紙質檔案管理與電子檔案管理并軌發展分析

張曉梅

摘要：現代信息技術的發展讓電子檔案逐漸成為記錄和保存各項工作開展情況的重要載體，相對于紙質檔案來說，電子檔案表現出多方面的優勢，但在實際的檔案管理過程中也應當充分認識到紙質檔案管理的重要性，促進紙質檔案和電子檔案的并軌發展，在不完全摒棄紙質檔案的基礎上積極開發利用電子檔案，充分發揮出檔案管理工作的價值與作用，推動單位各項工作的有序開展。本文結合筆者實際工作研究，對此問題展開探討。

關鍵詞：紙質檔案;電子檔案;并軌發展;管理

電子檔案屬于現代信息技術與檔案管理相融合的產物，轉變了過去那種陳舊的管理模式，促進了檔案開發利用效率的提升。但也應當意識到，電子檔案自身表現出一定的局限性，不能夠完全取代紙質檔案。所以在未來的實際工作中必須要推動電子檔案管理和紙質檔案管理的并軌發展，促進二者的有效融合，依托雙方的優勢來讓檔案管理工作更好服務單位各項工作的開展。

一、紙質檔案與電子檔案的優缺點分析

（一）紙質檔案的優缺點

一方面是紙質檔案的優點。在當前這樣一個信息化時代背景下，紙質檔案管理依舊占據著重要的地位，這和紙質檔案自身的原始性和安全性存在非常密切的關系。其一是紙質檔案通常選擇人工記錄的辦法，一直以來逐漸形成了較為系統化的歸檔管理機制，使用者在查閱時也能夠得到直觀的一手材料，表現出真實性的突出特征。其二是紙質檔案歸檔之后可以有效確保其安全性，若存在故意篡改檔案內容的情況必然會產生修改痕跡，讓使用者可以有效鑒別檔案材料的真偽。其三是紙質檔案管理相關的技術方法相對成熟，可以長期安全存放，一般不會發生損壞亦或是不能辨別的問題。

另一方面是紙質檔案的缺點。其一是紙質檔案的整理歸檔和存儲往往會占據較大空間，在長期的業務活動和工作實踐中所積累下的檔案材料越來越多，對存儲空間也提出了更高的要求，也在很大程度上提高了檔案管理工作的成本與難度。雖然現階段紙質檔案的歸檔管理措施逐漸優化，然而依舊表現出文件數量龐大、分類難、工作量大的問題。其二是紙質檔案歸檔時間往往是固定的，這就讓實際檔案管理過程中可能存在疏漏[1]。

（二）電子檔案的優缺點

一方面是電子檔案的優點。進入信息時代后電子檔案日益增多，電子檔案管理不單單是時代發展的必然趨勢，也能夠有效促進檔案管理效率的提升。首先，電子檔案依托于信息技術和大數據、云計算等技術，能夠為使用者帶來更為便捷高效的查閱服務;其次，電子檔案所占存儲空間更小，管理成本更低;最后，電子檔案能夠及時歸檔，促進管理效率提升。

另一方面是電子檔案的缺點。即便它可以存儲海量信息數據，但存儲載體表現出一定的不穩定性，若在電子檔案存儲管理時因為外部其他因素影響而造成載體破壞，電子檔案也會受到損害。同時電子檔案的安全性相對來說較低，比如說電子檔案信息管理系統可能受到病毒影響或黑客入侵，導致檔案被惡意篡改或刪除。

二、紙質檔案管理與電子檔案管理并軌發展的基本原則

（一）共存原則

即便電子檔案表現出一定的優勢，但依舊是在紙質檔案管理的基礎上逐漸發展和形成的，檔案管理工作人員應當靈活運用現代信息技術促進管理水平的提升，但并非完全摒棄過去紙質檔案管理模式。另外針對電子檔案資源進行管理時，可能存在檔案信息數據丟失或者泄漏的問題，為確保檔案資源的安全，應當將電子檔案管理和紙質檔案管理充分結合起來，對電子檔案材料做好備份。與此同時，現階段部分單位檔案管理信息化建設還相對滯后，信息技術的應用并未普及，部分檔案管理人員在實際工作中依舊較為依賴傳統的紙質檔案管理模式。在這樣的情況下，應當確保紙質檔案和電子檔案的共存，將二者充分聯系起來做好管理工作。

（二）互動原則

在實際工作中我們能夠了解到，紙質檔案和電子檔案管理表現出不同的特征和要求，為促進雙方的有效融合，充分發揮出紙質檔案和電子檔案的優勢，應當推動雙方之間的互動。檔案管理人員需要根據單位實際需求來合理選擇科學的管理模式，推動紙質檔案與電子檔案管理工作的不斷完善。對紙質檔案管理而言，能夠借助于電子檔案管理的相關理念和技術方法來優化基本流程，依靠高效的檢索功能來為使用者提供更加便捷化的服務;對電子檔案管理而言，應當利用紙質檔案管理模式的實體優勢做好備份工作，確保檔案資源的安全性。加強雙方之間的互動才可以促進檔案管理工作的一體化，最終形成更加系統完善的檔案管理模式。

