精細化管理在工程檔案管理中的應用研究探究實踐

馬雪

摘要：從當前社會發展情況來看，我國的石油工程項目發展速度很快，很多石油工程項目的實施不僅會給企業的發展帶來影響，有的還會影響到國家和社會的發展。在新的時代背景下，石油企業工程檔案管理應該順應時代的發展變化，精細化管理是工程檔案管理的必要舉措。通過精細化管理，工程檔案的質量將會提高，對工程項目的實施具有積極的推動作用。但目前的工程檔案管理中還存在一些問題，比如管理人員的素質、管理意識等問題，本文闡述了工程檔案精細化管理的積極作用，分析了工程檔案管理中存在的問題，最后提出了精細化管理在石油工程檔案管理中的應用措施。

關鍵詞：精細化管理;工程檔案管理;應用研究

在石油企業工程建設和質量管理的過程中，工程檔案管理是一個非常重要的環節，也是石油企業進行財產管理的重要憑證，它包含著豐富的內容，工程項目從前期的搜集資料到后期的竣工，這一過程有時要經歷數年，在這個過程中每天都會產生大量的數據和信息，這其中所涉及到的資料的范圍和內容都是其他管理工作所沒有的工作量。所以，工程檔案管理是一項復雜且繁瑣的工作，精細化管理作為一種先進的管理模式，能有效解決工程檔案管理中所面臨的問題，進而有效推動工程項目的建設與實施。

一、石油企業工程檔案精細化管理的積極作用

（一）檔案精細化管理的含義

精細化管理是一種全新的管理理念，在當今競爭激烈的經濟市場中，精細化管理可以幫助企業提升管理能力，進而提高綜合實力，使企業的管理達到精細、準確、嚴格。其中，“精細”是指工作內容的具體化和細化，對工程細節的管控，對管理內容的細化，這也是精細化管理的基礎，“嚴格”是指在具體內容落實以后，應該根據企業的戰略目標，按照規定將這些內容落到實處，減少因冗雜的管理過程而導致的人力管理資源的流失，這樣能幫助企業獲得更高的經濟效益。

（二）工程檔案精細化管理的積極作用

首先，精細化管理可以提高工程檔案資料的應用效率。傳統的工程檔案管理基本使用的是手動的管理模式，將合同、報表、協議書等文件資料通過手動整理、歸納、存檔等形式實現資料的管理，這個過程不僅費時還費力，而在需要翻閱和查找資料時，又要耗費大量的人力物力進行尋找，又由于傳統的檔案資料是以紙質的形式存在，很容易受到自然災害的影響，如火災、水災等，不小心就會損壞，很不利于永久保存，但精細化管理和傳統的檔案管理模式完全不同，它通過將文件、文書以及資料進行歸納和整理，按照需求進行細化整編，通過信息技術將檔案進行精細化管理，使傳統的管理模式逐漸向電子形式發展，這樣不僅節省了查閱資料的時間和精力，還可以實現資源的共享，有利于提高檔案管理的工作效率。

二、石油企業工程檔案管理中存在的問題

（一）管理人員專業素質不高，制度不夠健全

檔案管理人員的專業素質不高是當前石油企業工程檔案管理工作中比較突出的一個問題，很多單位的檔案管理人員都是臨時聘用的，他們當中的很多人都缺乏專業的檔案管理知識，這在很大程度上影響到了檔案信息的完整性和準確性，進而會影響到工程建設的推進，對檔案管理工作的有效性造成了影響。從另一個方面來看，檔案管理工作的制度還有待健全。由于工程項目的完成時間較長，很多施工方的指揮人員都是臨時的，沒有建立健全的監管制度，導致檔案容易丟失，影響到了工程檔案的完整性。

（二）檔案管理意識淡薄，重視程度不夠

除檔案管理人員的專業素質不高、制度不夠健全以外，檔案管理意識淡薄、重視程度不夠也是石油企業工程檔案管理中存在的問題，這對工程項目的有效開展造成了影響。工程的質量、進度以及使用的相關技術一般是項目建設過程中比較受關注的內容，但是在工程項目建設的過程中，上到企業的領導，下到工作人員，都對檔案管理工作不重視，檔案管理意識非常淡薄。正是由于思想意識的不重視，才會導致檔案管理的質量有待提高，使得工程檔案管理工作無法發揮應有的作用。

（三）缺乏有效的檔案管理組織，檔案管理工作不到位

石油企業工程檔案管理中存在的最后一個問題是，缺乏有效的檔案管理組織，檔案管理工作不到位，這會造成整個工程項目的進展緩慢。在實際的工程項目中，一般工程的持續時間較長，還存在很大的流動性，這無疑給工程項目檔案管理增加了很大的難度，而且很多檔案管理缺乏有效的組織，即缺乏規范。

三、精細化管理在石油企業工程檔案管理中的應用措施

（一）合理確定檔案管理計劃

石油企業工程項目單位要對檔案管理工作進行系統化的納入，然后再進行有條理地規劃和部署，要在崗位說明書、職責書中體現檔案管理工作的內容，協調施工單位、監理機構等對工程檔案進行組織和編排，使項目中的采購、設計、施工等各個環節與檔案管理責任一一對應，然后根據審核和驗收的進度進行文檔的收集，根據工程項目的實施情況及時調整?？偠灾?，要合理確定檔案管理計劃，確保精細化管理在工程檔案管理中有效實施。

（二）增強石油企業工程檔案精細化管理的組織管理

增強石油企業工程檔案精細化管理中的組織管理，就要明確檔案管理的責任歸屬，成立檔案管理領導小組，保證精細化管理的有效進行，同時還要將精細化管理工作作為年終績效考核的一部分，讓檔案的收集、整理、歸納、保管等成為考核的依據。最后，每個人都要對檔案持以重視的態度，形成檔案精細化管理的意識和觀念，推動檔案精細化管理常態化。

（三）建立健全石油企業工程檔案管理制度

石油企業工程檔案管理最大的問題就是規范性不足，這就要求工程檔案管理工作要以國家和行業的相關標準為依據，建立健全工程檔案管理制度，形成完整的工程檔案體系。同時，在決策方面要進行統籌規劃，落實責任和協調機制，對檔案管理形成規范和指引，促進各部門之間工作的協調，并將各部門之間的資源進行整合，推動各部門工作的協調發展。最后要建立健全獎懲評價激勵機制，用健全的制度和機制來引導檔案管理工作人員工作實效性的發揮。

結語

綜上所述，精細化管理是實現石油企業工程檔案管理有效性的重要舉措，它與其他的管理工作存在很大的差異，在具體的實施過程中，需要企業和員工強化檔案管理的意識，充分發揮精細化管理模式的優勢，確定合理的檔案管理計劃、增強組織管理、健全管理制度，使工程檔案管理工作能有效進行，推動精細化管理模式向科學化、規范化方向發展。

參考文獻

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