檔案信息化建設與檔案管理探究

王密密

關鍵詞 檔案信息化建設 檔案管理 數據標準 網絡安全隱患

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0745（2022）05-0103-03

檔案管理工作作為每一個單位之中的基礎管理工作內容，是每一個單位在發展進程中的必要基礎工作。如果檔案管理工作沒有起到應有的作用，則容易導致檔案出現丟失以及信息數據泄露的問題，進而造成對單位或個人的消極影響，嚴重影響單位以及個人的工作節奏?；诖?，有關單位需要高度重視檔案管理工作，并且將檔案管理工作的具體情況和如今社會發展的趨向進行結合，加快檔案信息化的建設，以此提升檔案管理工作的實際效果。

1 檔案信息化建設概述

1.1 概念解讀

從廣義層面分析，檔案信息化的建設是整合經濟、社會與政治多個領域價值信息，讓信息的融合性更強，共享程度更高。而從狹義角度分析，檔案信息化主要是對特定機構內部的檔案資料展開信息化。依托信息技術發展特點，高效利用，完成檔案信息化建設及管理各項工作。當前，各行業檔案信息不但內容豐富，而且種類更多。通過信息化建設，能夠以電子形式存儲檔案內容，轉變傳統紙質管理模式，便于長期存儲。建設信息化管理平臺，為檔案資源管理、使用以及共享提供更多便利。所以，加大力度完成信息化建設，輔助檔案管理，不但能夠讓管理工作更加高效，而且還能提高管理質量。[1]

1.2 特點分析

在不同的建設階段，檔案信息化也存在不同的特點。第一，信息化建設實驗階段，建設重點就是突破傳統單一模式的檔案管理，優化管理方法，將管理過程多元化特色有效體現出來。第二，信息化建設普及階段，管理者可以利用檢索方式，展開檔案信息開發，并且利用檔案資源。在此階段，信息技術應用的重要性也逐漸凸顯出來，無論是檔案內容的編目，還是內容的分類整合，都需要依托計算機，輔助檔案立卷工作的開展。第三，信息化建設網絡階段，管理者會利用信息技術，使用信息化設備，對于檔案信息進行存儲，計算機在信息化建設當中主體地位有所體現，管理工作關口也不斷前移。第四，檔案建設數字化時代，通過數據庫建設，或者檔案管理網站建設，讓電子檔案成為重點管理對象，數據庫在檔案管理中的應用優勢也逐漸顯現出來。

2 現階段檔案信息化建設的必要性

2.1 促進檔案工作現代化

現階段，我國社會經濟的發展速度越來越快，對于檔案工作現代化管理的需求逐漸增加。其根本原因是由于近年來信息化技術的發展為傳統檔案管理模式帶來了極大的壓力。根據信息技術的運用情況來看，若是將檔案工作和信息技術進行密切的結合，能夠呈現出更佳的效果。在進行檔案工作管理中，采用信息技術融入模式，能夠讓相關檔案內容以信息化形式進行儲存，存儲范圍不僅包含文字檔案，還能夠涵蓋視頻、音頻類檔案內容，對檔案進行統一有效的信息化形式儲存能夠更加安全高效。而且，加快檔案信息化建設，還能讓檔案信息管理的整體效率得到有效提高，對加強檔案管理工作的質量提供有力的幫助，真正提升相關檔案管理工作的作用，同時有效降低檔案管理工作的人力資源成本，讓檔案管理工作可以更加穩定地發展。

2.2 推進檔案工作標準化

實施檔案信息化管理創新，對推進檔案工作標準化將起到十分關鍵的作用。主要在于進行檔案管理工作過程中能夠最大程度地發揮科技的優勢，因此應當制定一個相對完善的檔案標準，推動檔案管理信息化建設的進程，以此促進檔案標準化建設工作的完成。

3 檔案信息化建設存在的問題

3.1 數據標準不夠統一

5G時代所帶來的技術變革，使得工程檔案信息化建設已經不再局限于內部應用，而是需要通過標準的統一，進行更為多元的整合，實現有關信息數據的高度共建共享。但從實情來看，工程檔案信息化建設當前自成一體，缺乏統一的數據標準，導致各個信息服務平臺之間難以進行有效的對接，制約了工程檔案的利用效能。

3.2 軟硬件建設滯后

5G時代，高速發展的信息化技術，使得越來越多的新興技術開始應用于檔案管理工作，對檔案管理軟硬件提出了更高的要求。對工程檔案管理來說，信息化建設必然需要保持動態發展的趨勢，在不斷引入新興技術的同時，還需要針對軟件進行不斷的優化調整。但從當前工程檔案管理實際情況來看，軟硬件建設存在較大的滯后性，制約了各種新興信息技術的應用。

