新形勢下提高人事干部檔案管理工作質量與效率的策略分析

中圖分類號：G271;D262.3DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2205-5640-7228

作者簡介：鞏曉玲（1976—），女，本科，館員，研究方向為檔案管理。

摘要：在人事制度深入改革的影響下，人事檔案管理也有著不斷增加的數量，增加了檔案管理工作的難度。對于組織人事工作而言，干部人事檔案有著重要的地位，能夠給人才的考察與選拔提供依據，提高干部人事檔案管理的實效，將檔案資政價值有效發揮出來。本文分析了干部人事檔案工作的價值，論述了人事干部檔案管理工作的現狀，并提出了新形勢下提高人事干部檔案管理工作質量與效率的策略。

關鍵詞：人事干部檔案 ?檔案管理 ?新形勢??工作質量 ?工作效率

Strategic Analysis on Improving the Quality and Efficiency of Personnel Cadres' Archives Management under the New Situation

GONG Xiaoling

（Cadre and Personnel Archives Service Center， Zhangqiu District， Jinan， Shandong Province， 250200 China）

Abstract：?Under the influence of the in-depth reform of the personnel system， the number of personnel archives?management is also increasing， which increases the difficulty of archives?management. For the organization and personnel work， the cadre personnel archives?has an important position， which can provide a basis for the investigation and selection of talents， improve the effectiveness of the cadre personnel archives?management， and give full play to the value of the file. This paper analyzes the value of cadres' personnel archives work， discusses the current situation of personnel cadres' archives management， and puts forward some strategies to improve the quality and efficiency of personnel cadres' archives management under the new situation.

Key Words： Personnel cadre archives; Archives management; New situation; Work quality; Work efficiency

干部的選拔及任用離不開干部人事檔案管理。因而提高該工作的質量與效率有著重要的價值，可以有效滿足新形勢下的實際需求，將干部人事檔案管理的價值有效展現出來，為社會主義建設奠定堅實基礎，促進黨和國家健康可持續發展。

1干部人事檔案工作的價值

對干部人事檔案工作加以優化，不僅可以提高干部任用的科學性，還有利于政治責任的凸顯，以及干部管理水平的提升。

1.1提高干部任用的科學性

干部人事檔案可以為干部考察提供有力依據，應對檔案信息進行定期更新，將信息的真實性與全面性有效增強。檔案管理人員應將信息技術有效應用起來，加強檔案的綜合管理，向相關部門推薦適合的人才，把資料庫轉化成信息庫，將檔案的價值有效發揮出來^[1]。

1.2有利于政治責任的凸顯

通過人事檔案可以對干部歷史面貌進行充分了解，對干部各個階段的工作情況進行有效掌握。除此之外，將檔案信息高效運用起來，可以將黨政工作的實效有效提高，將檔案教育價值全面發揮出來。

1.3促進干部管理水平的提升

由于檔案擁有服務功能，干部人事檔案含有干部的信息證明，對干部學習情況以及任職信息等進行全面了解。對于干部評定職稱及升職加薪可以提供相應材料，企業應將人事檔案工作的科學性有效提高，進而促進干部管理水平的提高，將干部團隊的合理性有效增強。

2人事干部檔案管理工作的現狀

現階段，人事干部檔案管理工作不斷優化與完善。然而在實際工作中，仍存在諸多壓力及困難，不利于工作效率與質量的提高。

2.1重視程度有待提高

第一，一些領導未能重視干部人事檔案管理工作，未能對其重要性以及必要性進行正確認識。一些領導覺得該工作僅僅是文件裝訂、資料整理等工作，因而未能提高對干部人事檔案管理的重視程度。進而未能確保人力、物力及財力等方面投入的充足性，甚至部分領導人員覺得檔案管理部門僅僅處理好檔案保管和調動就可以^[2]。進而對檔案管理部門的地位帶來影響，不利于檔案管理工作長久發展。第二，深受領導層、部門地位等因素影響，檔案管理人員也未能重視本職工作。在實際工作中存在敷衍了事等情況，對工作質量以及效率的提升帶來嚴重制約。