三、紙質檔案管理與電子檔案管理并軌發展的對策

（一）進行同步歸檔整理

近年來互聯網的普及發展讓信息技術在各個行業與領域中得以普及運用，檔案管理工作亦是如此，在實際工作中逐漸建立了檔案信息化管理系統平臺，讓過去手工檔案管理開始朝著現代信息化管理邁進。過去一直以來都是以紙質檔案為主進行管理，新時期下應當促進電子檔案和紙質檔案管理的充分融合，促進管理效率和質量的不斷提升。實際工作中首先應當確保電子檔案和紙質檔案同步歸檔，紙質檔案正式歸檔之前需要對其實施全面深入地審核后再予以歸檔，電子檔案信息也需要進行仔細查驗，歸檔時確保紙質檔案與電子檔案的規范標準保持一致。其次需要對二者實施同步整理，對紙質檔案與電子檔案實施同步整理，同一份檔案需要有對應一致的編號，確保信息內容保持一致，讓二者可以合二為一，規范整理流程。最后要確保紙質檔案和電子檔案的同步鑒定。對電子檔案能夠選擇計算機實施鑒定，根據系統預設的標準要求予以保存，紙質檔案能夠隨時進行鑒定，確保第一時間進行歸檔。

（二）完善檔案管理制度

促進紙質檔案管理和電子檔案管理的并軌發展和充分融合，必須要盡快構建更加完善系統的檔案管理制度。要求檔案工作者應當充分了解在新時代背景下電子檔案管理工作的重要意義，基于目前的檔案管理工作模式把電子檔案管理的規范標準融合其中，構建二者協調互補的檔案管理制度，確保檔案管理工作能夠科學有序開展。同時必須要推進實施統籌管理模式，把電子檔案和紙質檔案分隔開來，確保二者既相互獨立又存在一定聯系。實際管理工作中需要分開設置針對電子檔案和紙質檔案的獨立數據庫，確保兩個數據庫之間可以隨時對接，能夠傳輸共享各自的檔案信息資源。管理工作人員必須要發揮出兩種檔案自身的優勢，在進行檔案收集、存儲以及開發利用的過程中制定有針對性的方案對策，打造專門針對兩種檔案的管理體系，從而確保電子檔案和紙質檔案在實際開發利用時能夠有效切換，促進檔案管理服務實效性的提升[2]。

（三）強化共存和互動性

能夠預見到，紙質檔案與電子檔案必然會保持長期共存管理的狀態，在現代信息技術持續發展革新的新時代下，二者之間的融合會更加深入。從現階段的實際情況來看，必須要強化雙方的共存與互動，進而實現充分融合。這里所說的共存性即單位內部紙質檔案材料和電子檔案資源的共同存在，對二者進行共同管理。紙質檔案是最先形成的，電子檔案是依托于信息技術而產生的，所以在管理過程中需要在開展好紙質檔案管理工作的基礎上，利用電子檔案管理作為輔助。同時針對音視頻等檔案資源需要建設電子檔案存儲數據庫予以存檔，另外還可以通過刻錄光盤的方式來進行實物存儲，如此一來二者即可共同存在，檔案資源的安全性與完整性也能夠得以保障。另外，檔案管理人員還需要在二者共同的前提下促進它們之間的有效互動與聯系。紙質檔案和電子檔案具有自身獨有的特征，做好紙質檔案管理工作能夠為電子檔案管理帶來穩定支持，紙質檔案管理過程中也需要靈活應用信息技術的優勢來彌補自身缺陷。電子檔案管理能夠為紙質檔案管理帶來更多輔助，能夠促及紙質檔案管理效率的提升。紙質檔案和電子檔案的共存與互動屬于當前檔案建設管理工作的關鍵環節，是推進二者并軌發展的客觀要求。

（四）提升檔案人員素質

推進電子檔案管理與紙質檔案管理的并軌發展，首先檔案工作人員必須要革新自身的思想觀念，要加強檔案管理人才隊伍建設工作。在這一過程中應當定期組織檔案管理人員參與各類教育培訓活動，讓其不單單能夠熟悉掌握紙質檔案管理的具體方法和技巧，充分理解紙質檔案管理的重要意義，同時還需要學習了解現代化的管理理論和專業知識，熟悉了解電子檔案管理技巧，充分發揮出信息技術在檔案管理活動中的優勢與價值。借助于日常自主學習和積極參與培訓活動，促進檔案工作人員專業能力的持續提高，將傳統紙質檔案管理方法和信息技術充分結合起來，實現電子檔案和紙質檔案的同步科學管理。另外還能夠借助于引進來、走出去的方式來促進檔案管理人員隊伍整體素質能力的提升，確保檔案管理工作的科學開展[3]。

四、結語

總而言之，推進紙質檔案和電子檔案的充分融合屬于未來檔案管理工作的必然趨勢，在新時代下智慧生活與互聯網辦公開始成為常態，檔案管理工作也應當與時俱進，檔案管理人員要盡快更新自身思想觀念，堅持從實踐工作出發，采用更加科學合理的方法促進檔案管理水平的不斷提升。在實際工作中，要確保紙質檔案管理和電子檔案管理工作的并軌發展，讓兩種不同的檔案管理模式充分融合，真正發揮出二者的優勢，促進檔案管理工作質量和效率的提升，真正發揮出紙質檔案和電子檔案資源的價值與作用，助力單位各項工作的有序開展。

參考文獻

[1]曹丙貴，羅長文.試論紙質檔案與電子檔案的融合[J].蘭臺內外，2020（29）：7-9.

[2]牟仙仙.基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理[J].才智，2020（17）：234.

[3]王錫.基于城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理研究[J].辦公室業務，2020（05）：97+99.