3.3 存在網絡安全隱患

5G時代，各種新興技術在諸多領域發揮了重要的作用，推動了諸多行業的改革發展。在看到優勢的同時，越來越多的云計算信息安全問題接踵而至，比如谷歌G-Mail用戶數據被盜、索尼云服務中的用戶資料與密碼泄露、亞馬遜爆發的宕機事故等，層出不窮的信息安全問題引起了全球的廣泛關注。對工程檔案管理工作來說，在信息化建設的過程中，同樣也需要高度重視網絡安全。當前工程檔案管理對于網絡安全隱患的防范不夠理想，并未結合當前信息技術發展動態，引入對應的安全防范機制，仍舊面臨諸多潛在的網絡安全隱患。

3.4 專業管理人才不足

知識經濟時代，行業內部之間的競爭，歸根結底在于人才之間的競爭。工程檔案信息化建設自然也不例外，只有具備一支專業技術過硬、綜合能力突出的管理人才隊伍，才能夠有效保障工程檔案信息化建設的成果。然而，當前專業管理人才嚴重不足，導致工程檔案信息化建設、管理、運營等方面均缺乏足夠的人才作為支撐，制約了工程檔案信息化建設的有序推進[2]。

3.5 信息化建設意識缺乏

部分檔案管理者對于檔案工作信息化建設存在片面認識，未能從思想高度將檔案信息化納入管理層，忽視了管理過程信息化運用。與此同時，也未能從資源利用這一角度，對于檔案信息化建設、管理給予充足的重視，使得檔案管理工作實踐還停留在傳統的工作模式當中。單純依托建檔、查檔和管檔等管理方法，導致部分利用價值極高的檔案信息未被收入管理系統之內。這樣，檔案資源也難以被高效開發和利用，長期下去，不但不利于檔案信息化建設，檔案管理的工作效率也會受到影響，工作質量難以提升。

4 推進檔案工作信息化建設的有效對策

4.1 擬定完善的檔案信息化建設計劃

對檔案工作展開信息化建設，能夠為檔案管理工作效率的提升奠定一個良好的基礎。首先，政府部門應當以實際情況作為出發點來開展有關的信息化建設協調工作，并且進行一個總體計劃布局，以切實提升檔案信息化建設的速度與效率。其次，相關部門還應當加強和檔案館間的交流與溝通，防止檔案館中出現刻板施行的狀況，影響對實現檔案管理工作信息化建設的整體布局。同時，各個檔案館在逐漸展開信息化建設的進程中，應當高度重視有關部門的意見和具體情況之間的聯系，真正做到符合當前信息化的建設需求。檔案館在開展信息化建設的進程中，還應當貫徹施行科學發展理念，確保和政府有關部門間的有效溝通，并將其作為出發點和一部分信息化建設較為完善的檔案館展開密切的交流。而針對一部分信息化建設較為落后的檔案館，則應吸收其他檔案館的優質經驗，積極改進與完善，如此才能對檔案館信息化建設起到相應的幫助，為接下來檔案管理工作的有效展開奠定良好的基礎。

4.2 完善保障體系，為檔案信息化管理奠定基礎

（1）積極落實解決策略，保障信息使用安全。單位要積極加強并落實檔案安全管理體系，以適當的策略來完成對信息化檔案管理程序和流程的優化提升，促進其科學性、規范性、標準性，使其不斷升級完成蛻變，確保信息使用安全。同時，單位還要設置統一的歸檔標準、專職管理人員，實現措施到位、責任到位，確保檔案分類得當、信息精準、系統完整。（2）重視防病毒軟件的安裝，做好網絡備份。作為檔案管理人員，必須要經常對殺毒軟件進行升級，以降低電腦病毒感染的概率。同時，還要不斷更新軟件、硬件設施，確保在檔案信息化建設過程中能有足夠的支撐與后盾。另外，對重要數據做好網絡、本地備份也是非常有效的管理手段。該方法能幫助單位在遺失數據時以最快速度恢復數據，減少單位壓力，增強單位管理的安全性。（3）權責明確，雙重保障。完善的責任機制是有效激發檔案信息化管理優勢，解決其安全問題的重要手段，單位在實際工作中做到責任到人，提高職工的權責意識，避免出現遇事推諉拖拉等現象，這樣就能極大提高檔案信息化管理的安全性與可靠性。