2.2人事管理制度有待優化

現階段，我國運用干部人事檔案管理的模式為管理權以及隸屬管理，基于該模式下，干部人事檔案管理工作有著重要價值。然而在新形勢下，我國各個地區人員具有較大流動性，進而導致當地人員隸屬管理在任何時候都會存在一定變化，進而給現階段干部人事管理工作帶來了新變化與情況?；诖?，干部人事檔案管理難以緊跟人員流動的實際速度，進而導致一些地區檔案未能及時更新，對人事調動工作帶來了嚴重影響。另外，因檔案更新速度有待提高，使得一些干部人員存在人檔分離及棄檔等情況，進而導致檔案管理系統相對混亂，不利于干部人員的調配與晉升等工作進行。

2.3工作人員素質有待提高

現階段，從事干部人事檔案管理的人員會存在綜合素質有待提高的情況，理論知識匱乏并且未受到過專業培訓，導致部分人員在實際工作中會造成數據誤差的情況。并且由于領導人員對該工作的重視程度有待提高，會導致部分存留問題長期難以解決，進而導致實際問題只增不減，使得干部人員以及管理人員之間矛盾問題日益凸顯，帶來諸多問題。除此之外，一些地區工資待遇相對較低。導致在檔案管理工作中，會存在經常性調配崗位的情況，對管理人員工作主動性以及積極性帶來一定影響，不利于檔案管理工作穩定發展。

2.4信息化建設有待加強

現階段，諸多地區干部人事檔案管理依然使用傳統模式，未能將信息化管理有效運起來，進而對工作效率帶來嚴重影響。例如，在人事檔案查詢的過程中，應根據檢索信息在資料庫內根據檔案標號進行查找，該查找過程具備鮮明的復雜性，會花費大量時間^[3]。該管理模式不但會對工作效率帶來影響，還會對組織人事工作進行帶來一定制約，不利于干部選拔與任用有序展開。

2.5檔案管理系統的統一性有待提高

在干部人事檔案管理中，未能確保管理要求以及標準具備統一性。部分地方檔案管理系統是采購的，還有部分是進行自主研發的，導致各系統差異性較大，無法實現各地方管理系統的互聯互動，管理標準未能統一，進而對干部人事檔案管理工作質量與效率帶來一定影響。

2.6輔助設備有待更新

在干部人事檔案管理中，應加強相關設備的優化及完善，才能有效提高工作實效，將檔案管理工作的價值充分發揮出來。然而在實際工作中，由于資金等諸多影響因素的限制，導致部分干部人事檔案系統未能及時更新輔助查詢等方面的軟硬件設備，導致設備難以滿足實際工作需求，不利于檔案管理工作的有序進行，也會嚴重制約信息化建設的發展。

2.7檔案審核工作有待優化

人事檔案能夠給干部人員提供依據，因而為了確保干部任用的公平性以及公正性，應確保人事檔案真實與可靠。應提高對檔案審查的重視程度，秉持嚴謹的態度展開審核工作，有效提高檔案的可靠性及準確性。然而，部分企業因條件、設施等因素，導致難以有效展開檔案審核工作。致使檔案材料存在缺失問題，并且未能及時審核更新，難以確保檔案的有效性與真實性。

3 新形勢下提高人事干部檔案管理工作質量與效率的策略

在新形勢下，應根據實際工作情況，探究出高效可行的策略將人事干部檔案管理工作效率及質量有效提高。

3.1提升重視程度

對于領導人員而言，應將重視檔案管理工作，給該工作順利進行奠定堅實基礎。人事檔案管理涉及諸多內容，并且專業性很強，因而應正確認識管理工作的必要性及價值。第一，應構建專門的管理隊伍，由專人負責管理工作，確保該工作可以有序進行。第二，領導人員應提供資金、人力等方面的支持。除此之外，領導人員應定期對檔案管理人員工作情況進行了解，給予其一定關心。第三，檔案管理人員應樹立終身學習意識，將自身能力與水平有效提高，運用恰當的方法對人事檔案進行鑒別，避免存在瞞報、虛假信息等情況，確保檔案信息的準確性。第四，領導人員應帶頭提高對檔案管理工作的重視程度，并且將內部宣傳欄、工作例會及干部工作群等有效運用起來，對人事檔案管理相關知識進行宣傳，促使干部可以對人事檔案收集、分類等內容進行充分了解，給提升工作質量與效率提供良好的群眾基礎。

