大數據指導下對辦公室檔案管理工作的創新研究

劉文鋒

摘 要：傳統的辦公室檔案管理工作已經無法滿足現代化發展的需求，因為在傳統辦公室檔案管理工作執行的過程中，主要是由人力對檔案進行歸納和整理，在管理過程中很容易出現整理錯誤或檔案丟失等相關情況，導致辦公室檔案管理工作在執行過程中存在許多問題。隨著信息化技術的發展，可以在辦公室檔案管理工作中融入信息化的技術，這樣不僅可以對管理方法進行創新，而且還能增強管理的水平。除此之外，信息化技術的融入還可以提升檔案在管理過程中的機密性，防止檔案出現泄漏等相關問題的產生，確保檔案管理工作在執行的過程中能夠發揮管理的意義。

關鍵詞：大數據;辦公室;檔案管理;創新

一、辦公室檔案管理工作在執行過程中存在的問題

1.管理系統落后

許多辦公室檔案管理工作依然執行傳統的管理方法，運用傳統的管理系統對其進行執行。但是現如今檔案在管理的過程中追求保密性和完整性，所以傳統的管理系統已經無法滿足其需求，如果不對其進行更新，那么很難是管理系統的運行的過程中發揮積極的影響。另外，許多管理人員為了不想在管理系統更新上花費大量的資金投入，所以就不會對管理系統進行更新，導致管理系統在運行的過程中出現落后的現象，致使辦公室檔案管理工作在執行過程中存在許多問題。如果想要有效地解決這一問題，那么需要提高管理系統更新的意識，明確管理系統得到更新后的重要影響，這樣才能根據實際情況對管理系統更新的內容進行增強，提高管理系統的運行過程中的信息化。

2.辦公室檔案管理人員綜合素質差

部分辦公室檔案管理人員都屬于兼職的狀態，所以他們的專業水平不高，在管理的過程中無法按照相關的標準進行執行，很容易在管理過程中出現操作失誤或者管理不規范的現象，影響檔案在管理過程中的完整性。除此之外，部分管理人員在管理過程中缺乏服務的意識，導致管理工作只是表面上的現象，并沒有在實際上對相關內容進行執行，同樣也會影響檔案在管理過程中的質量。因此如果想要有效的解決這一問題，那么辦公室檔案管理人員在管理之前需要進行專業性的培訓，這樣在管理的過程中才能更加規范，在管理過程中的方法也會具備科學性，并且還能利用新計劃技術對檔案進行相關的處理，確保檔案在管理的過程中具有完整性和安全性。

二、大數據指導下對辦公室檔案管理工作進行提升的策略

1.對檔案管理的思維進行創新

正是因為傳統的檔案管理思維已經無法滿足現代化的需求，所以要對檔案管理的思維進行不斷的創新和完善，這樣才能滿足檔案在管理過程中的各項需求，讓檔案管理工作在運行的過程中更加順利，讓檔案在管理的過程中具備安全性和完整性。例如，首先可以轉變管理人員在檔案管理過程中的管理思想，提高檔案在管理過程中的意識，這樣就會根據實際情況對檔案管理工作的相關內容進行制定，以此來創新檔案在管理過程中的思維，同樣也能根據創新的思維對管理方法進行創新，以此建立檔案管理系統，并發揮檔案管理系統在運行過程中的重要作用。除此之外，檔案管理系統的運行的過程中也要融入更多信息化的技術，這樣才能實現檔案管理系統在運行過程中的信息化，提升檔案在管理過程中的管理水平，以此來提升服務能力。

2.對管理系統進行完善

在如今這個信息化發展迅速的社會背景下，可以在管理系統中融入信息化技術，這樣不僅可以對管理系統進行完善，而且還能發揮信息化管理系統的運行過程中的重要影響，加強對檔案管理工作的管理。另外，如果想要推動信息化技術在檔案管理工作中的融入，同樣也需要對資金進行大量的投入，這樣才能使相關的設備和技術進行引進，確保檔案管理工作在管理過程中的標準性。因為資金的大量融入可以提供物力，人力及財力上的支持，確保檔案管理系統在發展過程中信息化的進程，可以加強檔案在整理過程中的效率，加強檔案在歸檔過程中的效果，緊隨時代發展的潮流，滿足社會發展的趨勢。例如，在檔案管理系統中融入信息化的系統和信息化技術，可以使檔案管理工作在執行的過程中具備更多便利性的條件，因為信息技術的融入可以提供查詢和搜索功能，信息在調出或者增添的效率會更強，方便相關人員對其進行查詢，同樣也能方便相關人員對其進行存檔，為人們在日常生活中提供更加便利性的條件，實現其智能化的優勢。

3.加強管理人員的綜合素質

正是因為大部分管理人員的綜合素質比較差，專業能力比較強，所以在服務的過程中很容易出現問題，因此可以在服務之前加強管理人員的培訓工作，這樣既可以增強管理人員的知識水平，而且還能增強管理人員的管理能力，在管理過程中的相關內容都會按照標準進行執行，防止檔案在管理過程中出現缺失或損壞的狀況。例如，可以通過加強員工培訓的方式提升信息化管理系統的運行，通過員工對先進應用技術的學習可以促進系統的強化，以此來提高系統在運行過程中的效率，加強檔案管理系統在運行過程中的水平。與此同時，通過對管理人員進行培訓，還可以創造強大的管理團隊，為實現辦公室檔案管理工作信息化的發展奉獻力量。

4.加強服務力度

辦公室檔案信息管理工作本就是一項服務工作，如果想要對服務力度進行增強，那么可以通過構建網絡服務平臺的方式提高服務水平，通過網絡服務平臺的構建，可以方便相關人員對信息進行查詢，這樣不僅可以提高信息在利用過程中的利用率，而且信息在查閱和歸檔時也可以不受時間和空間的限制，展現信息化技術在應用過程中的重要影響，以此來增強服務過程中的服務力度，展現辦公室檔案管理工作在應用過程中的價值。

三、結語

結合上述文章論述的內容，我們了解到辦公室檔案管理工作在大數據指導下需要進行不斷的創新和完善，這樣才能滿足大數據指導下的相關需求，摒棄傳統管理過程中的管理局限性，這樣既可以保障檔案在管理過程中的完整性和安全性。提升檔案信息管理的整體效率，能增強檔案信息在管理過程中的服務水平，滿足相關人員在使用信息時的需求。另外，如果想要使管理的效果得到增強，也需要對管理人員的綜合素質進行提升，可以通過進行培訓的方式提高其管理水平，有效地推動辦公室檔案管理工作的提升。

參考文獻：

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