優評先直接掛鉤，達到以考促學的目的。

（四）“三結合、三統一”制度審查

根據各部門主責、關聯、通用三類標準，明確審查責任分工，規定審查頻次要求，逐步建立起“3+2”，即三級審查、兩類整改的制度審查機制。

1.部門自查

要求漯河卷煙廠各部門每月針對主責標準開展一次制度自查，每年將全部主責制度自查一輪，覆蓋全面。在此基礎上，依據ISO9001標準要求，總結自查經驗，將相關技巧編制為制式的表格，規定各部門需從格式規范性、適宜充分有效性、符合性、內容缺失四個方面進行自查，使各部門制度自查有的放矢，拉高整體自查質量。每季度組織開展自查工作交流會，由各部門體系管理員現場相互點評、傳授經驗，指出突出問題、明確工作思路，在提升工作質量的同時，形成漯河廠質量管理體系的組織合力、專家合力。

2.月度點檢

每月定期組織體系管理員開展為期一周的月度點檢，引入主責和關聯標準“全過程”審核，重點關注公司與廠、廠內主責與業務關聯之間流程節點的順暢程度，確保上承下接。要求審核員提前對制度進行研讀，結合內審檢查表和以往審核經驗，舍棄了對“出錯概率較小的流程節點”的檢查（例如一些上系統的業務流程），討論并記錄制度中運行風險較大的流程節點，制定點檢清單，精確實施審核，達到明確點檢目標、提高查找深度、提升過程效率的目的。

3.集中內審

同樣采用“全過程”審核的方法，將內審工作與管理診斷融合，充分發揮管理診斷把脈問診、開方抓藥的職能作用，不僅對標準的符合性、有效性進行考量，同時對標準體系是否滿足上級法律法規、適應企業生產經營需求、各項條款描述清晰和充分等進行綜合測評，使內審工作效果實現質的升級。

4.兩類整改

根據三級審查發現的問題，將問題分為內部整改和跨部門整改兩類，指定不同的牽頭部門（內部整改由部門自行整改；跨部門整改提報企業管理部，指定制度主責部門牽頭整改），采取不同的改進措施（內部整改由部門制定措施；跨部門整改由企業管理部提出整改意見），規定不同的整改時限（規定內部整改在15天內完成；跨部門整改在30天內完成），運用“查堵防”精益管理特色工具從問題深入查擺和風險預防管控兩條路徑，制定切實可行的系統性整改措施，避免同類問題的重復發生。同時采取銷號制度，規定所有問題需在OA主頁公布臺賬，實現“群眾監督”，嚴格跟蹤落實，從有效性和落實率兩方面確保問題整改取得實效、確保審核工作取得實效、確保制度優化取得實效。

（五）“三結合、三統一”集中評價

漯河卷煙廠將上述標準化建設的工作納入標準化建設考核，根據關聯關系建立情況、講的效果、查的深度、改的質量，制定《體系建設日常工作考核表》，每季度末進行多維度評價，并納入績效考核。同時，為了適應快速變化的環境和不斷發展的企業，每半年對廠級《體系運行考核辦法》進行一次修訂，一方面是根據公司內審結果，結合公司體系考核制度，將相關的條款落實到廠級制度中，確保對公司各項要求的有效支撐；另一方面是根據企業標準化體系運行現狀，調整獎懲方向和力度，增加獎勵條款，有效評價對全廠體系工作有確實貢獻的部門；增加懲罰條款，考核體系工作推進不力的部門，充分發揮評價考核的激勵和引導作用。

（六）“三結合、三統一”專項提升

課題組結合企業標準化管理實際情況，針對標準化建設過程中發現的急需改進的短板和瓶頸問題制定改進提升措施，設定工作目標、方法、路徑，作為當月標準化重點工作，起草下發通知，按時組織驗證。以體系重點工作為“助燃劑”，可解決長久以往“機械性”的日常工作安排導致的各部門干事創業積極性下降的問題，大幅提高各項工作的完成質量，逐個擊破標準化管理痛點難點。

例如，開展記錄管理專項工作，由各標準起草部門檢查核對以及更新標準化系統中管理標準相關記錄，核對系統外掛的相關記錄（標準附錄）與正文中相關記錄內容是否一致并記錄，由企業管理部匯總、核對結果，組織各部門及時更新標準化系統中的錯誤記錄，同時修訂《記錄控制程序》，規范記錄使用的相關要求，明確標準化系統附錄為獲取體系記錄表格的唯一“渠道”，形成長效機制，確保標準記錄的規范使用，有效提升制度執行率。

總而言之，在新時代背景下煙草企業將面臨更大的市場風險和挑戰，因此為了更好地確保企業內部運行的整體穩定性，需要基于企業內部的基本架構以及運行需求構建完善的標準化體系，進而為推動企業的可持續性發展奠定良好基礎。文章主要基于課題對漯河卷煙廠基本情況的研究，找出當前煙草企業內部運行中存在的問題，并提出針對性的矩陣式標準管理體系構建實踐路徑，以期能夠更好地提升煙草企業內部管理的規范性。

[1]柳飛，顏敬青，張建安，等.煙草標準管理體系的現狀分析與應用研究[J].中國標準化，2016（13）：84-86.

[2]胡鳳.完善煙草商業企業預算定額標準管理體系措施[J].財會學習，2020（30）：70-71.

[3]周曉莉.煙草企業預算定額標準體系實施及優化探討[J].中國鄉鎮企業會計，2020（12）：57-58.

[4]張晶.煙草企業預算定額標準體系實施及優化分析[J].財經界，2021（12）：19-20.

[5]吳明山.煙草工業企業預算定額標準體系優化研究——以河南中煙為例[J].商業會計，2019（08）：74-76.