3.2構建完善的檔案管理制度

應構建干部人事檔案管理制度，將管理職能明確下來，為檔案管理工作有序展開奠定堅實基礎。因而檔案管理應做到有制可循，應構建含有各個方面工作的制度，如保密、收集、歸檔等。還應注重各個工作的聯系，確保關鍵工作內容可以緊密相連。還應提高制度實際執行力度，確保檔案管理工作順利展開，應將黨中央從嚴管理干部全面落實。首先，應構建干部人事檔案嚴格管理機制，對中央與地方制度規定進行整合，設計出專項審核方案，實現檔案收集、利用及歸檔等內容的全過程管理，構建出科學合理的工作制度^[4]。其次，應構建干部人事檔案的任前審核制度，對于干部人員檔案嚴加審核，根據干部管理權限及相關權責，將審核的有效性全面提高^[5]。最后，應將檔案審核會商制度落實，由相關部門共同負責，凝聚干部人事檔案管理合力。對于重難點問題定期展開集體會商及典型案例討論會，對審核環節存在的普遍問題進行分析，制定出恰當的處理對策。

3.3加強信息化建設

隨著信息時代深入發展，加強信息化建設有著重要的價值，有利于提高管理、服務等方面的效率，為企業發展提供有力支持。然而現階段，干部人事檔案管理仍主要運用紙質載體進行存儲工作。由于存檔環境有著相對較大的影響，增加了發生破損問題的可能性，同時也給檔案的利用等帶來了負面影響。因而檔案管理人員應革新工作思路，加強信息化管理。首先，應提高技術、設備的研究以及應用力度，并提高投資力度。在購買設備、技術的時候，應根據企業實際情況，保障信息技術、設備可以滿足實際工作需求。其次，應對檔案管理系統的功能加以完善，并提高系統和先進技術的兼容性，如大數據、云計算等技術，給檔案管理工作提供更廣闊的發展空間。

3.4完善基礎設施建設

對于干部人事檔案管理而言，應注重建設基礎設施。首先，應構建獨立檔案室，并加強設備配置。由于紙質檔案擁有易損等不足，因而應配備專業檔案設備，將干部人事檔案存儲的安全性有效提高。其次，應在檔案室內部安設人事工作間，并進行電腦、打印機等硬件設施的配置，給人事檔案工作提供便捷。最后，還應加強人資配置，構建專業高效的管理隊伍。

3.5重視資料歸檔工作

對于干部人事檔案管理而言，資料歸檔有著至關重要的地位。由于資料歸檔具備鮮明的長期性及復雜性，因而應構建完善的歸檔制度，將各環節規范性有效提高，進而將歸檔工作的科學性及標準性全面提高，提升工作實效。首先，應將歸檔流程明確下來，嚴格遵守流程展開工作，促進歸檔工作不斷趨于流程化及標準化方向發展^[6]。其次，應構建人事信息補充機制。對于檔案管理人員來講，應提高對檔案材料審核的重視程度，一旦發現缺少資料，應通知相關人員進行報送缺失資料，將干部人事檔案的全面性與準確性有效增強。再次，還應對檔案管理全流程進行細化。根據檔案產生、歸檔及流轉等，制定出科學的規章制度，將各流程具體分工明確下來，保障歸檔工作和其他工作具有良好的銜接性。最后，應提高歸檔工作的監督考核力度。定期對歸檔工作展開監督考核，能夠將員工責任意識有效提高，防止歸檔工作存在形式化的情況，進而確保歸檔工作的質量及效率。

