煙草商業企業定點采購優化探討

鮑捷

摘要：近幾年，煙草行業聚焦規范管理，各商業企業結合自身實際紛紛對各種采購方式進行探索。定點采購作為一種高效便捷的采購方式，克服了小額零散項目這個難題，在兼顧規范的前提下有效提高了采購效率。但同時隨著采購范圍和使用規模的不斷擴大，定點采購也凸顯出一系列的問題，包括：定點期限不具針對性，過于依賴招標代理機構且招標文件編制浮于表面，具體項目采購實施與合同有異，供應商管理不夠嚴謹等等。文章借助專項調查的手段，重新梳理定點采購的流程，既梳理了調研中發現的問題，也結合特殊行業特定情況，從標準、執行、過程管控和供應商管理等四個維度，對存在的問題提出了對策建議。

關鍵詞：煙草企業；定點采購；供應商管理

近年來，行業規范管理工作持續推進，各級各單位在認真貫徹落實《煙草企業采購管理規定》的基礎上，結合自身實際對采購工作方式方法進行探索和實踐。浙江煙草商業系統探索實施了定點采購。作為一種高效便捷的采購方法，定點采購有效縮短采購周期，解決了小額零散項目這一采購難題，在有效兼顧規范的基礎上，達到了降低采購成本，提高采購效率的目標。隨著推廣的規模和范圍不斷擴大，定點采購在實踐操作中也逐漸凸顯出一些問題。

一、煙草商業企業定點采購的問題分析

（一）定點標準不夠明晰

現有供應商管理辦法明確了部分服務類和物資類項目可優先選擇定點采購，期限規定2～5年，但對不同項目適用定點的限額、時限等未作詳細規定。因此實際操作中，采購部門往往為“定點”，有的將定點期限設置較長，但諸如IT設備、電子設備電器設備等項目，價格變化頻率快，定點期限過長價格就不容易控制：有的采購部門將定點金額無限擴大，但諸如招標代理服務，項目的規模不同，對供應商技術、實力和服務要求差別很大，倘若不考慮規模大小，采購時僅在招標限定的幾家供應商中抽取，勢必造成大型項目滿足不了需求、小型項目因價格低，供應商積極性不高，直接影響到采購質量。

（二）定點招標不夠深入

現實招標過程中，因行業缺少專業招標人才，基本借助外力進行招標采購，因此操作中會出現以下情況：有些招標人認為代理包攬全過程，自己不用去管很多：有些怕自己參與太多，落下非法干涉代理機構正常工作的嫌疑：有些由于經辦人員業務能力、專業水平的限制，出現采購文件編制內容不完整、需求提報不明確、評標細則設置不合理、約定合同條款不完善等情形，導致后期采購給供應商提供了自由發揮空間：有些代理機構責任性不強，不會與招標人就供應商資質、采購需求、標書編制質量、評分合理性等關鍵要素進行充分交流，對范圍、深度、業務量的大小等方面的詳細界定僅僅履行招標程序走到位，容易造成招標結果滿足不了需求，招標流于形式。

（三）定點實施不夠嚴謹

定點采購項目一般品名多、金額小，造成定點招標后經辦人員以為只要在庫內選購就合規，忽視后續價格、驗收、痕跡等方面管理，如采購價格一般以中標單價或下浮率作為結算依據，缺乏后續二次報價機制，造成實際操作時，有些項目如辦公家具、電子產品、電器設備等，實際市場價格會因各種因素而上下浮動，長久以往，導致原先的約定采購價格無法執行，優惠率變成善意擺設：有些招標后不少人對瞬息萬變的市場缺乏了解，誤以為定點采購就是自行隨意采購，只要在定點供應商處采購即可，全然不考慮價格，甚至出現部分采購價格遠高于市場價格：驗收時也僅就規格、數量上的驗收，不會進行價格核對、質量抽查，每次采購痕跡因記錄繁瑣也無法完整保留。同時目前采購監督除招標環節是現場監督，其他全過程監督基本以事后監督為主，“辦事公開”要求具體的采購項目從采購立項到最終合同簽訂，整個采購流程中各個環節均須公示，讓項目在陽光下操作，接受廣大干部職工的監督。