4.3 落實工程檔案軟硬件建設與信息技術研發

針對當前檔案管理新興信息化技術進行全面的調研，了解信息化技術對于軟硬件的要求，并結合硬件市場調研制定針對性的引進策略。從硬件建設層面來看，工程檔案信息化建設顯然會嘗試引入各種新興信息化技術，包括云計算、物聯網、大數據、人工智能等，這就對硬件基礎提出了極高的要求，不僅需要計算機性能滿足要求，同時也需要完善配套設施建設，并且還需要結合各種服務器建設方面的需求，針對固態硬盤、機械硬盤進行合理的搭配，才能夠有效滿足檔案管理信息化建設需求、檔案信息傳輸需求。從軟件建設的層面來看，應當避免當前套用通用軟件的模式，而是需要主動與相關的科研企業、第三方企業進行深入的交流合作，嘗試定制專業化的軟件內容，并針對軟件對應的接口、對接內容等進行優化，使得軟件能夠與工程檔案管理系統之間進行有效的兼容，且相關功能模塊能夠適應工程檔案管理需求。

4.4 推進文檔一體化管理

以往的檔案管理工作主要是以分離式管理形式展開。但是根據如今的具體情況，這一檔案管理形式已經無法滿足現今工作的要求。在傳統檔案管理模式下，檔案管理和文檔管理之間實際上是互不影響且互相脫離的狀態，這種檔案管理形式的主要不足體現在：常常會造成檔案管理工作重復進行的狀況，這會使整個檔案管理工作出現大量的人力、物力的浪費。因此，依據信息化創新建設的發展需求，通過檔案信息化建設持續推進文檔一體化管理則成為關鍵所在。其中，應當將文檔一體化管理作為檔案信息化建設的關鍵工作來開展。在此過程中，檔案館可以通過計算機技術真正實現檔案管理及文檔管理的云端儲存，繼而再安排檔案管理人員憑借信息化儲存真正完成檔案一體化管理。

4.5 加強管理人才隊伍培訓與引進工作

對于工程檔案信息化建設面臨的專業管理人才不足問題，檔案管理部門應當通過以下兩個方面的措施，全面加強管理人才隊伍培訓與引進工作：一方面，針對現有管理人才隊伍，應當針對他們的綜合素質進行系統的調研、分析，了解他們專業水平、信息素養，以此來制定針對性的培訓教育計劃，為他們提供形式多元、內容豐富的培訓教育，培訓教育的內容不僅需要覆蓋工程檔案信息服務方面的知識內容，同時還需要根據工程檔案信息化建設動態，不斷融入新興的檔案管理知識、信息化知識、服務意識等，以此來促進現有管理人才隊伍綜合素質的不斷提升。另一方面，加強信息化管理人才的引進工作。檔案管理部門需要進一步優化內部環境，致力于打造一個良好的人力資源管理機制，提升隊伍內部的激勵體系，完善晉升機制，提升崗位吸引力，從社會引進一批檔案管理人才、信息技術人才、信息平臺運營人才等，針對管理人才隊伍進行不斷的優化，為工程檔案信息化建設奠定良好的基礎。

4.6 更新觀念，樹立信息化管理觀念

在信息化環境下，檔案管理部門人員，特別是管理者應該樹立信息化管理觀念，加強電子檔案的管理，對于信息化建設工作的積極影響有深入的認知，能夠轉變管理觀念，與時俱進，積極參與到檔案信息化建設當中，轉變傳統低效、單一的管理形式，充分利用信息技術優勢，建立檔案管理數據庫，配備信息化管理必備的軟硬件設施。管理者從思想方面可以給予信息化建設高度重視，圍繞檔案信息化管理，鼓勵檔案信息管理者利用信息化方法，完成檔案信息的動態化管理，使檔案信息傳播更加便捷，開發其最大化實用價值。只有管理者轉變觀念，才能對信息化管理和建設提供更多支持，推進信息化建設進程。

5 結語

綜上所述，隨著工程事業、信息技術的不斷發展，工程檔案管理工作面臨的挑戰也在進一步增大。這就需要管理者深入分析工程檔案信息化需求與建設暴露出來的問題，圍繞問題制定針對性的策略，通過圍繞標準建設推動檔案服務共享、落實工程檔案軟硬件建設與信息技術研發、加強工程檔案網絡安全設計優化、加強管理人才隊伍培訓與引進工作，從而有效提升工程檔案管理的效率與質量。

參考文獻：

[1] 何云璐.檔案信息化建設與檔案管理的探討[J].現代經濟信息，2019（11）：164.

[2] 闕仕華.檔案信息化管理的優勢及安全問題探究[J].辦公室業務，2020（15）：49-50.