3.6加強材料分類整理

現階段，能夠將干部人事檔案材料劃分成10個類別，如履歷材料、政審材料等。當完成資料收集之后，應根據材料類別進行歸置整理。對于材料收集，應注重下述幾方面內容。首先，應按照進行材料的收集以及整理工作。材料如果能夠達到歸檔要求，應在接收一個月內將材料歸置于本人檔案，并且在1年內應進行整理歸檔，還應定期展開材料的催收工作。其次，應確保收集到材料的規范性，歸檔材料應為辦理完畢的材料，需具備正式性。若為組織部門進行歸檔的材料，應具備組織部門印章。此外，關于處分決定或者是調查結論應具備本人親筆簽名，如果未具備簽名，需要由相關組織將具體情況標注清楚。盡可能不使用復印件（證書與證件除外）。最后，應保障材料的完整性。對于成套干部人事檔案材料而言，應具備完整性，若存在關聯材料缺失的情況，需要登記以及補充收集，還應對連續形成材料進行跟蹤收集。

3.7構建運行機制

在完成檔案集中接收之后，各項工作進入常態運行。應將干部人事檔案管理部門的服務功能全面發揮出來，加強檔案接收以及保管、建設數字化檔案等各項常規工作。與此同時，還應將行政輔助職能有效發揮出來，完善服務干部等工作，加強業務培訓，注重人員團隊建設。還應注重先進科技的運用，促使工作不斷趨于標準化、規范化及高效化方向發展^[7]。首先，應保障檔案的安全性，對檔案進行定期盤點，并加強安防設施的檢測，提高對消防應急演練的重視程度，確保檔案具備良好的存儲環境。其次，應注重檔案管理以及信息技術的有效融合，通過數字檔案提高檔案的利用效率。對于紙質檔案，原則上不予外接，縮小并把控可接觸檔案資料的人員范圍，避免存在紙質檔案被惡意篡改及使用損耗等問題。最后，還應將檔案集中資源有效應用起來，通過典型案例教學及以干代訓等展開培訓，促使隊伍建設不斷朝著常態化及標準化方向發展，糾正交出資料后就不再關注資料情況的行為，防止存在工作斷層、脫節等情況。

3.8提升工作執行力度

通常情況下，干部人事工作具有鮮明的復雜性，具備涉及面廣、管理環節多及制度嚴格等諸多特征。即使干部人事部門將責任意識不斷提高，并秉持公正透明原則進行工作。然而在實際工作中，仍存在檔案管理工作執行力度有待加強的情況，對干部人事工作發展造成一定制約，因而應將工作執行力度有效提高。對于上級政策需要嚴加執行，并和實際工作相結合。還應加強內部管理，將人事檔案工作各個環節的規定與要求確定下來，促使工作更加高效化以及標準化。此外，還應促進檔案管理智能化與規范化建設，將管理工作實效有效增強。

3.9提高培訓力度

應設計健全的培訓計劃，提高培訓力度，將檔案管理人員素質全面提高。對于檔案管理人員業務能力及思想作風等方面應提高監管力度，并通過科學的引導，促使檔案管理人員可以滿足新形勢下檔案管理工作的實際需求。也應提高對素質教育的重視程度，加強檔案管理責任意識的培養，將其社會價值有效發揮出來，提高檔案管理人員職業認同感及自信心。

在提升檔案管理人員素質的過程中，應完善相關培訓，加強其學習能力的培養，通過系統性的培訓，運用自主學習、講座等多元化的教育方法，將素質教育全面落實^[8]，還應注重短期教育實效檢查計劃的制訂，將干部人事檔案管理水平有效提升。除此之外，應提高對檔案管理人員綜合能力的培養，將時代創設出來的有利條件運用起來，通過現代化管理方法，對檔案信息資源進行全面與高效的開發。對于政治素養教育而言，應督促檔案管理人員進行政治學習的參與，提高對社會主義建設的參與度。關于業務技能培育，應鼓勵檔案管理人員構建扎實的專業知識體系，加強對先進技術的研究與運用，將干部人事檔案管理的效率與質量有效提升上去。

4 結語

總而言之，基于新形勢下，提高人事干部檔案管理工作的質量與效率有著重要的價值。因而應探究出科學合理的策略，完善人事干部檔案管理工作。應提升重視程度，構建完善的檔案管理制度，加強信息化建設，完善基礎設施建設，重視資料歸檔工作，加強材料分類整理，構建運行機制，提升工作執行力度與培訓力度。進而將人事干部檔案管理工作效率以及質量有效提高，確保檔案的準確性與真實性，將檔案的利用率有效提高。

參考文獻

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