（四）供應商管理不夠完善

定點確定了供應商一段時間內的參與權，但定點采購頻率高、供應期限較長，因此部分供應商中標就意味著能在長時間占據市場，他們會認為捧上了“鐵飯碗”，注意力難以集中在提供質優價廉商品價格、完善服務上，而是逐步轉移到怎樣增加采購量，甚至誘導采購質次價高的產品，達到利潤最大化：部分定點采購單次采購金額小，當采購量長期低于預期量時，一部分供應商的積極性受挫，不愿意配合二次報價，供貨質量和服務都會下降，使采購目標無法真正實現。同時行業對供應商評價機制還在探索中，目前對供應商評價時間一年一評，指標也基本以定性為主，如有些采取“好、一般、差”作為評價標準，而價格這一重要評價內容往往缺乏有效評價方法：有些采取等級管理，但由于評價扣分細則設置存在缺陷，扣分較少且幅度不大，無法真正實現對供應商“優勝劣汰”。

二、煙草商業企業定點采購問題的對策建議

在市場化條件下，供應商優勝劣汰，進退周期趨短，定點期限過長，反而不利于掌握最佳的供應商，使定點采購目的和效果無法真正。對此，有必要針對存在的問題，從以下方面優化完善定點采購，確保采購工作的質量和規范管理的有效落地。

（一）科學確定采購標準

科學合理地確定是做好定點采購工作的前提。一是要合理設定點適用范圍，應充分調查市場現狀、項目需求、項目特點，確定實施定點采購還是一次性采購，如辦公用品、辦公電器適用定點采購，但工作服適合一次性采購。二合同設置定點限額，不能不分金額大小，籠統確定定點供應商，以工程服務為例，可按單次工程金額300萬元以下、300萬元以上到3000萬元以下等設定不同檔次的定點供應商范圍。三是要合理設定定點期限，根據項目特點，綜合競爭性和穩定性原則，分別確定其適用期限，如相對固定的中介服務，期限可適當放長；電子、電器設備、信息化設備等價格變動頻繁的物資，期限不宜過長，體現采購活動的時效性。

（二）嚴格控制招標過程

招標好壞是控制采購成本和質量的關鍵。一是要強化采購經辦人員的責任和規范意識，提升其工作態度、業務技能和專業知識，進一步規范和完善采購行為。二要提高招標質量，要在深入調查采購內容、業務量、價格、服務和質量等各項要素基礎上編制招標文件，確保需求能準確在文件中表達：要優化評分細則，針對不同項目設置資質、技術及商務分值權重，保證入圍供應商有較強綜合能力：規范合同條款，明確價格浮動機制、驗收機制、供應商管理等要款，真正要從源頭上防范后期供貨服務、驗收及付款等風險：三要完善代理機構管理，不僅僅考評其程序的到位，更要對其在招標文件編制、專家選擇、評標、定標等每一環節的把關是否嚴謹進行考評，同時要實施動態管理，從年度評價轉向一項一評，保證代理機構為招標人控制招標風險，實現招標效益達到最大化。

（三）注重定點實施過程

把好定點實施關是控制采購成本的核心。一是把好價格控制關。招標時根據實際需求設定后續價格結算口徑，如產品和部分服務（包括燃油、保險、中介服務等），結合投標優惠率結算；對更新換代較快或技術含量較高產品，設定彈性價格結算機制，以保持與市場同步，同時要探索多家定點供應商價格選擇機制，減少供應商后續自由發揮的空間。二是把好資金支付關。要嚴格貨物驗收，把控好采購各環節資金支出的合理性，防止出現超合同范圍、超合同進度支付現象的發生。三是要把好過程監督關。前期監管辦要充分參與談判過程，中期嚴肅合同審核，完善合同條款，后期加強執行監督，做到全程監督，實時監督。四是要強化信息公開。及時將采購流程中各個節點產生的定稿文件或最終成果等信息，通過公開、公平、公正的平臺予以公示，以公開促規范。

（四）嚴格供應商管理

強化定點供應商管理是做好定點采購工作的根本。一是嚴把供應商選擇關。充分了解采購項目特點，綜合考慮交付能力、付款、質量、技術與服務等要素基礎，保證入圍供應商資信良好，促進竟標供應商能達到采購實效。二是要合理確定供應商入圍數量。定點供應商太少，會使服務縮水、質量打折，要根據采購要根據采購需求、市場狀況，確定至少2家以上的入圍數量，避免價格形成變相壟斷。三是要細化定點供應商評估機制。要按項目類別分別設置不同的供應商評估機制：要實行采購項目的招標人、使用人等全方面人員的評價：探索服務周期內淘汰、換血機制，實現從招標環節確定供應商，到采購環節選擇供應商，促進定點供應商之間的良性競爭，始終保持定點采購的生機和活力。